Bien que nous vous souhaitions un parcours sans accroc, nous savons que personne n’est à l’abri d’un problème de santé ou d’une situation particulière. Si vous devez manquer un examen de mi-session ou final pour l’une des raisons énoncées dans le Règlement académique A-8.6. – Justifications pour absence à un examen (de mi-session ou final), vous pourriez avoir le droit de faire plus tard ce que l’Université appelle un « examen différé ».Bien que la solution la plus courante pour une absence justifiée soit un examen différé, il est possible que votre professeur ou professeure décide de vous proposer une autre méthode d'évaluation, telle qu'un report du pourcentage.

Tout d’abord, remplissez le formulaire de déclaration d’absence à un examen. Vous devez le faire pour chaque cours seulement si vous manquez un examen de mi-session ou final. Ce formulaire vous permet d’aviser votre professeure ou professeur et la faculté de votre absence et du fait qu’il faudra vous renseigner sur les modalités de l’examen différé. Si vous ne savez pas exactement ce qui constitue un examen de mi-session ou final, consultez le plan de cours ou discutez-en avec votre professeure ou professeur. Notez que l’envoi du formulaire de déclaration ne garantit pas que l’examen différé sera approuvé. 

Veuillez noter qu’une rencontre de suivi pourrait être exigée par la Faculté si vous soumettez plus qu’une demande de déclaration d’absence dans un trimestre. Si tel est le cas, la Faculté vous contactera.

N’UTILISEZ PAS le formulaire de déclaration pour ce qui suit :

Exceptions

Les étudiantes et étudiants du programme d’études médicales de premier cycle n’ont pas besoin de remplir le formulaire de déclaration d’absence à un examen. Celles et ceux qui étudient au baccalauréat spécialisé en sciences infirmières offert en collaboration avec le Collège Algonquin (qu’elles et ils soient inscrits à l’Université d’Ottawa ou au Collège Algonquin) n’ont pas non plus besoin de remplir ce formulaire pour les cours NSG et SAI donnés sur le campus Algonquin ou Pembroke. Toutefois, ces personnes doivent utiliser la déclaration pour tout autre cours donné par les autres facultés de l’Université d’Ottawa.

En outre, les étudiantes et étudiants qui demandent un accommodement religieux ne doivent pas utiliser le formulaire de déclaration d'absence. Il convient plutôt de suivre la procédure décrite dans le Règlement académique A-5 – Accommodements religieux.

Délai à respecter pour soumettre la déclaration

L’absence à un examen ne peut être déclarée plus de trois (3) jours ouvrables avant le début de l’examen ou trois (3) jours ouvrables après l’examen.

Frais administratifs

Aux fins du traitement et de l’évaluation de votre demande, des frais administratifs non remboursables de 60 $ par déclaration seront ajoutés à votre relevé de compte environ 24 heures après que vous aurez soumis le formulaire.

Pour consulter votre relevé de compte, ouvrez une session dans uoZone et sélectionnez l’onglet Applications, puis Centre étudiant et Relevé de compte.

Pour en savoir plus sur les modes de paiement acceptés, consultez la page Web des Comptes étudiants (voir la section « Modes de paiement »).

Remboursements

Des remboursements des frais de déclaration d’absence peuvent être accordés uniquement dans des situations très exceptionnelles.

Certains remboursements sont appliqués automatiquement, notamment lorsque l’absence est liée à une situation de handicap reconnue par le Service d’accommodement scolaire ou dans des cas graves identifiés par les secteurs concernés.

De plus, une demande peut être réxaminée par la faculté lorsqu’elle s’étend sur une période de quelques jours, qu’elle entraîne des absences multiples à des examens durant une courte période et ne relève d’aucun des mécanismes déjà prévus. Il faut soumettre la demande, appuyée par des justificatifs officiels et véritables.

Maladie de courte durée

Il n’est PAS nécessaire de fournir de documents justificatifs, y compris un certificat médical, la première fois que vous soumettez une déclaration dans un cours donné en raison d’une maladie de courte durée. C’est-à-dire une maladie courante et connue, et qui ne nécessite pas une visite chez le médecin, à moins de cas sévère (gastro, grippe, angine streptococcique, conjonctivite, etc.).

Exemples de cours

Si c’est la première fois que vous vous absentez à un examen dans le cours ADM 1700 (comme un examen de mi-session) en raison de la grippe, vous n’avez pas à fournir de documents justificatifs. Si vous manquez un autre examen (comme l’examen final) dans le cours ADM 1700, vous devez alors fournir des documents justificatifs.  

Si vous manquez plus d’un examen dans différents cours pendant la période des examens (p. ex., ADM 1700 et PSY 1501) en raison d’une maladie de courte durée, vous n’avez pas besoin de fournir de documents justificatifs – pourvu qu’il s’agisse de votre première absence dans chacun des cours en question

Si vous avez déjà commencé l’examen

Vous devez fournir des documents justificatifs si vous commencez un examen, mais ne pouvez pas le terminer en raison d’une détérioration importante de votre état de santé ou d’une situation nécessitant des soins médicaux immédiats.

Maladie

Pour toute maladie n’étant pas considérée comme de courte durée, vous DEVEZ présenter un certificat médical chaque fois que vous vous absentez à un examen, que ce soit la première fois ou non.

Exemples de documents justificatifs

En cas de maladie physique ou mentale, nous avons besoin d’un certificat médical de votre prestataire de soins de santé (ou une lettre d’appui du Service de counselling de l’Université d’Ottawa). Ce document doit comprendre votre nom, la période d’absence et la date de retour, la date du rendez-vous médical, et la signature de la ou du prestataire de soins de santé. Si l’on remet en question l’authenticité du document, l’Université pourrait exiger qu’il soit validé par le Service de santé.

Pour signaler une absence à un examen (de mi-session ou final), remplissez et soumettez le formulaire de déclaration d’absence. Votre professeure ou professeur et la faculté ou l’unité responsable du cours seront avisés que vous avez soumis votre déclaration et que vous demandez de différer votre examen.

À la suite de l’envoi de votre déclaration, et une fois que vous serez en mesure de poursuivre vos études ou de faire l’évaluation manquée, consultez les directives de la faculté qui offre le cours (voir ci-dessous) pour donner suite à votre demande.