Subvention de voyage pour conférence

Soutien aux voyages de conference

Pour les prix compétitifs du pilier Microbiologie, veuillez faire défiler jusqu’en bas de la page

Les demandes de bourses de voyage pour les étudiants sont approuvées selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve de la disponibilité des fonds.

*Veuillez lire attentivement avant de soumettre votre application.

Montants des subventions 

Admissibilité à la demande

Tous les candidats doivent :

• Être inscrit à temps plein dans un programme avec thèse 
• Présenter leurs travaux de recherche en tant que premier auteur dans une présentation orale ou par affiche
• Présenter des résultats obtenus durant le programme actuel et liés à leur thèse 
• Avoir complété au moins deux trimestres universitaires avant la date de la présentation
• Avoir l’approbation de leur directeur ou directrice de recherche pour présenter 
• Les étudiant(e)s ayant reçu un soutien au cours de la dernière année universitaire ne sont pas admissibles à présenter une demande avant janvier 2026. Les demandes seront réévaluées uniquement en fonction des fonds restants

Dépenses admissibles

• Frais d’inscription à la conférence
• Transport (tarif économique; seulement si la conférence a lieu à l’extérieur d’Ottawa–Gatineau)
• Hébergement et repas (seulement si la conférence a lieu à l’extérieur d’Ottawa–Gatineau)

Comment présenter une demande

Soumettez ce formulaire en ligne avec trois pièces jointes en format PDF :

1. Formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence (en anglais seulement)
2. Preuve d’acceptation (courriel ou page Web confirmant que votre résumé a été accepté et vous invitant à présenter votre affiche)
3. Copie de votre résumé accepté (doit montrer que vous êtes le premier auteur)

*Si vous n’êtes pas dans Workday, veuillez remplir le formulaire suivant, fournir un chèque annulé ou un document bancaire officiel et l'envoyer avec votre demande.

Formulaire de demande de création de membre d'un comité externe (pdf)

Date limite : Soumettre au moins 10 jours ouvrables avant le voyage, mais il est fortement recommandé de soumettre plus tôt, puisque le financement est accordé selon le principe du premier arrivé, premier servi.

Délais de notification

• Les demandes ne sont examinées que lorsqu’elles sont complètes
• Vous recevrez un courriel de [email protected] dans un délai de 10 à 15 jour ouvrable
• En cas de refus, vous pouvez soumettre de nouveau une demande corrigée
• Le demandeur doit obtenir une contribution financière pour la conférence de la part de son superviseur. Veuillez vous assurer que votre superviseur précise comment il financera cette contribution
• Si votre voyage a lieu au cours du prochain exercice fiscal, nous conserverons votre demande dans la file d’attente et vous informerons lorsque les informations budgétaires seront disponibles

Après l’approbation et le voyage

Conservez tous les reçus originaux en bonne condition.

Dans les 10 jours ouvrables suivant votre retour, envoyez les fichiers PDF suivants à Doris Peixoto ([email protected]). Si vous êtes sur Workday, veuillez nous en informer et nous vous fournirons les informations sur la manière de soumettre votre demande de remboursement.

Documents requis pour le remboursement

• Programme de la conférence (PDF)
• Reçu de paiement des frais d’inscription
• Reçus de transport (avion, train, autobus, taxi, etc.)
• Reçus détaillés des repas + preuve de paiement
  • L’alcool n’est pas une dépense remboursable
  • Ne pas payer le repas ou les dépenses d’une autre personne
  • Vérifiez auprès de votre directeur ou directrice si une allocation quotidienne (per diem) est permise
• Reçus d’hôtel (détaillés)
  • Les frais supplémentaires tels que l’alcool, les collations et les articles de toilette ne sont pas des dépenses admissibles. 
  • Si vous partagez une chambre, inclure le nom de l’autre étudiant et la preuve de paiement (virement électronique)
• En cas de paiements en devise étrangère, afin de mieux tenir compte du taux de change réel que vous avez payé, veuillez fournir des captures d’écran de votre relevé de carte de crédit.
• Copie de toute information concernant tout financement supplémentaire reçu pour le voyage après la soumission du formulaire de demande de subvention de voyage pour conférence

Conseils concernant les reçus pour un traitement plus rapide

• les reçus plats et lisibles
• Les photographier immédiatement. Si vous utilisez un iPhone, envoyez vos reçus par courriel à vous-même. Cela convertira les reçus en fichiers JPEG
• Enregistrer chaque fichier en PDF ou JPEG avec un nom explicite (p. ex. :« Taxi_vers_conference_4août.»)

Options de financement supplémentaires

GSAÉD 

Pour plus d’information sur le Fonds pour projet académique individuel, veuillez consulter la page Web de l’GSAÉDnorth_eastlien externe.

Prix compétitifs du pilier MIC (3 disponibles)

• 1 200 $ CAD chacun

• Ouverts à tous les étudiants (y compris les bénéficiaires d’un soutien au voyage précédent)

• Conçus pour les conférences plus importantes et plus coûteuses, en lien avec nos trois piliers : microbiologie, virologie et immunologie (un bon exemple serait l’AAI)

Date limite de candidature : 1er décembre

Veuillez envoyer un courriel au Dr Michele Ardolino avec l’objet : « MIC travel award » et inclure un document Word contenant :
 

• Votre nom

• Le(s) nom(s) de votre (vos) superviseur(s)

• Votre diplôme et année d’études

• La conférence visée

• Le pilier MIC pertinent

• Un texte de 20 lignes expliquant pourquoi cette conférence est importante pour vous (Times New Roman, 12 pt, marges de 2 cm) – que ce soit pour le réseautage de carrière ou la diffusion de vos recherches.