- Adoption of Agenda
- Approval of the Minutes of the February 12, 2025 Meeting
- Business Arising from the Minutes
- Update: Professional Development
- Working Group’s Feedback : Time to Completion
- Thesis Advisory Committee
- Program Revitalization
- Other Business
Meeting of Wednesday, April 16, 2025 at 1:30 p.m
Strategic Committee on Graduate and Postdoctoral Studies
Agenda
Minutes
Présences / Attendance
- André Beauchemin, vice-provost, études supérieures et postdoctorales
- Marc Dubé, vice-provost associé intérimaire, études supérieures et postdoctorales
- Marijke Taks, vice-provost associée, études supérieures et postdoctorales
- Martine Lagacé, vice-rectrice associée, promotion et développement de la recherche
- Awad Ibrahim, vice-provost, équité, diversité et excellence en matière d’inclusion
- Caroline Hyslop, bibliothécaire associée, services de recherche
- Jean-Marc Barrette, vice-recteur, Université Saint-Paul
- Joao Velloso, vice-doyen, Droit
- El Hadji Yaya Koné, vice-doyen, Éducation
- Nadine Wiper Bergeron, vice-doyenne, Médecine
- Christine Dallaire, vice-doyenne, Sciences de la santé
- Sylvie Frigon, vice-doyenne, Sciences sociales
- Gregory Richards, vice-doyen, Telfer
- Deryn Fogg, vice-doyenne, Sciences
- Audrey Giles, professeure, Sciences de la santé
- Nikita Kamblé-Bagal, étudiante doctorante
Excusés / Excused
- Éric Bercier, vice-recteur associé, affaires étudiantes
- Patrice Corriveau, vice-provost associé intérimaire, international
- Monika Jezak, vice-doyenne, Arts
- Joel Beddows, vice-doyen, Arts
- François Robitaille, vice-doyen, Génie
- Andrew Sowinski, vice-doyen, Génie
- Willow Scobie, professeure, Sciences sociales
- Jennie Day, stagiaire postdoctorale
- Farinaz Basmechi, étudiante doctorante
Adoption de l’ordre du jour / Adoption of Agenda
The Vice-Provost welcomes the members and advises the members that the main discussion will revolve around the working group’s feedback related to Time to Completion (TTC).
Il procède à l’adoption de l’ordre du jour.
Décision : L’ordre du jour est adopté à l’unanimité. (J.-M. Barrette / A. Ibrahim).
Approbation du procès-verbal de la réunion du 12 février 2025/ Approval of the Minutes of the February 12, 2025 Meeting
Décision : Le procès-verbal est approuvé à l’unanimité (M. Dubé / J.-M Barrette).
Suites au procès-verbal / Business Arising from the Minutes
Budget: Université passe d’une cote de risque moyen à risque faible en termes de responsabilité financière. Ce changement est relié au fond de mobilisation, avec des rendements positifs et des subventions importantes non récurrentes et non prévues au budget initial.
Changement de nom du Ministère à Ministère des Collèges et Universités, de l’Excellence en Recherche et de la Sécurité. C’est un développement important, une composante de sécurité s’ajoute au volet académique. On est toujours à apprendre sur l’aspect sécuritaire qui pourrait toucher nos programmes et nos étudiants. La discussion avec le Conseil ontarien aux études supérieures (COÈS) est aussi en cours. On en discutera davantage à l’automne à ce Comité. Entretemps, une présentation du Secteur initiatives stratégiques en recherche (Sécurité) du VRRI sera partagée avec les membres.
Admission stats: un excellent cycle pour les demandes d’admission canadiennes, mais difficile pour les demandes provenant de l’international. Une baisse de 37% est observée pour les maitrises anglophones à comparer avec une augmentation de 13% pour les francophones.
Pour les internationaux c’est important de suivre les paiements de dépôt, nécessaire pour obtenir une PAL et ainsi leur permis d’études. À noter que certains programmes sont offerts en ligne seulement et ces étudiants ne nécessitent pas de PAL et donc ni de payer le dépôt.
Le cycle d’admission n’est pas fini, le travail se poursuit. Données d’admission en date du 11 avril :
Données d'admission 2259
Sommaire APP EVAL OFFERS ACC Deposit paid Maîtrise CDN 6406 519 2269 1613 56 Maîtrise INT 4811 109 1894 1407 400 PhD CDN 418 16 188 149 3 PhD INT 505 37 170 139 71 YG1
Sommaire REF YG1-Ap YG1-Of YG1-Ac Maîtrise CDN 431 5441 2075 1409 Maîtrise INT 206 7041 2305 1573 PhD CDN 28 373 189 125 PhD INT 18 636 180 149 Différence entre Offres 2259 vs YG1
Sommaire Demandes Offres Admission Maîtrise CDN 18 % 9 % 14 % Maîtrise INT -32 % -18 % -11 % PhD CDN 12 % -1 % 19 % PhD INT -21 % -6 % -7 % Mise à jour : développement professionnel / Update: Professional Development
La vice-provost associée propose un nouveau nom pour le programme, soit : Développement de compétences professionnelles – Opportunités aux études supérieures et postdoctorales / Professional Skills Development – Opportunities, Graduate and Postdoctoral Studies. L’ancien nom faisait référence à un programme, dont une combinaison logique de formation à suivre, ce qui ne représentait pas la réalité. Ce nouveau nom permet de mieux représenter l’offre d’activités offertes à notre population étudiante et postdoctorale.
En septembre, un rapport de la première année des activités de développement de compétences professionnelles sera soumis au comité pour information et discussion.
Retour du groupe de travail : temps à la diplomation / Working Group’s Feedback : Time to Completion
Le retour sur les indicateurs de performance de Transformation 2030 montre une nécessité de réduire le temps à la diplomation. La cible est de réduire la durée pour la maitrise avec thèse de 1.5 trimestre, et celle des doctorants à 15 trimestres. Pour répondre à ces défis, un groupe de travail a été mis sur pied afin d’identifier les meilleures pratiques pour réduire le temps à la diplomation.
Le vice-provost associé intérimaire, qui a présidé le groupe de travail, remercie les membres du groupe du travail, mis en place pour améliorer le temps à la diplomation : Joël Beddows (Faculté des arts), Sylvie Frigon (Faculté des sciences sociales), Andrew Sowinski (Faculté de génie) et Luciana Ion (CVPESP).
Les documents du groupe de travail ont été partagés avec les membres du Comité stratégique une semaine avant cette rencontre. Il partage les faits saillants du rapport par une présentation.
One of the objectives of the working group was to identify and map program components to degree level expectations (DLEs) that are required by the Province of Ontario for graduate programs at uOttawa. While clarifying the role of the PhD comprehensive examination and how it maps to the DLEs, the working group provided a framework for the Thesis Advisory Committee (TAC) and identified best practices to reduce time-to-completion (TTC).
Le vice-provost associé intérimaire présente une cartographie pour atteindre les attentes associées au grade (AAG) dans chacun des types de programmes (Maitrise avec ou sans thèse, et Ph. D.) selon les différentes composantes de programmes (p. ex., examen de synthèse, thèse, apprentissage expérientiel, examen de synthèse, développement professionnel, compétences en communication, leadership, accréditation et Comité d’encadrement de thèse).
A proposed definition was introduced by the working group for the comprehensive exam as an assessment of a doctoral student’s ability to demonstrate sufficient depth of knowledge, the skills necessary to pursue research and sufficient breadth of knowledge.
Bien que le comité d’encadrement de thèse (CET) ait une définition au Règlement académique C-7.1 de l’Université, le CET n’est pas obligatoire à l’Université d’Ottawa contrairement à toutes les universités en Ontario.
Pour réduire le temps à la diplomation des études, les meilleures pratiques suivantes sont proposées : assurer une admission efficace, fournir un soutien financier clair, une supervision efficace, un soutien au bien-être et à la recherche et explorer un alignement des programmes avec les AAG.
The Working group’s recommendations are to:
- Use the proposed program components/DLEs mapping tables when developing a new program or during the cyclical review of existing programs.
- Review the use of the comprehensive exam in existing programs to ensure that it corresponds to the proposed definition.
- Examine the possibility of making TACs compulsory as part of all programs that meets the suggested framework.
- Reduce the number of compulsory courses in graduate programs according to the proposed targets.
Le vice-provost encourage les membres du comité à consulter les documents attentivement, à les partager au niveau des programmes et invite les membres à fournir toutes rétroactions.
Comité d’encadrement de thèse / Thesis Advisory Committee
During the last meeting of the Vice-Provost with the GSAÉD, the students’ representatives highlighted their appreciation for the new guide on thesis supervision and underlined the necessity to monitor the supervision work. Having a TAC for each graduate student registered to a program with thesis is aligned with the GSAED’s request. This best practice has also been requested by the ombudsperson.
Il invite les membres à la conversation pour identifier les enjeux et démarches pour instaurer un comité d’encadrement de thèse (CET) dans tous les programmes n’ayant pas un comité d’encadrement de thèse (pour leurs étudiants au doctorat).
Une discussion s’en suit sur les pratiques actuelles dans les programmes où le CET est obligatoire. Le vice-provost encourage les vice-doyens à débuter les discussions avec leurs unités académiques au cours des prochains mois. La proposition de rendre le CET obligatoire pour tous les programmes avec thèse sera discutée à nouveau à l’automne 2025.
Revitalisation des programmes / Program Revitalization
Plusieurs facultés ont implémenté des changements pour revitaliser leurs programmes permettant d’atteindre les priorités suivantes : l’amélioration du temps à la diplomation, l’offre de formation en ligne, un parcours intégré et la modernisation du contenu.
Des exemples d'initiatives spécifiques et de meilleures pratiques entre facultés ont été partagés pour finir l’année académique avec un échange.
Ces initiatives assurent un suivi aux indicateurs de performance liés à Transformation 2030.
- Autres affaires / Other Business
La rencontre se termine à 15h 32 (D. Fogg/ M. Dubé).