Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres du Conseil, et propose l’adoption de l’ordre du jour.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 22 octobre 2025 / Approval of the Minutes of the Meeting of October 22nd, 2025
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Association canadienne pour les études supérieures ACES : La conférence annuelle a eu lieu au début novembre. Les vice-doyens ont reçu un courriel pour les informer de certains faits saillants de la conférence. Un sujet clé a été l’intelligence artificielle. Nous aborderons cette thématique lors de la réunion du Comité stratégique aux études supérieures en février.
Cibles : Le vice-provost remercie les facultés pour la soumission de leurs cibles d’admission, et souligne l’importance et les efforts requis pour cet exercice. Le travail se poursuivra au cours de l’année pour surveiller les données pendant les cycles d’admission. L’établissement des cibles permet d’avoir un portrait plus clair des ambitions de chacune des facultés et de s’ajuster, au besoin, en fonction des facteurs externes et internes.
Institutional Quality Assurance Process (IQAP): the IQAP was submitted to the Executive Committee of the Senate, a modification was made to return to the initial process relating to the minor modifications. Moving forward, the minor modifications will be presented under the section for information. Vice-Deans can, if they wish, verbally inform the members of the Council about a modification, however, neither a vote will be required, nor a discussion.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
Immigration: As communicated last week, Master’s and PhD students will no longer require a provincial attestation letter (PAL) to obtain their study permits. After analysis, the University has decided to remove the deposit required upon admission, except for programs that already required them before the introduction of PALs. As a reminder, students who submit a study permit application by December 31 will still need to submit a PAL regardless of the admission term.
The Admission, IT and Communication Teams are working to implement these changes to the admission offers, the deposit requirement process as well as the information displayed on the website. These updates are scheduled to take effect on Monday, December 15. All further updates will be communicated via email to the faculties.
Les étudiants admis au Diplôme d’études supérieures auront encore besoin d’une lettre d’attestation provinciale (LAP). Les équipes sont à évaluer si le dépôt leur sera encore requis. On vous fait part d’une mise à jour le plus tôt possible.
Pour du contexte additionnel: nous recommandons d’être stratégiques avec les offres. Nous sommes encore en début de cycle, mais nous étions en retard par rapport à l’an passé. SVP vous assurez que les bureaux d’études soient prêts à envoyer les offres aux candidats internationaux le 15 décembre. Les offres pour les candidats canadiens devraient continuer à sortir. La grande majorité de nos compétiteurs ont aussi enlevé leurs dépôts. Le cycle d’admission sera encore une fois compétitif – assurons-nous de maximiser l’impact de nos programmes!
TOEFL (Test of English as a Foreign Language): à partir de janvier 2026, TOEFL introduira une nouvelle échelle de notation de 1 à 6 qui remplacera l’échelle actuelle de 0 à 120. Pendant une période de transition de deux ans, les scores seront communiqués selon la nouvelle échelle (1 à 6) et l'échelle traditionnelle (0 à 120).
We have worked with the Official Languages and Bilingualism Institute (OLBI) to determine the new minimum scores required as of January 21, 2026, for graduate studies admissions. The admission website will be updated accordingly.
Un courriel vous sera communiqué dans les prochaines semaines avec cette information ainsi qu’avec la grille de conversion des scores sur les deux échelles. Les facultés qui ont des scores minimums plus élevés que ceux affichés sur notre site web pourront communiquer avec l’ILOB pour déterminer les scores selon la nouvelle échelle.
Cote de cours universelle : En janvier, nous amorcerons le processus visant à rendre universelle la cote de cours pour l’examen de synthèse et le projet de recherche. Ce changement nous permettra de mieux suivre le progrès de nos étudiants avec la requête qui a été créé au début de l’automne.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Canadian Graduate and Professional Student Survey (CGPSS) data: the vice-deans and deans have received access to the Dashboard providing the data (from across campus) on CGPSS results. It summarizes the results since 2016 per program and level of study. Some faculties have forwarded the data by the program to the director. Upon request, the Associate Vice-Provost can meet and discuss with the program directors.
Community of Practice on Supervision: As you have seen in previous communication, CAGS has created a National Community of Practice on Graduate Supervision as a space to come together, learn from one another, and collaborate informally. This group has recently shared a digital swag bag on best practices; the document was shared with the Council, as well as the information for their next webinar. The Associate Vice-Provost invites members to share with faculty members.
Working group on AI: this item will be brought to the Strategic Committee on Graduate and Postdoctoral Studies for discussion. The working group will be responsible for establishing best practices for the utilization of AI in graduate studies.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Le vice-provost présente les points suivants d’information en lieu de la vice-provost associée, qui se trouve présentement en conférence à l’extérieur du Canada.
Les bourses d'études supérieures de l'Ontario (BESO): Le concours est fermé, nous avons reçu 1 157 demandes complètes vs 1 182 l’an dernier. Le vice-provost partage une présentation avec les membres illustrant l’état des demandes dans le chat. Les facultés peuvent maintenant suivre les données relatives aux candidatures grâce au tableau de bord créé par le SAFB (Service d’aide financière et des bourses).
Le SAFB a aussi créé un fichier Excel, accessible sur Share Point, permettant aux facultés de voir l’offre des bourses Les bourses d’études supérieures de l’Ontario (BÉSO) et les bourses d’études supérieures en sciences et technologie de la reine Élizabeth II (BÉSST–RÉII). Ceci devrait faciliter la communication entre les équipes et accélérer le processus d’offre de bourses.
