Chaque cycle de planification commence quand la communauté nous communique ses besoins, les défis à surmonter et ce qui rendrait son travail plus facile. Le plus grand défi, c’est de transformer ces commentaires en décisions claires… et de les mettre en œuvre. Ce cycle de planification stratégique est conçu pour faciliter ce parcours grâce à de plus petites discussions animées et à une série de questions plus ciblées, afin d’élaborer un plan sur cinq ans.
Comparativement au dernier cycle de planification qui a eu lieu en 2020, Technologies de l’information aborde l’exercice autrement :
- Portée plus ciblée : Trois questions clés axées sur les forces, les défis et la vision pour le futur ont permis d’approfondir certains thèmes et d’avoir des échanges plus riches et plus ciblés.
- Petites discussions : Vingt-deux groupes de discussion, composés chacun d’environ sept personnes (population étudiante, membres du personnel et du corps professoral), ont assuré une bonne représentation de la communauté et ont permis à tout le monde le temps de partager leurs commentaires et de participer à des échanges vraiment utiles.
- Soutien d’experts : En nous appuyant sur les apprentissages du dernier cycle, le Kirwin Group nous aide à guider le processus appuyé par un cadre éprouvé qui ajoute de la structure, soutient la prise de décision et clarifie les prochaines étapes.
- Des progrès concrets : Avec le plan précédent, nous avons livré des priorités importantes. Les commentaires de la communauté soulignaient une gouvernance plus claire, des pratiques de sécurité plus solides ainsi qu’un accompagnement et une collaboration plus constants — ce qui a créé un contexte positif et a favorisé des discussions ouvertes pour ce nouveau cycle.
Lee-Anne‑ Hupé, analyste d’affaires principale, qui guide et coordonne l’exercice, souligne : « Les personnes participantes arrivent aux consultations avec une attitude ouverte et prêtes à discuter de la transformation numérique du campus. Leur ouverture et leurs commentaires réfléchis sont essentiels : non seulement pour nous aider à cerner nos forces et nos défis, mais aussi pour s’assurer que le plan reflète les besoins et les aspirations réels de notre communauté. C’est cette participation qui mène à des progrès concrets et qui rend notre processus de planification stratégique réellement collaboratif. »
Ce qui en ressort jusqu’ici
Comme les personnes participantes de nos groupes de discussion sont ouvertes et prêtes à avoir de vrais échanges, elles nous donnent des commentaires concrets sur ce qui fonctionne, où ça accroche, et ce qui rendrait le soutien plus cohérent.
Les commentaires recueillis sont importants pour déterminer la suite. Au début du printemps, nous avons aussi consulté le personnel des Technologies de l’information, comme acteurs clés de la transformation. Les commentaires sont en cours de compilation; les résultats seront validés et examinés avant d’élaborer un plan opérationnel d’un an, avec l’objectif d’avoir un plan stratégique sur cinq ans au début de l’été. Ce plan reflétera vraiment notre communauté, puisque vos commentaires orientent nos priorités et la stratégie qui va suivre. Nous restons engagés à poursuivre le dialogue, à faire un suivi transparent des progrès et à adapter notre stratégie à l’évolution des besoins. Ensemble, on jette les bases d’une transformation numérique du campus — restez à l’affût et continuez de participer!