Présentations bilingues provenant de l’externe

Le saviez-vous

Le Règlement sur le bilinguisme à l’Université d’Ottawa donne le droit aux membres du personnel et du corps professoral de travailler et d’être supervisés dans la langue officielle de leur choix. Le Règlement encadre le déroulement des réunions dans les deux langues officielles. Cet outil se veut un appui à tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa qui président des réunions avec leurs collègues.

Mise en contexte : À l’Université d’Ottawa, les deux langues officielles ont la même importance. Chaque membre du personnel a le droit en tout temps de s’exprimer dans la langue officielle de son choix dans le cadre de réunions.

À noter

À noter que le principe de s’exprimer lors d’une rencontre dans une seule langue officielle ne remplace pas l’obligation de chaque membre du personnel de communiquer dans les deux langues, avec la préséance du français, lors de l’envoi d’information par écrit (des courriels, par exemple).

Voir l’article 3.5 a du Règlement sur le bilinguisme.

Pratiques exemplaires en matière de présentations bilingues provenant de l’externe

Les services administratifs et les unités académiques peuvent faire appel à des ressources externes pour livrer des présentations aux membres du personnel ou du corps professoral. Dans ce contexte, ils ne doivent pas perdre de vue leur obligation d’informer leur personnel dans les deux langues officielles.

Les bonnes pratiques pour le déroulement de réunions bilingues s’appliquent aussi aux présentations faites par des gens de l’externe. Pour de plus amples renseignements, consultez le document Pratiques efficaces pour la présidence de réunions bilingues.

La liste de vérification des bonnes pratiques dans la section suivante touche les situations où des personnes provenant de l’externe viennent donner une présentation, de l’information ou de la formation, ou qui sont membres d’un panel dans le cadre d’une conférence.

À noter : S’il s’agit d’activités de formation du personnel, les membres du personnel et du corps professoral ont le droit de recevoir cette formation dans la langue officielle de leur choix. Ces formations doivent donc être offertes en français et en anglais séparément. Dans cette éventualité, il pourrait être nécessaire qu’un membre du personnel de l’Université offre la formation dans l’autre langue officielle.

groupe de personne pendant une rencontre

Avant la présentation

La personne qui organise la réunion informe clairement et bien à l’avance la personne qui présente des attentes en matière de communications dans les deux langues officielles ainsi que des bonnes pratiques énoncées dans le présent guide.

La personne qui organise la réunion s’assure que le matériel distribué à l’avance est de qualité égale dans l’une ou l’autre ou simultanément dans les deux langues officielles.

La personne qui organise la réunion s’assure que la personne qui présente est bilingue et en mesure de passer d’une langue à l’autre, ou alors que deux personnes font la présentation ensemble, l’une en français et l’autre en anglais.

S’il est impossible d’avoir une présentation bilingue, il est important que la personne qui organise la réunion prévoie le temps nécessaire pour résumer les points principaux dans l’autre langue officielle si la personne de l’externe qui fait la présentation est unilingue. Cette méthode ajoute énormément à la compréhension commune.

Pendant la présentation

La personne qui organise la réunion présente les personnes invitées dans les deux langues officielles et explique que la présentation se déroulera dans les deux langues officielles.

Si l’audience est composée d’un groupe de personnes avec un niveau de bilinguisme varié, ou si la personne de l’externe qui fait la présentation est unilingue, la personne qui organise la réunion s’assure que les points principaux sont résumés dans l’autre langue officielle si l’interprétation simultanée n’est pas possible.

Durant la période des questions, le cas échéant, la personne qui présente ou la personne qui organise la réunion doit traduire les questions et l’essentiel des réponses, au bénéfice de l’ensemble des personnes participantes.

Aide-mémoire

La présidence de la réunion a l’obligation d’encadrer le respect des deux langues officielles tout au long de la réunion, notamment en faisant une déclaration au début de la réunion qui encourage toutes les personnes participantes à s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.
Assurez-vous de comprendre votre audience.
- Tout le monde comprend les deux langues officielles?
  - Assurez-vous que tout le monde se sent à l’aise de s’exprimer dans la langue officielle de son choix.
  - En tant que responsable de la réunion, assurez-vous d’utiliser les deux langues officielles de façon équilibrée.
- Le niveau de bilinguisme est varié?
  - Prévoyez assez de temps pour résumer les propos formulés dans l’autre langue officielle.
Consignez chaque intervention dans la langue utilisée.

Extrait du Règlement sur le bilinguisme

Consulter le Règlement complet

3.5 Langue des réunions

Aux réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques (et de leurs comités), chacune et chacun peut faire usage de la langue officielle de son choix. Il est souhaitable d’encourager, dans la mesure du possible, l’équilibre dans l’usage des deux langues.
Exception est faite de la langue de réunion dans les unités académiques et les centres, instituts, laboratoires et groupes de recherche dont la langue est liée spécifiquement à leur mission et leur vocation.
Les documents de l’administration centrale touchant à la gouvernance de l’Université, tels les règlements, politiques, budgets, propositions, etc. qui relèvent du domaine public, doivent être disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
De manière générale, les documents des réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques (et de leurs comités), telles que les présentations, peuvent être circulés dans l’une ou l’autre langue officielle.
Les procès-verbaux des réunions de l’administration centrale, des services administratifs et des unités académiques rapportent les interventions dans la langue officielle dans laquelle elles ont été faites.