Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.
6000-Gouvernance
Codes des fonctions et des activités connexes pour la gestion des dossiers concernant les organes de gouvernance de l’Université et le respect des cadres règlementaires.
Activités connexes
Exemplaires secondaires
6100 Constitution et organes de gouvernance
6110 - Lois et règlements administratifs
Description
Documents liés à l’adoption de lois, de chartes, de statuts et de règlements administratifs définissant les pouvoirs, les droits et les privilèges de l’Université.
Exemples : chartes, règlements administratifs, lois, arrêtés et modifications.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général | Remplacé ou désuet | 1 | Envoi aux archives | n/a |
6120 - Organes de gouvernance
Description
Documents liés à l’administration des réunions et des délibérations des organes de gouvernance et des instances décisionnelles pour l’Université, conformément à la Loi de l’Université d’Ottawa ou aux règlements administratifs de l’Université, ou comme l’exigent la loi, les organismes de réglementation, les normes professionnelles ou les politiques ou procédures internes. Parmi ces organes et instances, notons le Sénat, le Bureau des gouverneurs, les conseils de faculté et leurs comités, ainsi que tous les comités, conseils, comités permanents, sous-comités, comités spéciaux, groupes de travail et groupes consultatifs internes.
Exemples : ordres du jour, avis, trousses de réunion, correspondance, calendriers, documents justificatifs, résolutions, procès-verbaux approuvés et mandats.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général Faculté ou service responsable | Date de fin de l’année civile | 5 | Envoi aux archives | Voir 3120 : Réunions des unités |
6121 - Organes de gouvernance – élections et nominations
Description
Documents liés à la planification et à la mise en œuvre du processus d’élection et de nomination des organes de gouvernance de l’Université.
Exemples : listes, procédures, bulletins de vote, correspondance, ententes de service, formulaires et renseignements biographiques des candidates et candidats.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général Faculté ou service responsable Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa et associations étudiantes | Date de fermeture du dossier et de tout appel applicable résolu | 2 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux des organes de gouvernance qui attestent les résultats des élections; 7221 : Rectorat et vice-chancellerie, chancellerie – processus de sélection |
6122 - Organes de gouvernance – coordination
Description
Documents liés à la coordination et à la logistique des réunions des organes de gouvernance.
Exemples : coordination des ordres du jour, logistique des lieux, formation des membres, qualifications des membres, suivi des présences, profils des membres et documents d’accueil et intégration.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général Faculté ou service responsable | Date de fin de l’année civile | 2 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux des organes de gouvernance |
6200 Règlements
6210 - Gestion des politiques et règlements de l’Université
Description
Documents liés à l’élaboration, à l’adoption, à l’examen et à la modification des politiques approuvées par un organe de gouvernance, ainsi que les procédures, protocoles, normes et autres instruments de l’Université régissant la gouvernance, les opérations et la gestion.
Exemples : propositions, travaux de recherche, consultations, rapports, documents finaux, correspondance et ébauches importantes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | Voir 3140 : Procédures, directives et normes des unités |
6211 - Violation des politiques et règlements de l’Université – dossiers
Description
Documents liés aux enquêtes individuelles sur des violations des politiques, méthodes et règlements de l’Université qui ne sont pas abordées dans le cadre d’une autre activité.
Exemples : formulaires, notes, renseignements détaillés sur les incidents, correspondance, documents justificatifs, évaluations, rapports, demandes, interventions, déclarations, demandes d’appel, décisions, mesures et recommandations.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables | Date de fermeture du dossier et de tout appel applicable résolu | 15 | Destruction | Voir 2211 : Droits de la personne et équité – dossiers; 3210 : Réponses aux demandes de renseignements généraux, pour les demandes de renseignements et les plaintes liées à une unité; 7630 : Litiges et griefs concernant les relations de travail – dossiers; 1520 : Inconduite scolaire – dossiers; 8322 : Enquêtes sur l’intégrité de la recherche – dossiers; 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux des organes de gouvernance qui reçoivent les dossiers (Comité d’appel du Sénat) |
6300 Stratégie et planification organisationnelles
6310 - Gouvernance organisationnelle et mandat
Description
Documents liés aux énoncés, structures, principes et mandats directeurs de l’Université et de ses unités scolaires, administratives et de recherche, notamment l’établissement de la vision, de la mission et des valeurs de l’Université qui éclairent son orientation stratégique et opérationnelle et renforcent son identité.
Exemples : organigrammes, délégations de pouvoirs, mandats, structures de direction, structures hiérarchiques, correspondance, listes, analyses, rapports et énoncés.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Cabinet du rectorat Secrétariat général Faculté ou service responsable | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | n/a |
6320 - Planification stratégique organisationnelle
Description
Documents liés à la préparation, à l’élaboration, à la mise en œuvre et au renouvellement des instruments de planification qui permettent à l’Université de concentrer et de hiérarchiser ses ressources administratives et opérationnelles. Élaboration du budget de l’Université, y compris les dispositions pour les dépenses d’exploitation et la détermination des initiatives stratégiques que les départements entreprendront.
Exemples : correspondance, sondages, documentation de référence, notes, rapports, sommaires, plans, chartes et approbations.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général Rectorat et vice-chancellerie Provost et vice-rectorat aux affaires académiques Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation Vice-rectorat à l’international et à la Francophonie Vice-rectorat aux finances et à l’administration Vice-rectorat au développement Recherche institutionnelle et planification | Date de fermeture du dossier | 7 | Envoi aux archives | Voir 3110 : Planification des unités, pour les plans stratégiques des unités; 3110 : Planification des unités, pour les plans opérationnels des unités; 6330 : Planification opérationnelle organisationnelle |
6330 - Planification opérationnelle organisationnelle
Description
Documents liés à la définition des initiatives et à la détermination des plans annuels, des indicateurs de rendement et des meilleures approches à adopter pour atteindre les objectifs, conformément aux instruments de planification stratégique de l’Université. Il s’agit notamment de la planification opérationnelle des facultés, des départements et des unités de recherche.
Exemples : correspondance, sondages, documentation de référence, notes, rapports, sommaires, plans, chartes et approbations.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Secrétariat général Rectorat et vice-chancellerie Provost et vice-rectorat aux affaires académiques Vice-rectorat à la recherche et à l’innovation Vice-rectorat à l’international et à la Francophonie Vice-rectorat aux finances et à l’administration Vice-rectorat au développement Recherche institutionnelle et planification | Remplacé ou désuet | 7 | Envoi aux archives | Voir 3110 : Planification des unités, pour les plans opérationnels des unités; 6320 : Planification stratégique organisationnelle |
Questions et assistance
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).