Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail. Conservez-les pendant une courte période (par exemple deux ans), puis détruisez-les.
9000-Affaires étudiantes
Codes des fonctions et des activités connexes pour la gestion des dossiers concernant les services étudiants, le bénévolat et les expériences étudiantes au-delà des salles de classe.
Activités connexes
Exemplaires secondaires
9100 Population étudiante
9110 - Gestion des effectifs étudiants
Description
Documents liés à la prévision, à l’étude et à l’analyse de l’évolution et du profil actuel de la population étudiante.
Exemples : notes, rapports, correspondance, listes, données statistiques, analyses, documents justificatifs, projections et études.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Recherche institutionnelle et planification Vice-rectorat associé, Affaires étudiantes | Date de fin de l’année universitaire | 5 | Envoi aux archives | n/a |
9120 - Recrutement étudiant
Description
Documents liés à la planification et à l’élaboration d’activités promotionnelles et de matériel pour le recrutement de nouvelles étudiantes et de nouveaux étudiants de premier cycle et des cycles supérieurs.
Exemples : plans, renseignements sur la participation, correspondance, listes et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Provost et vice-rectorat aux affaires académiques | Date de fin de l’année universitaire | 5 | Envoi aux archives | Voir 3110 : Planification des unités; 3130 : Rapports, études et statistiques des unités |
9130 - Admissions
Description
Documents liés au traitement des demandes d’admission aux programmes ou aux cours (premier cycle, cycles supérieurs, programmes professionnels).
Exemples : relevés de notes, résultats d’examens, renseignements personnels, correspondance, formulaires, documents justificatifs, lettres, recommandations et CV.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Affaires étudiantes Faculté responsable | Date de la décision | Personnes admises : procéder immédiatement à la disposition Personnes non admises ou ne s’étant pas inscrites : 5 | Personnes admises : transfert dans le dossier scolaire Personnes non admises ou ne s’étant pas inscrites : destruction | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants |
9200 Gestion des dossiers scolaires
9210 - Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants
Description
Documents liés à l’administration et au suivi du cheminement et du rendement universitaire des étudiantes et étudiants (futurs, actuels ou anciens), sous la responsabilité du Service du registraire. Comprend les relevés de notes, les rapports et lettres attestant les études ou le rendement scolaire, ainsi que les dossiers et données nécessaires à la production d’un relevé officiel.
Exemples : renseignements biographiques de base (nom, sexe, date de naissance, numéro étudiant, adresse, citoyenneté, statut du visa), documents justificatifs des études antérieures, données et documents liés à l’admission (y compris les documents falsifiés), lettres de recommandation, documents liés à l’inscription et aux modifications de programme, correspondance et documents liés aux processus universitaires, comme les demandes d’appel, d’accommodements scolaires, de bourses ou de soutien financier administrés par l’Université, résultats finaux, renseignements financiers, preuve de statut juridique, photos d’identification, demandes d’interventions au dossier étudiant et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Affaires étudiantes | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 40 | Envoi aux archives (Seules les sections nécessaires à la reproduction d’un relevé de notes sont versées aux archives : prénom, nom, numéro étudiant, NISO [numéro d’immatriculation scolaire de l’Ontario], date de naissance, trimestres suivis, nom du programme, cotes de cours, descriptions et notes des cours, crédits obtenus, moyenne du cours, taille du groupe, MPT, MPC, total des crédits obtenus, total des crédits de la moyenne pondérée, palmarès du décanat, bourses et subventions, diplômes remis avec distinction, rendement scolaire.) | Voir 9220 : Progression scolaire des étudiantes et étudiants – dossiers de faculté, pour les dossiers des étudiantes et étudiants; 9212 : Modifications et demandes d’informations sur les étudiantes et étudiants; 1520 : Inconduite scolaire – dossiers |
9211 - Demandes d’équivalences
Description
Documents liés au traitement des demandes de reconnaissance des équivalences de cours dans les dossiers scolaires, y compris l’acceptation ou le refus de ces demandes.
Exemples : formulaires, demandes, correspondance, descriptions de cours, plans de cours, relevés de notes, approbations et refus.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Affaires étudiantes InfoService | Date de la décision | 5 | Destruction (Les équivalences acceptées sont consignées dans le dossier scolaire. Voir 9210.) | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants; 1110 : Gestion des programmes d’études, pour la gestion des équivalences |
9212 - Modifications et demandes d’informations sur les étudiantes et étudiants
Description
Documents liés aux demandes de modification ou de correction du dossier scolaire, ainsi qu’aux demandes d’accès à l’information qu’il contient, notamment les demandes de relevés de notes, de confirmation de statut universitaire et de modifications du dossier.
Exemples : demandes d’ajout ou d’abandon de cours, retraits de programme, changements de statut de résidence, correspondance, modifications apportées au rendement scolaire, demandes d’absence, vérification de renseignements, formulaires, lettres d’autorisation, dérogations, demandes de remise du diplôme, demandes de confirmation d’inscription, changements de nom et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Affaires étudiantes Faculté responsable | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 5 | Destruction (Les modifications approuvées sont consignées dans le dossier scolaire. Voir 9210.) | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants |
9220 - Progression scolaire des étudiantes et étudiants – dossiers de faculté
Description
Documents liés au suivi du cheminement universitaire, à l’historique scolaire, au respect des exigences du programme et des cours, ainsi qu’à la gestion des dossiers scolaires au sein des facultés. Comprend l’administration des thèses et des projets des cycles supérieurs, ainsi que le suivi des étudiantes et étudiants de ces cycles.
Exemples : dossiers d’admission et de réadmission, formulaires de demande, résultats d’examens, renseignements sur l’inscription, échanges et interactions concernant les affaires universitaires, lettres de recommandation, copies de relevés de notes et de dossiers scolaires, correspondance, informations relatives aux procédures d’appel, rapports d’examens et bulletins, dossiers de stages, photos et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté responsable | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 7 trimestres consécutifs | Destruction | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants 9230 : Progression scolaire des étudiantes et étudiants – dossiers de formation professionnelle |
9230 - Progression scolaire des étudiantes et étudiants – dossiers de formation professionnelle
Description
Documents liés au suivi du cheminement universitaire, à l’historique scolaire, au respect des exigences et à la gestion des dossiers scolaires au sein des facultés, pour les programmes menant à un diplôme ou à une certification professionnelle, dans les cas où les étudiantes et étudiants pourraient devoir faire reconnaître leurs titres de compétence au cours de leur carrière.
Exemples : formulaires de demande, évaluations, lettres, CV, renseignements sur les permis d’exercice, listes de stages cliniques, publications, relevés de notes, documents justificatifs et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté responsable Faculté de médecine Faculté des sciences de la santé | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 75 | Destruction | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants 9240 : Placements étudiants – dossiers de gestion du risque |
9240 - Placements étudiants – dossiers de gestion du risque
Description
Documents liés au suivi et à la gestion des exigences en matière de gestion des risques pour les étudiantes et étudiants inscrits à des programmes comportant des placements préparatoires aux stages en milieux cliniques.
Exemples : vérification de l’habilitation à travailler auprès de personnes vulnérables, preuves de vaccination, tests d’ajustement du masque N95, formulaires, lettres et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté, école ou département responsable | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 5 | Destruction | Voir 9230 : Progression scolaire des étudiantes et étudiants – dossiers de formation professionnelle; 4350 : Blessures et incidents en milieu de travail – dossiers |
9300 Octroi des diplômes
9310 - Gestion de l’inscription au grade
Description
Documents liés à la gestion des demandes d’inscription au grade et des approbations, y compris les listes officielles des grades approuvés par le Sénat.
Exemples : correspondance, listes, notes et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Registraire | Date de fin de l’année universitaire | 5 | Envoi aux archives | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Sénat |
9320 - Gestion des diplômes
Description
Documents liés aux processus de délivrance des diplômes.
Exemples : spécimens, gabarits, signatures, calendriers, procédures et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Registraire | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | Voir 9321 : Délivrance et remplacement des diplômes, pour les demandes de correction |
9321 - Délivrance et remplacement des diplômes
Description
Documents liés aux diplômes non réclamés ou de remplacement.
Exemples : demandes, formulaires, listes, documents justificatifs, copies de diplômes, renseignements biographiques, approbations, correspondance et diplômes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Registraire | Date de fin de l’année universitaire | 3 | Destruction | Voir 9320 : Gestion des diplômes; 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants |
9400 Services aux étudiantes et étudiants
9410 - Services de soutien et d’orientation pour les étudiantes et étudiants
Description
Documents liés à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre des services et des programmes de soutien et d’orientation offerts exclusivement aux étudiantes et étudiants, notamment les programmes d’orientation scolaire, de soutien à l’apprentissage et d’accommodements, les programmes d’éducation financière, les programmes et les services de développement communautaire comme la médiation, la résolution de problèmes et l’intervention en situation de crise, le règlement de différends, le mieux-être spirituel, le mentorat, les activités d’orientation, les formations, la recherche d’emploi, le soutien aux étudiantes et étudiants internationaux et l’entrepreneuriat.
Exemples : descriptions de programmes, guides, documents promotionnels, inventaires, correspondance, rapports et notes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables Vice-rectorat associé, Vie étudiante | Date de fin de l’année civile | 5 | Envoi aux archives | Voir 2230 : Gestion des ressources autochtones; 2231 : Ressources autochtones – dossiers; 2160 : Services de santé et de soutien psychologique – dossiers de la patientèle |
9411 - Services de soutien aux étudiantes et étudiants – dossiers
Description
Documents liés aux dossiers de suivi individuel dans le cadre des services de soutien et d’orientation offerts aux étudiantes et étudiants, notamment l’orientation scolaire, le soutien à l’apprentissage et les accommodements, l’éducation financière, la médiation, la résolution de problèmes, l’intervention en situation de crise, le règlement de différends, le mentorat, les activités d’orientation, les formations, l’accompagnement spirituel, la recherche d’emploi, l’orientation professionnelle et le soutien aux étudiantes et étudiants internationaux.
Exemples : renseignements biographiques, formulaires de demande, données d’inscription, notes, évaluations, demandes, correspondance et rapports.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Vie étudiante Toutes les unités responsables | Obtention du diplôme ou fin de l’inscription de l’étudiante ou de l’étudiant | 10 | Destruction | Voir 2160 : Services de santé et de soutien psychologique – dossiers de la patientèle; 2211 : Droits de la personne et équité – dossiers, pour l’accessibilité; 2231 : Ressources autochtones – dossiers |
9420 - Gestion des programmes d’aide financière aux études
Description
Documents liés à la création et à la gestion des programmes d’aide financière aux études offerts par l’Université, y compris la création et le maintien de bourses et de prix internes, ainsi que de leurs critères. Comprend les programmes de bourses de mérite et les prix et programmes fondés sur les besoins financiers, ainsi que le Régime travail-études.
Exemples : description des programmes, rapports, renseignements généraux sur les prêts et bourses, listes d’organismes subventionnaires, mesures de soutien offertes aux personnes recevant une aide financière, listes, correspondance et documents justificatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Vie étudiante Service de l’aide financière et des bourses Faculté responsable | Remplacé ou désuet | 6 | Envoi aux archives | Voir 9421 : Demandes d’aide financière et de bourses – dossiers, pour les demandes; 9420 : Gestion des programmes d’aide financière aux études, pour le Régime travail-études; 9422 : Aide financière aux études – dossiers |
9421 - Demandes d’aide financière et de bourses – dossiers
Description
Documents liés aux demandes et à l’attribution de bourses et d’autres formes d’aide financière aux études, ainsi qu’aux délibérations en la matière, ce qui comprend les bourses d’admission et en cours de programme.
Exemples : demandes, formulaires, documents justificatifs, renseignements biographiques, correspondance, évaluations, notes, listes et décisions.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Service de l’aide financière et des bourses Faculté responsable | Date de la décision | Personnes admises : 7 Candidatures non retenues : 1 | Destruction | Voir 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants, pour les renseignements applicables sur les prix octroyés; 9422 : Aide financière aux études – dossiers; 9420 : Gestion des programmes d’aide financière aux études, pour la distribution des prix et la gestion des programmes de prix |
9422 - Aide financière aux études – dossiers
Description
Documents liés aux dossiers individuels des personnes recevant une aide financière dans le cadre de divers programmes, y compris les programmes fédéraux d’aide financière aux études des États-Unis, les programmes provinciaux comme le RAFEO, ainsi que les prêts internes et externes.
Exemples : formulaires, correspondance, notes, documents justificatifs et renseignements biographiques.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Service de l’aide financière et des bourses Registraire | Fin de l’année universitaire | 3 | Destruction (Les dossiers du RAFEO sont transférés au ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité.) | Voir 9421 : Demandes d’aide financière et de bourses – dossiers |
9423 - Régime travail-études – dossiers
Description
Documents liés à la gestion des dossiers individuels des étudiantes et étudiants participant au Régime travail-études.
Exemples : demandes, renseignements biographiques, descriptions de poste, CV, notes, critères, admissibilité, rapports, évaluations et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Vie étudiante Toutes les unités responsables | Date de fermeture du dossier | 3 | Destruction | Voir 5400 : Paie |
9430 - Relations avec les associations étudiantes
Description
Documents liés aux échanges entre l’Université et les clubs, syndicats et associations représentant la population étudiante, concernant la gouvernance étudiante, des enjeux particuliers, des plaintes ou des projets et initiatives spéciaux.
Exemples : rapports, correspondance, notes de réunion, listes et sondages.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-rectorat associé, Vie étudiante | Date de fermeture du dossier | 5 | Envoi aux archives | Voir 3610 : Bureau des affaires juridiques – dossiers, pour les litiges, actions en justice et réclamations |
9440 - Programmes de reconnaissance des étudiantes et étudiants
Description
Documents liés à la planification, à l’élaboration et à l’administration de programmes visant à reconnaître les réalisations et les initiatives étudiantes, comme les prix décernés l’échelle de l’Université, les distinctions pour l’engagement communautaire et les reconnaissances pour l’innovation et l’entrepreneuriat.
Exemples : guides des programmes et critères d’admissibilité, documents justificatifs, procédures de mise en candidature, correspondance, lignes directrices concernant l’attribution des prix, renseignements sur les distinctions, annonces et communications.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables Vice-rectorat associé, Vie étudiante | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | Voir 9420 : Gestion des programmes d’aide financière aux études, pour les bourses et d’autres formes d’aide financière gérées par le Service de l’aide financière et des bourses; 3310 : Événements universitaires; 7730 : Gestion des programmes de reconnaissance, pour les programmes de reconnaissance du personnel; 2350 : Championnats, activités de reconnaissance et tournois sportifs, pour les reconnaissances sportives |
9441 - Prix de reconnaissance étudiante – dossiers
Description
Documents liés aux processus de mise en candidature, d’évaluation et de sélection pour les prix individuels soulignant les réalisations et initiatives étudiantes.
Exemples : appels à candidatures, formulaires de demande, dossiers de candidatures, propositions, évaluations et recommandations, listes de personnes candidates, renseignements concernant la sélection, correspondance et avis d’acceptation.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Toutes les unités responsables Vice-rectorat associé, Vie étudiante | Date de la décision | 7 | Destruction | Voir 9422 : Aide financière aux études – dossiers |
Questions et assistance
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).