Bien que nous vous souhaitions un parcours sans accroc, nous savons que personne n’est à l’abri d’un problème de santé ou d’une situation particulière. Si vous devez manquer un examen de mi-session ou final pour l’une des raisons énoncées dans le Règlement académique A-8.6. – Justifications pour absence à un examen (de mi-session ou final), vous pourriez avoir le droit de faire plus tard ce que l’Université appelle un « examen différé ».

Tout d’abord, remplissez le formulaire de déclaration d’absence à un examen. Vous devez le faire pour chaque cours seulement si vous manquez un examen de mi-session ou final. Ce formulaire vous permet d’aviser votre professeure ou professeur et la faculté de votre absence et du fait qu’il faudra vous renseigner sur les modalités de l’examen différé. Si vous ne savez pas exactement ce qui constitue un examen de mi-session ou final, consultez le plan de cours ou discutez-en avec votre professeure ou professeur. Notez que l’envoi du formulaire de déclaration ne garantit pas que l’examen différé sera approuvé.

N’UTILISEZ PAS le formulaire de déclaration pour ce qui suit :

Exceptions

Les étudiantes et étudiants du programme d’études médicales de premier cycle n’ont pas besoin de remplir le formulaire de déclaration d’absence à un examen. Celles et ceux qui étudient au baccalauréat spécialisé en sciences infirmières offert en collaboration avec le Collège Algonquin (qu’elles et ils soient inscrits à l’Université d’Ottawa ou au Collège Algonquin) n’ont pas non plus besoin de remplir ce formulaire pour les cours NSG et SAI donnés sur le campus Algonquin ou Pembroke. Toutefois, ces personnes doivent utiliser la déclaration pour tout autre cours donné par les autres facultés de l’Université d’Ottawa.

En outre, les étudiantes et étudiants qui demandent un accommodement religieux ne doivent pas utiliser le formulaire de déclaration d'absence. Il convient plutôt de suivre la procédure décrite dans le Règlement académique A-5 – Accommodements religieux.

Documents justificatifs

Il n’est PAS nécessaire de fournir de documents justificatifs, y compris un certificat médical, la première fois que vous soumettez une déclaration dans un cours donné. Par exemple, si c’est la première fois que vous vous absentez à un examen dans le cours ADM 1700 (comme un examen de mi-session), vous n’avez pas à fournir de documents justificatifs. Si vous manquez un autre examen (comme l’examen final) dans le cours ADM 1700, vous devez alors fournir des documents justificatifs.

Si vous manquez plus d’un examen dans différents cours pendant la période des examens (p. ex. ADM 1700 et PSY 1501), vous n’avez pas besoin de fournir de documents justificatifs – pourvu qu’il s’agisse de votre première absence dans chacun des cours en question.

Notez que vous devez fournir de documents justificatifs si vous commencez un examen, mais ne pouvez pas le terminer en raison d’une détérioration importante de votre état de santé ou d’une situation nécessitant des soins médicaux immédiats.

Exemples de documents justificatifs

En cas de maladie physique ou mentale, nous avons besoin d’un certificat médical de votre prestataire de soins de santé (ou une lettre d’appui du Service de counselling de l’Université d’Ottawa). Ce document doit comprendre votre nom, la période d’absence et la date de retour, la date du rendez-vous médical, et la signature de la ou du prestataire de soins de santé. Si l’on remet en question l’authenticité du document, l’Université pourrait exiger qu’il soit validé par le Service de santé.

Délai à respecter pour soumettre la déclaration

L’absence à un examen ne peut être déclarée plus de cinq (5) jours ouvrables avant le début de l’examen ou trois (3) jours ouvrables après l’examen.

Si vous commencez un examen, mais ne pouvez pas le terminer en raison d’une détérioration importante de votre état de santé ou d’une situation nécessitant des soins médicaux immédiats, vous devez soumettre la déclaration d’absence à un examen dans les cinq (5) jours ouvrables suivant l’examen.

Frais administratifs

Aux fins du traitement et de l’évaluation de votre demande, des frais administratifs non remboursables de 60 $ par déclaration seront ajoutés à votre relevé de compte environ 24 heures après que vous aurez soumis le formulaire.

Pour consulter votre relevé de compte, ouvrez une session dans uoZone et sélectionnez l’onglet Applications, puis Centre étudiant et Relevé de compte.

Pour en savoir plus sur les modes de paiement acceptés, consultez la page Web des Comptes étudiants (voir la section « Modes de paiement »).

Évaluation de la déclaration

Pour signaler une absence à un examen (de mi-session ou final), remplissez et soumettez le formulaire de déclaration d’absence. Votre professeure ou professeur et la faculté ou l’unité responsable du cours seront avisés que vous avez soumis votre déclaration et que vous demandez de différer votre examen.

À la suite de l’envoi de votre déclaration, et une fois que vous serez en mesure de poursuivre vos études ou de faire l’évaluation manquée, consultez les directives de la faculté qui offre le cours (voir ci-dessous) pour donner suite à votre demande.