Tous les jours, nous créons, partageons, stockons et utilisons de l’information pour travailler, enseigner, mener des activités de recherche et collaborer. Certaines informations sont destinées à un large public. D’autres sont réservées à une équipe ou à un groupe précis. D’autres encore, comme les renseignements personnels, les données de recherche ou les renseignements financiers, nécessitent davantage de précautions.
La plupart d’entre nous reconnaissent instinctivement ces différences. Nous réfléchissons à deux fois avant de partager un projet de budget. Nous faisons preuve de vigilance lorsqu’il s’agit de renseignements concernant des étudiantes et étudiants, des employés ou des participantes et participants à la recherche.
Et nous prenons régulièrement des décisions quant aux personnes qui doivent avoir accès à certains fichiers, courriels ou conversations.
Lorsque le contexte n'est pas toujours évident
À mesure que notre travail se numérise, ces décisions peuvent toutefois devenir plus complexes.
Un courriel peut être transféré en quelques secondes. Un document peut être partagé avec de nombreuses personnes en quelques clics. L’information circule entre individus, équipes et espaces numériques, parfois bien longtemps après sa création. Et à mesure qu’elle circule, son contexte d’origine peut devenir moins évident.
Prenons trois exemples de fichiers :
une affiche annonçant une conférence publique ;
un projet de budget départemental ;
un document contenant des renseignements sur des étudiantes et étudiants ou des participantes et participants à la recherche.
Ces trois fichiers peuvent exister dans le même environnement numérique, sans pour autant être partagés ou traités de la même manière. L’information elle-même est importante, mais notre compréhension de son niveau de sensibilité et de la manière dont elle doit être traitée l’est tout autant.
Les membres de la communauté universitaire prennent déjà chaque jour des décisions réfléchies en matière d’information. Toutefois, différentes personnes peuvent évaluer la même information différemment. Nous pouvons nous appuyer sur le contexte dans lequel un document a été créé, sur notre expérience ou sur nos hypothèses quant aux personnes qui y auront accès. Ces repères nous semblent peut-être évidents, mais ils n'accompagnent pas nécessairement l’information lorsqu’elle est partagée avec quelqu’un d’autre. <
Lorsque l’information circule, plusieurs questions méritent d’être posées :
est-il clair à quel point cette information est sensible ?
qui a besoin d’y accéder ?
est-il approprié de la diffuser plus largement ?
la personne qui la recevra ultérieurement comprendra-t-elle comment elle doit être traitée ?
Ces questions deviennent de plus en plus importantes à mesure que l’information circule plus facilement au sein de notre environnement de travail numérique.
L’IA ajoute une nouvelle dimension
Comme nous l’avons vu dans notre précédent article, les outils intégrant l’intelligence artificielle transforment notre capacité à retrouver, résumer et exploiter l’information.
Si cela nous amène à réfléchir différemment à la question de savoir qui peut accéder à l’information, cela doit également nous conduire à nous poser une autre question : comprenons-nous le niveau de sensibilité de cette information ?
À l’Université d’Ottawa, le Règlement 117 – Classification et gestion de l’information reconnaît que l’information présente différents niveaux de sensibilité et que les risques liés à son utilisation, à sa divulgation ou à sa perte peuvent varier. La question est de savoir comment appliquer cette compréhension de manière cohérente dans nos activités quotidiennes.
De la reconnaissance de la sensibilité à une meilleure visibilité
À mesure que notre environnement de travail numérique évolue, nous avons besoin de moyens cohérents pour rendre ces différences plus visibles, à la fois pour nous-mêmes et pour les personnes avec lesquelles nous travaillons.
Dans notre prochain article, nous verrons comment rendre le niveau de sensibilité de l’information plus explicite dans nos pratiques quotidiennes.
