Présidence de réunions bilingues

Le saviez-vous

Le Règlement sur le bilinguisme à l’Université d’Ottawa donne le droit aux membres du personnel et du corps professoral de travailler et d’être supervisés dans la langue officielle de leur choix. Le Règlement encadre le déroulement des réunions dans les deux langues officielles. Cet outil se veut un appui à tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa qui président des réunions avec leurs collègues.

Mise en contexte : À l’Université d’Ottawa, les deux langues officielles ont la même importance. Chaque membre du personnel a le droit en tout temps de s’exprimer dans la langue officielle de son choix dans le cadre de réunions.

À noter

À noter que le principe de s’exprimer lors d’une rencontre dans une seule langue officielle ne remplace pas l’obligation de chaque membre du personnel de communiquer dans les deux langues, avec la préséance du français, lors de l’envoi d’information par écrit (des courriels, par exemple).

Voir l’article 3.5 a du Règlement sur le bilinguisme.

Pratiques exemplaires en matière de réunions bilingues

L’objectif des réunions bilingues vise à maximiser la participation de tous les membres du personnel, parce que la plupart sont plus productifs dans la langue officielle de leur choix. De plus, des réunions bilingues favorisent le maintien des compétences des membres du personnel dans leur seconde langue officielle, en leur permettant d’être exposés aux deux langues officielles. Finalement, des réunions bilingues font preuve de respect envers les collègues présents.

Si la réunion comprend une présentation d’une personne de l’externe, consultez le document Pratiques efficaces pour les présentations bilingues provenant de l’externe.

groupe de personnes assis à une table lors d'une rencontre

Réunion avec des personnes bilingues

La personne qui préside la réunion maîtrise les deux langues officielles et veille à ce que tous les membres du personnel et du corps professoral puissent participer pleinement à la rencontre dans la langue officielle de leur choix. Elle s’assure que la réunion se déroule dans les deux langues officielles du début à la fin, en accordant une attention particulière à son usage de chaque langue pour assurer un équilibre dans la présidence de la réunion.

La présidente ou le président de la réunion rappelle, dans les deux langues officielles, dès le début de la rencontre, que les participantes et participants sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.

Dans des cas exceptionnels, lors de rencontres d’unités à vocation particulière, la réunion peut se dérouler dans l’une des deux langues officielles s’ils obtiennent une dérogation.

La personne qui prend les notes de la réunion maîtrise les deux langues officielles et consigne les commentaires dans la langue utilisée.

Aucune autre mesure n’est requise, car en principe toutes les personnes participantes peuvent comprendre les deux langues officielles.

Réunion avec des personnes aux niveaux de bilinguisme variés

En plus des bonnes pratiques mentionnées précédemment, dans le contexte d’une réunion de membres du personnel ayant un niveau varié de bilinguisme, la personne qui préside la réunion doit veiller à la préparation d’un résumé en français des principaux points de chaque intervention en anglais, et vice versa. Cette méthode ralentit quelque peu la rencontre, mais ajoute énormément à la compréhension commune. Il est donc important que la présidence prévoie le temps nécessaire.

Afin de créer un milieu inclusif des deux langues officielles et favoriser le sentiment de sécurité linguistique, la personne qui préside la réunion peut encourager, s’il y a lieu, les membres du personnel moins à l’aise dans l’une des deux langues officielles à exprimer leurs opinions en leur donnant la parole de façon proactive.

Lors de réunions en mode virtuel par le biais d’outils comme Teams ou Zoom, il peut être utile de rappeler aux personnes dont le niveau de bilinguisme est varié, qu’ils peuvent activer l’option de sous-titrage et la traduction simultanée. Cette stratégie ne remplace pas la nécessité de résumer les propos dans l’autre langue officielle.

Aide-mémoire

La présidence de la réunion a l’obligation d’encadrer le respect des deux langues officielles tout au long de la réunion, notamment en faisant une déclaration au début de la réunion qui encourage toutes les personnes participantes à s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.
Assurez-vous de comprendre votre audience.
- Tout le monde comprend les deux langues officielles?
  - Assurez-vous que tout le monde se sent à l’aise de s’exprimer dans la langue officielle de son choix.
  - En tant que responsable de la réunion, assurez-vous d’utiliser les deux langues officielles de façon équilibrée.
- Le niveau de bilinguisme est varié?
  - Prévoyez assez de temps pour résumer les propos formulés dans l’autre langue officielle.
Consignez chaque intervention dans la langue utilisée.

Extrait du Règlement sur le bilinguisme

Consulter le Règlement complet

3.5 Langue des réunions

Aux réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques (et de leurs comités), chacune et chacun peut faire usage de la langue officielle de son choix. Il est souhaitable d’encourager, dans la mesure du possible, l’équilibre dans l’usage des deux langues.
Exception est faite de la langue de réunion dans les unités académiques et les centres, instituts, laboratoires et groupes de recherche dont la langue est liée spécifiquement à leur mission et leur vocation.
Les documents de l’administration centrale touchant à la gouvernance de l’Université, tels les règlements, politiques, budgets, propositions, etc. qui relèvent du domaine public, doivent être disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
De manière générale, les documents des réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques (et de leurs comités), telles que les présentations, peuvent être circulés dans l’une ou l’autre langue officielle.
Les procès-verbaux des réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques rapportent les interventions dans la langue officielle dans laquelle elles ont été faites.