Si votre unité n’est pas désignée comme unité responsable, mais que vous détenez des copies des informations décrites dans ces codes de classification, utilisez-les uniquement à des fins de référence ou comme documents de travail pendant une courte période (p. ex. deux ans), puis détruisez-les.
1000 – Affaires académiques
Codes des fonctions et des activités connexes pour la classification et gestion des dossiers concernant les programmes d’études, l’enseignement et les activités d’apprentissage.
Activités connexes
Exemplaires secondaires
1100 Organisation des programmes d’études
1110 - Gestion des programmes d’études
Description
Documents liés à la gestion des programmes d’études de l’Université (programmes de premier cycle, d’études supérieures, spéciaux ou parascolaires et formations hors campus), y compris la création, l’évaluation, la modification, l’abolition et l’administration de ces programmes.
Exemples : structure organisationnelle, objectifs et description des programmes; exigences relatives à l’admission et à l’inscription; compatibilité avec d’autres programmes; listes des programmes équivalents offerts par d’autres établissements; définitions et index des cours; rapports sur les modifications apportées au contenu des cours et les données utilisées dans le cadre de la gestion des cours; demandes et propositions de cours; barèmes de notation et correspondance connexe.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-provost aux affaires académiques | Remplacé ou désuet | 10 | Envoi aux archives | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour les procès-verbaux du Comité d’évaluation des programmes de premier cycle (CÉPPC) et du Comité d’évaluation des programmes d’études supérieures (CÉPÉS) du Sénat. |
1111 - Agréments et certifications universitaires
Description
Documents liés au processus d’agrément des programmes d’études offerts par l’Université d’Ottawa, dont le but est de garantir que le contenu répond aux normes de la profession. Exemple : visites de spécialistes visant à évaluer la qualité d’un programme et la légitimité du titre professionnel qui y est associé par un ordre professionnel.
Il peut notamment s’agir d’autoévaluations, de rapports, de visites des lieux, de décisions en matière d’agrément, de réponses, de plaintes, d’appels et de toute correspondance connexe.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable | Fin du prochain cycle d’agrément | 5 | Envoi aux archives | n/a |
1112 - Gestion du calendrier universitaire
Description
Documents liés à l’établissement, à la production et à la distribution des calendriers contenant les règlements, les exigences des programmes et les offres de cours pour tous les types de programmes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Registraire | Date de fin de l’année universitaire | 10 | Envoi aux archives | n/a |
1200 Coopération académique
1210 - Accords de coopération universitaire
Description
Documents liés à la gestion de l’enseignement et des affiliations de programmes d’études, ainsi qu’aux relations et aux partenariats avec d’autres établissements tels que les hôpitaux, les centres, les instituts, les organes internationaux, les autres établissements universitaires et différents ordres de gouvernement.
Exemples : accords, protocoles d’entente, protocoles, politiques et administration de programmes conjoints.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable; vice-rectorat à l’international et à la Francophonie | Date de fin de l’accord | 7 | Envoi aux archives | Voir 9200 : Gestion des dossiers scolaires, pour les dossiers scolaires tenus par la faculté et le registraire. Voir 1410 : Travaux étudiants, pour les travaux étudiants. |
1220 - Programmes d’échanges étudiants
Description
Documents liés à l’établissement, à l’organisation et à l’administration de programmes d’échanges étudiants avec d’autres établissements universitaires et écoles offrant des stages.
Exemples : listes d’établissements participants, modalités de participation et procédures.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| uoInternational Faculté ou école responsable | Date de fin de l’année universitaire | 5 | Envoi aux archives | Voir 1221 : Dossiers des participantes et participants aux programmes d’échanges étudiants |
1221 - Dossiers des participantes et participants aux programmes d’échanges étudiants
Description
Documents regroupant tous les renseignements concernant les candidatures retenues et non retenues et les participantes et participants aux programmes d’échanges étudiants.
Exemples : formulaires de demande de participation, déclaration d’intérêt, relevés de notes et autres dossiers scolaires, curriculum vitæ, références, lettres, ententes de mobilité étudiante et renonciations, documents d’immigration, photos, correspondance et autres documents.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| uoInternational Faculté ou école responsable | Candidatures retenues : date de fin de l’année universitaire Candidatures non retenues : date de la décision | Candidatures retenues : 10 Candidatures non retenues : 2 | Destruction | Voir 9200 : Gestion des dossiers scolaires, pour les dossiers scolaires tenus par la faculté et le registraire. |
1300 Gestion de l’enseignement
1310 - Organisation des sessions d’enseignement
Description
Documents liés à l’établissement de l’horaire des cours offerts dans tous les programmes d’études pour chaque session d’enseignement.
Exemples : formulaires de préférences de cours, listes des cours par trimestre, choix de cours, prévisions en matière d’inscriptions, attribution des salles de classe, horaires et correspondance connexe.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable Registraire | Date de fin de l’année universitaire | 3 | Destruction | n/a |
1320 - Gestion des cours
Description
Documents liés à la gestion et à l’administration des cours offerts à la population étudiante, y compris la création, la description, la modification et l’interruption de cours.
Exemples : objectifs, modalités d’inscription générales et particulières, élaboration, jumelage ou compatibilité avec d’autres cours, liste des cours préalables, statistiques sur les inscriptions, horaire principal des cours, évaluation de la capacité de réception par cours de groupe et listes des nombres maximaux d’étudiantes et étudiants par cours de groupe.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Registraire | Remplacé ou désuet | 3 | Envoi aux archives | Voir 1321 : Prestation des cours, pour le contenu des cours; 1322 : Gestion des plans de cours, pour les plans de cours officiels. |
1321 - Prestation des cours
Description
Documents liés à la prestation des cours par le corps professoral de l’Université, ainsi qu’au matériel de cours transmis à la communauté étudiante par un système de gestion de l’apprentissage ou d’autres moyens.
Exemples : présentations de pages Web; cours magistraux, notes, documentation et listes des classes du corps professoral; correspondance et courriels échangés avec les étudiantes et étudiants; vidéos, photos, présentations, enregistrements, tests, sondages et autres documents de travail.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage Faculté ou école responsable | Date de fin de l’année universitaire | 5 | Destruction (le corps professoral peut conserver le matériel de cours, mais les documents sont supprimés des systèmes de l’Université d’Ottawa en toute sécurité) | Voir 1322 : Gestion des plans de cours, pour les plans de cours officiels |
1322 - Gestion des plans de cours
Description
Plans de cours approuvés dans tous les programmes d’études.
Exemples : résultats d’apprentissage, méthodes d’enseignement, modalités d’évaluation et pondération des notes, lectures obligatoires et recommandées, calendrier des activités et des évaluations, exigences concernant la présence aux cours et toute autre information énoncée dans le Règlement académique A-2.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable | Date de fin de l’année universitaire | 10 | Envoi aux archives | n/a |
1330 - Affectation de la charge d’enseignement
Description
Documents liés à la planification, à la répartition et à l’analyse de la charge d’enseignement dans les facultés, les départements et les écoles.
Exemples : listes de préqualification et répartition de la charge d’enseignement, affectation de la charge de cours, listes des cours annulés ou abandonnés, recommandations et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable | Date de fin de l’année universitaire | 7 | Destruction | Voir 7300 : Gestion des dossiers du personnel |
1340 - Évaluation des cours et de l’enseignement
Description
Documents liés à l’information obtenue dans le cadre des évaluations des étudiantes et étudiants et de la rétroaction sur l’enseignement, l’expérience d’apprentissage et les cours offerts par le corps professoral de l’Université d’Ottawa.
Exemples : données et renseignements recueillis pour l’analyse et la diffusion des données agrégées, rapports et résultats, questionnaires dûment remplis, évaluations, commentaires et rapports récapitulatifs.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Vice-provost aux affaires académiques | Date de fin de l’année universitaire | 20 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour le matériel du Comité du Sénat sur l’enseignement et son évaluation |
1350 - Appui à l’enseignement
Description
Documents liés à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre de plans de développement pédagogique, de méthodes d’enseignement et d’outils visant à améliorer l’apprentissage des étudiantes et des étudiants.
Exemples : plans, rapports sur le développement et l’utilisation des supports et outils didactiques, listes du matériel didactique et correspondance.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage | Remplacé ou désuet | 5 | Envoi aux archives | Voir 7700 : Perfectionnement professionnel |
1400 Évaluation de l’apprentissage
1410 - Travaux étudiants
Description
Documents utilisés pour évaluer les niveaux d’apprentissage des étudiantes et étudiants, notamment les examens, les tests et les travaux.
Exemples : travaux que les étudiantes et étudiants ont effectués dans le cadre de leurs cours, expériences pratiques, programmes d’apprentissage par l’expérience, laboratoires et activités connexes servant à évaluer l’apprentissage (travaux de recherche, manuels de laboratoire, rapports, examens, thèses, etc.).
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Provost et vice-rectorat aux affaires académiques Faculté ou école responsable | Notes finales rendues officielles | 1 | Destruction | Voir 1420 : Coordination des sessions d’examen, pour l’administration des sessions d’examen; 9200 : Gestion des dossiers scolaires, pour les dossiers scolaires officiels |
1420 - Coordination des sessions d’examen
Description
Documents liés à la planification et à l’établissement du calendrier des sessions d’examen, ainsi qu’à la surveillance et à la programmation des examens ayant lieu à la date prévue et des examens différés.
Exemples : horaires, consignes concernant la surveillance des examens, listes des présences, notes, formulaires pour les examens différés ou de reprise, documents justificatifs et lettres de décision.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable Registraire | Date de fin de l’année universitaire | 2 | Destruction | Voir 1410 : Travaux étudiants, pour les évaluations et examens effectués; 9210 : Dossiers universitaires des étudiantes et étudiants, pour les dossiers scolaires officiels; 1510 : Vérification de l’intégrité académique |
1500 Intégrité académique
1510 - Vérification de l’intégrité académique
Description
Documents liés à la vérification et à la validation de l’intégrité académique des travaux étudiants et des évaluations.
Exemples : enregistrements des examens à distance et de la vérification de l’identité, services de détection du plagiat, correspondance et ententes.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Faculté ou école responsable Registraire | Fin du trimestre universitaire | Procéder immédiatement à la disposition de l’information | Destruction | Voir 1520 : Inconduite académique – dossiers |
1520 - Inconduite scolaire – dossiers
Description
Documents liés aux dossiers d’enquête sur l’inconduite scolaire d’une étudiante ou d’un étudiant, notamment les cas de fraude, de plagiat et de falsification de documents. Exemples : dossiers concernant la démarche pédagogique et les mesures disciplinaires; dossiers tenus par la doyenne ou le doyen de la faculté concernée ou une personne représentante.
Il peut notamment s’agir de documents justificatifs, de correspondance, de formulaires, d’avis, de lettres, de notes de réunion, d’ententes, de sanctions imposées, d’avis d’appel, ainsi que de la composition du comité d’enquête et des documents, rapports, éléments de preuve, commentaires et décisions de celui-ci.
| UNITÉ(S) RESPONSABLE(S) | DÉCLENCHEUR DE CONSERVATION | PÉRIODE DE CONSERVATION | MODE DE DISPOSITION | RENVOI |
|---|---|---|---|---|
| Décanat de la faculté responsable | Date de fermeture du dossier et de tout appel applicable résolu | Cas rejetés : 1 Tous les autres : 15 | Destruction | Voir 6120 : Organes de gouvernance, pour le Comité d’appel du Sénat et les décisions définitives du Comité exécutif du Sénat; 9200 : Gestion des dossiers scolaires pour les dossiers scolaires |
Questions et assistance
Pour toute question ou assistance supplémentaire concernant le calendrier de destruction des informations, veuillez contacter [email protected]. Des ressources supplémentaires et d'autres formats du calendrier sont disponibles sur notre page VirtuO (connexion requise).