PROCÈS-VERBAL
de la troisième réunion ordinaire de l'année 2026 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
SESSION OUVERTE
La réunion a lieu le mardi 28 avril 2026 à 16 h 00 dans la salle 12110 du Pavillon Desmarais et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
J. Adams, O. Abouzaher, B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), D. Chemla, C. D’Amours, S. Giguère, H. Gorman, N. Gougeon, J. Hendricks, D. Hume, F. Guimont, K.-A. Haykal, P. Hindo, A. Juneau, S. Kiff, R. Kulik, B. Leduc, G. Muzychka, N. Odjick, M. Pal, J. Palumbo, S. Paquet, N. Rhéaume, M. Saikaley, H. Stern, M.-E. Sylvestre
PERSONNES EXCUSÉES
A. Beraskow, P. Cyr, H. Downey, G. Painchaud. S. Supplice
PERSONNES RESSOURCES
J. Beauvais, A. Bergeron, E. Bercier, Z. Karouni, R. Landry, J. Sicard, J. St-Pierre, P. Thibault
M. François Guimont préside la réunion.
1. Mot de bienvenue
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in-camera session.
The Chair informed members that Gabrielle Muzychka’s term is ending on April 30, 2026, and thanked her for her significant contributions over the last two years.
2. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2026.12 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 28 avril 2026.
Unanimité (proposée par Sarah Paquet, appuyée par Nathalie Gougeon)
3. Déclaration de conflits d’intérêts
Nathalie Gougeon indique qu’elle s’abstiendra lors de l’approbation du point no 6.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
Pour approbation
4. Approbation du procès-verbal de la réunion du 24 février 2026
Document distribué préalablement à la réunion.
5. Nominations au Comité de sélection de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux finances et à l'administration
Document distribué préalablement à la réunion.
6. Droits accessoires, complémentaires et administratifs pour l’année universitaire 2026-2027
Document distribué préalablement à la réunion.
2026.13 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :
2026.13a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 24 février 2026.
2026.13b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la nomination de Bryce Bogie, Omar Abouzaher et Doreen Hume au Comité de sélection de la vice-rectrice ou du vice-recteur aux finances et à l’administration
2026.13c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve les droits accessoires, administratifs et complémentaires pour l’année universitaire 2026-2027.
Proposée par Gabrielle Muzychka, appuyée par Nancy Rhéaume, abstention par Nathalie Gougeon
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
7. Modifications to Policy 92 – Financial Fraud
Carolina De Moura, Chief Risk Officer, and Kathryn Prud’homme, Legal Counsel and Director, joined the meeting.
The Secretary-General presented proposed revisions to Policy 92 on Financial Fraud for approval, highlighting improvements to clarify scope, definitions, reporting channels, and investigation processes, including roles and Audit Committee reporting. The policy was developed by the Chief Risk Officer and Legal Counsel, and was recommended for approval by the Audit Committee on February 19, 2026.
Un membre demande quels sont les mécanismes de communication et de diffusion à l’interne de l’Université lorsque des politiques sont modifiées. Il est noté que les politiques sont mises à jour sur le site web de l’Université, qu’une mention est souvent faite dans la Gazette et qu’elles sont également présentées lors des rencontres du comité des CA-Directeurs.
2026.14 On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the updated Policy 92 on Financial Fraud.
Unanimous (moved by André Juneau, seconded by Nancy Rhéaume)
Carolina De Moura and Kathryn Prud’homme left the meeting.
POUR DISCUSSION ET INFORMATION
8. Rapport de la rectrice
La rectrice présente les points suivants :
- Retour sur l’incident du 10 avril : un rapport post incident est en cours, portant sur l’amélioration des communications, notamment auprès de la population étudiante, ainsi que sur la formation et la préparation aux situations d’urgence, dans une optique d’amélioration continue.
- Présentation des résultats d’une mission en France visant à consolider les liens de l’Université avec des partenaires clés, incluant la participation au forum U7+ et à des rencontres de haut niveau ayant contribué au rayonnement international de l’Université.
- Lancement le 19 mars 2026 de l’initiative de revitalisation des programmes, marquée par une forte mobilisation des facultés et un engagement envers l’innovation pédagogique, l’interdisciplinarité et l’adaptation aux transformations liées à l’intelligence artificielle.
- Présentation des initiatives visant à renforcer les relations avec l’industrie, notamment la nomination prochaine d’un conseiller spécial à la rectrice, l’adhésion de l’Université à la Chambre de commerce d’Ottawa à titre de partenaire majeur, ainsi que la création d’un groupe de travail sur la commercialisation et l’entrepreneuriat.
- Dépôt de huit dossiers pour les chaires Impact+ et de trois dossiers pour les chaires d’excellence, en soulignant la qualité des candidatures présentées.
- Bilan de la Journée de la générosité 2026, marqué par un succès important avec plus de 500 000 $ recueillis et plus de 900 donateurs.
Les membres discutent de l’incident du 10 avril, soulevant des questions quant aux mécanismes de rétroaction. Il est indiqué que des échanges ont eu lieu avec le Syndicat étudiant de l’Université d’Ottawa et que les enjeux sont en cours de compilation en vue d’un rapport, qui inclura un plan d’action. L’importance de clarifier les rôles et processus est soulignée, de même que la nécessité d’améliorer la communication des exercices menés par le Service de la protection.
9. Projections budgétaires 2025-2026
Jean-François Tremblay, provost associé à la planification et aux budgets académiques, se joint à la réunion.
Le provost et vice-recteur aux affaires académiques et le provost associé à la planification et aux budgets académiques présentent un survol des projections budgétaires d’hiver 2025-2026, soulignant une amélioration du déficit du fonds de fonctionnement, passé de 16,1 M$ à 10,4 M$, attribuable à une hausse des inscriptions domestiques et à un contrôle soutenu des dépenses. Un excédent global de 49,9 M$ est projeté, principalement en raison de revenus de placement plus élevés, bien que des risques demeurent. La baisse marquée des inscriptions internationales se poursuit, entraînant un manque à gagner significatif. Les risques restants incluent des pressions possibles sur les dépenses salariales, des impacts liés aux compressions fédérales et de l’incertitude concernant les revenus de placement.
En réponse à une question sur la hausse notable du taux de rétention des étudiants, il est indiqué qu’elle résulte d’un ensemble de mesures ciblées, notamment un accompagnement accru des étudiants en difficulté et la mobilisation des équipes académiques et de mentorat.
Jean-François Tremblay quitte la réunion.
10. Mise à jour sur le plan stratégique Transformation 2030
Blair Jackson, directeur, recherche institutionnelle et planification, se joint à la réunion.
Le provost et vice-recteur aux affaires académiques présente le rapport final sur les progrès réalisés à l’égard des cibles et indicateurs du plan stratégique Transformation 2030, tel qu’approuvés en janvier 2025. Il souligne que le plan a été écourté afin de permettre l’élaboration d’une nouvelle stratégie institutionnelle, et qu’un examen intérimaire en 2025 a mené à un recentrage sur sept priorités clés assorties d’indicateurs et de cibles mesurables. La dernière année a permis d’évaluer les progrès dans ces domaines, tout en alimentant la prochaine planification stratégique. Le rapport a été préparé par le Cabinet du provost, en collaboration avec les équipes internes concernées, à partir des données institutionnelles disponibles.
À la suite d’une question sur la baisse des revenus de l’IDP, il est indiqué qu’elle résulte principalement de résiliations de contrats par le gouvernement fédéral.
11. Current State and Future Perspectives of AI at the University of Ottawa
Le provost et vice-recteur aux affaires académiques présente un état des lieux de l’intelligence artificielle à l’Université d’Ottawa. Il souligne son adoption importante et son influence sur l’enseignement, la recherche et les services. L’approche institutionnelle privilégie le soutien, avec des lignes directrices, le développement de la littératie en IA et l’utilisation d’outils approuvés. Elle repose aussi sur le respect de l’intégrité académique et de la liberté académique. La coordination est assurée par une collaboration intercampus, un comité consultatif et le Hub IA, qui centralise les ressources. Des initiatives concrètes sont en cours, dont le déploiement de licences Microsoft 365 Copilot. L’Université entend poursuivre cette approche structurée et cohérente.
En réponse à des questions sur la gestion des licences d’outils d’IA, il est indiqué qu’une approche prudente est adoptée, avec un déploiement progressif axé principalement sur Microsoft Copilot pour des raisons de sécurité et de gestion des données. L’importance de tenir compte de l’évolution rapide des plateformes et de renforcer les mécanismes de contrôle liés à la protection des données est soulignée.
Il est suggéré de revenir ultérieurement avec une analyse des risques liés à l’IA afin d’en assurer un meilleur suivi.
12. University of Ottawa Rankings Strategy
The Provost and Vice-president, Academic Affairs presented an update on the University’s performance in major world university rankings, noting its 2025 positions (187 in Times Higher Education and 219 in QS) and outlining strategic actions undertaken in 2025, with plans to expand these efforts in 2026. He emphasized that rankings are important for international recruitment and identifies reputation metrics as the main area for improvement.
Strategic actions focus on data analysis, faculty engagement and targeted outreach to strengthen academic and employer reputation. The approach relies primarily on internal resources, with potential for additional measures. The University will continue to prioritize reputation-building efforts through aligned communications, data-driven strategies and increased engagement with key audiences.
Une discussion s’engage sur les résultats de l’Université dans les classements et les éléments pouvant les expliquer. Il est souligné que plusieurs facteurs entrent en jeu, dont la qualité des activités académiques ainsi que la visibilité et la réputation à l’international.
Blair Jackson quitte la réunion.
13. Mise à jour sur Polaris
Les membres sont informés de la décision du Comité d’administration du 24 février 2026 de mettre fin au programme Polaris au 31 août 2026. Il est précisé que les objectifs du programme demeurent pertinents, mais que leur mise en œuvre sera désormais intégrée aux responsabilités régulières des unités, sous l’encadrement de la haute direction, afin de soutenir une approche d’amélioration continue. La participation à UniForum sera maintenue jusqu’au 31 mars 2028 afin de conserver des points de comparaison externes. Le contrat avec Nous Data Insights sera résilié au 30 avril 2026, sans coût additionnel, générant une économie d’environ 600 K$, pour des économies totales estimées à près de 2,2 M$ en 2026-2027. Les membres sont également informés que les plans de transition, les consultations visant à identifier des priorités institutionnelles et les étapes de clôture administrative et budgétaire du programme sont en cours.
Des membres soulignent l’importance de considérer les équipes mobilisées lors de la première phase du programme ainsi que les enjeux de gestion du changement. Il est indiqué que ces éléments sont pris en compte et seront intégrés aux plans de transition.
Un membre soulève un risque lié au maintien des efforts ainsi que des préoccupations quant à la coordination des initiatives d’amélioration continue. Il est répondu que l’imputabilité demeurera au sein de chaque unité, appuyée par l’élaboration de plans d’amélioration intégrant des mécanismes de suivi afin d’assurer la cohérence des démarches.
14. Rapports des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Stéphane Giguère présente un survol des points discutés lors des réunions du Comité des finances et de trésorerie. La réunion du volet finances du 18 mars 2026 a notamment porté sur les projections d’hiver, la mise à jour budgétaire 2025-2026 et les résultats financiers mensuels. La réunion du volet trésorerie, tenue le 25 mars 2026, a couvert les rapports du quatrième trimestre du chef des placements, les marchés publics et les investissements à rendement absolu, les investissements en actifs réels, la contribution annuelle au fonds d’amortissement, ainsi qu’un portrait annuel des risques d’investissement.
b) Comité de pension
Sarah Paquet présente un survol de la réunion du Comité de pension du 27 mars 2026. Le Comité a recommandé le budget des dépenses du fonds de pension pour 2026, pris connaissance des rapports trimestriels et examiné la révision de l’énoncé des politiques et procédures de placement. Le Comité a également examiné le rapport du sous-comité sur la rétroactivité pour les anciens employés et appuie sa recommandation de maintenir la pratique actuelle.
La séance passe à huis clos.
End of the live streaming.
ZK/ab
