Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des renseignements décrits dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.
5000-Gestion financière
Codes des fonctions et des activités connexes pour la classification des dossiers concernant l’administration des ressources et des transactions financières de l’Université, comme le budget, la comptabilité, l’approvisionnement et la surveillance financière.
Activités connexes
Exemplaires secondaires
5100 Comptabilité
5110 - Comptes créditeurs
Description
Documents liés à l’administration et à la gestion des comptes créditeurs et des remboursements de dépenses ou des avances.
Exemples : notes de frais, demandes de chèque, pièces justificatives, listes, factures payées, reçus, copies de chèques émis, remboursements, prélèvements, rapports, factures, documents justificatifs, correspondance, relevés de compte et dossiers des fournisseurs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | n/a |
5120 - Comptes débiteurs
Description
Documents liés à l’administration et à la gestion des activités relatives aux comptes débiteurs et à la réception de fonds dus à l’Université.
Exemples : factures émises, formulaires de paiement, détails des recouvrements, reçus de paiement, comptes clients, relevés, documents justificatifs, listes, journaux, correspondance, information sur les fournisseurs et rapports sur les comptes clients en souffrance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | n/a |
5121 - Comptes étudiants et recouvrements
Description
Documents liés au contrôle de la facturation, aux recouvrements et à la gestion des comptes étudiants, y compris les frais, amendes et droits que doivent payer les étudiantes et étudiants.
Exemples : factures, formulaires de paiement, reçus, correspondance, sommaires, relevés de compte, billets à ordre, exemptions, rapprochements et accords de prêt.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Paiement du compte ou fermeture du dossier de recouvrement | 6 | Destruction | n/a |
5130 - Taxes et impôts
Description
Documents liés à l’administration et à la gestion des taxes, droits et impôts prélevés par divers ordres de gouvernement, étrangers et intérieurs.
Exemples : déclarations, relevés, rapports d’opérations, reçus de dons de bienfaisance, relevés d’impôt (T4, T4A, etc.), déclarations de TPS/TVH, pièces de versement et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | n/a |
5140 - Opérations bancaires
Description
Documents liés à l’administration et à la gestion des opérations bancaires et à la relation de l’Université avec les institutions financières.
Exemples : rapprochements bancaires, relevés de compte, relevés bancaires, bordereaux de dépôt, chèques, reports prospectifs, information sur le solde, analyse des comptes de dépôt, retours de paiement, remboursements et information sur les virements.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | n/a |
5150 - Gestion des immobilisations
Description
Documents liés à la gestion des actifs courants et des immobilisations corporelles, y compris l’inventaire des actifs, la comptabilisation des dépenses initiales, la dépréciation, l’amortissement et l’aliénation.
Exemples : inventaires, registres, réévaluations, copies des documents justificatifs, reçus et avis de transfert.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Aliénation ou remplacement des actifs | 7 | Destruction | Voir 4220 : Gestion de l’actif immobilier et du matériel; 4120 : Gestion des biens immobiliers |
5160 - Grands livres
Description
Documents relatifs à l’enregistrement de toutes les transactions financières de l’Université et à leur compilation dans le grand livre général ou le plan comptable.
Exemples : le grand livre général, le journal général, les plans comptables.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Envoi aux archives | Voir 5161 : Grands livres, registres et journaux auxiliaires |
5161 - Grands livres, registres et journaux auxiliaires
Description
Documents liés à la comptabilisation de toutes les opérations financières de l’Université.
Exemples : grands livres, registres et journaux auxiliaires tels que les journaux de trésorerie, registres de paie, registres des obligations, grands livres des fournisseurs, grands livres des comptes clients et balances de vérification.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | Voir 5160 : Grands livres |
5170 - États financiers
Description
Documents liés à la préparation et à la gestion des états financiers consolidés annuels de l’Université.
Exemples : bilans, états des résultats et états financiers audités.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 10 | Envoi aux archives | n/a |
5180 - Présentation de l’information financière réglementaire
Description
Documents liés à la présentation de l’information concernant la gestion des fonds universitaires dans son ensemble, notamment les rapports aux organisations internes et externes et aux organismes de réglementation.
Exemples : rapports financiers, relevés, registres des coûts des programmes, rapports de gestion, rapports d’audit, rapports au COFU, etc.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 10 | Destruction | Voir 5170 : États financiers; 3130 : Rapports, études et statistiques des unités, pour les rapports administratifs des unités 5181 : Présentation de l’information financière réglementaire – recherche |
5181 - Présentation de l’information financière réglementaire – recherche
Description
Documents liés à la présentation de l’information concernant la gestion financière des fonds de recherche dans son ensemble, notamment les rapports aux organisations internes et externes et aux organismes de réglementation tels que les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH).
Exemples : rapports financiers, relevés, rapports de rapprochement, état des dépenses annuel, état des dépenses final et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fermeture du dossier | 7 | Destruction | n/a |
5190 - Audits financiers
Description
Documents liés à l’administration et à la gestion des audits financiers internes et externes et des examens des procédures, programmes et systèmes financiers s’y rattachant.
Exemples : documents de travail, copies des documents justificatifs, documents de suivi et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date d’achèvement de l’audit | 6 | Destruction | Voir 5180 : Présentation de l’information financière réglementaire, pour les rapports définitifs et les réponses |
5191 - Documents de travail – finances
Description
Ensemble des notes de travail, calculs, rapprochements et documents d’information servant à la production des états financiers, des rapports d’audit et autres rapports financiers.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 1 | Destruction | n/a |
5200 Établissement du budget
5210 - Budgets et estimations – Université
Description
Documents liés à la planification, au contrôle et au suivi du budget annuel approuvé de l’Université et de ses éléments.
Exemples : regroupement, analyse et approbation des budgets annuels de fonctionnement et auxiliaires, estimations, présentations, états des recettes et des dépenses, rapports, plans budgétaires, calculs, statistiques et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières | Date de fin de l’exercice | 6 | Envoi aux archives | Voir 5211 : Budgets des unités; 6320 : Planification stratégique organisationnelle, pour les documents liés au budget de l’Université |
5211 - Budgets des unités
Description
Documents liés à la planification, au contrôle et au suivi des budgets approuvés des facultés, départements ou unités et de leurs éléments.
Exemples : regroupement, analyse et approbation des budgets annuels de fonctionnement et auxiliaires, estimations, présentations, états des recettes et des dépenses, rapports, plans budgétaires, calculs, statistiques et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | Voir 5210 : Budgets et estimations – Université |
5300 Gestion du financement et des placements
5310 - Gestion des fonds
Description
Documents liés à la planification et à la gestion des moyens par lesquels l’Université réunit des fonds ou en reçoit, y compris les fonds de dotation, les dons, la création de fondations et les subventions.
Exemples : fonds d’amortissement, fonds de pension, fonds de dotation, fonds de placement, intérêts gagnés, subventions de fonctionnement, rapports, correspondance et relevés de compte.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières Gestion de la caisse de retraite et des placements | Date de fin de l’exercice | 6 | Envoi aux archives | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux des organes de gouvernance qui reçoivent des rapports; 2630 : Relations avec les donatrices et donateurs – dossiers, pour les ententes relatives aux fonds de dotation; 5320 : Gestion des placements, pour le placement des fonds |
5320 - Gestion des placements
Description
Documents liés à la planification et à la gestion des placements, des dépôts à terme et des billets à ordre administrés par l’Université ou en son nom, notamment la gestion par des gestionnaires, dépositaires, auditrices ou auditeurs et conseillères ou conseillers externes en matière de placements.
Exemples : relevés de placement, intérêts gagnés, rapports, correspondance, relevés de compte, dépôts à terme, billets à ordre, contrats et accords, et confirmations.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières Gestion de la caisse de retraite et des placements | Fermeture du compte ou fin de la durée de conservation du document prescrite par la loi | 6 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux des organes de gouvernance qui reçoivent des rapports; 5310 : Gestion des fonds |
5330 - Débentures et obligations
Description
Documents liés à l’administration des outils de gestion de la dette, y compris les conventions de prêt à terme, les garanties, les lignes de crédit, les hypothèques, les contrats de change à terme et les émissions d’obligations ou de débentures, notamment les renseignements concernant l’émission initiale de débentures ou d’obligations, ainsi que les relevés des paiements faits aux investisseurs.
Exemples : correspondance, relevés, accords de crédit croisé, dépôts à terme et certificats de placement, confirmations, rapports et ententes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources financières Gestion de la caisse de retraite et des placements | Débentures rachetées pour échange ou annulation | 6 | Destruction | n/a |
5400 Paie
5410 - Administration de la paie
Description
Documents liés à l’administration des paiements des salaires et des retenues à la source, y compris les indemnités de congé annuel, les congés compensatoires, les avis de saisie-arrêt et les indemnités de départ.
Exemples : listes de paie, information sur les rajustements, feuillets T4, relevés des gains pour les cotisations de retraite, relevés d’emploi et rapports de Statistique Canada, dépôts directs et relevés des retenues à la source.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Ressources humaines | Date de fin de l’exercice | 6 | Destruction | Voir 7420 : Contrôle du temps de travail, pour les heures de travail et les feuilles de temps; 5161 : Grands livres, registres et journaux auxiliaires |
5500 Approvisionnement
5510 - Achat
Description
Documents liés à la gestion de l’acquisition de biens et de services.
Exemples : bons de commande, demandes d’achat, reçus, factures, contrats-cadres de fournitures, information sur les fournisseurs, correspondance et contrats.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Service des approvisionnements | Envoi de la commande ou résiliation du contrat | 7 | Destruction | Voir 5520 : Processus de soumission concurrentiel – dossiers |
5520 - Processus de soumission concurrentiel – dossiers
Description
Documents liés à la gestion de l’approvisionnement en biens et services dans le cadre de processus de soumission concurrentiel, y compris les demandes de propositions, les soumissions, les processus à un seul fournisseur, les contrats à fournisseur exclusif et les accords avec les fournisseurs attitrés.
Exemples : demandes de propositions de prix, propositions, renseignements sur la sélection préalable, déclarations d’intérêt, invitations à soumissionner, réponses aux invitations, présentations des fournisseurs, prix, soumissions, tableaux comparatifs, matrices d’évaluation, bons de commande, demandes d’approvisionnement, contrats et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Service des approvisionnements | Soumissions retenues : date de fin de l’entente Soumissions non retenues : clôture du processus de soumission | Soumissions retenues : 7 Soumissions non retenues : 2 | Destruction | n/a |
Questions et assistance
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).