Adoption de l’ordre du jour / Adoption of the Agenda
Le vice-provost souhaite la bienvenue aux membres du Conseil. Deux changements sont proposés à l’ordre du jour :
- L’ajout d’un point de discussion sous autres affaires : Comment valoriser et célébrer les soutenances de thèse, notamment lorsqu'elles se déroulent en ligne.
- La permutation d’ordre des points 8 et 9 de l’ordre du jour.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver l’ordre du jour avec les changements proposés.
Approbation du procès-verbal de la réunion du 24 septembre 2025 / Approval of the Minutes of the Meeting of September 24th, 2025
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver le procès-verbal tel que présenté.
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Aucun suivi n’est à soulever.
Rapport du vice-provost, ÉSP / Report of the Vice-Provost, GPS
L’association canadienne pour les études supérieures (ACES) ou Canadian Association for Graduate Studies (CAGS) : Le vice-provost rappelle les membres du Conseil que la conférence annuelle aura lieu à Ottawa cette année, du 4 au 7 novembre. Il les encourage à participer.
The Canadian Association of Postdoctoral Administrators (CAPA): the conference will take place the same week as the CAGS conference (Nov 3-4). The Vice-Provost is the keynote speaker and will be hosting a talk on the “Future of Postdocs”.
Plan d'action sur la francophonie: un nouveau plan d'action est demandé par la rectrice, le dernier datait du début 2019. La professeure Stéphanie Gaudet de la Faculté des sciences sociales et le professeur Louis Simard de l’École de gestion Telfer seront les responsables. Yves Pelletier participera comme conseiller. Trois grands thèmes y figureront: programmes, science en français, positionnement de l'Université en matière de francophonie. Le processus doit être complété dans 18 mois.
Réforme et revitalisation des programmes: Le vice-provost présente aux membres une image d’un arbre partagé par le Provost informellement avec les doyens dans la réunion du comité SEM. Cet arbre porte sur ses branches différentes initiatives reliées aux études supérieures: l'aspect réforme des programmes, cibles de recrutement, IA et innovation pédagogique, entre autres, notant plusieurs initiatives qui ont lieu en parallèle, mais interconnectées, toutes reliées aux plans de développement facultaires.
Cibles : En partageant les cibles avec les facultés, nous avons amorcé la conversation. La réalité de chaque faculté est différente et l’importance est de planifier les cibles de recrutement dans leur ensemble aux trois cycles. Les cibles ne doivent pas compromettre la qualité de la population étudiante que nous admettons et la qualité de l’offre de la formation. L’idée est notamment de maximiser l’impact de nos programmes.
Une discussion a suivi.
Négociations SCPF2626 : Le vice-provost a informé les membres que deux réunions ont déjà eu lieu. Les interactions sont cordiales.
Rapport du vice-provost associé / Associate Vice-Provost’s Report
Canadian Graduate and Professional Student Survey (CGPSS) Data: Data featuring each program will be sent to faculties and can be shared at your discretion. Qualitative data will also be shared as well.
Rapport de la vice-provost associée / Associate Vice-Provost’s Report
Canada Graduate Research Scholarship – Doctoral program (CGRS-D): Indigenous files: The associate vice-provost informed the Council about two criteria updates related to indigenous files:
Indigenous research checkbox: This identifies that students will be conducting indigenous research projects. This information is visible to faculty selection committees. It affects how the application should be evaluated, in accordance with the Guidelines for the Merit Review of Indigenous Research.
The self-identification checkbox: This indicates whether a candidate has self-identified as Canadian Indigenous. The information is not visible to the faculties and is accessible only to the Scholarship Liaison Officer within the portal. The eligibility of the applicants’ status is currently being validated through the Institute of Indigenous Research and Studies. All files of eligible candidates will be submitted to the agencies; this will allow to directly support our indigenous population.
Scholarships: The Associate Vice-Provost shared some important upcoming deadlines:
- Faculties have until October 23 to provide the number of admissible applications for CGRS D (for both Canadian and International students);
- Faculties' and students’ deadline to make changes to CGRS D applications is on November 11.
- Students’ application deadline is on November 13 for Ontario Graduate Scholarship (OGS) and the Queen Elizabeth II Scholarships (OGS-QEII) and November 19 is the Referees’ deadline for OGS-QEII letters of recommendation.
- Students’ application deadline for Canada Graduate Research Scholarship – Master's Program is on December 1.
Fusion des comités sur l’évaluation des programmes / Merging of the Program Evaluation Committees
La demande est présentée par le directeur, Bureau d’évaluation des programmes, Michael Leslie Shiell.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la fusion des comités sur l’évaluation des programmes, telle que présentée, avec la suggestion que le quorum requis et la représentation étudiante soient revus dans les prochaines années.
Révision du Protocole institutionnel d’assurance de la qualité (PIAQ) / Revision of the Institutional Quality Assurance Process (IQAP)
La révision est présentée par le vice-provost, ÉSP, André Beauchemin, et le vice-provost, affaires académiques, Alain St-Amant.
2025-2026 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander au Comité exécutif du Sénat la Révision du Protocole institutionnel d’assurance de la qualité (PIAQ) tel que présenté.
La rencontre s’est terminée à 15h25.
