Calendrier de disposition de l’information (CDI)

Découlant du Règlement 23 sur la gestion de l’information et de la Méthode 20-4 – Disposition de l’information, ce calendrier veille à conserver l’information pendant la durée appropriée, conformément aux exigences juridiques, réglementaires et opérationnelles, ainsi qu’à en faciliter la disposition rapide et sécurisée lorsqu’elle n’est plus nécessaire. 

Le calendrier s’applique à toutes les ressources informationnelles dont l’Université a la garde et le contrôle, quel qu’en soit le support ou le format, y compris l’information matérielle et électronique.

Le calendrier est réparti par fonction et par activités de soutien. Chaque fonction est ensuite répartie par activités, auxquelles reviennent la création et la collecte d’information. Les neuf fonctions sont les suivantes: 

Remarque : Le calendrier n’est pas la représentation de la structure organisationnelle de l’Université. Par conséquent, il est probable que les activités de chaque unité se retrouvent sous plus d’une fonction. Par exemple, les types d’information que le bureau des études de premier cycle d’une faculté a créée et recueillie peuvent se retrouver sous les fonctions 1000 – Affaires académiques, 9000 – Affaires étudiantes et 3000 – Administration.

Code de catégorie :

Code numérique attribué à chaque fonction et activité pour identifier la catégorie d’information. Le premier chiffre correspond à l’une des neuf fonctions principales, tandis que le second, de même que les deux derniers, renvoie à des types d’activités précis.

Exemple : 4210

4 = Fonction (ex.: Gestion des immeubles et des biens)

2 = Activité (ex.: Opérations du Services des immeubles)

10 = Sous-activité (ex.: Entretien et réparations) 

Activité : 

Nom de l’activité, qui sert d’identifiant au même titre que le code de catégorie.

Description:

Description détaillée de l’activité donnée et liste d’exemples de types d’information pouvant être créée ou recueillie à l’appui de cette activité.

Unité(s) responsable(s) :

Unité (ou unités) qui s’occupe de gérer la version la plus complète de l’information créée et recueillie à l’appui de l’activité. Il lui incombe de conserver l’information pendant la durée indiquée dans le calendrier.

Déclencheur de conservation : 

Début de la période de conservation (peut reposer sur le calendrier ou un événement).

Période de conservation :

Durée pendant laquelle l’information doit être conservée par l’unité responsable. Elle est exprimée en années, sauf indication contraire.

Mise en suspens juridique :

Si un litige est en cours ou qu’une demande d’information est présentée, tous les documents pertinents doivent être préservés sans qu’il y ait modification, destruction ou dissimulation jusqu’à ce que l’affaire soit résolue, même si la période normale de conservation est terminée.

Mode de disposition :

Ce que l’unité responsable fait de l’information une fois la période de conservation terminée. Il existe deux modes de disposition : la destruction et l’envoi aux archives. Dans le premier cas, toute l’information du code de catégorie est détruite ou effacée irréversiblement de manière à ce qu’il soit impossible de la rétablir ou de la reconstruire. Dans le deuxième cas, l’information du code de catégorie a une valeur archivistique, historique ou juridique durable. La garde est donc transférée aux Archives de l’Université, et l’information sera gérée conformément à la Méthode 20-11.

Renvoi :

Renvoi à des activités ou catégories similaires ou liées et à la classification de l’information explicitement exclue de cette catégorie d’information.