La réunion a lieu le jeudi 27 octobre 2022 à 9h30 par Microsoft Teams.
PRÉSENCES
S. Bainbridge-Whiteside, J-M. Barrette, S. Cadieux, B. Castilloux, M. Charron, C. Dallaire, M-A. Daoust, A-M. Dionne, A. Flynn, A. Germain-Rutherford, M. Gobeil, M. Jezak, M. Labrosse, S. Lamoureux, R. Leck, E. Ouellet, H. Pellerin, A. Roussy, U. Ruhi, V. Strimelle, M. Théberge, S. Thériault.
PERSONNES EXCUSÉES
L. Abanto Rojas, A. Beauchemin, E. Bercier, J. Carnegie, S. Dossani, P. Dumond, O. Faucher, P-E. Parent, A. Popatia, A. Stinzi, M. Turcotte, D.Wiseman.
PERSONNES RESSOURCES
É. Detellier.
La vice-provost, affaires académiques, préside la réunion.
1. APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR
Le point 7 est retiré de l’ordre du jour et il est ajouté un mot de présentation et un point Divers.
L’ordre du jour est approuvé avec les modifications demandées.
2. PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION DU 29 SEPTEMBRE 2022
Le procès-verbal de la réunion du 29 septembre 2022 est approuvé tel que présenté.
3. QUESTIONS DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL
AUX FINS DE RECOMMANDATION
4. Mot de présentation
Alison Flynn, vice-provost associée aux affaires académiques, présente une mise à jour sur le module d’intégrité académique.
5. Règlements académiques
a) Modifications au règlement académiques I-5.7 Relance académique (2021-2022 VPAA 006)
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente les modifications apportées au règlement.
C.2022-2023.006 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications au règlement I-5.7 Relance académique (2021-2022 VPAA 006), tel que présentées. (unanime)
b) Modifications au règlement académique I-9.2 Examen final (2022-2023 VPAA 002)
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente les modifications apportées au règlement.
Une discussion s’engage à savoir si on indique ou non un minimum pour la durée des examens finaux, ainsi qu’à savoir si les examens maison doivent être réglementés. Ces discussions se poursuivront à un prochain CEPC.
Il est proposé d’ajouter que les examens finaux peuvent durer plus de deux ou trois heures dans les cas d’agréments ou d’autres types d’activités spécifiques. Il est également proposé d’expliciter dans le règlement le fait qu’en droit (section Common Law et section Droit civil), des examens et des mémoires de recherche peuvent valoir 100 % de la note d’un cours. Pour refléter ces pratiques, il est proposé d’ajouter À moins d’exception autorisée par la faculté au début du deuxième paragraphe du règlement.
Il est décidé que le règlement sera soumis de nouveau au CEPC.
c) Modifications au règlement académiques I-9.4 Déroulement des examens (2022-2023 VPAA 003)
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente les modifications apportées au règlement.
Une discussion s’engage sur les dispositions spéciales de surveillance des examens en ligne, en particulier l’utilisation de la deuxième caméra comme le pratique la Faculté des sciences. La possibilité de réguler et d’imposer cette pratique à tous les examens en ligne est soulevée. Les membres du CEPC aimeraient connaître la rétroaction des étudiants et des professeurs de la Faculté des sciences pour entamer une réflexion sur la surveillance des examens en ligne.
Il est décidé que ce règlement sera soumis de nouveau au CEPC.
d) Modifications au règlement académiques I-7 Reconnaissance des acquis (2022-2023 VPAA 004)
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente les modifications apportées au règlement.
Il est demandé de reformuler la première phrase.
C.2022-2023.007 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat d’approuver les modifications au règlement I-7 Reconnaissance des acquis (2021-2022 VPAA 004), avec les modifications demandées. (unanime)
AUX FINS DE DISCUSSION
6. Le choix du questionnaire NSSE
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente les trois modules qu’on peut ajouter au questionnaire NSSE: Career and Workforce Preparation, Development of Transferable Skills, Inclusiveness. Un seul doit être choisi.
Une discussion s’engage sur les trois modules avec une préférence sur le module sur la préparation de carrière ou le module sur l’inclusivité. Le module sur la préparation de carrière est choisi.
Il est proposé de s’inspirer des questions de l’inclusivité et créer notre propre sondage. On ne pourra pas comparer avec les autres institutions, mais on pourra écrire nos questions.
7. Communiquer les modifications apportées aux règlements académiques aux étudiants et aux professeurs
Aline Germain-Rutherford, vice-provost aux affaires académiques, présente le point de discussion.
L’Université a la responsabilité d’informer les professeurs et les étudiants des modifications apportées à certains règlements, par exemple les modifications concernant le nombre de demande d’examen différé par cours.
En collaboration avec la Direction générale des communications, il est proposé d’envoyer une communication par année au mois d’août avec tous les changements de l’année dans les règlements.
Une discussion s’engage sur les meilleurs moyens de communiquer avec les étudiants, ce qui n’est pas nécessairement le courriel. Il est proposé de créer une page dans Brighspace pour expliquer les règlements aux étudiants ou de revoir la page web sur les règlements académiques expliqués. Il est également proposé d’afficher les changements importants dans les règlementsà l’aide d’affiches ou des télévisions. L’idée d’envoyer un message texte par téléphone aux étudiants est aussi donnée.
Il est possible qu’un groupe de travail soit créé avec des membres de la Direction générale des communications pour discuter des meilleurs moyens de communiquer avec les étudiants.
8. Divers
Sophie Thériault, vice-doyenne à la Faculté de droit – section Droit civil, présente un point de discussion sur le Règlement 9.5 concernant les demandes d’examens différés. Dans sa faculté, les étudiants ne peuvent pas demander d’examen différé pour les examens de mi-session, seulement pour les examens finaux, ce qui également le cas dans d’autres facultés.
En accord avec ces pratiques, il est décidé de préciser dans le règlement 9.5 que les demandes d’examens différés se font seulement si elles sont autorisées par la faculté.
La séance est levéeà 11h18.
