Adoption
Date : 1989-10-11
Instance d’approbation : Cabinet de la secrétaire générale
Modifications:
2025-06-03
2022-03-17
2021-09-23
2007-08-22
Service responsable : Archives de l’Université
1.0 Objet
1.1 Appuyant le Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information, la présente méthode sert de ligne directrice pour la conservation et la destruction définitive des ressources informationnelles de l’Université, conformément au calendrier de disposition de l’information de l’Université.
2.0 Interprétation
2.1 La présente méthode encadre le personnel, les membres du corps professoral et les directions d’unité de l’Université d’Ottawa dans la gestion de l’information, conformément au calendrier de disposition de l’information de l’Université, et oriente la préparation des ressources informationnelles en vue de leur destruction définitive.
2.2 Son établissement relève du Règlement 23 – Règlement sur la gestion de l’information, qui accorde à la direction principale, gestion de l’information et des archives, le pouvoir d’établir et de tenir un calendrier de conservation et de destruction pour toutes les ressources informationnelles en fonction des exigences juridiques, réglementaires, financières, opérationnelles, archivistiques, historiques et en matière de preuve.
3.0 Portée
3.1 La présente méthode s’applique à toutes les ressources informationnelles, quel qu’en soit le support ou le format, dont l’Université a la garde et le contrôle.
3.2 Elle ne s’applique pas à l’information éphémère, qui peut être détruite de manière sécurisée dès qu’elle ne sert plus.
4.0 Termes et définitions
4.1 Aux fins de la présente méthode, les définitions suivantes s’appliquent :
« ressources informationnelles » – Information produite ou gérée par l’Université et qui représente une valeur pour celle-ci.
« destruction » – Action posée par l’unité responsable à l’égard de ressources informationnelles de l’Université lorsque la période de conservation est terminée. Le calendrier de disposition de l’information de l’Université fait état de deux types de destruction :
« destruction » – l’information est détruite ou effacée irréversiblement de manière à ce qu’il soit impossible de la rétablir ou reconstruire, par les modes énoncés à l’article 7 des présentes.
« envoi aux archives » –l’information avec une valeur archivistique ou historique est envoyée aux archives de l’Université aux fins de préservation et d’accès permanents et sera gérée conformément à la Méthode 20-11.
« calendrier de disposition de l’information de l’Université » – Outil de l’Université servant à gérer les ressources informationnelles créées ou reçues par celle-ci. L’application systématique d’une structure de classification aux fins de gestion de l’information permet un meilleur contrôle des ressources informationnelles tout au long de leur cycle de vie (de la création à la destruction). Le calendrier de disposition de l’information s’applique à la gestion de l’information, quel que soit son format : papier, numérique, visuel, audio ou vidéo.
« fonction » – S’entend d’un ensemble d’activités principales de l’Université lui permettant d’atteindre ses objectifs et de réaliser ses fonctions et opérations.
« code de catégorie » – Code numérique utilisé pour identifier la catégorie d’information.
« activité » – S’entend d’une mesure ou d’une tâche importante entreprise pour réaliser une fonction donnée.
« unité responsable » – Unité (ou unités) de l’Université ayant l’autorité et la responsabilité de gérer, de préserver et de détruire la version la plus complète des ressources informationnelles d’un code de catégorie.
« déclencheur de conservation » – Début de la période de conservation.
« période de conservation » – Durée pendant laquelle les ressources informationnelles doivent être conservées par l’unité responsable.
« information éphémère » – Information dont l’utilité n’est que temporaire, quel qu’en soit le format ou le support, et qui n’a aucune valeur à long terme au-delà d’une transaction immédiate et mineure ou de la préparation d’une autre ressource informationnelle. L’information éphémère peut être détruite de manière sécurisée quand elle n’est plus utile.
5.0 Responsabilités
5.1 Responsabilités du personnel, des membres du corps professoral et des directions d’unité :
a) traiter les ressources informationnelles sous leur garde et leur contrôle conformément à la présente méthode;
b) détruire de manière sécurisée l’information éphémère qui ne sert plus;
c) donner suite à tous les envois de requêtes d’autorisation de destruction des ressources informationnelles aux directions ou gestionnaires principaux et les approuver dans un délai raisonnable;
d) préparer les ressources informationnelles en vue de leur destruction;
e) Si identifié comme une unité responsable, détruire tous les biens informationnels dont ils ont la garde et le contrôle une fois qu'ils ont atteint leur période de conservation.
5.2 Responsabilités de la direction principale, Gestion de l’information:
a) exercer une surveillance relative aux périodes de conservation des ressources informationnelles sous leur garde et, s’il y a lieu, demander à la direction principale de l’unité concernée de fournir une autorisation de destruction
b) et veiller à la conservation et à l’accessibilité sécurisées des ressources informationnelles ayant une valeur à long terme, conformément au calendrier de disposition de l’information de l’Université (et à la Méthode 20-11);
c) établir, surveiller et tenir à jour les pratiques exemplaires et les outils nécessaires à l’application de la présente méthode, et plus particulièrement du calendrier de disposition de l’Université, ainsi que conseiller, sensibiliser et former le personnel, le corps professoral et les directions d’unité à leur égard.
6.0 Méthode
6.1 L’approbation de le/la directeur/directrice ou de le/la gestionnaire principal(e) de l’unité responsable est essentielle à la destruction de ressources informationnelles créées par le département ou l’unité visés. Cette approbation doit reposer sur le calendrier de disposition de l’information actuel approuvé.
6.2 Les unités ne doivent pas détruire l’information relative à une enquête, à une action en justice, à une poursuite, à une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), à un audit ou à un examen de programme, en cours ou raisonnablement prévus, même si la période de conservation est terminée ou si la date de destruction est passée.
6.3 Les ressources informationnelles doivent être conservées pour toute la période de conservation, comme la définit le calendrier de disposition de l’information. Une fois la période de conservation terminée, les ressources informationnelles peuvent être détruites de manière sécurisée ou transférées aux archives.
6.4 La période de conservation est lancée par le déclencheur de conservation prévu au calendrier de disposition de l’information.
6.5 Étapes de destruction de l’information
Suivre les étapes ci-après pour la destruction des ressources informationnelles sous votre garde ou votre contrôle :
| Étape | Mesure | Oui | Non |
| 1. Consulter le calendrier de disposition de l’information. | Consulter le calendrier de disposition de l’information pour connaître les mesures de conservation ou de destruction applicables à vos ressources informationnelles. | Pour toute question, communiquer avec la Gestion de l’information et des archives (GIA). | |
| 2. Déterminer la fonction. | Les ressources informationnelles en question s’inscrivent-elles dans une fonction? | Voir l’étape 3. | Communiquer avec la Gestion de l’information et des archives. Nous vous aiderons à déterminer où s’inscrit votre information. |
| 3. Déterminer l'activité. | Les ressources informationnelles en question s’inscrivent-elles dans une activité? | Voir l'étape 4. | Communiquer avec la Gestion de l’information et des archives. Nous vous aiderons à déterminer où s’inscrit votre information. |
| 4. Déterminer qui est l’unité responsable. | Votre unité est-elle responsable pour l’information qualifiée à l’étape 3? | Voir l’étape 5. | Vous n’êtes pas identifié comme l’unité responsable et votre bureau ne gère pas les versions les plus complètes. Vous pouvez détruire vos exemplaires de manière sécurisée lorsqu’ils ne servent plus, conformément aux modes énoncés à l’article 7 – Modes de destruction approuvés. |
| 5. Déclencheur de conservation | Le déclencheur de conservation a-t-il eu lieu? | Voir l’étape 6. | L’unité doit continuer de gérer les ressources informationnelles jusqu’au déclencheur de conservation. |
| 6. Déterminer la période de conservation. | La période de conservation pour les ressources informationnelles est-elle terminée? Comme il est expliqué au paragraphe 6.4, la période de conservation est lancée par le déclencheur de conservation prévu au calendrier de disposition de l’information. | Voir l’étape 7. | L’unité doit continuer de gérer les ressources informationnelles jusqu’à la fin de la période de conservation. |
| 7. Mode de destruction | Le mode requis est-il la destruction? | Voir l’étape 8. | L’action requise pour l’information est « envoi aux archives ». Communiquer avec laGestion de l’information et des archives. |
| 8. Effectuer la destruction. | Détruire les ressources informationnelles de manière sécurisée, conformément à l’article 7 – Modes de destruction approuvés. |
7.0 Modes de destruction approuvés
Le mode de destruction dépendra du support et de la nature de l’information. Veuillez consulter le Règlement 117 Classification et traitement de l'information pour les degrés de sensibilité qui s’appliquent.
Il y a cinq modes de destruction acceptés :
Ressources informationnelles confidentielles et internes :
a. suppression sécurisée (fichiers, répertoires et données) : suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information conformément à l’Annexe J – Élimination des biens de TI,
b. expurgation des appareils de stockage d’information avant leur réutilisation ou élimination (serveur externe, ordinateur portable, tablette électronique, cellulaire et autres biens de TI) : suivre les méthodes recommandées par les Technologies de l’information dans le à l’Annexe J – Élimination des biens de TI;
c. déchiquetage sécurisé dans les bacs de recyclage cadenassés pour les documents papier confidentiels, et, s’il s’agit de petites quantités, pour les photographies, négatifs, diapositives, vidéos, clés USB, DVD, CD, disquettes, microfiches, microfilms (aussi confidentiels), etc. Utiliser un bac cadenassé réservé aux documents confidentiels qui ne sont pas en papier si vous en détruisez une grande quantité (communiquer avec le Service des immeubles pour obtenir un bac cadenassé);
Ressources informationnelles publiques
d. recyclage des documents papier non confidentiels dans les bacs à recyclage habituels;
e. mise à la poubelle des photographies, négatifs, diapositives, vidéos et DVD non confidentiels.