4000-Gestion des immeubles et des biens

Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des renseignements décrits dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.

4110 - Planification du campus

Description

Documents liés à la planification, à la conception et au développement du campus de l’Université.  

Exemples : plans directeurs, objectifs, étalonnage et levés, évaluations foncières, planification du paysage, analyses des besoins, plans et dessins, propositions et répertoires de l’espace.

4120 - Gestion des biens immobiliers

Description

Documents liés à la planification, à l’examen et à l’approbation de l’acquisition, de la location et de l’aliénation de terrains, de structures et de bâtiments, notamment la gestion des biens propres (dossiers des bâtiments). 
 
Exemples : preuves d’achat, dons et transferts, évaluations, données topographiques, dispositif architectural, expropriations, négociations, actes notariés, ententes, cartes, dessins d’atelier, plans d’ouvrage terminé, plans de sécurité en cas d’incendie, notes, photos, titres de propriété, correspondance et reçus.

4130 - Grands projets et projets d’immobilisations – dossiers

Description

Documents liés à la planification, à la conception et à la mise en œuvre de projets de construction et de rénovations d’envergure et d’immobilisations.  

Exemples : propositions, plans, devis descriptifs, permis, conceptions, rapports d’inspection, maquettes, correspondance, esquisses, études, évaluations, dessins, estimations, ordres de modification, contrats, certificats, demandes et plans d’ouvrage terminé.

4140 - Petits projets de construction et de rénovations – dossiers

Description

Documents liés à la planification, à la conception et à la mise en œuvre de petits projets de construction et de rénovations, y compris les travaux de rénovation et de modification mineurs ou d’ordre esthétique. 
 
Exemples : demandes, approbations, estimations, portée des travaux, rapports, inspections, correspondance, reconfigurations des salles, signalisation et modifications de l’espace.

4210 - Entretien et réparations

Description

Documents liés à la gestion des services d’entretien et de réparation des bâtiments, de l’équipement, des systèmes et de l’espace. 
 
Exemples : normes, ententes avec les fournisseurs de services tiers, contrats, stocks, rapports, inspections, correspondance, registres, listes du matériel, plans, plans d’ensemble, devis descriptifs, calendriers d’entretien, tests, estimations et descriptions des travaux.

4211 - Demandes d’entretien et de réparation à l’interne

Description

Documents liés aux demandes et aux bons de travail pour l’entretien régulier et les réparations des bâtiments, de l’équipement, des systèmes et de l’espace, comme le nettoyage, la peinture, la charpenterie et les menus travaux de réfection. 
 
Exemples : information sur la personne qui a passé l’appel, renseignements détaillés sur les problèmes, correspondance, registres, bons de travail, formulaires et feuilles de temps.

4220 - Gestion de l’actif immobilier et du matériel

Description

Documents liés au recensement, à l’administration, à l’utilisation, à l’entretien, à la réparation et à la disposition de l’actif immobilier, de l’équipement, du matériel, du mobilier et des fournitures. 
 
Exemples : documents techniques, manuels, manuels d’instructions, garanties, contrats, conventions de location, rapports sur les stocks, listes, information sur l’emplacement, certificats, correspondance, calendriers d’entretien et information connexe, rapports d’inspection et registres.

4230 - Gestion du parc de véhicules

Description

Documents liés à la gestion du parc de véhicules pour l’Université. 
 
Exemples : dossiers de propriété, permis, renseignements sur les immatriculations et les assurances, immatriculations et délivrance de permis, listes, stocks, rapports d’inspection, calendriers et rapports d’entretien, rapports d’accident, déclarations, registres et correspondance.

4240 - Distribution et livraison

Description

Documents liés à la gestion des services de distribution et de livraison pour l’Université, y compris le courrier interne et externe, le service de messagerie, l’expédition, la livraison, la distribution et l’envoi du matériel. 
 
Exemples : correspondance, preuves de livraison, bons de livraison, registres, bordereaux de marchandises, bordereaux de livraison, déclarations en douane, avis d’expédition, rapports sur les frais d’affranchissement et factures.

4250 - Utilisation des immeubles et de l’espace

Description

Documents liés à l’administration de l’utilisation temporaire, de la location et de la réservation des immeubles et de l’espace de l’Université destinés à des fins pédagogiques ou autres, par une clientèle interne et externe. 
 
Exemples : demandes, calendriers, listes, formulaires et correspondance.

4310 - Gestion de l’environnement

Description

Documents liés à la planification, à la surveillance et à l’administration du programme de gestion de l’environnement à l’Université, notamment la surveillance et le maintien de la conformité, les enquêtes sur les cas de non-conformité et l’élaboration de stratégies visant à observer les règlements municipaux, provinciaux et fédéraux ayant trait à la gestion de l’environnement. 
 
Exemples : rapports d’inspection, stocks, fiches techniques, manuels, certifications, plans, documents de suivi, registres, demandes, tests et correspondance.

4311 - Gestion des matières dangereuses

Description

Documents liés à l’entreposage, à l’utilisation, au transfert, à la réception et à l’élimination des matières dangereuses, des produits chimiques, des biomatériaux, des marchandises contrôlées, des substances réglementées ou des déchets contrôlés.  

Exemples : demandes, certificats, correspondance, rapports, documents justificatifs, évaluations de la sécurité, registres des transferts, reçus et mesures d’élimination.

4312 - Radioprotection

Description

Documents liés à la planification, au développement et à l’administration du programme de radioprotection de l’Université, dont l’objectif est de veiller à ce que les membres du personnel puissent accomplir leurs fonctions en toute sécurité ainsi qu’à respecter la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (Commission canadienne de sûreté nucléaire [CCSN]) et son règlement d’application. 
 
Exemples : information sur les permis, registres, formulaires, correspondance, rapports, inspections, renseignements sur la formation, fiches de suivi, certificats de destruction, sommaires, autorisations et documents d’expédition.

4313 - Surveillance des essais d’étanchéité

Description

Documents liés à la surveillance des essais d’étanchéité dans le cadre du programme de radioprotection. 
 
Exemples : correspondance, journaux, registres des essais et procédures.

4320 - Formation en santé et sécurité

Description

Documents liés à la planification, au développement et à la mise en œuvre de la formation en santé et sécurité destinée à la communauté universitaire, qui vise à faire en sorte que les tâches professionnelles puissent être accomplies en toute sécurité et avec efficacité tout en réduisant le risque de blessure. 
 
Exemples : guides, rapports des présences, tests, certificats, correspondance, documents justificatifs, matériel de formation, formation sur le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), la prévention de la violence et la sécurité en laboratoire, sensibilisation et documents de suivi.

4330 - Programme de développement durable

Description

Documents liés à la planification, au développement et à la mise en œuvre du programme de développement durable sur le campus, dont l’objet est de préserver le patrimoine naturel et architectural et la biodiversité, de réduire l’empreinte écologique de l’Université ainsi que de récupérer et de recycler les marchandises, l’équipement, le matériel et les fournitures. 
 
Exemples : plans de mobilité, programmes de réduction des déchets, agriculture urbaine, directives et procédures, publicités, listes des stocks, correspondance, etc.

4340 - Santé et sécurité au travail

Description

Documents liés à la planification, au développement et à la mise en œuvre du programme de santé et sécurité au travail de l’Université, notamment les activités qui permettent à l’Université d’observer la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario et son règlement d’application, ainsi que toute autre loi connexe.  

Exemples : prévention des accidents et de la violence au travail, prévention de la dangerosité dans le milieu de travail, affiches, manuels, certifications, inscriptions, documents justificatifs, correspondance, rapports d’inspection, conseils et orientation.

4350 - Blessures et incidents en milieu de travail – dossiers

Description

Documents liés aux blessures, maladies, expositions, incidents, accidents ou quasi-accidents dont les membres du personnel de l’Université ont été victimes pendant leurs heures de travail ou dont les étudiantes et étudiants ont été victimes pendant un stage. 
 
Exemples : formulaires, enquêtes, notes, correspondance, lettres, renseignements concernant les assurances, copies des rapports médicaux, tests et résultats.

4410 - Gestion du risque d’entreprise et de perturbation

Description

Documents liés à la planification, au développement et à l’administration des programmes de gestion du risque d’entreprise et de perturbation de l’Université, notamment la détermination et l’analyse des risques, la planification d’urgence, la planification des infrastructures essentielles, les notifications en cas d’urgence, la planification de la reprise des activités, la sensibilisation et la préparation. 
 
Exemples : plans, correspondance, formation, rapports, analyses, recommandations, notes, calendriers et manuels.

4420 - Continuité des activités et intervention en cas d’urgence

Description

Documents liés à la planification et à l’administration des plans de continuité des activités et d’intervention d’urgence pour chacune des unités, notamment les analyses des répercussions et la création de plans de continuité des activités, ainsi que la formation et les exercices connexes réalisés par chaque unité de l’Université. 
 
Exemples : plans, correspondance, calendriers, registres, notes, procédures et rapports.

4430 - Sécurité incendie

Description

Documents liés à la planification, au développement et à la mise en œuvre de programmes de sécurité incendie à l’Université, dont l’objet est de vérifier, d’inspecter et de mettre à l’essai les dispositifs de sécurité incendie, ainsi que des exercices d’évacuation effectués sur le campus.  
 
Exemples : calendriers, rapports d’essai, mesures correctives, procédures, registres, correspondance, notes et dessins.

4440 - Sécurité sur le campus

Description

Documents liés à la planification et à l’administration des mesures de prévention et de sécurité visant à protéger les membres, terrains, bâtiments et systèmes de l’Université, notamment la surveillance et les patrouilles sur le campus.  

Exemples : programmes et rapports de protection, mesures d’urgence, plans et exercices d’évacuation, organisation et formation des équipes d’intervention en cas d’incident, contrôle des objets perdus et trouvés, systèmes de sécurité (protection contre les incendies, système d’alarme, surveillance électronique), biosécurité, carnets des patrouilles quotidiennes, registres et images de surveillance.

4450 - Interventions en cas d’incident et enquêtes – dossiers

Description

Documents liés aux interventions et aux enquêtes sur les incidents de sécurité et criminels mineurs ou majeurs signalés au Service de la protection.  

Exemples : information sur les appels, rapports d’enquête, notes, enregistrements de surveillance, registres des éléments de preuve, déclarations, témoignages, documents justificatifs et correspondance.

4460 - Gestion des accès

Description

Documents liés à la gestion des accès aux immeubles, notamment l’octroi, la surveillance et le suivi des accès quotidiens au moyen de systèmes de contrôle centraux, de clés, de cartes d’accès et de codes. 
 
Exemples : modifications apportées aux serrures ou au matériel, demandes de travail, journaux, listes, audits, autorisations, registres et inscriptions.

4470 - Services d’assurances

Description

Documents liés à la planification, à l’administration et à la gestion des polices d’assurance de l’Université, notamment l’assurance auto, responsabilité civile, vol et incendie, ainsi que les protections spécialisées. 
 
Exemples : contrats et modifications, détails des régimes ou des polices, listes des garanties, renouvellements, avis d’échéance, reçus, factures, contrats de courtage et correspondance.

4471 - Gestion des réclamations d’assurance

Description

Documents liés à la déclaration, à l’acceptation, à l’ajustement, à la coordination et au règlement ou à la clôture de la responsabilité de toutes les réclamations d’assurance. 
 
Exemples : information sur les réclamations, rapports d’incident, information financière, information sur les règlements, lettres et copies de la documentation.

Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).