Cadre de gouvernance

INTRODUCTION

La bonne gouvernance est fondamentale pour l’Université d’Ottawa (« l’Université »), qui applique ce principe en suivant les meilleures pratiques, adaptées à son contexte et à ses réalités comme établissement universitaire canadien de premier plan. Nous vous présentons dans ce document le cadre de gouvernance constitué de l’ensemble des règles, des composantes et des processus propres à l’Université d’Ottawa qui régissent la prise des décisions pour assurer son bon fonctionnement.  

L’Université d’Ottawa s’appuie sur le Cabinet de la secrétaire générale, une unité administrative spécialisée qui occupe une fonction essentielle dans la mise en œuvre et le soutien de son cadre de gouvernance. Ce dernier accompagne notamment le Comité de gouvernance et de nomination dans l’exercice de ses responsabilités, en veillant à l’intégrité, à la cohérence et à l’évolution des pratiques décisionnelles. Cette équipe assure une surveillance continue des normes en matière de gouvernance et procède à des mises à jour régulières afin de maintenir l’alignement avec les meilleures pratiques du secteur.  

Le présent cadre a pour but de décrire le régime de gouvernance de l’Université tel qu’il est établi par la loi, la common law, les règlements et résolutions approuvés par le Bureau des gouverneurs (« le Bureau ») et le Sénat ainsi que les pratiques organisationnelles au fil du temps. Le cadre de gouvernance vous fournit tous les liens pour accéder aux lois, aux règlements administratifs, aux attributions des différents comités, aux procédures de nomination et à tous les autres outils qui font partie intégrante de la gouvernance de l’Université. 

Compte tenu de leur histoire et de leur rôle unique dans la société, les universités sont des établissements complexes à gouverner, avec de nombreuses parties prenantes internes et externes et une distribution  du pouvoir qui les différencie de manière cruciale des autres entreprises (voir le document « Leading Practices in University Board Governancenorth_eastlien externe » du Conseil des universités de l’Ontario).

Le document « Leading Practices in University Board Governance » du Conseil des universités de l’Ontario expose l’unicité et la complexité du contexte de la gouvernance universitaire en ces termes [traduction libre] : 

Tout en s’appuyant sur les principes généraux de bonne gouvernance, les principales pratiques de gouvernance sont établies dans le contexte unique et complexe des universités financées par les fonds publics dans la province de l’Ontario. Les universités sont créées en tant que personnes morales indépendantes à but non lucratif afin de renforcer leur statut d’entité autonome, indépendante de toute influence partisane et politique.  

Cette indépendance leur permet de remplir leur mandat social unique. Le mandat des universités comprend, avant tout, leur rôle de centres de libre recherche, ce qui nécessite la sauvegarde du principe de liberté académique et l’indépendance dans des domaines connexes, notamment les décisions d’embauche, le contenu des cours, les programmes d’études et les priorités de la recherche.  

Le principe de gouvernance collégiale ou partagée est lié au principe d’autonomie institutionnelle, selon lequel les responsabilités en matière de gouvernance sont réparties entre les conseils ou sénats des universités – qui sont largement représentés par le corps enseignant et définissent ou orientent la politique académique de l’université – et les conseils d’administration qui supervisent les affaires opérationnelles, financières et commerciales de l’université.  

La gouvernance partagée implique également, dans la plupart des cas, une composition du conseil qui comprend un équilibre entre les membres internes de l’université (y compris le personnel professoral et non professoral, et la population étudiante) et les membres externes. Ensemble, ces membres du conseil d’administration exercent leurs obligations fiduciaires en agissant dans l’intérêt de l’établissement dans son ensemble.

Cette structure de gouvernance partagée vise à garantir que la mission principale de l’université (enseignement, recherche et diffusion des connaissances) est prise en compte par les membres du milieu universitaire qui ont une compréhension approfondie de l’entreprise universitaire, tandis que les questions financières, opérationnelles et commerciales sont supervisées par des personnes issues d’une communauté plus large, qui apportent un point de vue externe et fiduciaire à la discussion et à la prise de décisions.

C’est dans ce contexte particulier que s’inscrit le cadre de gouvernance de l’Université d’Ottawa. 

HISTORIQUE

Plus grande université bilingue en Amérique du Nord, l’Université d’Ottawa est aussi l’une des plus anciennes au Canada. Cet établissement laïc et international à forte vocation de recherche a été créé en 1848 sous le nom de Collège de Bytown par les Missionnaires Oblats de Marie Immaculée. Les Oblats de Marie Immaculée, un ordre religieux catholique, ont été fondés le 25 janvier 1816 par Saint Eugène de Mazenod, un prêtre français de Marseille, et ont été reconnus officiellement par le pape Léon XII le 17 février 1826.  

En 1861, le Collège de Bytown devient le Collège d’Ottawa. Il accède au rang d’université en 1866 lorsqu’il reçoit sa charte royale. En 1889, Léon XIII lui accorde une charte pontificale, faisant de l’archevêque d’Ottawa le chancelier de l’établissement.

Cet ancien collège d’arts libéraux (réservé aux hommes jusqu’en 1919) enseigne les sciences pures et appliquées en français et en anglais depuis le début des années 1880. Il confère des baccalauréats depuis 1872, des maîtrises depuis 1875 et des doctorats depuis 1888.

Le 1^er juillet 1965, le gouvernement de l’Ontario adopte le projet de loi 158, la Loi de l’Université d’Ottawa, par laquelle l’Université d’Ottawa devient un établissement laïc subventionné par la province. Cette loi reconstitue l’Université en tant que société indépendante de tout organisme extérieur, qu’il soit laïc ou religieux. Les anciennes chartes civile et pontificale sont conservées par la nouvelle Université Saint-Paul, fédérée avec l’Université d’Ottawa. Les domaines d’études ecclésiastiques, pastorales et missiologiques demeurent sous l’égide des Oblats, alors que l’Université d’Ottawa conserve les facultés civiles. Le rectorat n’est plus réservé aux Oblats, et la chancellerie n’est plus dévolue à l’archevêque d’Ottawa.

L’Université Saint-Paul est une université pontificale fédérée avec l’Université d’Ottawa. Elle est située sur la rue Main à Ottawa (Ontario, Canada) et repose depuis plus d’un siècle entre les mains des Oblats de Marie Immaculée.  

1. OBJECTIFS ET MISSION DE L’UNIVERSITÉ D’OTTAWA

   La Loi de l’Université d’Ottawa, 1965 adoptée en 1965 par l’Assemblée législative de l’Ontario, constitue l’établissement en tant que société. En vertu de cette loi, l’Université d’Ottawa est un établissement postsecondaire bilingue ayant pour objectifs de :

   • Favoriser le développement des connaissances et la diffusion du savoir;
   • Assurer [...] l’épanouissement intellectuel, spirituel, moral, physique et social, de ses sous-gradués [sic], de ses gradués [sic] et des membres de son corps enseignant, développer parmi ceux-ci l’esprit communautaire et travailler à l’amélioration de la société;
   • Favoriser le développement du bilinguisme et du biculturalisme, préserver et développer la culture française en Ontario2. 

2. SYSTÈME DE GOUVERNANCE BICAMÉRAL

   La Loi de l’Université d’Ottawa, 1965 dote l’Université d’un système de gestion bicaméral, typique de nombreuses universités au Canada, dans lequel le Sénat et le Bureau des gouverneurs se partagent la gouvernance. Le système reconnaît le besoin d’un conseil indépendant de la haute direction de l’établissement pour assurer une gestion saine et une surveillance, mais confie aux autorités académiques de l’établissement la responsabilité de l’enseignement, de la recherche et d’autres questions connexes. Le Sénat est la plus haute instance de l’Université en matière académique; il est responsable de la politique éducative de l’Université. Le Bureau des gouverneurs est la plus haute instance dans tous les autres domaines touchant la gouvernance de l’Université, y compris l’administration et la régie de l’Université et de ses biens, revenus, dépenses, affaires et activités connexes.

   Le système bicaméral a une importante raison d’être. Mis en place au moment où l’Université s’est jointe au réseau d’établissements postsecondaires de l’Ontario, il repose sur les convictions suivantes :

   • Même si le financement de l’Université provient de sources gouvernementales et privées, la liberté d’enseignement et de recherche doit être préservée à tout prix. Pour ce faire, il convient de confier le contrôle des politiques en matière d’enseignement et de recherche aux leaders académiques de l’Université. Instance suprême sur le plan académique, le Sénat détermine ce qui doit être enseigné, par qui et comment.
   • L’administration, la régie et la reddition de compte dans tous les autres domaines, y compris le budget, les biens, les revenus, les dépenses et les affaires de l’Université, sont d’une efficacité accrue lorsqu’elles sont confiées à un organe comme le Bureau des gouverneurs regroupant un vaste éventail d’intervenants (population étudiante, corps professoral, personnel administratif, diplômées et diplômés, gouvernement, organismes de financement, grand public).

   La personne nommée à la chancellerie de l’Université est la ou le chef titulaire de l’Université. Quant à la personne nommée au rectorat, elle en est la directrice générale ou le directeur général en chef, en plus de présider le Sénat. À ce titre, elle s’occupe des affaires académiques, de l’administration générale de l’Université, du corps professoral et du personnel administratif.

3. OBLIGATIONS JURIDIQUES ET RÉGLEMENTAIRES

   L’Université est assujettie à un cadre juridique complexe et multiforme qui englobe une multitude de lois provinciales et de politiques et de règlements ainsi que certaines lois fédérales. Le résumé qui suit ne constitue pas une description complète de toutes les obligations législatives de l’Université; il s’agit uniquement d’un bref aperçu visant à illustrer les différentes lois qui s’appliquent à l’établissement.  

   • L’Université en tant qu’établissement d’enseignement postsecondaire

     En plus de la Loi de l’Université d’Ottawa, (S.O. 1965, C. 137). il existe d’autres lois importantes qui régissent le rôle de l’Université en tant qu’établissement d’enseignement postsecondaire et organisation du secteur parapublic, notamment : 

     • La Loi sur le ministère de la Formation et des Collèges et Universités, qui établit le ministère chargé des établissements universitaires. La loi jette les bases de l’implication financière du gouvernement dans le secteur universitaire et permet la mise en place de programmes de financement et d’aide financière qui visent à la fois à appuyer les activités de l’Université et à favoriser l’accès des étudiantes et étudiants à des études supérieures. Elle établit certaines exigences réglementaires pour les universités et donne à la ministre ou au ministre le pouvoir de formuler des directives concernant ces établissements.
     • La Loi de 2000 favorisant le choix et l’excellence au niveau postsecondaire, qui met précisément l’accent sur le pouvoir d’attribuer des grades et le pouvoir de constituer une université en Ontario. La loi établit par ailleurs la Commission d’évaluation de la qualité de l’éducation postsecondaire, un organe indépendant chargé d’examiner les demandes de consentement ministériel concernant l’attribution de grades, de formuler des recommandations à l’intention du ministre ou de la ministre et d’évaluer la qualité des programmes.
     • La Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic, qui s’applique à l’utilisation de fonds publics par l’Université et vise à garantir la responsabilisation et la transparence dans l’approvisionnement en biens et services, les dépenses et les avantages. Elle oblige en outre l’Université à soumettre au gouvernement des rapports de conformité pour prouver qu’elle respecte les directives et les lignes directrices qui y figurent.
     • Le versement de contributions financières à l’Université par les gouvernements provincial et fédéral est également régi par une combinaison complexe de lois, de politiques gouvernementales et de pratiques institutionnelles principalement axées sur les droits de scolarité et les subventions gouvernementales.
     • La Loi sur les services en français de l’Ontario, qui oblige l’Université à offrir certains services et programmes d’études en français aux étudiantes et étudiants.
     • La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) s’applique aux établissements universitaires et exige de l’Université qu’elle protège les renseignements personnels et régisse l’accès aux documents dont elle a la garde ou le contrôle. La LAIPVP accorde au public un droit d’accès aux registres de l’Université, sous réserve de certaines exceptions limitées. Elle établit en outre des règles concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels détenus par l’Université et accorde aux personnes le droit d’accéder à leurs propres renseignements. Lorsqu’elle emploie une professionnelle ou un professionnel de la santé agréé dont le travail consiste à dispenser des soins de santé, l’Université doit aussi assumer les responsabilités qui lui incombent en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements. 

   • L’Université en tant qu’organisme de bienfaisance

     En tant qu’organisme de bienfaisance enregistré, l’Université doit respecter les lois fiscales fédérales. Elle doit notamment, pour conserver son statut d’organisme enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada, respecter un certain nombre de règles relatives aux activités de bienfaisance, délivrer des reçus pour dons de bienfaisance et produire tous les ans une déclaration de revenus. L’Université doit aussi se conformer à la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance de l’Ontario, qui régit la gestion financière et la reddition de comptes des organismes de bienfaisance de la province. Elle comporte des dispositions portant sur l’utilisation des biens destinés à des fins de bienfaisance et la communication d’informations financières ainsi que sur d’autres éléments.

   • L’Université en tant que prestataire de services

     En tant que prestataire de services et employeur, l’Université doit s’assurer de respecter le Code des droits de la personne de l’Ontario et de prévenir le harcèlement et la discrimination exercés contre des personnes sur la base de motifs protégés par celui-ci. Cette obligation s’applique aussi bien aux pratiques d’emploi qu’à la prestation de services (le Code mentionne explicitement l’éducation comme étant un service). En application de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, l’Université doit élaborer des normes d’accessibilité et les appliquer pour garantir l’égalité des chances et l’accès aux services des personnes handicapées..

   • L’Université en tant qu’employeur

     En tant qu’employeur, l’Université doit aussi respecter un certain nombre d’autres lois et règlements, notamment :  

     • La Loi de l’impôt sur le revenu, le Régime de pensions du Canada (RPC) et la Loi sur l’assurance-emploi, qui exigent de l’Université qu’elle prélève sur les salaires de son personnel l’impôt sur le revenu (pour le transférer à l’Agence du revenu du Canada), les cotisations au RPC (qu’elle doit par ailleurs égaler) et les cotisations à l’assurance-emploi (qui sont versées au fonds de l’assurance-emploi).
     • La Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, qui exige de l’Université qu’elle verse des primes à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents de travail de l’Ontario pour indemniser les membres du personnel en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle.
     • La Loi de 2000 sur les normes d’emploi, en application de laquelle l’Université doit se conformer aux exigences minimales sur les salaires, les heures de travail, la rémunération des heures supplémentaires, les congés annuels, les jours fériés et les divers types de congés ainsi que celles qui concernent les cessations d’emploi et les indemnités de départ.
     • La Loi de 1995 sur les relations de travail, qui, avec les multiples conventions collectives conclues entre l’Université et ses syndicats, régit les relations entre l’établissement et les syndicats des différents groupes d’employées et employés syndiqués, y compris en ce qui concerne les négociations collectives et les conflits de travail (grèves).
     • La Loi sur la santé et la sécurité au travail, qui exige de l’Université qu’elle garantisse un milieu de travail sécuritaire et sain. Il s’agit notamment de mettre en place des protocoles de sécurité, d’offrir des formations et d’éliminer les risques recensés dans le milieu de travail.
     • La Loi sur les régimes de retraite, qui régit le rôle de l’Université dans la promotion et l’administration des régimes de retraite de l’établissement. 

   • L’Université en tant que propriétaire foncière

     En tant que propriétaire foncière, l’Université doit respecter plusieurs lois et règlements, notamment :

     • La Loi sur les pouvoirs des universités en matière d’expropriation, qui accorde à certains établissements universitaires le pouvoir d’exproprier des terres pour leurs fins propres et de prendre possession, d’utiliser et d’exproprier tout bien-fonds qu’ils estiment nécessaire, sous réserve de certaines exceptions.
     • La Loi sur l’aménagement du territoire, en application de laquelle l’Université doit respecter les exigences en matière d’utilisation du sol et la réglementation municipale relative à l’aménagement, y compris les règlements de zonage et les désignations d’utilisation.
     • La Loi sur la protection de l’environnement, qui exige de l’Université qu’elle respecte la réglementation environnementale applicable, y compris lorsqu’il s’agit de gérer les impacts potentiels sur l’environnement du développement et de l’aménagement de ses terrains.
     • La Loi sur le patrimoine de l’Ontario, en application de laquelle l’Université doit se conformer aux exigences relatives à la préservation et à la protection des biens désignés comme ayant une valeur ou un intérêt sur le plan patrimonial.
     • La Loi sur la responsabilité des occupants, qui oblige l’Université à prendre le soin qui s’avère raisonnable pour veiller à ce que les personnes et les biens soient en sûreté sur le campus. Cette obligation concerne les risques découlant de l’état des installations universitaires et des activités

4. SIÈGE SOCIAL

   Le siège social de l’Université d’Ottawa se trouve à l’adresse suivante : 
   550, rue Cumberland, Ottawa (Ontario)  K1N 6N5

5. EXERCICE FINANCIER

   L’exercice financier de l’Université se termine le 30 avril. 

SÉNAT

Le Sénat est la plus haute instance sur le plan académique. Il établit les politiques de l’Université en matière de recherche et d’enseignement. Par l’entremise de ses comités, il assure la saine gestion des questions académiques sur le campus. Sous réserve de l’approbation du Bureau des gouverneurs pour ce qui est des dépenses à engager, le Sénat peut créer, entretenir ou supprimer des facultés, départements, écoles ou instituts et constituer des chaires. Il établit les règlements nécessaires à la conduite de ses affaires.  

Plus particulièrement, la Loi de l’Université d’Ottawa, 1965 (article 17) définit les responsabilités du Sénat, qui incluent l’établissement de la politique éducative selon les principes chrétiens et le caractère bilingue de l’Université, la détermination des programmes d’études, des conditions d’admission et des exigences pour l’obtention des diplômes, ainsi que la gestion des bourses, prix et distinctions. Le Sénat a aussi le pouvoir de conférer tous les grades universitaires, y compris les grades honorifiques, avec l’approbation du Bureau des gouverneurs, et peut créer des comités pour exercer ses fonctions.

1. COMPOSITION

   L’appartenance au Sénat repose sur le principe de collégialité. Les membres représentent la communauté universitaire en entier et partagent tous la responsabilité de la vie universitaire sur le campus. Ils votent selon leur conscience et non comme représentantes et représentants de leur faculté ou d’autres parties prenantes. Cependant, il est de leur devoir de faire connaître au Sénat et à ses comités les points de vue de groupes et associations dont ils ont connaissance, si cette information peut aider à mieux cerner un problème et à le résoudre pour le plus grand bien de tous et toutes.

   Le Sénat est composé de 89 membres. La Loi de l’Université d’Ottawa, 1965 (article 15) prévoit la composition du Sénat, et le Règlement sur la composition du Sénat la complète :

   • La chancelière ou le chancelier (membre d’office)
   • La rectrice ou le recteur, qui assume la présidence du Sénat, les vice-rectrices et vice-recteurs et la secrétaire générale ou le secrétaire général (membres d’office);
   • La doyenne ou le doyen et la secrétaire ou le secrétaire de chacune des facultés, y compris celles de l’Université Saint-Paul (membres d’office);
   • Une ou deux personnes membres du corps professoral (professeures ou professeurs titulaires ou agrégés) de chacune des facultés, y compris celles de l’Université Saint-Paul (membres élus);
   • Trois personnes membres du corps professoral à temps partiel qui font partie d’un conseil de faculté, élues par et parmi l’ensemble des membres du corps professoral à temps partiel siégeant aux conseils de faculté;
   • Une membre régulière ou un membre régulier à temps plein du personnel de la Bibliothèque;
   • Une étudiante ou un étudiant de premier cycle à temps plein, élu par ses pairs dans chacune des facultés, et une étudiante ou un étudiant représentant chacune des deux sections de la Faculté de droit;  
   • Deux étudiantes ou étudiants des cycles supérieurs, élus par leurs pairs;  
   • D’autres membres, tel que déterminé par le Règlement, par exemple : vice-provost associée ou vice-provost associé; vice-provosts; vice-rectrices associées et vice-recteurs associés; registraire; autres directrices ou directeurs (Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage, Centre de santé et mieux-être étudiant, Développement de carrières et apprentissage par l’expérience).

2. PRÉSIDENCE DU SÉNAT

   La rectrice ou le recteur préside le Sénat; la provost et vice-rectrice ou le provost et le vice-recteur aux affaires académiques en assure la vice-présidence. La secrétaire générale ou le secrétaire général en est la ou le secrétaire. 

3. COMITÉS DU SÉNAT

   Le Sénat a créé les comités permanents suivants :

   Le Comité exécutif du Sénat est chargé de gérer les demandes adressées au Sénat, en les traitant lui-même, en les transmettant aux comités compétents ou en les soumettant au Sénat selon le cas. Il reçoit et présente les rapports des comités pour approbation ou information, veille au bon fonctionnement de ces comités, soumet au Sénat toute recommandation jugée bénéfique pour l’Université, et assume toute autre responsabilité que le Sénat lui délègue.

   Le Conseil des études du premier cycle est chargé de l’élaboration des règlements académiques applicables aux études du premier cycle à l’échelle de l’Université, ainsi que de la planification et du développement des études du premier cycle, afin d’assurer l’excellence des programmes et de promouvoir la mission de l’Université en ce qui a trait à ce cycle d’études.  

   Le Comité sur l’évaluation des programmes veille à ce que les programmes sous évaluation soient conformes à la mission et aux objectifs de l'Université en ce qui concerne la planification des études et l'expérience des étudiantes et étudiants, et il aide les facultés à maintenir la qualité des programmes offerts.  Le Comité assure que tous les aspects de l'assurance de la qualité qui lui sont attribués dans le PIAQ soient mis en œuvre au cours du processus d'évaluation périodique des programmes.  

   Le Conseil des études supérieures est chargé de l’élaboration des règlements académiques applicables aux études supérieures à l’échelle de l’Université, ainsi que de la planification et du développement des études supérieures, afin d’assurer l’excellence des programmes et de promouvoir la mission de l’Université en ce qui a trait à ces cycles d’études.

   Le Comité stratégique des études supérieures et postdoctorales développe des stratégies et présente des recommandations au Comité d’administration et au Sénat concernant le recrutement, les politiques d’admission, la rétention, le temps nécessaire à l’obtention du diplôme, l’expérience étudiante, l’intégration des postdoctorantes et postdoctorants, l’encadrement des thèses et toute autre question liée aux études supérieures et postdoctorales. De plus, il conseille et appuie la ou le vice-provost aux études supérieures et postdoctorales dans les différents dossiers relevant de sa responsabilité.

   Le Comité du Sénat sur l’enseignement et son évaluation conseille le Sénat sur tous les aspects de l’enseignement. Il promeut l’excellence de l’apprentissage et de l’enseignement sous toutes ses formes ainsi que l’importance et le caractère novateur de l’enseignement à l’Université.  

   Le Conseil des services et programmes en français vise à assurer la planification et la mise en œuvre d’initiatives permettant à l’Université d’Ottawa de remplir pleinement sa mission et son engagement envers la promotion et le développement de la culture française en Ontario. Il a également pour mandat de favoriser l’épanouissement de la communauté universitaire dans les deux langues officielles.

   Le Comité sur la liberté académique a le mandat de de faire rapport au Sénat sur la nature des plaintes liées à la liberté académique en milieu universitaire. Il joue également un rôle consultatif ponctuel, pouvant être sollicité par les instances facultaires pour des conseils sur des cas généraux ou récurrents de liberté académique. De plus, il contribue aux activités de formation en recommandant des initiatives pertinentes. Enfin, il doit présenter un rapport annuel de ses activités au Sénat.

   Le Comité des grades honorifiques est responsable de définir la politique de l’Université en matière de grades honorifiques, d’établir des normes pour le choix des candidats et candidates, d’étudier les candidatures et de faire des recommandations au sujet de l’octroi de grades honorifiques.

   Le Comité d’appel du Sénat est chargé de statuer en dernière instance sur des litiges de nature académique. Ce comité traite notamment les appels de membres de la population étudiante concernant l’application des règlements académiques (admission, promotion, obtention du diplôme et autres) ainsi que les recommandations ou appels de sanctions disciplinaires selon les règlements du Sénat. Il peut également être saisi de tout autre appel que le Sénat ou son Comité exécutif lui confie. Le Comité peut aussi recommander des modifications à apporter aux règlements, procédures et politiques dont l’application lui est confiée. Il présente au Sénat et au Comité exécutif un rapport de ses activités une fois par année ou sur demande. 

BUREAU DES GOUVERNEURS 

La Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 stipule clairement que « l'administration, la discipline et la direction de l'Université ne seront pas assujetties aux restrictions ou au contrôle d'un organisme extérieur » (Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 - article 8). Par ailleurs, l'Université est responsable envers de nombreuses parties prenantes, notamment sa communauté étudiante, son personnel enseignant et administratif, ses diplômées et diplômés, les organismes gouvernementaux et subventionnaires ainsi que la population en général. La Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 prévoit la mise en place du Bureau, qui régit et encadre la gestion des affaires de l'Université et est investi de tous les pouvoirs nécessaires pour le faire. 

1. COMPOSITION  

   Le Bureau se compose d'un maximum de trente-deux (32) membres, soit :

   • La rectrice ou le recteur
   • Huit personnes nommées par le Bureau des gouverneurs sur la recommandation du Comité de gouvernance et de nomination
   • Quatre personnes nommées par la lieutenante-gouverneure ou le lieutenant-gouverneur en conseil de l'Ontario
   • Deux personnes élues par le Sénat
   • Deux personnes nommées par l'Association des diplômés
   • Huit personnes nommées par l'Université Saint-Paul
   • Deux personnes membres du personnel enseignant à temps plein
   • Deux personnes membres du personnel de soutien à temps plein
   • Trois personnes membres de la population étudiante (deux de premier cycle, une de cycle supérieur)

   Le Bureau nomme ses membres pour un maximum de trois ans, sauf en ce qui a trait aux représentantes et représentants étudiants, qui ont un mandat de deux ans. Les personnes nommées par le Sénat, le gouvernement de l'Ontario et l'Université Saint-Paul le sont également pour trois ans. Les mandats sont renouvelables un maximum de fois, à moins d'exception (article 2.4 du Règlement administratif du Bureau no 1 (PDF, 343ko). 

   Les gouverneures et gouverneurs ne sont pas rémunérés, mais l'Université a une politique de remboursement des dépenses. 

2. PRÉSIDENCE, VICE-PRÉSIDENCE ET SECRÉTAIRE DU BUREAU DES GOUVERNEURS 

   • Présidence 

     Le Bureau élit parmi ses membres une présidente ou un président et une vice-présidente ou un vice-président (Loi de l'Université d'Ottawa, 1965, article 10(7)).  

     Le Bureau peut établir des procédures de nomination ou d'élection de la présidente ou du président et de la vice-présidente ou du vice-président (Règlement administratif no 1, article 3.1 (PDF, 343ko)). Il a approuvé une procédure de nomination en septembre 2020. 

     La présidente ou le président du Bureau préside toutes les réunions de ce dernier en plus d'assumer la présidence du Comité de gouvernance et de nomination et du Comité de sélection de la rectrice ou du recteur ainsi que la vice-présidence du Comité exécutif du Bureau. Cette personne peut voter sur toutes les motions. En cas d'égalité des voix, la motion est rejetée. Autrement dit, la présidente ou le président n'a pas de voix additionnelle ou prépondérante.  

   • Vice-présidence 

     La vice-présidente ou le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions de la présidente ou du président et remplace cette personne si celle-ci est absente ou incapable de remplir ses fonctions. Elle ou il exerce aussi les autres pouvoirs et fonctions pouvant lui être délégués ou conférés par un règlement administratif ou une résolution du Bureau. La vice-présidente ou le vice-président préside le Comité exécutif du Bureau.    

   • La ou le secrétaire général 

     La secrétaire générale ou le secrétaire général est secrétaire de l'Université d'Ottawa et assume les fonctions associées à ce poste qui sont décrites dans la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965. À ce titre, elle ou il coordonne et facilite les activités du Bureau des gouverneurs, du Sénat et de leurs comités respectifs afin d'assurer le fonctionnement harmonieux de la structure de gouvernance bicamérale de l'Université et remplit les autres fonctions que pourront lui assigner la rectrice ou le recteur ou le Bureau.

     La secrétaire générale ou le secrétaire général assure l'application et l'évolution constante des meilleures pratiques de gouvernance de l'Université. Cette personne fournit également un appui au Sénat et à la rectrice ou au recteur en facilitant l'établissement de règlements universitaires et de systèmes de gouvernance appropriés permettant de traiter les affaires du Sénat et de la haute direction avec diligence et efficacité. Elle appuie aussi le Bureau en lui fournissant de l'information, des conseils et des interprétations sur les principes et les procédures applicables et assiste le Bureau, en particulier, en s'assurant qu'il possède les outils et reçoit les documents pertinents dans l'exercice de ses fonctions. 

3. RESPONSABILITÉS ET OBLIGATIONS DE FIDUCIAIRE DU BUREAU DES GOUVERNEURS  

   Le Bureau assume d'importantes responsabilités, obligations et fonctions. Il exerce un rôle stratégique et de surveillance, alors que les décisions opérationnelles et de gestion relèvent davantage de l'équipe de direction.  

   Comme c'est le cas au Sénat, l'appartenance au Bureau des gouverneurs repose sur le principe de participation et non de représentation. On s'attend donc à ce que les gouverneures et gouverneurs votent selon leur propre conscience et non en qualité de représentantes et représentants d'un quelconque groupe d'intérêts. Chaque membre du Bureau s'appuie sur son expertise et est appelé à exercer son jugement et son libre arbitre afin d'aider le Bureau à décider s'il y a lieu d'approuver, de rejeter ou de différer les propositions déposées par la haute direction, et ce, dans l'intérêt de l'Université. Par ailleurs, une relation productive entre le Bureau, le Sénat et la haute direction est primordiale pour que le Bureau s'acquitte le mieux possible de ses responsabilités et que l'Université remplisse utilement sa mission. L'aptitude du Bureau à travailler étroitement avec la haute direction tout en ayant un regard indépendant est cruciale à une saine gouvernance. 

   • Responsabilités 

     Les pouvoirs et les fonctions du Bureau des gouverneurs sont définis dans la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 (article 11) et le Règlement administratif no 1 (article 2.1) (PDF, 343ko).

     Selon la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965, le Bureau est responsable de nommer et de relever de leurs fonctions la rectrice ou le recteur et les vice-rectrices et vice-recteurs. Il fixe également les salaires et les conditions d'emploi des membres du personnel (par le biais de son Comité exécutif).

     Le Bureau peut créer des comités, emprunter de l'argent sur le crédit de l'Université, émettre des débentures et hypothéquer les biens de l'Université pour garantir ses obligations financières. Il a aussi le pouvoir d'établir, d'abroger ou de modifier des règlements pour la gestion et l'administration de l'Université, et de créer des structures administratives selon les besoins.

     Selon le Règlement administratif no 1 (2019) (PDF, 343 ko), le Bureau définit la mission, la vision et les valeurs de l'Université, approuve le budget annuel, nomme les vérificatrices et vérificateurs externes, fixe les droits de scolarité et régit la conduite de toutes les personnes utilisant les biens de l'Université. Il peut aussi déléguer ses pouvoirs à des comités ou à d'autres entités internes. Le Bureau et ses comités jouent un rôle primordial dans la gestion et l'évaluation des risques pour l'institution.

     Suivant ce qui précède, les principaux rôles du Bureau consistent à établir les orientations stratégiques, à nommer et à habiliter la rectrice ou le recteur et les officières et officiers de l'Université, à approuver le budget et à s'assurer de la viabilité financière de l'établissement, à assurer la gestion des risques et à déléguer ses pouvoirs aux différents corps et aux employées et employés.

     De nombreux pouvoirs du Bureau sont exercés par ses comités permanents. 

   • Obligation fiduciaire des membres du Bureau des gouverneurs

     Chaque membre du Bureau, dans l'exercice de ses pouvoirs et des fonctions envers l'Université, a un devoir fiduciaire et un devoir de diligence envers celle-ci. Chaque membre du Bureau est tenu : 

     1. d'agir honnêtement, de bonne foi, dans le meilleur intérêt de l'Université ;
     2. d'exercer le soin, la diligence et les compétences qu'une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables. 

     En général, le devoir décrit au point (a) exige que les membres du Bureau doivent, en toutes circonstances, mettre les intérêts de l'Université devant les leurs et ceux des intervenants. Ils ne doivent tirer aucun avantage direct ou indirect de leurs fonctions au sein du Bureau.

     Les conflits d'intérêts réels ou apparents, ainsi que toute situation d'intérêt personnel, doivent être évités. Les membres du Bureau doivent divulguer immédiatement la nature et la portée des situations qui pourraient les mettre en conflit d'intérêts, réel ou perçu. La divulgation doit être faite par écrit et remise à la présidente ou au président du Bureau et à la secrétaire générale ou au secrétaire général. Lors d'une réunion, les membres qui ont déclaré avoir un conflit d'intérêts doivent quitter la salle pendant la discussion et le vote en rapport avec ce conflit.  

     Les membres du Bureau doivent préserver la confidentialité de l'information et des sujets traités en réunion ainsi que des affaires de l'Université, en particulier lorsqu'une divulgation pourrait nuire aux intérêts de l'Université ou d'une personne qu'elle a l'obligation de protéger. Le respect de la confidentialité est important pour établir la confiance entre les membres. Cette obligation de confidentialité demeure même après que la ou le membre a quitté le Bureau.

     Sur le plan pratique, le devoir décrit au point (b) exige que les membres du Bureau :

     • consacrent suffisamment de temps et d'attention,
     • réfléchissent de manière indépendante aux enjeux du Bureau,
     • fassent preuve de jugement éclairé,
     • se tiennent informés des questions examinées par le Bureau,
     • se préparent, assistent et participent activement aux réunions du Bureau,
     • agissent conformément aux règlements, politiques et lois applicables de l'Université,
     • utilisent leurs connaissances et leur expertise dans les discussions et décisions du Bureau; toutefois, ils peuvent s'appuyer sur les avis d'experts qui leur sont présentés pour prendre des décisions. 

     • Code d'éthique et de responsabilité 

       Les membres du Bureau sont tenus de respecter le Code d'éthique et de responsabilité des membres du Bureau des gouverneurs de l'Université d'Ottawa, qui couvre les éléments clés de leur devoir fiduciaire tel que décrit ci-dessus.    

     • Indemnisation et assurance  

       Conformément au Règlement administratif no 1 (2019) (PDF, 343 ko), l'Université s'engage à indemniser les membres du Bureau des gouverneurs contre toute réclamation, à condition qu'ils aient correctement exercé le devoir fiduciaire décrit ci-dessus. L'Université maintient un programme d'assurance complet conçu pour couvrir cette indemnisation ainsi qu'un large éventail de risques, y compris la responsabilité des administrateurs et dirigeants (D&O) et la couverture des erreurs et omissions. 

4. COMITÉS DU BUREAU DES GOUVERNEURS

   Le Bureau des gouverneurs a mis sur pied les comités permanents suivants, et il en a établi les attributions. Le Tableau 1 contient des renseignements sur la composition, la présidence et la fréquence des réunions selon le Règlement administratif no 1. Des comités spéciaux peuvent être créés au besoin.  

   Le Comité exécutif dispose des pleins pouvoirs pour agir au nom du Bureau entre ses réunions, à l'exception des cas où le Bureau s'est réservé les pouvoirs, les a délégués à un autre comité ou à une officière ou un officier ou a énoncé une disposition contraire par règlement administratif ou résolution. Il a également des pouvoirs spécifiques, notamment sur toutes les politiques en matière de ressources humaines et de rémunération. En effet, le Bureau n'a pas de comité spécifique sur les ressources humaines; c'est le Comité exécutif qui assume pleinement ce rôle. À ce titre, il approuve tous les mandats de négociation et les conventions collectives du personnel syndiqué de l'Université, ainsi que les conventions et politiques salariales des groupes non syndiqués.  

   Le Comité des finances et de trésorerie possède la responsabilité de surveillance budgétaire et financière de l'Université ainsi que la responsabilité de surveillance du portefeuille à long terme, des placements de trésorerie et la structure du passif. Notamment, il recommande le budget annuel de l'Université pour approbation par le Bureau ainsi que le financement de tout projet immobilier majeur.  

   Le Comité des terrains et des bâtiments est responsable de recommander et superviser les projets majeurs de développement, d'approuver les plans d'entretien des actifs immobiliers et de réviser le Plan directeur du campus. Il recommande également les ententes d'occupation des espaces universitaires par des tiers, ainsi que l'achat ou la vente de biens immobiliers de l'Université.

   Le Comité de gouvernance et de nomination présente des recommandations au Bureau sur une gamme de questions de gouvernance, notamment les nominations au Bureau et à ses comités, l'orientation et la formation continue des membres du Bureau, l'autoévaluation annuelle du Bureau et de ses comités, et l'établissement des politiques et procédures de gouvernance.

   Le Comité de vérification aide le Bureau à s'acquitter de ses obligations juridiques et fiduciaires relatives aux états financiers annuels vérifiés, à la gestion des risques et aux mécanismes de contrôle connexes, à la vérification interne de l'efficacité, du rendement et de la rationalisation des activités de l'Université, et à la conformité aux exigences juridiques, législatives et déontologiques.

   Le Comité de pension détient par délégation les pouvoirs nécessaires en ce qui concerne l'interprétation du régime de retraite et l'administration de la caisse de retraite, exception faite des pouvoirs de nommer des membres au Comité, de modifier le Régime de retraite et de nommer les fiduciaires et les gestionnaires de placements de la caisse de retraite.

   Le Comité de placement de la caisse de retraite recommande au Bureau d'approuver l'énoncé de politique de placement (EPP) applicable au régime. Cette recommandation inclut l'objectif de rendement des placements et le degré de tolérance du risque, tels qu'ils sont établis dans la composition de l'actif et les plages stratégiques des catégories d'actif.

   Le Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs s'occupe des affaires d'intérêt commun au Sénat et au Bureau, notamment les décisions liées à la promotion et à la permanence des professeures et professeurs réguliers.   

   Tableau 1 : Les comités du Bureau des gouverneurs et leur composition  

   Note : Tous ces comités rendent compte au Bureau des gouverneurs, sauf indication contraire. 

   • Comité	Composition	Présidence	Nombre habituel de reunions par année
     Comité exécutif	Présidente ou président du Bureau Vice-présidente ou vice-président du Bureau Rectrice ou recteur Neuf membres du Bureau, dont une étudiante ou un étudiant, une ou un membre du corps enseignant et une ou un membre du personnel de soutien	Vice-présidente ou vice-président du Bureau	9
     Comité des finances et de trésorerie	Présidente ou président du Bureau Rectrice ou recteur (membre d'office) Quatre membres du Bureau (l'une ou l'un d'eux doit être membre du Comité des terrains et des bâtiments)  Deux membres externes pour traiter uniquement de la trésorerie	Membre du Bureau nommé par ce dernier	4
     Comité de gouvernance et de nomination	Présidente ou président du Bureau Présidente ou président du Comité exécutif du Bureau Présidente ou président du Comité de vérification Rectrice ou recteur Trois membres du Bureau nommés par ce dernier Présidente sortante ou président sortant du Bureau (membre d'office sans droit de vote)	Présidente ou président du Bureau	4
     Comité de vérification	Cinq membres du Bureau des gouverneurs  Seuls les membres du Bureau qui ne travaillent pas pour l'Université et sont nommés aux termes du sous-alinéa 2.2 b) (i) et des alinéas 2.2 c), e) et f) du Règlement administratif no 1 peuvent devenir membres du Comité de vérification. Tous les membres du Comité de vérification ont des connaissances financières et sont au fait des pratiques et principes comptables généralement reconnus, et au moins l'une ou l'un d'eux possède une expertise en finances et un titre professionnel comptable reconnu	Membre du Bureau nommé par ce dernier	4
     Comité de pension	Trois personnes nommées par le Bureau, dont une assure la présidence Quatre membres nommés par l'Association des professeur.e.s de l'Université d'Ottawa Une personne nommée par l'Association du personnel administratif retraité de l'Université d'Ottawa Trois membres nommés par la Fédération des enseignantes-enseignants des écoles secondaires de l'Ontario (FEESO) Une personne nommée par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) Une personne nommée par l'Association des professeurs retraités de l'Université d'Ottawa Vice-rectrice associée ou vice-recteur associé aux ressources humaines.	Membre du Bureau nommé par ce dernier	4
     Comité de placement de la caisse de retraite	Une personne externe nommée par le Bureau à la présidence (et qui n'est ni à l'emploi de l'Université, ni membre du Bureau, ni participante ou participant au régime de retraite) Deux autres membres externes nommés par le Bureau Une ou un membre du Bureau nommé par ce dernier Vice-rectrice ou vice-recteur aux finances et à l'administration  Deux membres de l'APUO nommés par le Bureau selon les dispositions de la convention collective Une ou un membre du Régime de retraite nommé par le Bureau	Membre externe nommé par le Bureau	4
     Comité des terrains et des bâtiments	Présidente, président, vice-présidente ou vice-président du Bureau Rectrice ou recteur Trois membres du Bureau, dont une ou un membre du Comité des finances et de trésorerie et une ou un membre du Comité exécutif, chacun d'entre eux ayant de l'expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants : projets de construction, droit immobilier, gestion de biens immobiliers, financement de projets immobiliers, partenariats public-privé en lien avec des biens immobiliers, planification urbaine Maximum de trois personnes physiques qui ne sont ni membres du Bureau, ni officières ou officiers ni employées ou employés de l'Université, chacun d'entre eux ayant de l'expérience ou un savoir dans un ou plusieurs des domaines mentionnés à l'alinéa 13.2 c) du Règlement administratif no 1	Membre du Bureau nommé par ce dernier	4
     Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs	Rectrice ou recteur Deux vice-rectrices ou vice-recteurs élus par le Comité exécutif du Bureau Trois professeures ou professeurs titulaires ou agrégés de l'Université désignés par le Bureau Trois membres du Sénat élus par ce dernier parmi les professeures et professeurs titulaires ou agrégés	Rectrice ou recteur	20

5. GOUVERNEURES ET GOUVERNEURS ÉMÉRITES 

   Le Bureau peut conférer le titre de « gouverneure émérite » ou « gouverneur émérite » à d'anciens membres du Bureau des gouverneurs qui ont rendu des services inestimables à l'Université d'Ottawa ou à sa communauté universitaire et qui ont fait bénéficier le Bureau de compétences et de connaissances d'une grande importance.  

6. RECRUTEMENT DE MEMBRES AU BUREAU DES GOUVERNEURS

   Le Bureau des gouverneurs a récemment approuvé une procédure relative au recrutement des membres du Bureau et au renouvellement de leur mandat pour la nomination des membres qui relève de sa compétence. Dans le cadre de cette démarche, une pratique structurée sera mise en place afin de constituer un bassin de candidatures potentielles. Dans ce contexte, le Bureau peut utiliser les services de firmes spécialisées pour bâtir un bassin de candidats potentiels. Cette approche, à la fois novatrice et stratégique, vise à assurer une planification rigoureuse de la relève et à favoriser une sélection éclairée et diversifiée des membres du Bureau.  Le Bureau vise à recruter des leaders de différents milieux en tenant compte de la diversité et de l'équité dans cet exercice.

   Le Cabinet de la secrétaire générale est chargé d'organiser l'élection de certains membres au Bureau des gouverneurs, soit les membres du corps professoral et du personnel administratif.   

7. ÉVALUATION DU FONCTIONNEMENT DU BUREAU ET DE SES COMITÉS

   Le Comité de gouvernance et de nomination supervise le processus d'évaluation du fonctionnement du Bureau des gouverneurs et de ses comités. Un questionnaire d'évaluation, qui comprend des questions d'autoévaluation, a été conçu à cette fin. Les membres sont invités à le remplir chaque année. Les résultats sont ensuite transmis au Bureau des gouverneurs.  

   Des groupes de discussion sont également organisés entre les membres du Bureau des gouverneurs et sa présidente ou son président. Ces rencontres permettent aux membres de mettre en commun leurs idées et points de vue, et de soutenir l'Université dans la mise en œuvre de ses priorités.

8. ORGANISATION ET GESTION DES RÉUNIONS DU BUREAU

   Sauf avis contraire, les réunions ont lieu au siège de l'Université, à Ottawa.

   La fréquence des réunions du Bureau et de ses comités dépend de la nature de leurs attributions ainsi que du rôle attendu de chacun en matière de décisions et de surveillance. Dans la mesure du possible, l'ordre du jour doit comporter des sujets d'importance stratégique, et le nombre de réunions doit refléter la nature et la diligence des décisions attendues de chaque organe. Les délibérations du Bureau devraient se limiter aux sujets qui relèvent clairement de son mandat conformément à ses politiques en la matière. Ces délibérations doivent être opportunes, équitables, méthodiques, approfondies et efficaces. Les membres du Bureau et de leurs comités reçoivent de la documentation avant chaque réunion afin de pouvoir s'y préparer.

   Bien que la Loi de l'Université d'Ottawa, 1965 fixe le quorum des réunions du Bureau à 14 membres, il est essentiel, afin que ce dernier puisse s'acquitter efficacement de ses responsabilités, que tous les gouverneurs et gouverneures s'engagent à participer à la totalité des réunions du Bureau et des comités auxquels ils siègent.

   Les rencontres du Bureau comporte une séance publique et une partie à huis clos. Lorsqu'il doit être traité d'affaires confidentielles de l'Université, notamment d'affaires concernant le personnel, les finances, l'acquisition ou l'aliénation d'un bien, un enjeu commercial, un projet de règlement administratif ou de résolution, un point litigieux ou encore toute autre affaire confidentielle de l'Université dont la divulgation serait, de l'avis de la présidente ou du président, préjudiciable à une personne physique, à un groupe ou à l'intérêt supérieur de l'Université, la présidente ou le président peut, à sa discrétion, décider de tenir cette partie de la réunion à huis clos (article 4.7 Règlement administratif no1)

   La tenue des procès-verbaux des réunions du Bureau et de leurs comités est la responsabilité de la secrétaire générale ou du secrétaire général, qui remplit la fonction de secrétaire de séance. Les ordres du jour et procès-verbaux approuvés du Bureau sont affichés sur le site Web de l'Université.

   Les règles de procédure des instances sont régies par le Code Morin, comme le décrit le Règlement administratif du Bureau no 1 (2019), article 4.14. (PDF, 343ko). 

CHANCELIÈRE/CHANCELIER

La chancelière ou le chancelier est la ou le chef titulaire de l’Université, et la place d’honneur lui est réservée lors des collations de grades et autres cérémonies. Cette personne est nommée par le Bureau avec l’approbation du Sénat pour un mandat de quatre ans et est membre d’office du Sénat. Elle est aussi membre honoraire du Bureau des gouverneurs pendant toute la durée de son mandat et jouit des droits et privilèges associés à cette fonction. Lorsqu’il arrive à terme, son mandat peut être renouvelé. Voir le processus de sélection de la chancelière ou du chancelier. 

1. RECTRICE/RECTEUR

   • Rôles et responsabilités

     La rectrice ou le recteur est la présidente-directrice générale ou le président-directeur général de l’Université. Cette personne est responsable de la gestion quotidienne de l’établissement. Elle remplit la fonction de vice-chancelière, ainsi que la fonction en l’absence de la chancelière ou du chancelier ou si le poste est vacant. Aux termes de la Loi de l’Université d’Ottawa, 1965, la rectrice ou le recteur « surveille et dirige le travail académique [sic] et l’administration générale de l’Université ainsi que les membres du corps enseignant, les officiers [sic], les employés et les étudiants de l’Université; il a aussi les autres pouvoirs et fonctions que le Bureau lui confère ou lui confie à l’occasion ».  

     La rectrice ou le recteur est membre du Bureau des gouverneurs, préside le Sénat et assume la présidence du Comité d’administration et du Comité mixte du Bureau des gouverneurs et du Sénat. Elle ou il siège à tous les comités permanents sauf ceux de vérification et de placement de la caisse de retraite. Son double rôle, auprès du Bureau des gouverneurs et du Sénat, lui permet de contribuer de façon stratégique à établir et à entretenir de solides relations entre ces deux instances.

     La rectrice ou le recteur recommande au Bureau des gouverneurs la nomination des vice-rectrices et vice-recteurs et au Comité exécutif la nomination des doyennes et doyens

   • Processus de nomination

     La rectrice ou le recteur est nommé par le Bureau des gouverneurs, selon la procédure approuvée par le Bureau, pour une période déterminée par ce dernier (généralement cinq ans).

   • Évaluation de rendement

     Le Bureau a aussi adopté une procédure pour évaluer le rendement de la rectrice ou du recteur et fixer ses objectifs pour la période à venir. La présidente ou le président du Bureau et le Comité de gouvernance et de nomination assument la responsabilité du processus.

2. VICE-RECTRICES/VICE-RECTEURS ET LA OU LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL

   L’Université compte actuellement quatre postes de vice-rectrices/vice-recteurs, et un poste de secrétaire général, chacune et chacun étant une ou un dirigeant de l’université.

   • La provost et vice-rectrice ou le provost et vice-recteur aux affaires académiques est la principale officière ou le principal officier de l’Université après la rectrice ou le recteur, et remplace ce dernier en son absence ou lorsque le rectorat est vacant. Cette personne voit à l’élaboration et à la mise en œuvre de la vision de l’enseignement et de la recherche de l’Université à la lumière du plan institutionnel, supervise la qualité de l’enseignement, la conception des programmes, la planification et la gestion budgétaire adaptées aux priorités universitaires, et renforce la réputation nationale et internationale de l’établissement.

     Son rôle consiste notamment à superviser l’ensemble des facultés et à veiller à la planification universitaire et au soutien aux décanats, à voir à la bonne gestion des affaires étudiantes (admissions, soutien aux études, à la santé et au bien-être, expérience étudiante, etc.), et à entretenir des relations constructives et harmonieuses avec les communautés autochtones quant aux efforts liés à la vérité et à la réconciliation, de même qu’avec les représentantes et représentants syndicaux du personnel professoral.

     Cette personne travaille aussi à la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion.

   • La vice-rectrice ou le vice-recteur à la recherche et à l’innovation occupe un rôle essentiel dans la haute direction de l’Université d’Ottawa. Elle ou il est responsable de la concrétisation de la mission de recherche et d’innovation, en collaboration étroite avec les autres membres de la direction. Son mandat principal est de garantir la croissance de la recherche et de l’innovation par la gestion des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de l’Université. 
   • La vice-rectrice ou le vice-recteur au développement joue un rôle central dans la stratégie de rayonnement, de levée de fonds de l’Université d’Ottawa. Cette personne dirige les campagnes de financement et consolide les liens de l’Université avec toutes les parties concernées, que ce soit au sein de la communauté universitaire ou à l’extérieur, y compris la communauté diplômée, les facultés et les multiples partenaires. Elle intègre marketing, développement et relations avec les diplômées et diplômés tout en guidant l’ensemble des parties prenantes dans l’obtention de dons majeurs.
   • La vice-rectrice ou le vice-recteur aux finances et à l’administration est central dans la gouvernance stratégique et opérationnelle de l’Université, en appui direct à sa mission académique et de recherche. La personne titulaire de ce poste pilote des fonctions administratives essentielles : gestion financière, la planification des infrastructures et le financement de la dette, immeubles, ressources humaines, technologies de l’information, gestion des risques, le régime de retraite de l’université et la trésorerie. Ce rôle clé influence la mission académique et administrative de l’Université, en alignant les initiatives de ces secteurs sur les objectifs stratégiques institutionnels, tout en favorisant l’innovation et l’excellence organisationnelle.
   • La vice-rectrice ou le vice-recteur à la francophonie et aux relations externes et communautaires a pour mandat de promouvoir la culture francophone, de renforcer nos relations avec les communautés francophones plurielles et de développer une vision et un plan d’action en concertation avec la communauté dans le but d’accroître le leadership de l’Université dans la francophonie à l’échelle locale, nationale et internationale.  La personne sera aussi chargée de travailler avec les diverses parties prenantes – dont les gouvernements, les groupes communautaires et le secteur privé – pour identifier de nouvelles possibilités de partenariats stratégiques qui enrichiront nos programmes d’enseignement et de recherche.
   • La secrétaire générale ou le secrétaire général est secrétaire de l’Université d’Ottawa et assume les fonctions associées à ce poste qui sont décrites dans la Loi de l’Université d’Ottawa, 1965. À ce titre, elle est la Secrétaire du Bureau des gouverneurs, du Sénat, et de leurs comités, et est responsable de la bonne gouvernance de ces instances.  Elle est responsable et supervise les bureaux des affaires juridiques, accès à l’information et protection de la vie privée, droits de la personne et gestion de l’information.

3. COMITÉ D’ADMINISTRATION

   Le Comité d’administration est le comité de la haute gestion de l’Université responsable de sa gestion courante. Il détient tous les pouvoirs nécessaires à l’administration générale, à la gestion, à la conduite et au contrôle des affaires de l’Université, sauf dans la mesure où le Bureau s’est réservé les pouvoirs ou les a délégués à l’un de ses comités. Le Comité d’administration peut déléguer ses pouvoirs quand il juge nécessaire de le faire (Règlement administratif no 1 [2019], article 6 (PDF, 343ko)). Le Comité d’administration se compose de la rectrice ou du recteur, qui en assure la présidence, des vice-rectrices et vice-recteurs ainsi que de la secrétaire générale ou du secrétaire général. Le Comité permanent du budget relève du Comité d’administration.   

4. DÉCANATS DES FACULTÉS ET BIBLIOTHÉCAIRE EN CHEF ET DOYENNE OU DOYEN DES BIBLIOTHÈQUES

   L’Université compte actuellement neuf facultés qui regroupent chacune plusieurs départements et qui sont dirigées par une doyenne ou un doyen (deux dans le cas de la Faculté de droit) : 

   • Faculté des arts
   • Faculté d’éducation
   • Faculté de génie
   • Faculté des sciences de la santé
   • Faculté de droit, Section de droit civil
   • Faculté de droit, Section de common law
   • Faculté de médecine
   • Faculté des sciences
   • Faculté des sciences sociales
   • École de gestion Telfer

   Les doyennes et doyens jouent un rôle clé dans le régime de gouvernance de l’Université. Chaque faculté est dirigée par une doyenne ou un doyen ou chef de faculté qui est responsable de l’excellence en enseignement et en recherche et de l’administration générale de la faculté. Ces personnes exercent leurs fonctions en conformité avec la Loi de l’Université d’Ottawa, 1965, les règlements du Bureau des gouverneurs et les règlements propres à la faculté. Nommées par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs sur recommandation de la rectrice ou du recteur, elles relèvent de la ou du provost et siègent au Sénat ainsi qu’aux principaux comités et autres organes de l’Université.

   Les doyennes et doyens jouent un rôle de direction complexe, étant appelés à la fois à défendre les intérêts de leur faculté et à poser des jugements indépendants sur des enjeux qui touchent l’ensemble de l’Université. Elles et ils remplissent une fonction importante avec leurs collègues en établissant les politiques d’enseignement et de recherche globales à long terme tout en gérant les affaires facultaires courantes. Les doyennes et doyens exercent un leadership en enseignement et en recherche au sein de leur propre faculté en plus d’assumer des tâches d’administration et de supervision importantes et multidimensionnelles, notamment pour la prestation d’un large éventail de services étudiants, la gestion d’importants budgets dans un contexte de contraintes financières et la gestion d’un personnel administratif et enseignant hautement diversifié.

   La bibliothécaire en chef et doyenne des bibliothèques ou le bibliothécaire en chef et doyen des bibliothèques, nommé par le Comité exécutif sur recommandation du rectorat, est responsable de la bonne gestion des bibliothèques de l’Université d’Ottawa.

• La Loi de l’Université d’Ottawa, 1965 est la loi ayant établi l’Université; elle ne peut être modifiée que par l’Assemblée législative de l’Ontario. Cette loi autorise le Bureau à établir les règlements, politiques et règles jugés « nécessaires ou opportuns pour le gouvernement, l’administration, la direction et la régie de l’Université ».  
• Le Règlement administratif du Bureau no 1 (2019) (PDF, 342ko), établi par le Bureau des gouverneurs, définit les caractéristiques fondamentales de l’organisation et son mode de fonctionnement. Il fixe les modalités du régime de gouvernance, y compris la composition, les rôles, les responsabilités et les pouvoirs du Bureau, de ses membres, des comités et des officières et officiers; il prescrit également les règles pour le déroulement des rencontres du Bureau et de ses comités. Une matrice des pouvoirs et responsabilités du Bureau et de ses comiténorth_eastlien externes a également été élaborée.
• Le Règlement administratif du Bureau no 3 (2020) (PDF, 443KB)prévoit la délégation des pouvoirs d’approbation et de signature de contrats au nom de l’Université.
• Le Code d’éthiquenorth_eastlien externe a pour but d’assurer les normes les plus élevées et le maintien de l’intégrité du Bureau des gouverneurs. 
• Il existe plusieurs règlements concernant le Régime de retraite qui sont approuvés soit par le Bureau, soit par l’un de ses comités respectifs.
• Les règlements administratifs régissent la gestion et les affaires de l’établissement et définissent les pratiques organisationnelles et les règles qui encadrent la gestion de l’Université et la conduite des membres de la communauté. Ils sont approuvés par le Bureau, le Comité exécutif du Bureau ou le Comité d’administration selon l’objet et les exigences de conformité.
• Les règlements académiques adoptés par le Sénat concernent le cursus universitaire et les questions liées à la recherche. Ils abordent des points précis que ne couvrent pas la loi ou les règlements administratifs (définitions, conditions d’admission, présence, attribution de bourses de recherche ou d’études, de médailles, de prix et d’autres distinctions, etc.).  
• Les méthodes sont des règles de nature opérationnelle qui émanent de l’administration centrale et qui servent à orienter l’application des règlements administratifs. Elles sont approuvées par la vice-rectrice ou le vice-recteur responsable.
• Une motion est une proposition officielle faite devant une assemblée délibérante.
• Une résolution est une décision résultant de l’adoption d’une motion