Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.
8000-Recherche et innovation
Codes des fonctions et des activités connexes pour la classification des dossiers concernant l’administration des activités de recherche, des subventions, des partenariats et de la propriété intellectuelle.
Activités connexes
Exemplaires secondaires
8100 Développement de la recherche
8110 - Agrément en recherche
Description
Documents liés à la création et à la gestion d’organisations, de centres, d’unités, de laboratoires, de stations et de réseaux de recherche officiellement reconnus, ainsi qu’au processus d’agrément de ces entités.
Exemples : critères d’agrément, lettres patentes, documentation liée à la mission, au mandat, à la composition, à la structure organisationnelle, au développement de l’unité de recherche et à sa gestion interne, correspondance, études, rapports et autres documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Date de fermeture du dossier | 7 | Envoi aux archives | n/a |
8120 - Partenariats de recherche et coopération
Description
Documents liés à l’établissement et à la gestion de partenariats, d’affiliations et de collaborations en matière de recherche avec d’autres instituts, hôpitaux ou réseaux, ainsi qu’avec des organisations privées ou gouvernementales.
Exemples : ententes, protocoles d’entente, correspondance et communications.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Date de fin de l’accord | 10 | Envoi aux archives | n/a |
8130 - Programmes de chaires de recherche
Description
Documents liés à la gestion et à la mise en œuvre des programmes de chaires de recherche à l’Université.
Exemples : présentations de programme, descriptions, critères, ententes, lignes directrices et exigences, documents justificatifs, listes et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Remplacé ou désuet | 15 | Envoi aux archives | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les documents du Comité d’évaluation des chaires de recherche; 8140 : Administration des projets de recherche |
8140 - Administration des projets de recherche
Description
Documents liés à l’administration des projets de recherche individuels, du démarrage à l’achèvement ou à l’abandon. Ne comprend pas les données produites ou recueillies dans le cadre des projets de recherche.
Exemples : documents de démarrage, descriptions de projet, budgets et documents de travail, respect des conditions de financement, rapports de recherche, rapprochements de comptes, rapports financiers, renseignements comptables, rapports d’audit, correspondance, prolongations, modifications de statut, exigences de certification, renseignements sur les fonds, formulaires, notes, feuilles de temps du personnel, contrats, ententes, factures, procédures, manuels et approbations.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation Faculté responsable | Date d’achèvement du projet | 5 | Destruction | Voir 8141 : Administration du projet de recherche – essais cliniques; 8321 : Évaluations de l’éthique de la recherche – dossiers; 5181 : Présentation de l’information financière réglementaire – recherche |
8141 - Administration des projets de recherche – essais cliniques
Description
Documents liés à l’administration des projets de recherche individuels impliquant des essais cliniques de médicaments et de produits de santé naturels réglementés par Santé Canada, du démarrage à l’achèvement. Ne comprend pas les données produites ou recueillies dans le cadre des projets de recherche.
Exemples : documents de démarrage, descriptions de projet, budgets et documents de travail, respect des conditions de financement, rapports de recherche, rapprochements de comptes, rapports financiers, renseignements comptables, rapports de vérification, correspondance, prolongations, modifications de statut, exigences de certification, renseignements sur les fonds, renseignements sur les inscriptions, formulaires, notes, feuilles de temps du personnel, contrats, ententes, factures, procédures, manuels, approbations, renseignements sur les expéditions et la destruction des médicaments.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation Faculté responsable | Date d’achèvement du projet | 15 | Destruction | Voir 8140 : Administration des projets de recherche, pour les projets de recherche qui ne comportent pas d’essais cliniques; 8321 : Évaluations de l’éthique de la recherche – dossiers; 5181 : Présentation de l’information financière réglementaire – recherche |
8142 - Administration des projets de recherche – recherche dans le cadre des cours
Description
Documents liés aux activités de recherche à risque faible réalisées par les étudiantes et étudiants pendant les cours.
Exemples : demandes et documents connexes, descriptions de projet, évaluations de l’éthique, modifications apportées à la recherche, résultats des évaluations, documents relatifs aux appels formels et informels des décisions, rapports d’incidents, rapports et correspondance connexe.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté responsable | Date de fin de l’année universitaire | 1 | Destruction (thèses et mémoires finaux déposés auprès de Thèses Canada) | Voir 1410 : Travaux étudiants, pour les travaux définitifs des étudiantes et étudiants déposés aux fins de l’évaluation |
8150 - Gestion des programmes de reconnaissance de la recherche
Description
Documents liés à la création, à l’évolution et à l’administration de distinctions, prix et récompenses internes et externes mettant en valeur les réalisations et les innovations en recherche, tant individuelles que collectives.
Exemples : descriptions de programme, recommandations, rapports, correspondance, budgets et listes des récipiendaires.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Fin du programme | 5 | Envoi aux archives | Voir 8151 : Reconnaissance de la recherche – dossiers des personnes candidates, pour les prix; 8210 : Gestion des programmes de financement de la recherche, pour les subventions |
8151 - Reconnaissance de la recherche – dossiers des personnes candidates
Description
Documents liés aux candidatures et aux nominations pour les prix et distinctions administrés et attribués à l’interne, soulignant les réalisations et les innovations en recherche, tant individuelles que collectives.
Exemples : formulaires de candidature, avis d’attribution, rapports, correspondance, documents justificatifs, ententes, critères de sélection, évaluations et décisions.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Date de la décision | 7 | Destruction | Voir 8211 : Demandes de subvention de recherche – dossiers, pour les demandes de subvention; 8210 : Gestion des programmes de financement de la recherche |
8200 Financement de la recherche
8210 - Gestion des programmes de financement de la recherche
Description
Documents liés à la création, à l’évolution et à la gestion de programmes et de prix de financement de la recherche, tant internes qu’externes, y compris les relations avec les organismes et instituts subventionnaires.
Exemples : descriptions de programme, recommandations, rapports, correspondance, budgets et listes des récipiendaires.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Fin du programme | 5 | Envoi aux archives | Voir 8211 : Demandes de subvention de recherche – dossiers; 5181 : Présentation de l’information financière réglementaire – recherche; 8150 : Gestion des programmes de reconnaissance de la recherche; 8151 : Reconnaissance de la recherche – dossiers des personnes candidates, pour les prix |
8211 - Demandes de subvention de recherche – dossiers
Description
Documents liés aux demandes visant des subventions et des récompenses financières administrées et attribuées à l’interne pour des projets et des initiatives de recherche.
Exemples : formulaires de demande, avis d’attribution, rapports, correspondance, documents justificatifs, ententes, critères de sélection, évaluations et décisions.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation | Candidatures retenues : date de fin du projet Candidatures non retenues : date de la décision | 7 | Destruction | Voir 8210 : Gestion des programmes de financement de la recherche; 8140 : Administration des projets de recherche |
8300 Services de recherche
8310 - Services de soutien à la recherche
Description
Documents liés à l’élaboration et à la gestion des services de soutien offerts au corps professoral et aux chercheuses et chercheurs dans la poursuite de leurs activités de recherche, y compris la gestion de la recherche, la gestion des données de recherche et l’élaboration de demandes de subvention.
Exemples : correspondance, listes, comptes rendus d’échanges, dossiers de suivi auprès de la clientèle, recommandations, ébauches de propositions, procédures, bulletins et rapports.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat adjoint, Services de recherche Bibliothèque de l’Université d’Ottawa | Candidatures retenues : date de fin du projet Candidatures non retenues : date de la décision | 5 | Destruction | Voir 8210 : Gestion des programmes de financement de la recherche; 8140 : Administration des projets de recherche |
8320 - Gestion du programme d’éthique et d’intégrité de la recherche
Description
Documents liés à la gestion du programme d’éthique et d’intégrité de la recherche, y compris la planification et la mise en œuvre de protocoles, de normes et de lignes directrices en recherche, ainsi que la vérification et la surveillance de l’intégrité en recherche.
Exemples : protocoles, procédures, listes, correspondance, rapports d’inspection et d’audit.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Comité d’éthique de la recherche (CÉR); 6122 : Organes de gouvernance – coordination, pour la coordination du CÉR |
8321 - Évaluations de l’éthique de la recherche – dossiers
Description
Documents liés à l’administration, à l’examen et à l’évaluation des demandes d’approbation en éthique de la recherche.
Exemples : formulaires dûment remplis, documents justificatifs, évaluations éthiques, modifications aux projets de recherche, résultats des examens, documents liés aux procédures d’appel, décisions, rapports et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche | Conclusion de la recherche | 10 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Comité d’éthique de la recherche |
8322- Enquêtes sur l’intégrité de la recherche – dossiers
Description
Documents liés aux enquêtes, aux examens et aux évaluations portant sur des manquements à la conduite responsable en recherche.
Exemples : plaintes officielles ou non officielles, éléments de preuve, dossiers d’examen ou d’évaluation, enquêtes, correspondance, notes, documents justificatifs, décisions, résumés et rapports.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche | Date de fermeture du dossier | 50 | Destruction | Voir 8321 : Évaluations de l’éthique de la recherche – dossiers |
8330 - Gestion des soins aux animaux
Description
Documents liés à la gestion du programme de soins aux animaux, visant à assurer la conformité aux exigences réglementaires, l’utilisation éthique des animaux en recherche, ainsi que leur bien-être et leur protection.
Exemples : évaluations, rapports, notes de service, visites d’organismes de réglementation, examens d’assurance de la qualité, dossiers de renouvellement et de maintien des certifications, inspections, listes, inventaires, registres, correspondance, lignes directrices, politiques, procédures et documents de formation.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat associé, Soutien à la recherche et infrastructure Service vétérinaire et animalier | Date de fermeture du dossier | 10 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Comité de protection des animaux; 8331 : Protocoles d’utilisation des animaux – dossiers |
8331 - Protocoles d’utilisation des animaux – dossiers
Description
Documents liés à l’examen et à l’approbation de propositions individuelles concernant l’utilisation d’animaux en recherche dans le cadre de protocoles d’utilisation des animaux.
Exemples : formulaires, correspondance, documents justificatifs, évaluations, notes, modifications et décisions.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat associé, Soutien à la recherche et infrastructure Bureau de l’éthique de l’utilisation des animaux et de la conformité | Expiration du protocole | 7 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Comité de protection des animaux |
8340 - Gestion de la propriété intellectuelle
Description
Documents liés à la propriété et à la protection de la propriété intellectuelle (à l’exception des brevets et des inventions), y compris le droit d’auteur et les marques de commerce.
Exemples : correspondance, stratégie de PI, demandes de protection, décisions et certificats de propriété.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat adjoint, Recherche et innovation Toutes les unités responsables | Date de fin du document juridique / expiration du droit d’auteur | 20 | Envoi aux archives | Voir 8341 : Rapports sur les brevets, les inventions et les licences; 8342 : Utilisation de la propriété intellectuelle et autorisations |
8341 - Rapports sur les brevets, les inventions et les licences
Description
Documents liés aux déclarations d’inventions, aux demandes de brevet, à l’enregistrement de dessins industriels, ainsi qu’aux licences et permis associés à l’invention.
Exemples : stratégie de PI, documents de cession, correspondance avec des juristes spécialisés en propriété intellectuelle, demandes de brevet, modifications majeures apportées aux brevets, copies de documents émanant du Bureau des brevets, brevets et décisions finales, demandes d’enregistrement, certificats de propriété, déclarations d’invention, statistiques, notes de service, ententes, descriptions d’inventions et de technologies, brevets originaux avec sceaux, dessins et schémas originaux, demandes de licences et de permis, et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat adjoint, Recherche et innovation Toutes les unités responsables | Expiration du brevet ou de la licence | 7 | Envoi aux archives | Voir 8340 : Gestion de la propriété intellectuelle; 8342 : Utilisation de la propriété intellectuelle et autorisations |
8342 - Utilisation de la propriété intellectuelle et autorisations
Description
Documents liés aux demandes et aux autorisations pour utiliser ou reproduire la propriété intellectuelle de l’Université d’Ottawa, ainsi qu’aux demandes faites par l’Université auprès d’autres organisations pour utiliser ou reproduire du contenu qui ne lui appartient pas.
Exemples : demandes, autorisations, ententes, correspondance, cessions de droits, licences, formulaires, renonciations et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
Vice-rectorat adjoint, Recherche et innovation Toutes les unités responsables | Expiration de la permission | 20 | Destruction | Voir 8340 : Gestion de la propriété intellectuelle; 8341 : Rapports sur les brevets, les inventions et les licences |
Questions et assistance
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).