Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres du Conseil et informe les membres du nouveau mandat de la nouvelle vice-doyenne de la Faculté des arts, Professeure Jada Watson. Il souligne le retour du vice-provost associé, Christopher Fennell, à la suite de sa sabbatique.
Le vice-provost propose un ajout à l’ordre du jour au point 5, un point d’information : processus d’admission.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour, avec l’ajout.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 30 avril 2025 / Approval of the Minutes of the Meeting of April 30th, 2025
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Le Cabinet du vice-provost, études supérieures et postdoctorales, a reçu les résultats de l’Enquête canadienne auprès des étudiants à la maîtrise et au doctorat (CGPSS, Canadian Graduate and Professional Student Survey) pour l’Université d’Ottawa. Cette étude reflète l’expérience étudiante dans son ensemble. Le taux de réponse de nos étudiants inscrits au trimestre d’hiver 2025 est de 50% pour les doctorants et de 46% pour les étudiants à la maîtrise. Le taux est similaire à celui de la dernière enquête. À la suite de la réception des données des autres institutions, les résultats seront partagés à l’automne.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Cycle d’admission 2025-2026 : En date du 22 août, globalement, nous sommes à 87% de notre cible d’inscription universitaire au PhD et à 93% de notre cible d’inscription de maîtrise. Les admissions du trimestre d’hiver 2026 comptent parmi cette cohorte. Nous prévoyons dépasser les cibles canadiennes à la maîtrise, et être sous les cibles internationales, en maintenant l’équilibre au total. Le vice-provost remercie tous ceux qui ont participé aux efforts des activités de conversion!
Regulation on SFRB (Soft-funded research bursary): the Executive Committee of the Board of Governors has approved, in June, the revision of the Policy 110a - Soft-Funded Research Bursary, with an immediate effective date. The changes mainly pertained to the eligibility and termination criteria of these scholarships. The Office of the Vice-Provost will be working with Human Resources in the coming year to revise the process, with the aim to increase efficiency.
Création de maîtrises au niveau collégial : le Conseil des Universités ontariennes/Council of Ontario Universities (COU) continue à surveiller les demandes de création de programmes de maîtrise au niveau collégial. Lorsque de nouvelles demandes sont soumises à la Commission d'évaluation de la qualité de l'éducation postsecondaire (PEQAB), COU en informe les universités, pour nous permettre de soumettre nos commentaires dans le but d’éviter la duplication des programmes actifs au niveau universitaire et pour assurer que les programmes de maîtrise proposés satisfont les attentes au grade de la maîtrise.
Annual Conference | CAGS | ACES : the Canadian Association of Graduate Studies annual conference will be held in Ottawa this year (November 4-7, 2025; this link was shared. The faculties are encouraged to participate. The Office of the Vice-Provost will be attending the event.
Brainstorming sessions: As requested by members, emerging topics will be added at the end of the agenda of each Council meeting for discussion to create a space for exchanging best practices. The following suggestions have been received:
- AI use by students: expectations and limits
- How to highlight and celebrate thesis defence, especially when they are held online
- Bachelor-master’s integrated pathways
The Faculty of Social Sciences indicates it has established a committee to address AI issues. The Faculty of Medicine has also prepared a draft document on best practices.
Processus d’admission / Admission Process
Présentée par la Registraire, Sonia Cadieux.
Le formulaire de demande d’admission sur la plateforme OUAC inclura désormais des questions d’auto-déclaration EDI. Ces données seront transmises à l’Université et seront partagées avec le secteur EDI de l’Université. Les données ne seront pas téléversées dans uOcampus. Dans quelques années, cette information permettra une lecture de rétention et performance selon les indicateurs EDI.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Cibles d’admission 2026-2029: An email was sent last Thursday to the faculties requesting admission targets for the next three academic years. The feedback is to be received by mid-September.
The Associate Vice-Provost will be presenting at the next Council meeting more information on the requirements for the Student-Led, Individually Created Courses (SLICC). He is currently working on communicating the recommendations of the Degree-Level Expectations (DLEs) Working Group to faculties.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Tri-Council Policy Revisions:
- The Advisory Scholarship Committee met last spring to explore strategies for improving the success rate of our students applying for tri-council scholarships. One of the ideas that emerged was the panel sessions that are currently underway. These panels include past recipients, postdocs and faculty members that have served on the national CGS-D evaluation committees and will aim to share best practices to students preparing their scholarship request. Our office hosted 6 panels and welcomed 400 participants. The experience will be evaluated for possible improvement.
- International students are now admissible to apply to the Doctoral Scholarships, CGRS-D. Tri-Council will allocate a maximum of 15% of their scholarships to international candidates, therefore our university’s recommendations of international candidates will not exceed 15%. We are working on scenarios to determine how many Canadian and international files each faculty will be able to put forward. We encourage faculties to foresee having two evaluation processes by legal status. A reminder that the deadline this year was moved up to September 24.
RCR: the module on the Responsible Conduct of Research, the academic integrity module for graduate studies, will be launched at the end of September. All newly admitted students of September and onwards will need to successfully complete this online module that will be available via BrightSpace.
Création d’une Maîtrise ès sciences appliquées en accessibilité en biomédecine / Creation of an MASc in Accessibility in Biomedicine
La lettre d’intention est présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron. Une discussion a eu lieu et des commentaires ont été reçus par la faculté.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver la lettre d’intention, de la Maîtrise ès sciences appliquées en accessibilité en biomédecine de la Faculté de médecine, telle que présentée.
2025-GRAD-MED-03 : Abolition du Diplôme d'études supérieures Évaluation et gestion du risque en santé des populations / 2025-GRAD-MED-03: Closure of the Graduate Diploma Population Health Risk Assessment and Management
La demande est présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat l’abolition du Diplôme d'études supérieures Évaluation et gestion du risque en santé des populations de la Faculté de médecine, telle que présentée dans la demande 2025-GRAD-MED-03.
2025-GRAD-MED-05 : Abolition de la Spécialisation en pathologie et médecine expérimentale / 2025-GRAD-MED-05: Closure of the Collaborative Specialization in Pathology and Experimental Medicine
La demande est présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat l’abolition de la Spécialisation en pathologie et médecine expérimentale de la Faculté de médecine, telle que présentée dans la demande 2025-GRAD-MED-05.
2025-GRAD-MED-06 : M.Sc. et Ph.D. en sciences cliniques et médecine translationnelle : modifications aux exigences du programme / 2025-GRAD-MED-06: MSc and PhD in Clinical Science and Translational Medicine: changes to program requirements
La demande est présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat les modifications aux exigences du programme pour M.Sc. et Ph.D. en sciences cliniques et médecine translationnelle de la Faculté de médecine, telles que présentées dans la demande 2025-GRAD-MED-06.
2025-GRAD-MED-01 : Ph.D. Médecine cellulaire et moléculaire : modifications aux exigences du programme / 2025-GRAD-MED-01: PhD Cellular and Molecular Medicine: changes to program requirements
La demande est présentée par la vice-doyenne N. Wiper-Bergeron.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat les modifications aux exigences du programme pour Ph.D. en sciences cliniques et médecine translationnelle de la Faculté de médecine, telles que présentées dans la demande 2025-GRAD-MED-01.
