2000 – Relations et services communautaires

Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.

2110 - Service du logement

Description

Documents liés à la gestion et à l’exploitation du service de résidence et de logement offert à la population étudiante et aux autres membres de la communauté. Exemples : documents concernant les personnes qui se prévalent du service de logement de l’Université.

Il peut notamment s’agir de politiques et de règlements, d’une banque de référence sur les immeubles disponibles, de correspondance, de rapports, de statistiques, de renseignements sur les utilisatrices et utilisateurs et de données démographiques, de renseignements sur les occupantes et occupants, de contrats et d’ententes, de renouvellements et d’avis de départ.

2120 - Services d’alimentation et de traiteur

Description

Documents liés à la gestion et à l’exploitation desservices de traiteur, de machines distributrices et de restauration offerts à la communauté universitaire.

Exemples : formulaires des stocks en ressources alimentaires, menus, recettes, organisation des repas et des réceptions, relevés de caisses enregistreuses, commandes, approbations de traiteurs hors campus, correspondance et exemplaires d’ententes.

2121 - Services de congrès

Description

Documents liés à la fourniture de services et d’installations sur le campus pour les congrès et autres événements.

Exemples : correspondance, exemplaires de contrats ou d’ententes, exemplaires de documents financiers, formulaires et information sur les réservations.

2130 - Services de cartes du campus

Description

Documents liés à la gestion et à l’administration des services de cartes d’identité et de débit du campus pour les membres de la communauté universitaire.

Exemples : ententes, rapports d’activité, correspondance, promotions, opérations financières, information sur les utilisatrices et utilisateurs et photos.

2140 - Entreprises et boutiques

Description

Documents liés à la gestion et à l’exploitation des services de détail et d’impression pour la communauté universitaire.

Exemples : correspondance, opérations financières, stocks, information sur les points de vente, commandes, ventes, modalités, bons de travail et renseignements de suivi et de sauvegarde.

2150 - Services de transport et de stationnement

Description

Documents liés à la gestion des services de transport et de stationnement.

Exemples : permis de stationnement, reçus de vignettes de stationnement, registres quotidiens des stationnements, listes de la clientèle, listes des retenues salariales, demandes de remboursement, déclarations de perte ou de vol de permis de stationnement, demandes et factures de remorquage de véhicules en infraction, correspondance, délivrance de laissez-passer de transport en commun, services de navette et rapports.

2160 - Services de santé et de soutien psychologique – dossiers de la patientèle

Description

Documents liés à l’administration et à la gestion des dossiers de la patientèle (y compris la communauté étudiante) qui reçoit des services et des soins de santé et de soutien psychologique, notamment les dossiers médicaux papier et électroniques, ainsi que les dossiers de la patientèle qui souhaite obtenir des services psychologiques, de soins de santé, de santé mentale, de physiothérapie, d’ergothérapie, de développement, psychopédagogiques et de thérapie sportive.

Exemples : renseignements sur la patientèle, formulaires d’accueil et d’inscription, historique de santé, notes, résultats d’analyses et de laboratoires, demandes d’aiguillage, renseignements diagnostiques, soins prescrits, rapports d’évaluation et correspondance.

2170 - Services d’aide juridique – dossiers

Description

Documents liés à l’administration des services de consultation juridique offerts à la communauté universitaire et au grand public par l’entremise de la Clinique juridique communautaire.  

Exemples : notes sur les interactions avec la clientèle, entrevues, formulaires d’accueil, renseignements sur l’admissibilité, renseignements sur la clientèle et documents juridiques.

2210 - Services en matière de droits de la personne et d’équité

Description

Documents liés à l’administration des programmes concernant les droits de la personne et l’équité, notamment la prestation de conseils, l’offre d’un soutien et la fourniture de ressources concernant les droits de la personne, l’accessibilité, l’équité en emploi, la diversité et l’inclusion, le harcèlement et la discrimination, ainsi que la prévention de la violence sexuelle et les interventions en la matière.

Exemples : correspondance, plans, rapports et matériel de programmes éducatifs.

2211 - Droits de la personne et équité – dossiers

Description

Documents liés aux interactions individuelles relatives aux réponses aux plaintes en matière de droits de la personne et d’équité, y compris le harcèlement, la discrimination et l’accessibilité, ainsi que les réponses aux plaintes touchant la prévention de la violence sexuelle et les interventions qui ont été déposées auprès de l’Université.

Exemples : formulaires, notes, correspondance, rapports d’enquête et lettres.

2220 - Services de l’ombudsman

Description

Documents liés aux services indépendants, impartiaux et confidentiels offerts afin d’aider la communauté universitaire à trouver des solutions justes et équitables, ainsi que les rapports et les enquêtes menées par le Bureau de l’ombudsman.

Exemples : rapports, matériel de formation et de sensibilisation, notes et conseils.

2221 - Ombudsman – dossiers

Description

Documents liés aux enquêtes et aux interventions menées par le Bureau de l’ombudsman.

Exemples : plaintes, formulaires, notes, lettres de décision et correspondance.

2230 - Gestion des ressources autochtones

Description

Documents liés à la planification, à l’élaboration, à la mise en œuvre et à la gestion des programmes, des ressources et des services mis à la disposition des membres de la communauté autochtone.

Exemples : plans, rapports, correspondance et documents justificatifs.

2231 - Ressources autochtones – dossiers

Description

Documents liés aux interactions avec les personnes qui souhaitent obtenir des services fournis par le Centre de ressources autochtones, notamment des services d’orientation scolaire, de santé mentale, de soutien par les pairs et de mentorat, ainsi que des consultations avec les Aînées et Aînés ou les gardiennes et gardiens du savoir.

Exemples : correspondance, formulaires, notes et rapports.

2310 - Gestion des programmes récréatifs

Description

Documents liés à la gestion des programmes récréatifs offerts à la communauté universitaire et au grand public, notamment les camps, activités intra-muros et programmes pédagogiques. 

Exemples : documents de planification et de promotion des programmes, descriptions de programme, statistiques sur la participation et guides des programmes.

2311 - Inscriptions aux activités récréatives

Description

Documents liés à l’administration des inscriptions aux services récréatifs offerts à la communauté universitaire et au grand public. 
 
Exemples : renseignements sur les utilisatrices et utilisateurs, formulaires d’inscription, registres principaux des inscriptions, dossiers des utilisatrices et utilisateurs, formulaires d’évaluation, fiches de formation et de suivi.

2320- Gestion des sports interuniversitaires

Description

Documents liés à la gestion des activités sportives et des équipes interuniversitaires, notamment le recrutement et l’évaluation des futures étudiantes et futurs étudiants athlètes. 
 
Exemples : documents contenant des renseignements sur les relations avec les associations et organisations sportives, communiqués de presse, articles, statistiques annuelles, critères d’admissibilité, performance et suivi des étudiantes et étudiants athlètes actuels.

2330 - Équipes et clubs sportifs

Description

Documents liés à l’administration des équipes et clubs sportifs, y compris les sports interuniversitaires. 
 
Exemples : identification des entraîneuses et entraîneurs, horaires des joutes, résultats et analyses des joutes, statistiques, enregistrements des matchs, photos, artéfacts, listes des athlètes, matériel promotionnel et documents contenant des renseignements sur les relations avec U Sports et d’autres associations sportives interuniversitaires.

2340- Dossiers sur les étudiantes et étudiants athlètes

Description

Dossiers sur les étudiantes et étudiants athlètes membres d’équipes et de clubs sportifs.  

Exemples : contrats, ententes, renseignements d’identification, formulaires d’acceptation et de consentement, certificats d’admissibilité, photos et surveillance de la performance scolaire et sportive.

2350 - Championnats, activités de reconnaissance et tournois sportifs

Description

Documents liés à l’administration des championnats, activités de reconnaissance et tournois sportifs pour les athlètes, équipes et clubs de l’Université. 
 
Exemples : documents liés aux événements tels que l’intronisation aux temples de la renommée et les banquets, listes des membres de temples de la renommée, statistiques, enregistrements, résultats et analyses des championnats et tournois, artéfacts.

2410 - Activités de mobilisation communautaire

Description

Documents liés à l’administration d’activités et de projets sociaux, culturels ou sportifs organisés ou tenus par l’Université et auxquels le grand public est invité à participer, notamment les visites du campus, les cours magistraux ouverts au grand public, les camps pour les enfants et les jeunes, et les activités de bienfaisance. 
 
Exemples : ententes, rapports d’activité, descriptions des organisations, des programmes et des événements, formulaires d’inscription, registres principaux des inscriptions, procès-verbaux des réunions, budgets, correspondance, propositions et publicité. 

2510 - Gestion des fonds d’archives et des collections spéciales

Description

Documents liés à l’acquisition et à la gestion des fonds d’archives et des collections spéciales.

Exemples : formulaires d’acquisition, évaluations, ententes sur les dons, fichiers de traitement, référencements, descriptions et instruments de recherche, correspondance et activités de préservation et de conservation.

2520 - Services de référence des archives et collections spéciales

Description

Documents liés aux services de référence des archives et collections spéciales fournis à la communauté universitaire et au grand public, notamment les services de référence dans les salles de lecture, les services de référence en ligne et les services de reproduction.

Exemples : fichiers de référence pour la recherche, correspondance, documents justificatifs de référence, procédures de reproduction, formulaires d’inscription, conventions de prêt, conventions d’exposition et lettres d’autorisation.

2530 - Développement et gestion des collections de référence de la Bibliothèque

Description

Documents liés à l’acquisition, au développement et à la gestion des collections de référence de la Bibliothèque, aux systèmes de connaissances et aux abonnements à l’appui de l’enseignement, de l’apprentissage et de la recherche.  

Exemples : listes de répertoire des articles actifs et retirés de façon permanente, renseignements sur le catalogue, fichiers d’acquisition, fichiers de traitement, index des codes, métadonnées, renouvellement des abonnements, licences, correspondance avec les fournisseurs, ententes et suivi des commandes.

2540 - Services de référence de la Bibliothèque

Description

Documents liés à l’administration des références de la Bibliothèque ainsi qu’aux services de recherche, pédagogiques, des accès et de circulation offerts à la communauté universitaire et au grand public.

Exemples : demandes de consultation, gestion des réservations, attribution et réservation de salles, services de reproduction, contrôle des prêts, renseignements sur la clientèle, gestion des amendes, fichiers de circulation, services en littératie de l’information, cours et ateliers.

2550 - Gestion des collections et des catalogues des galeries d’art

Description

Documents liés à l’acquisition, au développement et à l’administration des collections des galeries d’art affiliées à l’Université.

Exemples : fichiers d’acquisition, évaluations monétaires, autorisations en matière de consultation, conventions de donation, correspondance avec les fournisseurs, les artistes et les conservatrices et conservateurs, inventaires, rapports et dossiers de conservation.

2560 - Gestion des expositions des galeries d’art

Description

Documents liés à la conception et à l’administration de la programmation, des projets et des expositions des galeries d’art affiliées à l’Université.

Exemples : dossiers des artistes, dossiers des conservatrices et conservateurs, budgets, subventions, communications, contrats et conventions de prêt, rapports, notes d’installation, listes des œuvres, publications, expédition, production d’affiches, descriptions et renseignements sur les personnes invitées.

2610 - Campagnes et programmes de financement

Description

Documents liés à l’organisation, à la coordination, à l’administration et à la mise en œuvre d’activités de développement, comme des campagnes de financement et programmes de dons, visant à réunir des fonds pour l’Université.  

Exemples : matériel de campagne, plans, statistiques, rapports, budgets, copies des approbations de prix, information sur les récipiendaires de grades honorifiques (copies), correspondance, historique des dons, information financière, contrats de don, communiqués de presse et propositions.

2620 - Mobilisation des donatrices et donateurs actuels et potentiels

Description

Documents liés à l’organisation, à la coordination, à l’administration et à la mise en œuvre d’activités favorisant l’établissement de relations avec les donatrices et donateurs actuels et potentiels. 
 
Exemples : correspondance, rapports, modèles, lettres de sollicitation, listes des personnes donatrices, rapports de l’outil de suivi des donatrices et donateurs potentiels, profils, listes des donatrices et donateurs potentiels et analyse des profils, analyses des risques, analyses de l’environnement et documentation de référence.

2630 - Relations avec les donatrices et donateurs – dossiers

Description

Documents liés aux relations entre l’Université et les donatrices et donateurs, ainsi qu’aux propositions de dons, à l’historique des dons et aux interactions avec l’Université, notamment les coordonnées, les antécédents scolaires et professionnels, les biographies, les rapports sur la philanthropie et les relations interpersonnelles.  

Exemples : correspondance, rapports, promesses de don, conventions de donation, modalités de paiement, utilisation des fonds, droits d’identification, documents justificatifs, preuves de paiement, copie des états financiers et formulaires.

2640 - Administration des fonds et des dons

Description

Documents liés à l’administration des fonds de dotation et de fiducie, y compris l’établissement de fonds, les conditions relatives aux fonds, les addendas aux conditions, le décaissement de fonds, l’investissement du capital, l’historique, les renseignements généraux et les rapports sur les donatrices et donateurs. 
 
Exemples : conventions de donation et ententes relatives aux fonds, conditions d’établissement du fonds, addendas aux conditions, documents justificatifs, correspondance, copies des états financiers, formulaires et protocoles d’entente.

2641 - Traitement des dons

Description

Documents liés à l’administration et au traitement des dons prévus, des promesses de dons, des dons en espèces et des dons en nature à l’Université. 
 
Exemples : reçus de dons de bienfaisance et lettres, formulaires, communications, correspondance, documents sources, ententes, conditions, protocoles d’entente, rapports, registres des contributions, preuves de paiement et évaluations.

2650 - Relations avec les diplômées et diplômés

Description

Documents liés à la relation continue entre l’Université et ses diplômées et diplômés, leurs proches, les bénévoles et la communauté universitaire, notamment la planification et l’administration des associations de diplômées et diplômés, les bourses et subventions, les programmes, les activités de mobilisation et les services (par exemple, bibliothèque, cours, mentorat) visant à promouvoir l’implication et le soutien des diplômées et diplômés. 
 
Exemples : ententes, budgets, correspondance, stratégie de mobilisation, adhésions, listes de distribution, plans, matériel promotionnel, propositions, photos, rapports et procès-verbaux.

2651 - Profils des diplômées et diplômés – dossiers

Description

Dossiers des diplômées et diplômés, leurs activités, leur relation et leur engagement auprès de l’Université. 
 
Exemples : correspondance, données démographiques et biographiques, coordonnées, antécédents scolaires et professionnels, historique des dons, information sur les relations avec les donatrices et donateurs (rapports sur les retombées, etc.), intérêts, avis juridiques, polices d’assurance vie, coordonnées des personnes au nom desquelles un fonds a été créé, articles, information sur les plus proches parents, cartes d’engagement, information sur les retraits préautorisés, gestion des relations, codes de restriction, copies de testament, protocoles d’entente et accords, information concernant les dons.

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