Notre équipe est votre guichet unique pour coordonner votre séjour de groupe.
Les réservations d'hébergement, de repas et autres services pour les groupes doivent être effectuées au moins 30 jours avant la date d'arrivée.
Une réservation de groupe doit obligatoirement inclure un des critères suivants pour bénéficier des tarifs et/ou des services de coordination de l’Université d’Ottawa, ainsi que des avantages qui y sont reliés :
- Réservation d’hébergement de 10 chambres ou plus
- Réservation d’un séjour de groupe de longue durée (+ de 30 nuits consécutives)
- Réservation de repas sur le campus à la salle à dîner ou service traiteur
- Réservation de services additionnels (sécurité de nuit, location de salles, etc).
Options de réservations de chambres
Deux options sont offertes pour effectuer une réservation de groupe :
OPTION 1 – Compte maître
Cette option permet à l'organisateur du groupe de réserver un certain nombre de chambres à des dates précises, à un tarif négocié. Tous les frais sont facturés sur un seul compte principal. Politique d’annulation complète dans les 60 jours et dépôt de 25 % pour garantir la réservation. Une liste de chambres doit être complétée.
OPTION 2 – Code promotionnel
Un nombre limité de chambres est réservé pour le groupe jusqu'à une date limite de 45 jours. Les clients sont individuellement responsables de leur propre réservation et de leur paiement en utilisant notre site de réservation et un code promotionnel. Annulation dans les 48 heures. Cette option ne comprend pas la gestion de la liste des chambres. Certaines conditions s’appliquent.
Repas
L'été, la salle à manger est ouverte aux groupes avec réservation, sous forme de buffet à volonté. Notre menu comprend des options végétariennes, végétaliennes, sans gluten et halal. Les entrées individuelles ne sont pas possibles. Un nombre minimum de personnes par repas est requis pour être en mesure d’ouvrir la salle à manger. Nous offrons également un service de traiteur et des repas à emporter.
Déjeuner : 13,64 $
Dîner : 21,11 $
Souper : 26,09 $
* Tarifs 2024, par personne, plus taxes.
Sécurité de nuit
Tous les participants d’âge mineur doivent être accompagnés en tout temps par un adulte (âgé d’au moins 18 ans) sur les lieux de l’Université d’Ottawa, avec un ratio d’au moins 1 adulte pour 10 mineurs. Les besoins en sécurité de nuit doivent être coordonnés avec l’université d’Ottawa. . Aucune compagnie externe n’est permise sur le campus.
Tarif 2024 : 257,28 $ plus taxes, par ambassadeur de sécurité, par nuit. Des frais supplémentaires s’appliquent lors des jours fériés.
Le tarif inclut les services de sécurité de nuit, de 22 h à 6 h du matin. L’horaire est fixe et non modifiable. Une tournée des chambres assignées à votre groupe sera réalisée par l’ambassadeur de sécurité. Si vous souhaitez en avoir un sur chacun des étages que votre groupe occupe, veuillez en aviser votre coordinateur.
Les tâches de l’ambassadeur de sécurité de nuit sont :
- Garder les participants dans leurs chambres après l’heure convenue (sauf dans des cas de sécurité personnelle ou de maladie).
- S’assurer qu’aucune personne extérieure au groupe ne soit admise dans les chambres des participants.
- S’assurer que le niveau de bruit à l’intérieur des chambres des participants reste acceptable pour le reste des occupants de la résidence.
Ce n’est pas la responsabilité du personnel de sécurité de nuit de superviser, discipliner ou contrôler les participants du groupe. Ces tâches restent l’entière responsabilité du client et des personnes qui sont chargées d’encadrer le groupe.
Le personnel de sécurité de nuit rapportera tout comportement inapproprié, tout bruit excessif, tout déplacement non autorisé, les urgences ainsi que les maladies aux personnes chargés d’encadrer le groupe afin que des mesures appropriées soient prises.
Stationnement
Des espaces de stationnement pour les voitures sont disponibles sur le campus mais les quantités sont limitées, selon le principe du premier arrivé, premier servi. Pour plus d’information, visitez Stationnement et transport durable.
Il n’y a aucun espace de stationnement pour les autobus sur le campus. La compagnie de bus avec laquelle vous voyagez connaît probablement les options de stationnement au centre-ville d’Ottawa. Nous vous recommandons de vous organiser avant votre arrivée sur le campus, en visitant le site Web de la ville d'Ottawa.
Location de salles
Des salles communes dans les résidence sont disponibles et peuvent être utilisées pour diverses activités de groupe. À partir de 50 $ + taxes.
Des salles de classes et des salles multifonctions sont également disponibles à la location pour diverses activités telles que soirées cinéma, danse, party pizza, séminaires et même entreposage de grandes quantités de bagages. Tarif : à partir de $200 + taxes et frais de coordination.
Entreposage des bagages
L’heure d’enregistrement est 16 h, le jour de l’arrivée, et l’heure de sortie est 10 h 30, le jour du départ. L’entreposage des bagages peut être organisé avant votre arrivée (des frais peuvent s’appliquer).