3000-Administration

Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.

3110 - Planification des unités

Description

Documents liés à la planification et à l’administration des programmes généraux et des programmes propres à une unité, ainsi que de ses fonctions, activités, opérations et objectifs. 
 
Exemples : plans stratégiques, plans annuels, plans d’action, planification de projet, documents établissant les objectifs particuliers et généraux des unités de l’Université, organigrammes, correspondance, mémoires et notes.

3120 - Réunions des unités

Description

Documents liés à la convocation et à la tenue de réunions du personnel, des superviseures et superviseurs et de la direction, des comités spéciaux et des groupes de travail des unités.

Exemples : ordres du jour, documents justificatifs et procès-verbaux, et documents ayant fait l’objet d’une discussion, adoptés ou classés pour information.

3130 - Rapports, études et statistiques des unités

Description

Documents liés à la collecte et à l’analyse des statistiques opérationnelles d’une unité, rapports sur les fonctions et activités connexes démontrant le rendement administratif et opérationnel ainsi que l’amélioration continue des services, des facultés et des unités de recherche de l’Université.  

Exemples : collecte de données, feuilles de calcul Excel, statistiques périodiques ou annuelles, analyses des données cumulatives et agrégées, rapports annuels, rapports d’activité, rapports de progrès, rapports réglementaires destinés aux organes externes pour satisfaire aux exigences réglementaires et juridiques, études et analyses, sondages, demandes de renseignements et questionnaires.

3140 - Procédures, directives et normes des unités

Description

Documents liés à l’élaboration, à l’adoption et à la tenue à jour de procédures, de directives et de normes afin de faciliter l’administration des opérations d’une unité. 
 
Exemples : normes administratives, directives, consignes, protocoles de fonctionnement, documents de politique et procédures opérationnelles.

3210 - Réponses aux demandes de renseignements généraux

Description

Documents liés aux réponses d’une unité aux demandes de renseignements généraux, aux expressions de satisfaction et aux plaintes découlant de la gestion, de l’administration ou des opérations de l’unité.  

Exemples : ébauches et correspondance interne et externe.

3220 - Gestion des modèles et des formulaires

Description

Documents liés à la gestion des formulaires vierges et des modèles, y compris les motifs et les en-têtes. 
 
Exemples : modèles, formulaires vierges, brouillons, correspondance, éléments graphiques et en-têtes.

3230 - Publications externes

Description

Tous les types de publications provenant d’organes externes et utilisées à titre de référence ou de renseignements.

3240 - Services de traduction

Description

Documents liés à la traduction de textes originaux vers l’autre langue officielle de l’Université, ainsi qu’à la gestion des traductions, des données linguistiques et de la terminologie courante. 
 
Exemples : correspondance, textes originaux, ébauches, textes traduits, fichiers principaux de la terminologie et mémoires de traduction.

3310 - Événements universitaires

Description

Documents liés à la planification et à l’administration des cérémonies officielles ou des événements sociaux, culturels ou sportifs organisés par l’Université, notamment les journées spéciales, les anniversaires, les célébrations, les activités de reconnaissance, les réceptions, les réunions, les retrouvailles, les lancements, les inaugurations et autres événements visant à rehausser l’image de marque et la notoriété de l’Université (comme la collation des grades et le match Panda). 
 
Exemples : logistique administrative, programmes, invitations, déroulement des événements, listes des participantes et participants et statistiques sur l’affluence, livres des invitées et invités, allocutions, discours, coupures de presse, photos, enregistrements audiovisuels, exemplaires des prix, trousses de participation.

3320 - Relations externes et publiques

Description

Documents liés aux interactions entre l’Université et les établissements, associations, organisations professionnelles et programmes externes et les différents ordres de gouvernement (administrations municipales, gouvernements provinciaux et fédéral, et à l’étranger). 
 
Exemples : exposés de position et propositions, trousses d’information, correspondance officielle, programmes, allocutions et discours, comptes rendus et rapports d’activité des hautes représentantes et hauts représentants de l’Université, documents portant sur les relations avec les gouvernements, représentation dans les comités externes, participation à l’organisation d’activités conjointes et aux activités sociales.

3330 - Marketing et stratégie de marque

Description

Documents liés à la planification et à l’administration des campagnes, des commandites et des activités de marketing visant à promouvoir les activités et produits de l’Université d’Ottawa. S’applique également aux textes présentant l’Université qui sont diffusés dans des publications de type annuaire, ainsi qu’à la conception, à la définition, à la modification et à l’utilisation de toute forme d’identification de l’Université d’Ottawa et de ses unités. 
 
Exemples : dépliants, affiches, encarts publicitaires et publicités diffusées dans les médias imprimés (journaux, revues) et dans les médias électroniques (radio, télévision, Internet) ou affichées dans des lieux publics (affiches, présentoirs, etc.), logos et représentation du nom, armoiries, devises, sceaux, couleurs, drapeaux, hymnes, blasons, etc.

3340 - Communication organisationnelle

Description

Documents liés aux interactions entre les unités et les autres organisations de l’Université, ainsi qu’à l’administration des annonces diffusées auprès de la communauté universitaire et publiées sur les sites Web de l’Université ou dans les systèmes de communication par réseau. 
 
Exemples : versions finales d’avis, de correspondance, de directives et de rapports.

3350 - Relations avec les médias et la presse

Description

Documents liés aux relations de l’Université avec la presse et les médias provinciaux, fédéraux ou internationaux, ainsi qu’à la couverture médiatique de l’Université.  

Exemples : entrevues, discours, conférences de presse, communiqués de presse, listes des personnes-ressources, invitations, photos, dossiers de presse, positions officielles, messages clés, questions et réponses, déclarations publiques, articles, coupures de presse et extraits audiovisuels.

3360 - Publications de l’Université

Description

Documents liés à l’administration, à la préparation, à la production et à la distribution de publications administratives, universitaires, savantes ou scientifiques produites par l’Université ou en son nom, notamment les publications dans la Gazette et dans Tabaret. 
 
Exemples : manuscrits, dactylogrammes et documents préparatoires, correspondance, formulaires, présentations, publicités, documents financiers liés à la production et à la promotion de publications, d’annuaires, de bulletins, de brochures, de catalogues, de circulaires, de guides administratifs, de revues, de recueils de notes de cours pour le corps professoral, de rapports annuels, de bulletins d’information, de magazines, de périodiques, de volumes, etc.

3370 - Gestion des sites Web et des médias sociaux

Description

Documents liés à la gestion, au développement, à la création, à la révision et à la diffusion des sites Web de l’Université et de sa présence dans les médias sociaux.  

Exemples : modèles, pages et éléments statiques, gestion des éléments dynamiques tels que les bases de données et les logiciels de gestion du contenu, versions préliminaires et finales des textes et du contenu.

3410 - Services de sécurité des technologies de l’information

Description

Documents liés à la planification et à la gestion de la protection de l’infrastructure, des systèmes et des actifs de TI tout en protégeant la confidentialité et la fiabilité des données, notamment la gestion des évaluations des risques et de la conformité en matière de sécurité de l’information.  

Exemples : plans de reprise après catastrophe, normes, recommandations, propositions, directives, avis, rapports, analyses, formulaires, correspondance et évaluations.

3411 - Incident de sécurité des TI – dossiers

Description

Dossiers concernant les interventions en cas d’incidents et de violations liés à la cybersécurité des TI. 
 
Exemples : rapports d’incident, recommandations, éléments de preuve, témoignages, correspondance et rapports.

3420 - Architecture d’entreprise des TI

Description

Documents liés à la planification, à l’acquisition, au développement, à la gestion, à l’installation et au soutien de l’infrastructure réseau, des opérations sur les serveurs et des solutions logicielles qui facilitent les fonctions et activités de l’Université, notamment les services infonuagiques et d’hébergement, les services de collaboration, les technologies éducatives, les services de réseau et de centre de données, et les services de sécurité. 
 
Exemples : documents de conception, guides architecturaux, normes, documentation sur les serveurs et systèmes, guides d’installation, stocks, contrats d’entretien, rapports de service et de réparations, rapports d’incident, demandes de changement, protocoles de test, résultats des tests, etc.

3430 - Gestion de l’infrastructure et des opérations des TI

Description

Documents liés à la planification, à l’acquisition, au développement, à la gestion, à l’installation et au soutien de l’infrastructure réseau, des opérations sur les serveurs et des solutions logicielles qui facilitent les fonctions et activités de l’Université, notamment les services infonuagiques et d’hébergement, les services de collaboration, les technologies éducatives, les services de réseau et de centre de données, et les services de sécurité. 
 
Exemples : documents de conception, guides architecturaux, normes, documentation sur les serveurs et systèmes, guides d’installation, stocks, contrats d’entretien, rapports de service et de réparations, rapports d’incident, demandes de changement, protocoles de test, résultats des tests, etc.

3440 - Gestion des solutions de TI

Description

Documents liés à l’acquisition, au développement, à l’installation, à l’utilisation, à l’entretien et au soutien des solutions technologiques (équipement, matériel, applications et produits logiciels) à l’appui des activités d’administration, d’enseignement et de recherche de l’Université. Mise en œuvre de nouvelles solutions ou amélioration de solutions existantes. 
 
Exemples : feuilles d’inventaire, demandes d’achat, formulaires d’inscription, listes de distribution, prêts, formulaires, rapports de difficultés techniques, réparations, progiciels et programmes logiciels, dossiers techniques, documentation sur les systèmes, dictionnaires de données, dossiers de configuration, code source, guides d’installation, guides de l’utilisateur, contrats d’entretien, demandes de changement, protocoles de test, résultats des tests, etc.

3450 - Services de soutien informatique

Description

Documents liés aux conseils et au soutien techniques offerts pour les composantes technologiques utilisées sur l’ensemble du campus, notamment la résolution des demandes de soutien, la surveillance de la prestation des services informatiques et les rapports connexes, ainsi que la prise de mesures pour remédier à la mauvaise qualité des services. 
 
Exemples : billets d’intervention pour réparation, billets de demande de service, problèmes et descriptions des solutions ou documentation connexe, documentation sur la base de connaissances et correspondance.

3510 - Accès à l’information – dossiers

Description

Documents liés aux dossiers individuels de demande d’accès à l’information, aux divulgations légales et aux consultations de tiers. 
 
Exemples : documents de demande, formulaires, examens, correspondance et décisions.

3520 - Protection de la vie privée - dossiers

Description

Documents liés aux dossiers individuels de plainte concernant la protection de la vie privée, aux atteintes à la vie privée, aux demandes de correction et d’effacement et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. 
 
Exemples : formulaires, correspondance, rapports et décisions.

3610 - Bureau des affaires juridiques – dossiers

Description

Documents liés aux avis juridiques concernant les affaires de l’Université (interprétation des lois et des règlements, examens des contrats, etc.), ainsi qu’aux procédures judiciaires et aux enquêtes soumises à une cour de justice, à un tribunal administratif ou à un organisme de réglementation en faveur ou en défaveur de l’Université.   

Exemples : conseils juridiques, recherches sur le sujet demandé, correspondance, dispositions législatives, articles de loi portant sur le sujet de discussion, copies des contrats, correspondance juridique et plaidoyers, déclarations, demandes, directives, citations à comparaître et avis de convocation, ordonnances, transcriptions, règlements, annulations de jugement, décisions et correspondance connexe.

3710 - Gestion du cycle de vie de l’information

Description

Documents liés au développement, à la révision et à l’application de programmes de gestion de l’information et à la mise en œuvre des principes et des normes de gestion de l’information à l’échelle de l’Université. 
 
Exemples : calendriers de conservation, plans de classification, gestion des documents essentiels, procédures de numérisation, correspondance, formulaires, directives, procédures, répertoires, listes, plans, rapports et matériel de formation.

3711 - Consultation en matière de gestion de l’information – dossiers

Description

Dossiers liés aux services de consultation offerts aux unités concernant la gestion des ressources informationnelles dont elles sont responsables. 
 
Exemples : correspondance, notes de réunion, documentation, recommandations, décisions, évaluations et information connexe.

3720 - Gestion de l’information semi-active

Description

Documents liés à l’administration du cycle de vie et à la gestion des ressources informationnelles actives et semi-actives appartenant à l’Université avant la disposition définitive, y compris les demandes de dépôt, de consultation et de récupération de documents dans les lieux d’entreposage. 
 
Exemples : répertoires, correspondance, formulaires, listage des boîtes, demandes, livraisons, registres des suivis et autorisations.

3730 - Disposition de l’information

Description

Documents liés à la prise de mesures visant à dégager l’Université de la responsabilité à l’égard des ressources informationnelles, comme la destruction, le transfert ou l’aliénation. 
 
Exemples : formulaires, certificats, correspondance, référencements et autorisations.

Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).