7000-Ressources humaines

Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.

7110 - Planification de la main-d’œuvre

Description

Documents liés à la planification, à l’analyse et à la surveillance des postes de l’Université d’Ottawa pour la gestion des exigences d’embauche, des justifications de poste et de l’embauche du personnel.  
 
Exemples : études, analyses, rapports et recommandations concernant les besoins en personnel et le statut des postes, plans de dotation, répertoire et structure des postes, listes du personnel, listes d’ancienneté, etc.

7120 - Gestion des postes

Description

Documents liés à la définition et à la classification des postes qui doivent être occupés dans la pratique, ainsi qu’au nombre de postes à établir pour que les fonctions de l’Université soient accomplies et à la répartition de ces postes.  
 
Exemples : définition officielle des fonctions et des tâches, plans de travail et attribution des tâches.

7121 - Évaluation des postes

Description

Documents liés à l’évaluation des postes d’administration et des postes syndiqués, y compris la création, la classification et la reclassification des postes de l’Université. 
 
Exemples : descriptions de poste, organigrammes, formulaires, documentation de référence, questionnaires, correspondance, analyses, rapports et décisions.

7210 - Affichage des postes

Description

Documents liés à la création, à l’approbation et à la gestion de l’affichage des emplois à l’interne et à l’externe pour tous les types de postes.  
Exemples : avis de postes à pourvoir, annonces, publicités, affichage et listes.

7220 - Recrutement – dossiers

Description

Documents liés au recrutement et à l’embauche de personnes pour la dotation de tous les types de postes, notamment les postes permanents, à durée déterminée, contractuels, menant à la permanence et de rang auxiliaire pour le personnel de soutien, le corps professoral et la haute direction (vice-rectorats, secrétariat général, décanats, bibliothécaires, vice-rectorats associés et vice-provosts, présidence et vice-présidence du Bureau). 
 
Exemples : trousses de candidature, correspondance, calendriers et résultats des entrevues, notes d’entrevue, examens, questionnaires, lettres d’offre, lettres de recommandation, documents justificatifs, curriculum vitæ, information sur le classement, listes, information sur la vérification des antécédents et décisions.

7221 - Rectorat et vice-chancellerie, chancellerie – processus de sélection

Description

Documents liés au processus de sélection et de nomination au rectorat et vice-chancellerie et à la chancellerie, notamment les appels préliminaires de commentaires et de propositions de la communauté, les présentations au Bureau des gouverneurs pour approbation et les consultations pour le renouvellement du mandat. 
 
Exemples : formulaires, ordres du jour et procès-verbaux des réunions du comité de sélection, annonces et documents sur les profils de poste, modèles d’entrevue, notes d’entrevue, trousses de candidature, lettres de recommandation, trousses de recommandation et documentation liée aux consultations.

7230 - Candidatures spontanées

Description

Documents liés aux candidatures spontanées qui ne découlent pas directement de l’affichage d’une offre d’emploi.  

Exemples : renseignements personnels, curriculum vitæ, renseignements sur les références et documents justificatifs.

7310 - Corps professoral – dossiers de faculté

Description

Documents liés à l’évolution de carrière des membres du corps professoral (y compris les membres de l’Association des professeur.e.s de l’Université d’Ottawa [APUO] et de l’Association des professeur.e.s à temps partiel de l’Université d’Ottawa [APTPUO]), notamment tous les documents qui se trouvent dans la section du développement de carrière, la section confidentielle et la section personnelle des dossiers des membres de l’APUO. 
 
Exemples : documents d’embauche, lettres de recommandation, demandes de congé universitaire, renouvellements de contrat, documentation liée aux demandes de promotion ou de permanence, lettres, rapports annuels, attribution de la charge de travail, évaluations par les pairs, examens annuels, subventions, brevets, contrats, fonds de recherche et frais de déplacement.

7311 - Corps professoral – dossiers des RH

Description

Documents liés au volet ressources humaines des dossiers des membres du corps professoral (APUO et APTPUO), y compris ceux qui se rapportent aux avantages sociaux, aux salaires et aux retenues à la source, ainsi qu’à la situation de handicap (s’il y a lieu) pour les membres de l’APUO. 
 
Exemples : correspondance, formulaires, lettres, notes de service, progressions salariales, rajustements salariaux, retenues à la source et situation de handicap.

7320 - Personnel non enseignant – dossiers des RH

Description

Documents liés à l’évolution de carrière de l’ensemble du personnel non enseignant, permanent et nommé pour une période déterminée, de l’embauche au départ de l’Université. Il s’agit notamment du personnel de soutien, de direction et de la haute direction. 
 
Exemples : offres d’emploi, curriculum vitæ, diplômes, formulaires de candidature, descriptions d’emploi, avis d’embauche ou de changement, progressions salariales, rajustements salariaux, avantages sociaux, activités de perfectionnement professionnel, changements de statut, avis de départ, lettres de démission et avis de cessation d’emploi.

7321 - Personnel non enseignant – dossiers d’unité

Description

Documents liés à l’évolution de carrière de l’ensemble du personnel non enseignant permanent et nommé pour une période déterminée au sein d’une unité, de l’embauche au départ de l’unité. Il s’agit notamment du personnel de soutien, de direction et de la haute direction. 
 
Exemples : copies des documents d’embauche, lettres, correspondance, information sur les départs, information sur les horaires, contrats de travail, objectifs de rendement, examens du rendement et copies des lettres de cessation d’emploi ou de démission.

7330 - Dossiers des employées et employés temporaires

Description

Documents liés au statut d’emploi et aux antécédents professionnels du personnel temporaire, contractuel à court terme, en travail-études ou non rémunéré de l’Université, notamment les employées et employés contractuels à court terme ou occasionnels, les stagiaires postdoctoraux, les cliniciennes et cliniciens, et les assistantes et assistants de recherche et d’enseignement. 
 
Exemples : documents d’embauche, documents justificatifs, lettres de nomination, correspondance, registres salariaux, relevés d’emploi, plans de rendement, lettres de démission ou de cessation d’emploi, curriculum vitæ, information sur les retenues à la source.

7410 - Gestion de la rémunération

Description

Documents liés à la planification, à l’analyse et à l’administration des échelles salariales et des bases de rémunération pour différentes catégories de personnel. 
 
Exemples : statistiques, documents de référence, analyses des tendances, renseignements en matière d’équité, échelles salariales, taux de rémunération, rapports, correspondance, recommandations et sondages.

7420 - Contrôle du temps de travail

Description

Documents liés à l’administration de la présence des employées et employés, à l’établissement des horaires et aux heures travaillées pour les paiements et le suivi de l’ancienneté. 
 
Exemples : formulaires, feuilles de temps, horaires de travail, information sur les heures accumulées, correspondance et documents justificatifs.

7510 - Gestion des programmes d’avantages sociaux

Description

Documents liés à l’élaboration et à la gestion des régimes et programmes d’assurance collective et d’autres programmes d’avantages sociaux internes offerts par l’Université, y compris l’assurance maladie, l’assurance dentaire, l’assurance invalidité de longue durée, l’assurance vie, l’assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels, les comptes de gestion des dépenses santé, le soutien financier associé aux droits de scolarité et le remboursement des dépenses professionnelles. 
 
Exemples : documentation des régimes, correspondance, rapports, contrats, ententes, information sur les primes, information sur les paiements, déclarations et information sur les relations avec les fournisseurs tiers.

7511 - Assurance collective – dossiers des participantes et participants

Description

Documents liés à l’administration de l’adhésion des employées et employés aux régimes d’assurance collective, aux décisions concernant les cotisations facultatives, aux bénéficiaires et aux garanties facultatives, notamment l’assurance maladie, l’assurance dentaire, l’assurance invalidité de longue durée, l’assurance vie, l’assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels et les comptes de gestion des dépenses santé. 
 
Exemples : formulaires d’adhésion, continuité des prestations pendant un congé, avis au service de la paie, demandes, notes de service, rajustements, formulaires d’avis de changement, correspondance, rapports, réclamations, documents justificatifs, et information sur les primes et la résiliation.

7512 - Régimes d’avantages sociaux internes – dossiers

Description

Documents liés à l’administration de l’adhésion des employées et employés aux régimes d’avantages sociaux offerts par l’Université, lesquels comprennent notamment le soutien financier associé aux droits de scolarité et le remboursement des dépenses professionnelles. 
 
Exemples : formulaires d’adhésion, documents justificatifs, correspondance, demandes, notes de service, rapports et réclamations.

7520 - Administration du régime de retraite

Description

Documents liés à l’administration des régimes et caisses de retraite, y compris la documentation relative à la création, au soutien et à l’exploitation des régimes de retraite universitaires, provinciaux et fédéraux, et aux placements y afférent. 
 
Exemples : modifications apportées aux régimes actuels et remplacés, conventions de fiducie, contrats d’assurance, conventions collectives, carnets des participantes et participants, responsabilités de l’employeur, délégation, copies des rapports de dépôt et des relevés déposés auprès de l’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers, déclarations de renseignements annuelles, états financiers de la caisse de retraite, rapports d’évaluation actuarielle, correspondance, relevés, règlements et méthodes en matière de placements.

7521 - Régime de retraite (participantes et participants actifs, différés et pensionnés) – dossiers

Description

Documents liés à l’administration des droits à pension individuels des participantes et participants actifs, différés et pensionnés (bénéficiaires), y compris l’adhésion initiale, les décisions des employées et employés concernant les cotisations facultatives et les bénéficiaires au fil du temps, ainsi que toute correspondance avec les participantes et participants. 
 
Exemples : information sur l’adhésion, formulaires, information sur les transferts, information sur les rachats, changements de bénéficiaires, situation familiale et déclarations, certificats de personne à charge, information sur les relations de travail, information sur la retraite, reports, avis de décès, information sur l’assurance, autorisations bancaires, copies des documents juridiques, demandes de corrections et de modifications, état des cotisations et relevés d’intérêts, estimations des prestations de retraite et correspondance.

7522 - Participantes et participants sortis – dossiers

Description

Documents liés aux sommaires des bénéficiaires du régime de retraite n’ayant plus droit à pension au titre du régime, qui fournissent la confirmation que le droit à pension a été réglé. Exemples : adhésions résiliées au décès de la personne retraitée, de la personne survivante ou de la participante ou du participant actif, paiements forfaitaires ou transferts pour les participantes et participants différés. 
 
Les sommaires des bénéficiaires du régime doivent au moins comprendre les renseignements suivants :

• le nom, le numéro d’employée ou d’employé ou le numéro d’assurance sociale de la personne bénéficiaire (selon le cas);  
• la date d’adhésion au régime (selon le cas);  
• la date de la retraite (selon le cas);  
• la date de décès de la participante ou du participant retraité;  
• la date de décès de la conjointe ou du conjoint de la participante ou du participant retraité ou de sa ou son bénéficiaire désigné (selon le cas);
• le montant versé à la participante ou au participant retraité, à sa conjointe ou à son conjoint, à sa ou son bénéficiaire désigné ou à sa succession (suivant le cas), y compris tout élément qui corrobore les renseignements de paiement (par exemple, talons de chèque, feuillets T4A ou toute autre forme de preuve);  
• les dates de début et de fin des paiements, si des versements périodiques étaient effectués;  
• la date de paiement et le montant versé, si un paiement forfaitaire a été effectué.  

L’information sommaire qui est conservée doit identifier clairement la ou le bénéficiaire du paiement en plus d’indiquer le montant exact qui lui a été versé et les dates de début et de fin des paiements.

7610 - Négociations collectives

Description

Documents liés à la gestion des conventions collectives, des négociations et des ententes entre l’Université et les associations ou groupes qui représentent ses employées et employés, notamment la négociation, l’approbation et l’application des conventions collectives. 
 
Exemples : correspondance, directives et mises à jour, préparation en vue des négociations, documents justificatifs, procès-verbaux de transaction, notes de service, conventions collectives, interprétation des conventions collectives, lettres d’entente jointes, notes, avis juridiques, prévisions de coûts, propositions et mandats.

7620 - Association du personnel et relations syndicales

Description

Documents liés aux relations de l’Université avec les associations du personnel et les syndicats qui représentent ses employées et employés. 
 
Exemples : copies des accréditations, des chartes et des règlements, correspondance et listes des membres.

7630 - Litiges et griefs concernant les relations de travail – dossiers

Description

Documents liés à l’administration des plaintes officielles et non officielles, des griefs, de l’arbitrage, des décisions arbitrales ou autres conflits de travail entre des employées ou employés ou des groupes de personnel (syndiqué ou non) et l’Université, en ce qui a trait aux contrats de travail et aux politiques et règlements de l’Université. 
 
Exemples : formulaires de grief, correspondance, règlements, documents justificatifs, notes, lettres d’entente, dossiers de médiation et d’arbitrage, procès-verbaux, rapports et décisions.

7631 - Arrêt de travail et grèves – dossiers

Description

Documents liés à la gestion des arrêts de travail tels que les grèves, ainsi que les activités de suivi. 
 
Exemples : correspondance, liste des services essentiels, plans et communications.

7640 - Mesures disciplinaires et administratives pour les membres du personnel – dossiers

Description

Documents liés aux mesures administratives et disciplinaires, aux avis, aux avertissements, aux suspensions, aux réprimandes, aux rétrogradations ou aux licenciements de membres du personnel de l’Université. Il s’agit notamment des mesures imposées aux membres du personnel pour aborder les préoccupations en matière de rendement (p. ex., dans le cas d’un rendement médiocre), les infractions aux codes de conduite, les violations des règlements et méthodes en matière de ressources humaines, ou les absences excessives.  

Exemples : notes de réunion, entrevues effectuées, notes d’enquête, décisions, plans d’amélioration du rendement, lettres officielles, rapports et correspondance.

7650 - Fin d’emploi – dossiers

Description

Documents liés à la préparation et à la mise en œuvre de la fin d’emploi et du départ des employées et employés.  

Exemples : correspondance, notes, enquêtes, rapports, décisions, lettres de fin d’emploi, avis aux services de la paie, de la sécurité et des TI, y compris les demandes de révocation des droits d’accès, la conservation de biens, la récupération de données et le transfert aux unités désignées.

7710 - Gestion des programmes d’apprentissage et de perfectionnement

Description

Documents liés à la planification et à la mise en œuvre de programmes de formation, de perfectionnement et d’apprentissage qui ne mènent pas à l’obtention d’un diplôme ou d’un agrément professionnel, notamment les activités offertes au personnel de l’Université, les occasions de perfectionnement professionnel, les programmes de formation continue ainsi que les formations destinées aux utilisatrices et utilisateurs de différents services de l’Université.  
 
Exemples : horaires, cours, descriptions de cours, ateliers, séminaires, programmes d’observation, descriptions de programme, documents et guides d’orientation, matériel promotionnel (brochures, catalogues, vidéos, ouvrages de référence, etc.), documents de planification, analyses et évaluations des besoins, rapports, correspondance, demandes de financement, pièces justificatives liées aux frais de déplacement, registres de présence, rapports d’évaluation et commentaires, attestations et renseignements concernant les formatrices et formateurs.

7711 - Activités d’apprentissage et de perfectionnement – dossiers

Description

Documents liés à la gestion d’activités d’apprentissage et de perfectionnement précises, comme des ateliers, des séminaires, des cours ou des séances d’observation, offertes à la communauté universitaire sans mener à l’obtention d’un diplôme ou à l’agrément professionnel.  

Exemples : demandes, formulaires, correspondance, évaluations, listes d’inscription, registres de présence et certificats de participation.

7720 - Programmes d’évaluation du personnel

Description

Documents liés à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre des programmes récurrents d’évaluation du rendement menés auprès du personnel.  
 
Exemples : guides, rapports, analyses, documents explicatifs, descriptions de catégories d’emploi, lignes directrices sur les compétences comportementales et correspondance.

7730 - Gestion des programmes de reconnaissance

Description

Documents liés à la planification, à l’élaboration et à l’administration de programmes visant à reconnaître les réalisations et les initiatives des membres du corps professoral, des chercheuses et chercheurs et du personnel, comme les prix décernés à l’échelle de l’Université, les distinctions pour l’engagement communautaire ainsi que les reconnaissances de service et de départ à la retraite. 
 
Exemples : guides des programmes et critères d’admissibilité, documents justificatifs, procédures de mise en candidature, correspondance, lignes directrices concernant l’attribution des prix, renseignements sur les distinctions, annonces et communications.

7731 - Prix de reconnaissance du personnel – dossiers

Description

Documents liés au processus de mise en candidature, d’évaluation et de sélection pour les prix et distinctions individuels soulignant les réalisations et les initiatives des membres du corps professoral, des chercheuses et chercheurs et du personnel. 
 
Exemples : appels à candidatures, formulaires de demande, dossiers de candidature, propositions, évaluations et recommandations, listes de personnes candidates, renseignements concernant la sélection, correspondance et avis d’acceptation.

7810 - Gestion des programmes de santé et de mieux-être du personnel

Description

Documents liés à la planification, à l’élaboration et à la gestion de programmes visant à favoriser la santé physique et mentale ainsi que le mieux-être du personnel.  

Exemples : documents concernant les cliniques de vaccination, les ressources en santé, le Programme d’aide aux employés et à la famille et les initiatives Un campus actif et en santé, sondages, communications et ressources.

7811 - Santé et mieux-être du personnel – dossiers

Description

Documents liés à la documentation des interventions et des plans visant à favoriser la santé physique et mentale ainsi que le mieux-être des membres du personnel.  
 
Exemples : demandes et plans d’accommodements, plans de retour au travail, évaluations et besoins ergonomiques, évaluations des risques pour la santé mentale et physique, risques pour la santé auditive et respiratoire, et dossiers concernant la vaccination, l’ajustement des masques, les congés d’invalidité de courte et de longue durée, et les autres congés liés à la santé.

7910 - Services en matière d’emploi international et d’immigration

Description

Documents liés à la planification, au développement et à la mise en œuvre de services visant à aider les personnes venant de l’étranger à obtenir l’autorisation de visiter le Canada et l’Université ou d’y travailler, notamment le soutien aux membres de leur famille.  

Exemples : guides, stratégies, correspondance, copies des exigences en matière d’immigration, réglementation applicable, échanges avec les instances gouvernementales, documents de programme pour les programmes administrés en interne ou en externe, notes, rapports, listes de clientes et clients, et documentation de suivi des interactions.

7911 - Soutien en matière de citoyenneté et d’immigration – dossiers

Description

Documents liés à la documentation des interactions avec les employées et employés actuels ou futurs, ainsi qu’avec les visiteuses et visiteurs, dans le cadre des démarches d’immigration et de citoyenneté. 
 
Exemples : ententes, copies de documents justificatifs et officiels, correspondance, copies de passeports, renseignements biographiques, autorisations, demandes et soumissions, accusés de réception et notes.

Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).