Subvention de voyage pour conférence

Les programmes d'études supérieures (MCM et NSC) du département de médecine cellulaire et moléculaire disposent de fonds qui peuvent être utilisés pour couvrir les dépenses encourues par les étudiants diplômés lorsqu'ils présentent leurs travaux de recherche lors de conférences nationales et internationales.

Les demandes de bourses de voyage pour les étudiants sont approuvées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve de la disponibilité des fonds.

Soutien aux voyages de conference

Dépenses éligibles :
 

• Frais d'inscription à la conférence ;
• Frais de transport uniquement au tarif le plus économique - en dehors de la région d'Ottawa-Gatineau ;
• L'hébergement et les repas ;

Subvention maximale

• Maîtrise avec thèse : jusqu'à 600 $
• Doctorat : jusqu'à 1 000 $

Critères d’admissibilité

Les étudiantes et étudiants à la maîtrise avec thèse désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

• Être inscrits à temps plein à un programme de maîtrise avec thèse au moment de la conférence;
• Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des six premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans les programmes de maîtrise.
   

Les étudiantes et étudiants au doctorat désirant faire une demande pour cette subvention doivent :

• Être inscrits à temps plein à un programme de doctorat au moment de la conférence;
• Avoir terminé au moins deux trimestres dans leur programme de doctorat;
• Présenter leur recherche à la conférence à l'intérieur des 15 premiers trimestres suivant leur inscription initiale dans le programme de doctorat.

Condition d’attribution

• Un étudiant peut recevoir :
  • Maitrise avec thèse : une seule subvention au cours de sa maîtrise;
  • Doctorat :
    • Un maximum de deux subventions pendant le cadre d'un programme de doctorat régulier;
    • Un maximum d'une subvention sera accordé par année fiscale (entre le 1er mai et le 30 avril).
    • Pas plus de deux subventions ne seront accordées dans une même année financière (1^er mai au 30 avril);
• Les conférences se déroulant dans la région d'Ottawa-Gatineau ne sont pas éligibles ;
• La publication et la présentation doivent porter sur des résultats de recherche obtenus pendant le programme en cours et être liées à la thèse ;
• Le candidat doit être le premier auteur (tel qu'indiqué dans la publication officielle ou les documents de la conférence) et le présentateur ;
• Le candidat doit obtenir une contribution financière pour le voyage (un minimum de 100 $ est requis) de la part de son superviseur.

Date limite de dépôt des candidatures :

Veuillez lire attentivement

• Toutes les demandes doivent être soumises au moins une semaine (5 jours ouvrables) avant le premier jour officiel de la conférence. Il est recommandé de soumettre le dossier complet 30 jours avant la conférence afin de recevoir une décision avant le départ.
   
• Seules les demandes complètes seront traitées. Les demandes incomplètes seront rejetées. Il est de la responsabilité exclusive de l'étudiant de s'assurer que tous les documents requis, la confirmation de la contribution financière et toutes les signatures sont joints à la demande. Si la demande est refusée, l'étudiant a la possibilité de soumettre une deuxième demande complète.
   
• Les étudiants ne peuvent recevoir qu'une seule bourse de voyage par conférence.

Comment postuler pour la bourse de voyage de la conference

Maitrise avec thèse | Doctorat (PDF)

Veillez à inclure un FDM (anciennement FOAP) pour la contribution de votre directeur de thèse.

*Veuillez noter que si vous ne demandez pas d'argent à votre directeur de thèse ou à votre programme, vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire de demande de bourse de voyage pour la conférence. 

Comment obtenir un FDM (anciennement FOAP) ?

Option 1 : Si votre superviseur a des fonds administrés par l'Université d'Ottawa

Votre superviseur aura une clé comptable (FDM).

Option 2 : Si votre superviseur n'a pas de fonds administrés par l'Université d'Ottawa et que vous demandez des fonds au programme d'études supérieures.

Vous devez apporter le formulaire au bureau administratif de votre département pour obtenir l'approbation du directeur du programme.

Après l'approbation du directeur de programme, le département attribuera la clé de comptabilisation (FDM).

• Soumettez tous les documents relatifs à vos demandes à l'adresse suivante :

Par courriel : à [email protected]. Veillez à ce que tous vos documents soient clairement scannés et enregistrés dans des fichiers séparés avec un titre clair pour chaque document.

Votre demande doit inclure le suivant:

• Le formulaire de subvention de voyage pour la conférence rempli et signé par vous et votre superviseur ;

et

• La preuve de l'invitation à la conférence.
• Une copie de votre abstract

Etudiants qui ne sont pas sur Workday

• Si vous n'utilisez pas Workday, veuillez remplir le formulaire suivant, fournir un chèque annulé ou un document bancaire officiel et l'envoyer avec votre demande.

Formulaire de demande de création de membre d'un comité externe (pdf)

Attendez la lettre d'acceptation ou de refus de la MCM. La décision sera envoyée par courrier électronique.

Comment demander un remboursement

Lorsque vous voyagez, conservez tous les reçus originaux en bon état (pas froissés). Un bon conseil est de prendre une photo claire de chaque reçu dès que vous l'obtenez. Veillez à ce que chaque reçu soit conservé avec une description claire de son contenu. Par exemple : Taxi de l'hôtel à la conférence + date, ou reçu de paiement de la conférence + date, ou dîner du 4 août. Pour obtenir un remboursement, vous devrez fournir les documents suivants. Veuillez noter que les factures ne seront pas acceptées. Reçus de paiement uniquement :

• Reçu du paiement de l'inscription à la conférence ;
• Copie du programme de la conférence (il peut s'agir d'une copie PDF ou d'un lien vers la conférence) ;
• Reçus de paiement pour le transport (vol, bus, train, etc.).
• Cartes d'embarquement (train, bus, vol, etc.) ;
• les reçus de taxi. Veuillez prendre des photos séparées de chaque reçu et les identifier clairement ;
• Reçus de repas (scannez les reçus détaillés et les reçus de paiement en même temps). Discutez avec votre superviseur de la possibilité de demander des indemnités journalières pour la nourriture. Remarque : la consommation d'alcool lors d'un repas n'est pas une dépense admissible.
• Reçu d'hôtel, etc,

Remarque : l'alcool n'est pas une dépense autorisée.

Veuillez soumettre tous les reçus à Doris Peixoto (dans les 10 jours ouvrables suivant votre retour) à l'adresse [email protected]. Les demandes de remboursement ne doivent pas être soumises sur Workday.

Financement complémentaire disponible :

Si vous êtes à la recherche d'un financement supplémentaire, vous pouvez consulter les liens ci-dessous :

GSAED

Pour plus d'informations sur le Fonds pour les projets académiques individuels, veuillez consulter la page web de la GSAED.

SCFP

Pour plus d'informations sur le Fonds de conférence du SCFP 2626, veuillez consulter la page web du SCFP.