Une fois qu’un signalement transmis à l’aide du formulaire, une enquête est lancée.
Ce processus permet à la direction de la Faculté et des départements de traiter chaque cas de manière professionnelle et respectueuse. La confidentialité des renseignements sur les parties concernées est protégée conformément aux règlements de l’organisme de gouvernance approprié. Toute personne exerçant des représailles contre une personne ayant fait un signalement s’expose à de graves conséquences.
Transmission du signalement
Le signalement est transmis en ligne par l’intermédiaire du formulaire de rapport d’incident. La personne effectuant le signalement peut conserver l’anonymat ou indiquer son nom, ce qui permettra à l’équipe d’enquête d’entrer en contact avec elle pour obtenir plus d’information. Que cette personne préfère ou non rester anonyme, tout renseignement transmis demeurera confidentiel, conformément aux règlements et procédures de l’Université d’Ottawa.
Avis au vice-décanat
Le vice-décanat et les personnes agissant à titre de déléguées de l’unité scolaire (p. ex., EMPC, EMPD, études supérieures et postdoctorales, Pharm.D., Affaires professorales) de la personne effectuant le signalement et de la personne visée (partie défenderesse) sont avisés qu’un signalement a été transmis.
Le vice-décanat et les personnes agissant à titre de déléguées reçoivent automatiquement une copie du rapport.
Communication avec la personne ayant fait le signalement
La vice-doyenne ou le vice-doyen (ou une personne agissant à titre de déléguée) de l’unité scolaire concernée communique avec la personne ayant effectué le signalement pour discuter de l’incident. Toutes les discussions sont consignées par écrit.
Du soutien au bien-être est offert à la personne.
Si elle a préféré rester anonyme, personne n’entrera en contact avec elle.
Qu’elle ait gardé ou non l’anonymat, tous les renseignements restent confidentiels.
Entrevue avec la partie défenderesse et les témoins
Une entrevue a lieu avec la partie défenderesse, ainsi qu’avec les témoins nommés dans le rapport (le cas échéant).
Du soutien au bien-être est offert à la partie défenderesse.
Prise de décision
Une fois toutes les parties interrogées, une décision est prise quant au traitement du signalement.
Les incidents de maltraitance et de manque de professionnalisme sont classés selon la gravité des allégations. Si les circonstances le permettent, une approche progressive est adoptée afin de corriger le comportement et d’en éviter la répétition.
La Faculté de médecine applique une version adaptée du modèle Vanderbilt :
- Conversation informelle « autour d’un café » : Les allégations mineures de conduite non professionnelle font l’objet de discussions informelles, qui ne sont généralement pas officiellement consignées par écrit.
- Palier 1 – intervention de sensibilisation : Un incident isolé de comportement inapproprié de sévérité faible fait l’objet d’une conversation confidentielle entre la personne en cause et une personne ayant des responsabilités de supervision (p. ex., direction de programme, supervision de site). Il s’agit d’une intervention non punitive visant une prise de conscience. L’incident est consigné par écrit, mais les documents associés ne sont généralement pas diffusés en dehors de l’unité ou du département.
- Palier 2 – intervention encadrée par une personne en situation d’autorité : Si le comportement inapproprié est de gravité modérée ou s’il est récurrent, il fait l’objet d’une discussion confidentielle dûment consignée entre la personne concernée et une personne ayant des responsabilités de supervision de niveau supérieur (p. ex., direction ou présidence de la division ou du département, vice-décanat aux Affaires professorales, vice-décanat au programme d’EMPD).
- Palier 3 – mesures disciplinaires : Si le comportement ne s’améliore pas, si la qualité des soins ou des services cliniques en souffre ou si un manque de professionnalisme flagrant a été constaté, un processus d’enquête officiel est lancé. Ce processus peut avoir des répercussions judiciaires (voir l’article 7 du Règlement sur le professionnalisme).
Communication de la décision
Les mesures qui seront prises font l’objet d’une discussion avec les parties concernées, en toute confidentialité. Souvent, la personne ayant effectué le signalement n’est pas informée des conclusions de l’enquête, mais elle est avisée que l’enquête est terminée et que des mesures ont été prises (si elle n’a pas choisi de conserver l’anonymat). Elle ne dispose d’aucun mécanisme d’appel.
