Le régime d’enseignement coopératif (« régime coop ») est complémentaire aux programmes d’études réguliers et, à ce titre, il est régi par les mêmes règlements. Cette section présente les règlements et méthodes additionnels qui s’appliquent spécifiquement aux étudiantes et étudiants du régime coop.
Règlements et modalités régissant les programmes d'enseignement coopératif
Pour conserver votre place dans le régime coop, vous devez respecter les règlements et modalités qui suivent.
Programmes avec participation facultative au régime coopératif
À l’Université d’Ottawa, la plupart des programmes avec participation facultative au régime coop sont contingentés. L’admission est concurrentielle et repose sur plusieurs critères, notamment :
• le rendement scolaire;
• la capacité à participer au nombre de stages de travail requis, conformément à la séquence études-stages approuvée pour le programme.
Pour être admissible, vous devez :
• avoir la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente, ou être une étudiante internationale ou un étudiant international titulaire d’un permis d’études valide ou du statut diplomatique.
1.1. Étudiantes et étudiants qui ne sont pas encore inscrits à l’Université d’Ottawa
Si vous présentez une demande d’admission à l’Université d’Ottawa pour la première fois, vous pouvez également demander une admission directe à la plupart des programmes avec participation au régime coop, à l’exception des programmes suivants :
• Sciences biomédicales
• Traduction
• Certains programmes d’études supérieures (maîtrise)
Pour que votre candidature à l’admission directe au régime coop soit prise en considération, votre moyenne scolaire doit être :
• d’au moins 80 % si vous présentez une demande d’admission directement après vos études secondaires;
• d’au moins 75 % si vous avez fait au moins deux années de cégep.
Pour conserver votre place dans le régime coop :
Si on vous a offert une place dans le régime coop, vous devez satisfaire aux conditions suivantes jusqu’à votre admission officielle (au plus tard le 30 septembre ou le 30 avril, selon votre programme; veuillez consulter les dates limites d’admission ci-dessous) :
• maintenir une moyenne pondérée cumulative (MPC) d’au moins 8,0;
• répondre aux exigences d’admission du régime coop propre à votre programme.
Si vous ne satisfaites pas à ces conditions, vous perdrez votre place réservée et devrez présenter votre candidature dans le cadre du cycle d’admission régulier.
1.2. Étudiantes et étudiants inscrits à l’Université d’Ottawa
Notez que les étudiantes et étudiants à temps plein actuellement inscrits à l’Université d’Ottawa peuvent présenter une demande d’admission au régime coop au moyen de leur compte uOzone :
1. Accédez au menu Applications.
3. Présentez votre demande avant la date limite d’admission pour votre programme.
Dates limites de présentation des demandes par programme
• 30 septembre de la deuxième année :
La plupart des programmes (sauf ceux indiqués ci-dessous)
La plupart des programmes (sauf ceux indiqués ci-dessous)
• 30 avril de la deuxième année :
o Comptabilité
o Physique
o Sciences biopharmaceutiques
o Sciences biomédicales
• 30 avril de la troisième année :
o Science des données
o Physique et génie électrique
• 30 septembre de la troisième année :
o Traduction
o Chimie
o Études internationales et langues modernes
• 30 septembre de la première année (programme d’études supérieures seulement) :
o Les étudiantes et étudiants à la maîtrise doivent présenter leur demande au cours de leur première année d’études.
Décisions d’admission
• Programmes dont la date limite est le 30 septembre :
L’admission est déterminée en fonction de la moyenne pondérée cumulative (MPC) au moment de l’évaluation.
L’admission est déterminée en fonction de la moyenne pondérée cumulative (MPC) au moment de l’évaluation.
• Pour les étudiantes et étudiants à la maîtrise ou admis avec équivalences (sans MPC de l’Université d’Ottawa) :
La décision est prise en fonction de la moyenne d’admission.
La décision est prise en fonction de la moyenne d’admission.
• Pour les programmes dont la date limite est le 30 avril (premier stage de travail à l’hiver) :
L’admission est déterminée en fonction de la MPC au moment de l’évaluation.
L’admission est déterminée en fonction de la MPC au moment de l’évaluation.
Exigences propres aux programmes
Les critères d’admission peuvent varier d’un programme à l’autre. Assurez-vous de consulter les exigences propres à votre programme sur le site Web du régime coop.
1.3. Reconnaissance des stages de travail effectués dans une autre université
Les personnes admises au régime coop de l’Université d’Ottawa qui souhaitent obtenir une équivalence pour des stages réalisés dans une autre université doivent soumettre une demande officielle au Bureau coop.
Conditions importantes
• Il n’est pas possible d’obtenir des équivalences pour plus de la moitié des stages exigés dans le cadre du régime coop.
• Une équivalence n’est envisagée que lorsque le nombre de crédits qu’il vous reste à obtenir dans votre programme ne vous permet pas d’effectuer les trois stages exigés dans le cadre du régime coopératif de l’Université d’Ottawa.
À inclure dans votre demande :
• Une lettre confirmant votre participation au régime coop de l’autre université;
• Une description de poste pour chacun des stages effectués;
• Un relevé de notes officiel attestant la réussite des stages effectués.
Processus d’évaluation
Le Bureau coop, après consultation avec votre département, déterminera si votre expérience de stage antérieure :
• est pertinente par rapport à votre programme d’études actuel;
• satisfait aux normes du régime coop de l’Université d’Ottawa;
• est conforme aux lignes directrices d’Enseignement coopératif et apprentissage intégré au travail (ECAIT Canada).
Si votre demande est approuvée, le Bureau coop informera votre faculté que vous êtes admissible à une équivalence.
Les étudiantes et étudiants admis au régime coop s’engagent à respecter les conditions de l’entente d’admission au régime coop.
2.1. Droits et cours
Droits de participation au régime coop
Les droits de participation au régime coop sont non remboursables et sont fixés par l’Université. Le montant est communiqué chaque année par le Service du registraire.
Les étudiantes et étudiants admis au régime coop doivent payer des droits initiaux au cours du trimestre précédant leur premier stage. Ces droits sont portés à leur compte dès l’acceptation de l’offre d’admission au régime coop. Ils sont non remboursables et non transférables, même si la personne se retire par la suite du régime coop.
Par la suite, des droits de participation au régime coop sont exigés pour chaque jumelage avec un employeur confirmé, peu importe la méthode utilisée pour trouver le stage.
Les droits de participation au régime coop couvrent les coûts d’administration du régime et la prestation des services qui y sont associés.
Inscription à des cours pendant un stage
Comme il est indiqué dans l’entente d’admission, les personnes qui participent au régime coop peuvent s’inscrire à un seul cours du soir ou offert de manière asynchrone pendant un stage coop, à condition que cette inscription ne nuise pas à leur statut d’étudiante ou d’étudiant à temps plein durant les trimestres d’études obligatoires, y compris celui qui suit le dernier stage.
2.2. Retrait du régime coop
Une personne peut se retirer volontairement du régime coop avant les dates limites établies par le Bureau coop.
Le retrait volontaire est autorisé uniquement si l’étudiante ou l’étudiant n’a pas encore pris part au processus de placement, qui est réputé commencer dès qu’il y a participation active à des activités liées au régime coop, notamment les suivantes :
• Présentation de candidatures à des offres de stage;
• Participation à des entrevues;
• Réponse à des offres de stage.
Retrait tardif (après le début du processus de placement)
Les demandes de retrait soumises après le début du processus de placement sont évaluées en fonction du degré de participation de l’étudiante ou de l’étudiant.
Toute demande de retrait à ce stade est traitée conformément aux règlements et aux échéanciers applicables du régime coop.
Une personne qui se retire du régime coop ne pourra y être admise de nouveau dans le cadre du même programme à une date ultérieure.
Dans le cas d’un retrait avant le premier stage, les droits initiaux demeurent non remboursables et non transférables.
Les décisions concernant les retraits sont assujetties aux dispositions des présents règlements et sont prises à la discrétion du Bureau coop, conformément aux règlements de l’Université.
3.1 Séquences études-stages et demandes de modification
Les étudiantes et étudiants admis au régime coop doivent respecter la séquence études-stages établie pour leur programme d’études. Cette séquence approuvée constitue une condition essentielle d’admissibilité au processus de placement.
Les séquences études-stages doivent être approuvées par la faculté concernée et par le Sénat de l’Université. Les étudiantes et étudiants doivent respecter la séquence études-stages approuvée pour pouvoir participer au processus de placement.
Les demandes visant à modifier cette séquence sont examinées au cas par cas et ne sont approuvées que dans des circonstances exceptionnelles. Elles doivent être soumises par écrit au Bureau coop et inclure les motifs à l’appui. Il revient au Bureau coop de décider si la modification peut être autorisée, selon les règlements du programme et les contraintes opérationnelles.
Les étudiantes et les étudiants qui invoquent des raisons médicales doivent fournir les pièces justificatives requises, conformément au Règlement académique A-8.6.
3.2 Répercussions de l’échec d’un cours sur la séquence études-stages
Les étudiantes et étudiants qui échouent à un cours obligatoire constituant un préalable à un cours prévu au trimestre d’études suivant doivent communiquer avec le Bureau coop.
Le non-respect des exigences relatives aux préalables peut entraîner des changements à la séquence études-stages approuvée et retarder le processus de placement pour un stage. Les répercussions sur l’admissibilité au placement seront déterminées conformément aux modalités décrites à la section 4.1.
3.3 Répercussions d’un changement de programme sur la séquence études-stages
Les étudiantes et étudiants qui souhaitent changer de programme d’études doivent :
• avoir un bon rendement scolaire;
• consulter le Bureau coop avant de présenter une demande de changement.
Pour demeurer inscrits au régime coop après un changement de programme, les étudiantes et étudiants doivent être en mesure de respecter la séquence études-stages approuvée du nouveau programme et de réaliser tous les stages requis.
S’il ne leur est pas possible d’effectuer le nombre de stages requis, ceux déjà réalisés peuvent être évalués afin de déterminer s’ils peuvent être reconnus au titre des exigences du nouveau programme.
4.1. DÉFINITIONS
Dans cette section :
On entend par processus de placement les démarches liées à l’attribution d’un stage coop, notamment la soumission de candidatures, la participation à des entrevues, la réception et la gestion des offres de stage et, à la suite de l’acceptation d’une offre, le jumelage officiel avec un employeur par le Bureau coop.
On entend par jumelage la confirmation officielle par le Bureau coop du placement à la suite de l’acceptation par la personne d’une offre de stage.
4.2 Admissibilité et participation au processus de placement
La participation au processus de placement est conditionnelle au respect de la séquence études-stages approuvée (voir la section 3) ainsi que de l’ensemble des règlements applicables au programme.
Pour chacun de leurs stages de travail, les étudiantes et étudiants doivent informer le Bureau coop de leur intention de :
• participer au processus de placement;
• retourner travailler pour un même employeur;
• trouver un stage par leurs propres moyens.
Stages trouvés de manière autonome
Pour être reconnu au titre du régime coop, tout stage déniché sans recourir au service de placement doit être approuvé par le Bureau coop. Il doit s’agir d’un stage :
• à temps plein;
• rémunéré (des exceptions peuvent être accordées dans le cas de stages à l’étranger);
• lié au champ d’études de l’étudiante ou de l’étudiant.
Les étudiantes et étudiants qui participent au processus de placement doivent respecter toutes les échéances et poser leur candidature à un nombre raisonnable d’offres de stage, déterminé par le Bureau coop en fonction des postes offerts dans leur domaine d’études ou un secteur connexe. Ce nombre peut varier selon les perspectives d’emploi, l’année d’études et l’expérience de travail antérieure de la personne.
4.3 Processus de placement et offres d’emploi
Les étudiantes et les étudiants qui participent au processus de placement doivent :
• respecter toutes les échéances établies par le Bureau coop;
• suivre les directives communiquées par le Bureau coop.
Pour chaque candidature, les documents suivants peuvent être transmis à l’employeur :
• le curriculum vitae de l’étudiante ou de l’étudiant;
• son relevé de notes le plus récent.
À l’issue des entrevues, les employeurs retiennent des candidatures et transmettent leurs offres de stage par l’intermédiaire du portail coop. Le Bureau coop informe les personnes concernées lorsqu’une offre leur est destinée.
Répondre aux offres de stage
• Les étudiantes et étudiants disposent de 48 heures pour accepter ou refuser une offre de stage.
• Il n’existe aucune limite au nombre d’offres qu’une personne peut refuser. Toutefois, le processus de placement demeure concurrentiel et rien ne garantit que des offres subséquentes suivront après un refus.
• Le défaut de répondre à une offre de stage dans les délais prescrits entraîne son annulation.
Lorsqu’une offre de stage est acceptée, le Bureau coop confirme officiellement le placement auprès de l’employeur.
4.4 Responsabilités de l’étudiante ou de l’étudiant qui accepte une offre de stage
En acceptant une offre d’emploi dans le cadre du processus de placement coop, l’étudiante ou l’étudiant s’engage envers l’employeur et le Bureau coop.
Toute personne qui accepte une offre de stage doit :
• respecter son engagement envers l’employeur et le Bureau coop;
• abandonner immédiatement toute autre démarche pour se trouver un stage;
• répondre aux communications de l’employeur relatives à son entrée en fonction;
• réaliser le stage dans son intégralité et conformément aux modalités établies.
Une fois acceptée, l’offre de stage engage pleinement l’étudiante ou l’étudiant, même si certaines formalités restent à remplir (signature du contrat de travail, obtention d’une cote de sécurité, accomplissement du processus d’intégration, etc.).
Après avoir accepté une offre d’emploi dans le cadre du processus de placement coop, l’étudiante ou l’étudiant ne peut accepter, solliciter, ni négocier aucune autre entente de stage. Tout non-respect de cette exigence entraînera un retrait du régime coop et une note d’échec pour le stage de travail.
4.5 Conduite dans le cadre du processus de placement
Le fait de manquer une entrevue ou de s’y présenter en retard, sans motif valable, peut faire en sorte que l’étudiante ou l’étudiant ne puisse plus recourir au service de placement et doive se trouver un stage par ses propres moyens.
Le non-respect des règles de placement, y compris l’omission de répondre aux offres de stage, peut entraîner les mêmes conséquences.
Une personne qui refuse un placement proposé par le Bureau coop sans consulter ce dernier ni fournir de motif valable peut se voir attribuer une note « ABS » pour stage non terminé. Le Bureau coop discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
4.6 Responsabilités de l’Université
Bien que l’Université d’Ottawa déploie des efforts raisonnables pour trouver un stage pour chaque personne qui participe au régime coop, elle ne garantit pas l’obtention d’un placement et ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages subis avant ou pendant l’emploi.
4.7. Stages internationaux
Les étudiantes et étudiants qui souhaitent effectuer un stage coop à l’étranger doivent satisfaire aux critères d’admissibilité applicables et obtenir l’autorisation du Bureau coop avant d’entamer le processus.
Critères d’admissibilité
Pour être admissibles à un stage à l’étranger au titre du régime coop, les étudiantes et étudiants doivent :
1. avoir un bon rendement scolaire;
2.obtenir l’approbation du Bureau coop pour le stage à l’étranger proposé.
Critères d’approbation
Pour qu’un stage à l’étranger soit reconnu au titre du régime coop, il doit :
• être directement lié au programme d’études de l’étudiante ou de l’étudiant;
• être pour un poste à temps plein;
• s’échelonner sur toute la durée du trimestre universitaire;
• être situé dans une région dont le niveau de sécurité est jugé acceptable par Affaires mondiales Canada et le Service du registraire de l’Université d’Ottawa.
Remarque : Le fait qu’une étudiante ou un étudiant connaisse bien un lieu n’aura pas préséance sur l’évaluation officielle du niveau de sécurité.
Les stages rémunérés et non rémunérés sont admissibles.
Faculté des sciences sociales
Les étudiantes et étudiants de la Faculté des sciences sociales qui souhaitent participer à un cours d’apprentissage expérientiel (stage international) pendant un stage de travail doivent :
• obtenir une autorisation écrite du Bureau coop;
• transmettre cette autorisation à la Faculté des sciences sociales.
À défaut d’obtenir cette autorisation, la séquence études-stages approuvée ne pourra être maintenue.
Autres exigences
Les étudiantes et étudiants autorisés à effectuer un stage coop à l’étranger doivent également se conformer aux exigences suivantes :
• Formation préparatoire
Les étudiantes et étudiants doivent suivre la formation obligatoire préalable au départ, qui est accessible dans Brightspace.
• L’admissibilité aux bourses pour soutenir la mobilité internationale est assujettie à la réussite de cette formation.
• Certaines bourses sont offertes uniquement pour les stages non rémunérés.
• Assurance voyage
Les étudiantes et étudiants doivent se procurer une assurance voyage offrant une protection adéquate, notamment pour les frais de rapatriement, sans plafond de couverture.
• Acceptation des risques
Les étudiantes et étudiants doivent signer une entente d’exonération de responsabilité, de renonciation aux réclamations, d’acceptation des risques, d’autorisation et d’indemnisation.
• Coordonnées d’urgence
Les étudiantes et étudiants doivent remplir le formulaire de contacts d’urgence pour stages coop internationaux.
• Documents de voyage
Les étudiantes et étudiants doivent fournir :
• une copie de leur itinéraire de voyage;
• une copie de leur inscription de voyage auprès d’Affaires mondiales Canada.
• Document d’immigration
S’il y a lieu, les étudiantes et étudiants doivent fournir une copie des visas ou permis de travail exigés.
• Il se peut que certaines personnes doivent également se procurer une lettre d’autorisation auprès du Bureau coop.
• Coordonnées d’urgence pendant le stage de travail
Les étudiantes et étudiants doivent toujours avoir en leur possession la carte du Bureau coop indiquant le numéro d’urgence à contacter, et ce, pendant toute la durée de leur stage.
• Confirmation de l’arrivée
Dès leur arrivée à destination, les étudiantes et étudiants doivent :
• saisir les renseignements relatifs à leur stage dans le portail coop;
• envoyer un courriel au Bureau coop pour confirmer leur arrivée sur le lieu du stage.
S’il ne reçoit pas les renseignements relatifs au stage et le courriel confirmant l’arrivée de la personne dans les 30 jourssuivant la date de début du stage, le Bureau coop peut communiquer avec les personnes à joindre en cas d’urgence qui figurent au dossier.
Cette section énonce les conditions applicables aux stages coop approuvés, notamment en ce qui concerne leur durée, leur rémunération et les circonstances pouvant compromettre leur réalisation ou leur évaluation.
5.1 Durée du stage
Les stages de travail s’échelonnent habituellement sur toute la durée du trimestre universitaire. Les dates officielles de début et de fin sont établies par le Bureau coop.
Ces dates peuvent, dans certains cas, être modifiées au moment de la signature du contrat afin de faciliter l’intégration de l’étudiante ou de l’étudiant.
5.2 Salaires
• Les employeurs canadiens doivent rémunérer les étudiantes et étudiants pour tous les stages, conformément aux normes d’emploi en vigueur dans la province où le travail est effectué. Les stages internationaux peuvent être non rémunérés ou offrir une rémunération inférieure à celle offerte au Canada.
• Le Bureau coop publie des données sur les salaires à titre informatif seulement.
• Le salaire est fixé par l’employeur et peut varier d’un stage à l’autre.
• Le Bureau coop ne prend part ni aux négociations salariales ni aux décisions concernant la rémunération.
5.3 Grèves
Les étudiantes et étudiants doivent informer immédiatement le Bureau coop de toute grève. L’Université ne pourra être tenue responsable des pertes de revenus en découlant.
5.4 Congédiements
Si un employeur congédie une étudiante ou un étudiant, le Bureau coop :
• enquêtera sur les circonstances du congédiement;
• présentera les conclusions de son enquête au Comité de coordination coop.
Si le Bureau coop conclut que le congédiement est justifié, il discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
Lorsqu’un stage prend fin à la suite d’une grève ou d’un congédiement sans motif valable, le Bureau coop détermine si l’étudiante ou l’étudiant :
• doit se retirer du cours associé au stage;
• a terminé une portion suffisante du stage pour satisfaire à l’exigence de durée minimale.
5.5 Retard dans l’obtention d’une cote de sécurité
Lorsque les démarches pour obtenir une cote de sécurité retardent le début d’un stage, l’étudiante ou l’étudiant doit en aviser sans délai le Bureau coop.
L’Université ne peut être tenue responsable des pertes découlant d’une telle situation.
6.1 Inscription et abandon
L’acceptation d’une offre obtenue dans le cadre du processus de placement coop constitue un engagement à terminer le cours associé au stage de travail. Toute personne qui ne donne pas suite à une offre acceptée est réputée ne pas avoir terminé le cours associé au stage.
Une fois l’affectation à un poste de stagiaire confirmée avec l’employeur, le Bureau coop inscrit l’étudiante ou l’étudiant au cours associé au stage de travail.
Les étudiantes et étudiants qui abandonnent un stage approuvé sans l’autorisation du Bureau coop peuvent être retirés du cours correspondant et se voir attribuer une note « ABS » pour stage non terminé. Le Bureau coop discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
6.2 Exigences du stage de travail et modalités d’évaluation
Les étudiantes et étudiants doivent soumettre un bilan réflexif de stage au plus tard à la date limite indiquée sur la page Dates importantes du régime coop.
6.3 Incidence sur le rendement scolaire
L’attribution de la note « F », « EIN » ou « ABS » à un cours associé à un stage entraîne le retrait du régime coop.
Les notes « F », « EIN » et « ABS » sont considérées comme des notes d’échec (valeur de zéro) et sont prises en compte dans le calcul de la moyenne pondérée cumulative de l’étudiante ou de l’étudiant.
La note attribuée pour le cours associé au stage est déterminée en fonction du bilan réflexif. La note « EIN » est attribuée à toute personne qui ne remet pas ce bilan, et entraîne un retrait du régime coop.
6.4 Limites relatives aux crédits
Les crédits obtenus dans le cadre de cours associés à des stages de travail :
• ne peuvent être utilisés aux fins d’équivalence;
• ne peuvent se substituer aux cours exigés par le programme d’études.
La mention « coop » sera inscrite sur le relevé de notes officiel et le diplôme des étudiantes et étudiants qui satisfont aux exigences de leur programme d’études et qui :
• ont maintenu un bon rendement scolaire dans leur discipline ainsi que la moyenne pondérée cumulative (MPC) minimale exigée pour leur programme d’études (5,0 pour tous les programmes de premier cycle et 7,0 pour les programmes d’études supérieures);
• ont réussi tous les stages de travail requis dans le cadre de leur programme d’études.
Réduction du nombre de stages de travail obligatoires
Dans des circonstances exceptionnelles, le Bureau coop peut approuver une réduction du nombre de stages requis, conformément aux présents règlements et aux présentes méthodes.
Une réduction ne peut être envisagée que si l’étudiante ou l’étudiant :
• n’a pas été en mesure d’obtenir un stage malgré sa pleine participation au processus de placement coop;
• a reçu une équivalence pour un ou plusieurs stages;
• n’a pas été en mesure de terminer un stage pour des raisons médicales dûment documentées et appuyées par un certificat délivré par le Service de santé de l’Université.
Toute décision visant à réduire le nombre de stages obligatoires relève du Bureau coop et n’a aucune incidence sur les autres exigences à respecter pour l’obtention du diplôme.
Pour être considérés comme ayant un bon rendement scolaire, les étudiantes et étudiants inscrits à un programme de premier cycle doivent maintenir la MPC minimale établie par leur faculté ou leur programme d’études. Pour la plupart des programmes, un bon rendement scolaire correspond à une MPC d’au moins 5,0, sauf lorsque le Sénat a convenu d’autres exigences.
Toute personne dont la MPC est inférieure au minimum exigé par son programme est mise en probation par sa faculté, conformément au Règlement académique B-6.2.
Les programmes d’études supérieures ne prévoient aucun mécanisme de mise en probation.
De plus, il n’existe pas de processus distinct de mise en probation propre au régime coop.
Les étudiantes et étudiants visés par une décision du Comité de coordination coop sont informés de leur droit de faire appel de cette décision, conformément aux règlements de l’Université et aux méthodes énoncées ci-dessous.
Seules les décisions officielles rendues par le Comité peuvent être portées en appel. Les recommandations formulées par le Bureau coop, y compris celles relatives aux notes, ne peuvent faire l’objet d’un appel.
9.1 Appels des décisions du Comité de coordination coop (concernant des questions scolaires)
Aucun appel lié à des questions scolaires, y compris les notes attribuées pour les cours associés aux stages, ne peut être adressé au Comité tant qu’il n’a pas rendu sa décision.
Les appels concernant les questions scolaires doivent être adressés par écrit au Comité dans les deux semaines suivant la communication de la décision et inclure :
• un énoncé clair des motifs de l’appel;
• une explication démontrant en quoi la décision est présumée non conforme aux règlements ou aux méthodes applicables;
• tout document complémentaire pertinent.
Un appel peut être déclaré irrecevable s’il ne repose sur aucun motif valable ou n’est pas étayé par la documentation requise.
Les appels liés à des questions scolaires jugés recevables sont examinés par le Comité d’appel.
9.2 Appels des notes de rapports de stage attribuées par le corps professoral
Toute note attribuée à un rapport de stage par une professeure ou un professeur d’une unité scolaire, y compris une note d’échec, peut être contestée dans le cadre du processus d’appel de la faculté concernée, conformément aux règlements académiques applicables de l’Université et de la faculté.
Ce type d’appel est traité indépendamment du processus d’appel du régime coop et n’est examiné ni par le Bureau coop ni par le Comité de coordination coop, sauf si l’issue fait en sorte qu’une décision du Comité est requise par la suite.
9.3 Comité d’appel coop
Le Comité d’appel coop est composé de trois membres du corps professoral sélectionnés parmi les personnes figurant sur une liste approuvée par la direction du Bureau coop.
Le Comité examine les appels et rend une décision conformément aux règlements du régime coop.
9.4 Dernier appel
Les décisions du Comité d’appel coop peuvent faire l’objet d’un dernier appel devant le Comité d’appel du Sénat, qui rend une décision définitive.
Programmes avec participation obligatoire au régime d’enseignement coopératif
Le régime d’enseignement coopératif (« régime coop ») est complémentaire aux programmes d’études réguliers et, à ce titre, il est régi par les mêmes règlements. Le présent document énonce les méthodes et règlements additionnels qui régissent les programmes avec participation obligatoire au régime coop.
l’Université d’Ottawa, l’admission à un programme avec participation obligatoire au régime coop s’effectue en même temps que l’admission au programme d’études. Le régime coop étant une composante intégrée et obligatoire du programme, les étudiantes et étudiants doivent réaliser tous les stages de travail prévus dans la séquence études-stages approuvée pour leur discipline.
Pour être admissibles au régime coop, les étudiantes et étudiants doivent remplir les conditions leur permettant d’effectuer les stages obligatoires et être autorisés à travailler au Canada. De plus, ils doivent détenir la citoyenneté canadienne, la résidence permanente ou un permis d’études leur permettant de travailler au Canada. Ils doivent aussi maintenir un bon rendement scolaire, comme l’établit leur faculté ou leur programme d’études.
Début des stages coop
La participation au régime coop commence dès que les étudiantes et étudiants satisfont aux exigences scolaires établies pour la réussite de leurs premiers trimestres d’études. Il leur faut :
• avoir réussi les cours obligatoires du tronc commun;
• avoir un bon rendement scolaire.
Les personnes dont le rendement scolaire est insatisfaisant ne pourront pas commencer le processus de stage coop et devront améliorer leurs notes lors des trimestres d’études subséquents pour devenir admissibles.
L’accès au service de placement coop est conditionnel au respect des exigences susmentionnées.
1.1 Reconnaissance des stages de travail effectués dans une autre université
Une personne admise dans un programme avec participation obligatoire au régime coop de l’Université d’Ottawa souhaitant faire reconnaître un stage effectué dans un autre établissement universitaire doit présenter une demande d’équivalence au Bureau coop et y joindre les documents suivants :
• Une lettre de l’autre université confirmant la participation à un régime coop reconnu;
• Une description de poste pour le ou les stages de travail effectués;
• Un relevé de notes officiel confirmant la réussite du ou des stages.
Après avoir consulté l’unité scolaire concernée, le Bureau coop détermine si l’expérience de stage cadre avec le programme d’études de la personne et si elle satisfait aux exigences établies par l’Université d’Ottawa et Enseignement coopératif et apprentissage intégré au travail (ECAIT Canada).
Si l’équivalence est accordée, le Bureau coop informe la faculté concernée que la personne satisfait auxexigences du stage de travail visé.
Les équivalences accordées pour des stages ne peuvent représenter plus de la moitié du nombre total de stages requis dans le cadre du programme d’Université d’Ottawa. De plus, une équivalence n’est accordée que dans les cas où la personne ne peut effectuer tous les stages requis, notamment lorsqu’il reste un nombre limité de crédits dans le programme d’études.
Les étudiantes et étudiants inscrits à un programme avec participation obligatoire au régime coop s’engagent à respecter l’entente d’admission ainsi que les règlements et méthodes applicables.
2.1 Droits, inscription et cours
Droits de participation au régime coop
Les étudiantes et étudiants doivent acquitter leurs droits de participation au régime coop chaque trimestre d’études. Le montant est fixé par l’Université et communiqué par le Service du registraire chaque année.
Ces droits sont non remboursables et sont facturés même lorsqu’aucun stage n’est effectué au cours d’un trimestre.
Inscription à des cours pendant un stage
D’habitude, pendant son stage de travail, une personne ne peut s’inscrire qu’à un seul cours donnant droit à trois crédits, offert le soir ou de manière asynchrone, à condition que cette inscription ne nuise pas à ses obligations professionnelles ou à la séquence études-stages approuvée.
Exigences d’inscription
Une fois leur admission confirmée, les étudiantes et étudiants doivent demeurer inscrits à temps plein à leur programme avec participation obligatoire au régime coop, chaque trimestre et jusqu’à ce que toutes les exigences du programme soient satisfaites, y compris les stages.
3.1 Séquence études-stages et demandes de modification
Les étudiantes et étudiants inscrits à un programme avec participation obligatoire au régime coopdoivent respecter la séquence études-stages approuvée pour leur programme d’études. Il leur faut suivre l’ordre des trimestres d’études et des stages prévu pour progresser et obtenir leur diplôme.
Les demandes visant à modifier cette séquence sont examinées au cas par cas et ne sont approuvées que dans des circonstances exceptionnelles. Elles doivent être soumises par écrit au Bureau coop et inclure les motifs à l’appui. Il revient au Bureau coop de décider si la modification peut être autorisée, selon les règlements du programme et les contraintes opérationnelles.
Les étudiantes et les étudiants qui invoquent des raisons médicales doivent fournir les pièces justificatives requises, conformément au Règlement académique A-8.6.
3.2 Répercussions de l’échec d’un cours sur la séquence études-stages
Les étudiantes et étudiants qui échouent à un cours obligatoire constituant un préalable à un cours prévu au trimestre d’études suivant doivent communiquer avec le Bureau coop.
Le non-respect des exigences relatives aux préalables peut nuire au cheminement scolaire, entraîner des changements à la séquence études-stages approuvée et retarder le processus de stages coop. Les répercussions sur l’admissibilité au placement sont alors déterminées conformément aux modalités décrites à la section 4.
3.3 Répercussions d’un changement de programme sur la séquence études-stages
Les étudiantes et étudiants inscrits à un programme avec participation obligatoire au régime coop qui souhaitent changer de programme d’études doivent :
• avoir un bon rendement scolaire;
• consulter le Bureau coop avant de présenter une demande de changement.
Pour demeurer inscrits au régime coop après un changement de programme, les étudiantes et étudiants doivent être en mesure de respecter la séquence études-stages approuvée du nouveau programme et de réaliser tous les stages requis.
S’il ne leur est pas possible d’effectuer le nombre de stages requis, ceux déjà réalisés peuvent être évalués afin de déterminer s’ils peuvent être reconnus au titre des exigences du nouveau programme.
Dans cette section :
On entend par processus de placement les démarches liées à l’attribution d’un stage coop, notamment la soumission de candidatures, la participation à des entrevues, la réception et la gestion des offres de stage et, à la suite de l’acceptation d’une offre, le jumelage officiel avec un employeur par le Bureau coop.
On entend par jumelage la confirmation officielle par le Bureau coop du placement à la suite de l’acceptation par la personne d’une offre de stage.
4.2 Admissibilité et participation au processus de placement
La participation au processus de placement est conditionnelle au respect de la séquence études-stages approuvée (voir la section 3) ainsi que de l’ensemble des règlements applicables au programme.
Pour chacun de leurs stages de travail, les étudiantes et étudiants doivent informer le Bureau coop de leur intention de :
• participer au processus de placement;
• retourner travailler pour un même employeur;
• trouver un stage par leurs propres moyens.
Stages trouvés de manière autonome
Pour être reconnu au titre du régime coop, tout stage déniché sans recourir au service de placement doit être approuvé par le Bureau coop. Il doit s’agir d’un stage :
• à temps plein;
• rémunéré (des exceptions peuvent être accordées dans le cas de stages à l’étranger);
• lié au champ d’études de l’étudiante ou de l’étudiant.
Les étudiantes et étudiants qui participent au processus de placement doivent poser leur candidature à un nombre raisonnable d’offres de stage, déterminé par le Bureau coop en fonction des postes offerts dans leur domaine d’études ou un secteur connexe. Ce nombre peut varier selon les perspectives d’emploi, l’année d’études et l’expérience de travail antérieure de la personne.
4.3 Processus de placement et offres d’emploi
Les étudiantes et les étudiants qui participent au processus de placement doivent :
• respecter toutes les échéances établies par le Bureau coop;
• suivre les directives communiquées par le Bureau coop.
Pour chaque candidature, les documents suivants peuvent être transmis à l’employeur :
• le curriculum vitae de l’étudiante ou de l’étudiant;
• son relevé de notes le plus récent.
À l’issue des entrevues, les employeurs retiennent des candidatures et transmettent leurs offres de stagepar l’intermédiaire du portail coop. Le Bureau coop informe les personnes concernées lorsqu’une offre leur est destinée.
Répondre aux offres de stage
• Les étudiantes et étudiants disposent de 48 heures pour accepter ou refuser une offre de stage.
• Il n’existe aucune limite au nombre d’offres qu’une personne peut refuser. Toutefois, le processus de placement demeure concurrentiel et rien ne garantit que des offres subséquentes suivront après un refus.
• Le défaut de répondre à une offre de stage dans les délais prescrits entraîne son annulation.
Lorsqu’une offre de stage est acceptée, le Bureau coop confirme officiellement le placement auprès de l’employeur.
4.4 Responsabilités de l’étudiante ou de l’étudiant qui accepte une offre de stage
En acceptant une offre d’emploi dans le cadre du processus de placement coop, l’étudiante ou l’étudiant s’engage envers l’employeur et le Bureau coop.
Toute personne qui accepte une offre de stage doit :
• respecter son engagement envers l’employeur et le Bureau coop;
• abandonner immédiatement toute autre démarche pour se trouver un stage;
• répondre aux communications de l’employeur relatives à son entrée en fonction;
• réaliser le stage dans son intégralité et conformément aux modalités établies.
Une fois acceptée, l’offre de stage engage pleinement l’étudiante ou l’étudiant, même si certaines formalités restent à remplir (signature du contrat de travail, obtention d’une cote de sécurité, accomplissement du processus d’intégration, etc.).
Après avoir accepté une offre de stage dans le cadre du processus de placement coop, l’étudiante ou l’étudiant ne peut accepter, solliciter, ni négocier aucune autre entente de stage. Tout non-respect de cette exigence entraînera une note d’échec pour le stage de travail.
4.5 Conduite dans le cadre du processus de placement
Le fait de manquer une entrevue ou de s’y présenter en retard, sans motif valable, peut faire en sorte que l’étudiante ou l’étudiant ne puisse plus recourir au service de placement et doive se trouver un stage par ses propres moyens.
Le non-respect des règles de placement, y compris l’omission de répondre aux offres de stage, peut entraîner les mêmes conséquences.
Une personne qui refuse un placement proposé par le Bureau coop sans consulter ce dernier ni fournir de motif valable peut se voir attribuer une note « ABS » pour stage non terminé. Le Bureau coop discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
4.6 Responsabilités de l’Université
Bien que l’Université d’Ottawa déploie des efforts raisonnables pour trouver un stage pour chaque personne qui participe au régime coop, elle ne garantit pas l’obtention d’un placement et ne peut être tenue responsable des pertes ou dommages subis avant ou pendant l’emploi.
4.7 Stages internationaux
Les étudiantes et étudiants qui souhaitent effectuer un stage coop à l’étranger doivent satisfaire aux critères d’admissibilité applicables et obtenir l’autorisation du Bureau coop avant d’entamer le processus.
Critères d’admissibilité
Pour être admissibles à un stage à l’étranger au titre du régime coop, les étudiantes et étudiants doivent :
1. avoir un bon rendement scolaire;
2. obtenir l’approbation du Bureau coop pour le stage à l’étranger proposé.
Critères d’approbation
Pour qu’un stage à l’étranger soit reconnu au titre du régime coop, il doit :
• être directement lié au programme d’études de l’étudiante ou de l’étudiant;
• être pour un poste à temps plein;
• s’échelonner sur toute la durée du trimestre universitaire;
• être situé dans une région dont le niveau de sécurité est jugé acceptable par Affaires mondiales Canada et le Service du registraire de l’Université d’Ottawa.
Remarque : Le fait qu’une étudiante ou un étudiant connaisse bien un lieu n’aura pas préséance sur l’évaluation officielle du niveau de sécurité.
Les stages rémunérés et non rémunérés sont admissibles.
Autres exigences
Les étudiantes et étudiants autorisés à effectuer un stage coop à l’étranger doivent également se conformer aux exigences suivantes :
• Formation préparatoire
Les étudiantes et étudiants doivent suivre la formation obligatoire préalable au départ, qui est accessible dans Brightspace.
L’admissibilité aux bourses pour soutenir la mobilité internationale est assujettie à la réussite de cette formation.
Certaines bourses sont offertes uniquement pour les stages non rémunérés.
• Assurance voyage
Les étudiantes et étudiants doivent se procurer une assurance voyage offrant une protection adéquate, notamment pour les frais de rapatriement, sans plafond de couverture.
• Acceptation des risques
Les étudiantes et étudiants doivent signer une entente d’exonération de responsabilité, de renonciation aux réclamations, d’acceptation des risques, d’autorisation et d’indemnisation.
• Coordonnées d’urgence
Les étudiantes et étudiants doivent remplir le formulaire de contacts d’urgence pour stages coop internationaux.
• Documents de voyage
Les étudiantes et étudiants doivent fournir :
• une copie de leur itinéraire de voyage;
• une copie de leur inscription de voyage auprès d’Affaires mondiales Canada.
• Document d’immigration
S’il y a lieu, les étudiantes et étudiants doivent fournir une copie des visas ou permis de travail exigés.
• Il se peut que certaines personnes doivent également se procurer une lettre d’autorisation auprès du Bureau coop.
• Coordonnées d’urgence pendant le stage de travail
Les étudiantes et étudiants doivent toujours avoir en leur possession la carte du Bureau coop indiquant le numéro d’urgence à contacter, et ce, pendant toute la durée de leur stage.
• Confirmation de l’arrivée
Dès leur arrivée à destination, les étudiantes et étudiants doivent :
• saisir les renseignements relatifs à leur stage dans le portail coop;
• envoyer un courriel au Bureau coop pour confirmer leur arrivée sur le lieu du stage.
S’il ne reçoit pas les renseignements relatifs au stage et le courriel confirmant l’arrivée de la personne dans les 30 jours suivant la date de début du stage, le Bureau coop peut communiquer avec les personnes à joindre en cas d’urgence qui figurent au dossier.
Cette section énonce les conditions applicables aux stages coop approuvés, notamment en ce qui concerne leur durée, leur rémunération et les circonstances pouvant compromettre leur réalisation ou leur évaluation.
5.1 Durée du stage
Les stages de travail s’échelonnent habituellement sur toute la durée du trimestre universitaire. Les dates officielles de début et de fin sont établies par le Bureau coop.
Ces dates peuvent, dans certains cas, être modifiées au moment de la signature du contrat afin de faciliter l’intégration de l’étudiante ou de l’étudiant.
5.2 Salaires
• Les employeurs canadiens doivent rémunérer les étudiantes et étudiants pour tous les stages, conformément aux normes d’emploi en vigueur dans la province où le travail est effectué.
• Les stages internationaux peuvent être non rémunérés ou offrir une rémunération inférieure à celle offerte au Canada.
• Le Bureau coop publie des données sur les salaires à titre informatif seulement.
• Le salaire est fixé par l’employeur et peut varier d’un stage à l’autre.
• Le Bureau coop ne prend part ni aux négociations salariales ni aux décisions concernant la rémunération.
5.3 Grèves
Les étudiantes et étudiants doivent informer immédiatement le Bureau coop de toute grève. L’Université ne pourra être tenue responsable des pertes de revenus en découlant.
5.4 Congédiements
Si un employeur congédie une étudiante ou un étudiant, le Bureau coop :
• enquêtera sur les circonstances du congédiement;
• présentera les conclusions de son enquête au Comité de coordination coop.
Si le Bureau coop conclut que le congédiement est justifié, il discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
Lorsqu’un stage prend fin à la suite d’une grève ou d’un congédiement sans motif valable, le Bureau coop détermine si l’étudiante ou l’étudiant :
• doit se retirer du cours associé au stage;
• a terminé une portion suffisante du stage pour satisfaire à l’exigence de durée minimale.
5.5 Retard dans l’obtention d’une cote de sécurité
Lorsque les démarches pour obtenir une cote de sécurité retardent le début d’un stage, l’étudiante ou l’étudiant doit en aviser sans délai le Bureau coop.
L’Université ne peut être tenue responsable des pertes découlant d’une telle situation.
6.1 Inscription et abandon
L’acceptation d’une offre obtenue dans le cadre du processus de placement coop constitue un engagement à terminer le cours associé au stage de travail. Toute personne qui ne donne pas suite à une offre acceptée est réputée ne pas avoir terminé le cours associé au stage.
Une fois l’affectation à un poste de stagiaire confirmée avec l’employeur, le Bureau coop inscrit l’étudiante ou l’étudiant au cours associé au stage de travail.
Les étudiantes et étudiants qui abandonnent un stage approuvé sans l’autorisation du Bureau coop peuvent être retirés du cours correspondant et se voir attribuer une note « ABS » pour stage non terminé. Le Bureau coop discutera de la situation avec le Comité de coordination coop, qui statuera sur les mesures à prendre par vote.
6.2 Exigences du stage de travail et modalités d’évaluation
Les étudiantes et étudiants doivent soumettre un bilan réflexif de stage au plus tard à la date limite indiquée sur la page Dates importantes du régime coop.
6.3 Incidence sur le rendement scolaire
Les notes « F », « EIN » et « ABS » sont considérées comme des notes d’échec (valeur de zéro) et sont prises en compte dans le calcul de la moyenne pondérée cumulative de l’étudiante ou de l’étudiant.
La note attribuée pour le cours associé au stage est déterminée en fonction du bilan réflexif. La note « EIN » est attribuée à toute personne qui ne remet pas ce bilan.
Dans le cas d’un programme de premier cycle avec participation obligatoire au régime coop, l’échec de deux stages entraînera le retrait automatique de l’étudiante ou de l’étudiant du programme d’études.
Dans le cas d’un programme d’études supérieures avec participation obligatoire au régime coop, l’échec d’un seul stage entraînera le retrait automatique de l’étudiante ou de l’étudiant.
Pour satisfaire aux exigences d’un programme avec participation obligatoire au régime coop, les étudiantes et étudiants doivent :
• avoir maintenu un bon rendement scolaire dans leur discipline ainsi que la moyenne pondérée cumulative minimale exigée pour leur programme d’études (5,0 pour tous les programmes de premier cycle et 7,0 pour les programmes d’études supérieures);
• avoir réussi tous les stages de travail requis dans le cadre de leur programme d’études.
L’étudiante ou l’étudiant qui ne satisfait pas aux exigences relatives aux stages coop peut ne pas être admissible à l’obtention de son diplôme.
Réduction du nombre de stages de travail obligatoires
Dans des circonstances exceptionnelles, le Bureau coop peut approuver une réduction du nombre de stages requis, conformément aux présents règlements et aux présentes méthodes.
Une réduction ne peut être envisagée que si l’étudiante ou l’étudiant :
• n’a pas été en mesure d’obtenir un stage malgré sa pleine participation au processus de placement coop;
• a reçu une équivalence pour un ou plusieurs stages;
• n’a pas été en mesure de terminer un stage pour des raisons médicales dûment documentées et appuyées par un certificat délivré par le Service de santé de l’Université.
Toute décision visant à réduire le nombre de stages obligatoires relève du Bureau coop et n’a aucune incidence sur les autres exigences à respecter pour l’obtention du diplôme.
Les règles de mise en probation pour les étudiantes et étudiants inscrits à un programme avec participation obligatoire au régime coop sont les mêmes que celles qui s’appliquent à leur programme d’études.
Toute personne dont la moyenne pondérée cumulative est inférieure au minimum exigé par son programme est mise en probation par sa faculté, conformément au Règlement académique B-6.2.
Les programmes d’études supérieures ne prévoient aucun mécanisme de mise en probation.
De plus, il n’existe pas de processus distinct de mise en probation propre au régime coop.
Les étudiantes et étudiants visés par une décision du Comité de coordination coop sont informés de leur droit de faire appel de cette décision, conformément aux règlements de l’Université et aux méthodes énoncées ci-dessous.
Seules les décisions officielles rendues par le Comité peuvent être portées en appel. Les recommandations formulées par le Bureau coop, y compris celles relatives aux notes, ne peuvent faire l’objet d’un appel.
9.1 Appels des décisions du Comité de coordination coop (concernant des questions scolaires)
Aucun appel lié à des questions scolaires, y compris les notes attribuées pour les cours associés aux stages, ne peut être adressé au Comité tant qu’il n’a pas rendu sa décision.
Les appels concernant les questions scolaires doivent être adressés par écrit au Comité dans les deux semaines suivant la communication de la décision et inclure :
•un énoncé clair des motifs de l’appel;
•une explication démontrant en quoi la décision est présumée non conforme aux règlements ou aux méthodes applicables;
•tout document complémentaire pertinent.
Un appel peut être déclaré irrecevable s’il ne repose sur aucun motif valable ou n’est pas étayé par la documentation requise.
Les appels liés à des questions scolaires jugés recevables sont examinés par le Comité d’appel.
9.2 Appels des notes de rapports de stage attribuées par le corps professoral
Toute note attribuée à un rapport de stage par une professeure ou un professeur d’une unité scolaire, y compris une note d’échec, peut être contestée dans le cadre du processus d’appel de la faculté concernée, conformément aux règlements académiques applicables de l’Université et de la faculté.
Ce type d’appel est traité indépendamment du processus d’appel du régime coop et n’est examiné ni par le Bureau coop ni par le Comité de coordination coop, sauf si l’issue fait en sorte qu’une décision du Comité est requise par la suite.
9.3 Comité d’appel coop
Le Comité d’appel coop est composé de trois membres du corps professoral sélectionnés parmi les personnes figurant sur une liste approuvée par la direction du Bureau coop.
Le Comité examine les appels et rend une décision conformément aux règlements du régime coop.
9.4 Dernier appel
Les décisions du Comité d’appel coop peuvent faire l’objet d’un dernier appel devant le Comité d’appel du Sénat, qui rend une décision définitive.