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Gestion de l’information

Le programme de gestion de l’information à l’Université d’Ottawa a été mis en place pour que l’information soit traitée comme un actif stratégique durant tout son cycle de vie, de sa création à sa destruction. C’est au moyen de consultations, d’outils et de lignes directrices que notre équipe s’assure qu’elle est fiable, authentique et accessible, et qu’elle est détruite au moment opportun. Ces façons de faire sont en phase avec les objectifs stratégiques et opérationnels de l’Université et elles garantissent le respect de la réglementation.

Règlements et méthodes

Notre approche est guidée par des politiques et des procédures clés qui définissent les responsabilités et établissent les normes pour une gestion de l'information cohérente et conforme. 

Règlements du Service de la gestion de l’information et des archives (GIA)  

Règlements connexes

Outils de gestion de l’information

L’Université d’Ottawa met à votre disposition des outils pour stocker et gérer l’information essentielle à votre travail, tout en facilitant la collaboration. Explorer ces outils et leur usage recommandé. 

SharePoint Online (SPO) et uoNexus  

SharePoint Online (SPO) maximise les avantages de Microsoft 365 en renforçant la collaboration sur le campus grâce à des outils intégrés.  

Avantages de SPO

Collaboration transparente : Partagez et modifiez des documents en temps réel avec vos collègues, où que vous soyez.

Accès rapide à l’information : Trouvez facilement les documents ou données dont vous avez besoin grâce aux outils de recherche avancés.

Gestion sécurisée : Organisez et protégez vos informations en toute sécurité, tout en respectant les normes de l’Université.

Types de sites

L’équipe de Gestion de l’information et des archives (GIA), en collaboration avec les Technologies de l’information (TI), propose deux types de sites SharePoint adaptés aux besoins de l’Université d’Ottawa.

OneDrive

OneDrive est un espace de stockage personnel dans le nuage, destiné aux documents liés au travail.

Usage recommandé :

  • Stockage personnel des fichiers professionnels.
  • Documents en cours de rédaction ou de révision.
  • Partage temporaire de fichiers avec des personnes précises. 

Microsoft Teams

Teams est une plateforme de communication et de collaboration qui permet le travail d’équipe en temps réel.

Usage recommandé :

  • Collaboration temporaire sur des projets ou des initiatives.
  • Gestion des ébauches et discussions d’équipe.

Remarque : Microsoft Teams ne doit pas être utilisée pour la conservation permanente des documents ou des versions finales. Une fois un fichier finalisé, déplacez-le vers un emplacement approprié. 

Lecteurs partagés

Les lecteurs partagés (ex. : P:/) sont des espaces de stockage en réseau permettant à plusieurs utilisatrices et utilisateurs d’accéder aux mêmes fichiers. Ils restent disponibles pour certains besoins spécifiques.

Usage recommandé :

  • Fichiers au format non standard, incompatibles avec d’autres systèmes.
  • Données volumineuses, comme des photos, vidéos ou ensemble de données complexes.  
  • Documents propres à un secteur nécessitant un format spécifique.  
casier d'archives

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