PROCÈS-VERBAL
de la sixième réunion ordinaire de l'année 2026 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
SESSION OUVERTE
La réunion a lieu le mardi 29 septembre 2026 à 16 h 00 dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).
PRÉSENCES
O. Abouzaher, J. Adams, A. Andreou, A. Beraskow, D. Chemla, P.E. Cloutier, P. Cyr, H. Downey, S. Giguère, H. Gorman, N. Gougeon, F. Guimont, K.-A. Haykal, J. Hendricks, A. Juneau, R. Kulik, B. Leduc, G. Painchaud, M. Pal, J. Palumbo, S. Paquet, N. Rhéaume, M. Saikaley, M.-E. Sylvestre
PERSONNES EXCUSÉES
B. Bogie, K. Butler Malette (gouverneure émérite), C. D’Amours, D. Hume, I. Idriss, S. Kiff, N. Odjick, H. Stern, S. Supplice
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, J. Beauvais, E. Bercier, A. Bergeron, J. Cafley, Z. Karouni, R. Landry, J. Sicard, J. St-Pierre, P. Thibault
M. François Guimont préside la réunion.
- Mot de bienvenue
The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in-camera session.
Le président remercie Pierre Cyr, dont le mandat à titre de membre nommé par l’Association des diplômés prendra fin le 5 octobre, pour ses contributions au Bureau.
- Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.
2026.35 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre de jour de la réunion du 29 septembre 2026.
Unanimité (proposée par Nathalie Gougeon, appuyée par Jennifer Adams)
- Déclaration de conflits d’intérêts
Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
Pour approbation
- Approbation du procès-verbal de la réunion du 25 juin 2026
Document distribué préalablement à la réunion.
- Nominations aux comités du Bureau des gouverneurs
Document distribué préalablement à la réunion.
- Nomination des vérificateurs externes pour l’exercice 2026-2027
Document distribué préalablement à la réunion. Pour information
- États financiers vérifiés de 45 Mann S.E.C. pour l’exercice clos le 30 avril 2026
Document distribué préalablement à la réunion.
- Certificat de conformité pour l’année 2025-2026
Document distribué préalablement à la réunion.
- Matrice de régie interne
Document distribué préalablement à la réunion.
- Calendrier des réunions 2026-2027
Document distribué préalablement à la réunion.
2026.36 Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées :
2026.36a Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le procès-verbal de la réunion du 25 juin 2026.
2026.36b Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve le renouvellement du mandat du professeur Jacob Krich au Comité de placement de la caisse de retraite pour un mandat de dix-huit mois, du 1er janvier 2026 au 30 juin 2027.
2026.36c Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu que le Bureau des gouverneurs approuve la nomination de Doreen Hume au Comité de vérification pour un mandat de deux ans et neuf mois, du 30 septembre 2026 au 30 juin 2029.
2026.36d On motion duly made and seconded, it is resolved that the Board of Governors approves the appointment of KPMG LLP as external auditor for the University of Ottawa for the 2026 2027 fiscal year.
Unanimité (proposée par André Juneau, appuyée par Paul-Emile Cloutier)
FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
POUR APPROBATION
- États financiers consolidés vérifiés au 30 avril 2026
Doug McConnachie, vice-recteur associé, ressources financières, se joint à la réunion.
Le vice-recteur aux finances et à l’administration et le vice-recteur associé, ressources financières, présentent les résultats financiers et les états financiers consolidés pour l’exercice terminé le 30 avril 2026. L’Université affiche un excédent des produits sur les charges de 56,5 M$, comparativement à 80,6 M$ l’année précédente. Les produits ont augmenté de 3,4 % pour atteindre 1,62 G$, tandis que les charges ont augmenté de 4,3 % pour atteindre 1,55 G$. L’actif net s’établit à 2,56 G$, en hausse de 9,0 %.
Il est noté que le Comité de vérification a recommandé l’approbation des états financiers et que ceux-ci ont également été présentés au Comité des finances et de trésorerie (volet finances) à titre d’information.
A member asked whether any feedback has been received from the Ontario government regarding the financial accountability framework. It is noted that the final submission has not yet been made, but no issues are anticipated.
Members discussed the deficiencies identified in general IT controls. It was explained that they are generally minor and will continue to be addressed.
Following a question raised regarding the PCI compliance and potential fraud risks, it was noted that considerable progress has been made and that no significant fraud risks have been identified to date.
2026.37 On a motion duly made and seconded it is resolved that the Board of Governors approves the University of Ottawa’s financial results and consolidated financial statements for the year ended April 30, 2026.
Unanimous (moved by Nathalie Gougeon, seconded by Nancy Rhéaume)
POUR DISCUSSION ET INFORMATION
- Rapport financier mensuel
Le vice-recteur aux finances et à l’administration et le vice-recteur associé, ressources financières, présentent le nouveau format du rapport financier mensuel, qui sera désormais également présenté au Bureau. Le rapport vise à améliorer le suivi du fonds de fonctionnement et les prévisions de fin d’exercice. Ils présentent également le développement, en collaboration avec Rafal Kulik, membre du Bureau et professeur au Département de mathématiques, d’un modèle quantitatif fondé sur les données historiques afin d’appuyer les prévisions financières.
Au 31 juillet 2026, le fonds de fonctionnement, excluant les autofinancés, affiche un déficit de 96,0 M$, comparativement à un déficit budgété de 90,5 M$. Il est précisé que ces résultats s’inscrivent dans le cycle saisonnier normal des activités de l’Université.
Members discussed the model’s predictive capabilities, including its differences from Workday and variations in salary expenses. Management noted that the model remains a work in progress.
Le président du Comité des finances et de trésorerie souligne les progrès réalisés dans les outils de suivi financier, tout en rappelant qu’une certaine variabilité demeurera inévitable dans les prévisions.
A member emphasized the importance of linking the model to monthly budget results and cash requirements. It was confirmed that the current focus is on the operating fund and that work is underway to incorporate liquidity, with expansion to other funds identified as a future objective.
Doug McConnachie quitte la réunion.
- Rapport de la rectrice
La rectrice présente les points suivants :
• Rentrée et inscriptions : Les inscriptions préliminaires s’élèvent à 51 211 étudiantes et étudiants. La population étudiante est composée à 85 % d’étudiantes et étudiants canadiens ou résidents permanents et à 15 % d’étudiantes et étudiants internationaux.
o Premier cycle : Les inscriptions sont inférieures de 346 à la cible, principalement chez les anglophones canadiens et les francophones internationaux. o Cycles supérieurs : Les inscriptions à la maîtrise sont inférieures aux prévisions, tandis que le doctorat affiche de bons résultats. Les restrictions liées à la crise d’Ebola pourraient également réduire les effectifs d’environ 200 étudiantes et étudiants.
• Recrutement : Participation à l’Ontario Universities’ Fair à Toronto dans le cadre du recrutement de la prochaine cohorte.
• Relations internationales et diplomatiques : Accueil du premier ministre de la Norvège et de la nouvelle ambassadrice de France au Canada, ainsi que lancement des programmes conjoints avec la China University of Political Science and Law. • Relations gouvernementales : Investissement provincial de 663,2 M$ dans le secteur postsecondaire de la région d’Ottawa, dont 243 M$ sont attribués à l’Université. Le Fonds de croissance prioritaire soutiendra également 40 000 places additionnelles dans des secteurs prioritaires.
• Francophonie : Célébration de la Journée des Franco-Ontariennes et des Franco-Ontariens et lancement de la cohorte 2026 du Collège des chaires de recherche sur le monde francophone. La région de la capitale nationale accueillera le Sommet de la Francophonie en 2028.
• Planification stratégique : Poursuite des travaux avec la firme Callosum, notamment par un sondage auprès de la communauté universitaire et des entretiens avec des donateurs et partenaires. Une séance spéciale du Bureau est prévue le 12 novembre pour présenter les résultats.
• Vérité et réconciliation : Poursuite du projet de recherche sur les liens possibles entre l’Université et le système des pensionnats autochtones. Des changements à la gouvernance sont également proposés afin de renforcer l’engagement autochtone, et une politique de vérification de l’identité autochtone a été adoptée.
Les membres discutent des inscriptions et de la rétention étudiantes. Il est précisé que les données définitives sur les inscriptions seront disponibles après la date de tombée du 1er novembre et que les départs varient généralement de quelques centaines d’une année à l’autre.
Des précisions sont apportées sur le nombre d’étudiantes et étudiants autochtones et sur la politique de vérification de l’identité autochtone, notamment son application et la protection des renseignements personnels.
Les membres abordent l’incidence du contexte géopolitique sur le recrutement et les inscriptions internationales. Il est confirmé que ces facteurs sont pris en compte dans la gestion des risques institutionnels.
- Rapports des comités
a) Comité des finances et de trésorerie
Le président du Comité présente un aperçu des réunions du Comité des finances et de trésorerie tenues les 16 et 23 septembre 2026. Lors du volet finances, le Comité a reçu les états financiers consolidés audités et les résultats financiers mensuels. Lors du volet trésorerie, le Comité a reçu le rapport du chef des placements, la mise à jour annuelle sur les changements climatiques et les résultats du sondage de l’ACPAU. Le comité a également approuvé la mise en oeuvre d’un projet pilote visant à maintenir l’exposition aux marchés boursiers tout en réaffectant une partie du capital vers des stratégies de rendement absolu afin d’améliorer le rendement ajusté au risque du portefeuille.
b) Audit Committee
The Chair of the Committee provided an overview of the Audit Committee meeting held on September 22, 2026. The Committee recommended the audited consolidated financial statements, approved the 2027–2029 Risk Based Audit Plan, and received the Enterprise Risk Management report. It also reviewed the proposed Policy 136 on non-audit services provided by the external auditors, which will be revised and brought back at a future meeting. The Committee recommended the reappointment of KPMG as the University’s external auditors for 2026–2027.
La séance passe à huis clos.
End of the live streaming.
ZK/ab
