- Configuration de vos courriels: Autorisez tous les courriels provenant de [email protected]. Vérifiez vos dossiers de courriels indésirables si les messages ne s’affichent pas.
- Renseignements requis: Informations bancaires et coordonnées.
Guide d’inscription et de modification des fournisseurs (version web)
Cette page Web présente une version simplifiée du guide pour aider les fournisseurs, nouveaux ou existants, à utiliser la plateforme d’inscription.
À propos
Avant de commencer
Création de votre compte fournisseur
| Étape | Détails |
|---|---|
| Commencer l'inscription |
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| Créer votre compte |
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| Entrer les renseigements sur la personne propriétaire du compte |
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| Configurer la méthode d’authentification (Prenez note qu’à cette étape, l’affichage est disponible en anglais seulement. Cette situation est temporaire et sera corrigée sous peu.) |
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| Définir le fuseau horaire | Sur cet écran, les champs sont facultatifs, mais nous recommandons de sélectionner votre fuseau horaire, puis de cliquer sur Créer un compte. |
| Saisir les renseignements du fournisseur | Ajouter le nom de votre entreprise (ou votre nom légal complet si vous êtes un particulier). Cliquez sur Continuer. |
| Lire les instructions d’inscription | Lisez attentivement les instructions pour l’inscription des fournisseurs affichées à l’écran. REMARQUE : Les instructions en français sont présentées en premier, suivies des instructions en anglais. |
| Remplir la section Information sur le fournisseur | Remplissez les champs obligatoires de la section Information sur le fournisseur (indiqués par un *). Tous les autres champs sont facultatifs. Sélectionnez la Catégorie de fournisseurs appropriée (de 1 à 8) dans le menu déroulant (en anglais seulement). |
| Remplir la section Information sur l’entreprise |
|
| Remplir la section Information bancaire | Remplissez les champs Comptes bancaires et Paiement. Sélectionnez uniquement ACH, EFT ou virement bancaire comme types de paiement. Les champs s’ajusteront en fonction du pays du compte bancaire sélectionné. |
| Remplir la section Contacts | Entrez les coordonnées requises. Pour ajouter d’autres contacts, cliquez sur Ajouter contact dans le coin supérieur droit de la section. |
| Téléverser les pièces jointes requises | Fournissez une preuve officielle des renseignements bancaires :
|
| Accepter les modalités | Cocher la case pour signifier que vous acceptez les modalités et que vous avez pris connaissance du règlement d’approvisionnement de l’Université d’Ottawa. Cliquez sur Finaliser. |
| Recevoir la confirmation d’inscription | Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour confirmer votre inscription. Vous pouvez choisir votre prochaine action en cliquant sur Fermer, Inscrire autre fournisseur ou Portail fournisseur. Vous pouvez également fermer la session. Un courriel de confirmation sera également envoyé. |
| Examen après la soumission | L’Université examinera votre formulaire dans un délai de cinq jours ouvrables. Vous recevrez un courriel si des formulaires supplémentaires sont requis, si des renseignements sont manquants ou si l’inscription est refusée (avec le motif). |
Formulaire additionnel (au besoin seulement)
| Étape | Détails |
|---|---|
| Accéder au formulaire de l’Étape 2 | Selon votre catégorie de fournisseur, vous pourriez recevoir une Invitation à Étape 2 – Pour compléter votre inscription. Dans ce cas, vous recevrez un lien par courriel pour accéder à ce formulaire dans votre compte WSS. Dans le courriel, cliquez sur Afficher formulaire. |
| Ouvrir le questionnaire | Une fois connecté(e) à votre compte WSS, cliquez sur Ouvrir questionnaire. |
| Entrer le nom légal de l’entreprise | Entrez le nom légal de l’entreprise si elle diffère de celle fournie dans le formulaire d’inscription des fournisseurs. Si elle est identique, laissez le champ vide et cliquez sur Suivant. |
| Revoir la déclaration concernant les entreprises en Ontario | Passez en revue l’énoncé relatif à la déclaration des entreprises de l’Ontario, sélectionnez l’option correspondant à l’exactitude de l’énoncé, puis cliquez sur Suivant. |
| Revoir la déclaration concernant les entreprises américaines | Passez en revue l’énoncé relatif à la déclaration des entreprises des États‑Unis, sélectionnez l’option correspondant à l’exactitude de l’énoncé, puis cliquez sur Suivant. |
| Remplir l'information de la personne-ressource à l'Université | Remplissez la section concernant votre personne-ressource à l’Université d’Ottawa, puis cliquez sur Suivant. |
| Sélectionner le type de produit ou service | Sélectionner le type de marchandise correspondant à votre offre. Le cas échéant, sélectionnez également l’option correspondant à l’endroit où vos services sont offerts. |
| Revoir et soumettre | Une fois l’étape complétée, cliquez sur Examiner et envoyer dans le coin supérieur droit. |
| Soumettre le formulaire | Cliquez sur Envoyer form dans le coin supérieur droit. |
| Recevoir une confirmation | Une fois le formulaire soumis, un message de confirmation s’affichera à l’écran. Un courriel de confirmation séparé vous sera également envoyé. |
Mise à jour de vos renseignements de fournisseur
Une fois approuvés, les fournisseurs actuels peuvent soumettre des changements à partir de leur compte fournisseur sur le site Workday Strategic Sourcing (WSS). Pour une première demande de modification, ils doivent obtenir un lien de modification en communiquant avec [email protected].
| Étape | Détails |
|---|---|
| Ouvrir une session dans WSS | Vous recevrez un courriel pour permettre la mise à jour de vos renseignements de fournisseur. Cliquez sur Afficher formulaire et ouvrez une session dans WSS. |
| Modifier vos renseignements |
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