Les présents termes de référence définissent le mandat, les responsabilités, les attentes, les modalités de nomination et les mécanismes de reconnaissance des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones de la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa. 

Les représentant·e·s étudiant·e·s constituent un lien privilégié entre leur cohorte et les Affaires francophones (AF). Ils contribuent à l’amélioration continue de l’expérience étudiante, à la promotion de la francophonie en santé ainsi qu’au rayonnement des AF au sein de la Faculté et auprès des communautés desservies. 

Principes directeurs 

Les représentant·e·s étudiant·e·s exercent leur mandat dans le respect des principes suivants : 

Représentation étudiante 

Les représentant·e·s agissent dans l’intérêt collectif de leur cohorte et veillent à représenter fidèlement la diversité des perspectives étudiantes. Ils distinguent les préoccupations individuelles des enjeux ayant une portée collective. 

Collaboration 

Les représentant·e·s favorisent le dialogue, la concertation et la recherche de solutions constructives. Ils contribuent à maintenir un climat de respect, d’ouverture et de collaboration entre les étudiant·e·s, les AF et les différentes instances facultaires. 

Promotion de la francophonie 

Les représentant·e·s contribuent activement au rayonnement de la francophonie et à la valorisation des études en français dans le domaine de la santé. Ils encouragent l’utilisation du français dans les activités académiques, professionnelles et étudiantes lorsque cela est possible. 

Leadership étudiant 

Les représentant·e·s exercent un leadership positif fondé sur l’engagement, l’intégrité, l’écoute et la responsabilisation. Ils contribuent à mobiliser leurs pairs et à favoriser leur participation à la vie facultaire. 

Professionnalisme 

Les représentant·e·s adoptent un comportement conforme aux valeurs de la Faculté de médecine et de l’Université d’Ottawa. Ils font preuve de respect, de discrétion, d’équité et de jugement dans l’exercice de leurs fonctions. 

Amélioration continue 

Les représentant·e·s participent activement à l’identification des occasions d’amélioration de l’expérience étudiante et contribuent à l’élaboration de solutions réalistes et constructives. 

Rôle 

Les représentant·e·s étudiant·e·s agissent à titre de porte-parole de leur cohorte auprès des Affaires francophones. 

À ce titre, ils : 

• recueillent les préoccupations, besoins, enjeux et réussites de leur cohorte ; 

• transmettent ces informations aux AF de façon constructive et représentative ; 

• participent à l’identification de pistes de solution ; 

• favorisent la circulation de l’information entre les AF et les étudiant·e·s ; 

• contribuent au rayonnement des initiatives francophones au sein de la Faculté ; 

• participent au développement d’un milieu d’apprentissage et de vie étudiante favorisant l’épanouissement de la francophonie. 

Responsabilités 

Les représentant·e·s étudiant·e·s sont appelés à : 

• Représentation étudiante 

• Maintenir un dialogue régulier avec les étudiant·e·s de leur cohorte ; 

• Consulter leurs pairs afin de bien représenter les préoccupations collectives ; 

• Porter à l’attention des AF les enjeux, défis, réussites et occasions d’amélioration identifiés ; 

• Participer aux discussions visant à améliorer l’expérience étudiante francophone ; 

• Contribuer à l’identification et à la priorisation des enjeux selon leur impact, leur urgence et leur faisabilité. 

• Communication 

• Assurer la circulation de l’information pertinente entre les AF et leur cohorte ; 

• Informer les AF des besoins émergents ou des préoccupations récurrentes ; 

• Diffuser les informations et occasions d’engagement pertinentes auprès de leur cohorte. 

• Participation aux activités des Affaires francophones 

• Appuyer la promotion des activités organisées par les AF ; 

• Contribuer, selon leurs disponibilités, aux activités de recrutement, de rayonnement et de vie étudiante ; 

• Participer aux initiatives favorisant la visibilité de la francophonie en santé ; 

• Soutenir les activités de sensibilisation auprès des futures étudiantes et futurs étudiants. 

• Promotion du français 

• Encourager l’utilisation du français au sein de la Faculté ; 

• Agir à titre de modèle positif auprès de leurs pairs ; 

• Contribuer à la valorisation des parcours d’études en français. 

• Collaboration institutionnelle 

• Participer aux rencontres du Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones ; 

• Effectuer les suivis qui leur sont confiés ; 

• Contribuer aux bilans ou rapports demandés par les AF ; 

• Participer aux consultations menées par les AF sur des enjeux touchant la communauté étudiante. 

Admissibilité 

Pour être admissible au poste, la personne doit : 

• être inscrite à temps plein dans un programme ou un volet francophone ; 

• être en règle avec les exigences académiques et professionnelles de son programme ; 

• démontrer un intérêt pour la promotion de la francophonie, l’engagement étudiant et le leadership ; 

• être en mesure de consacrer le temps requis à l’exercice du mandat. 

Nomination 

Les représentant·e·s étudiant·e·s sont sélectionné·e·s à la suite d’un appel de candidatures lancé par les Affaires francophones. 

Le processus de sélection peut comprendre : 

• une lettre d’intention ; 

• un curriculum vitæ ; 

• une entrevue ; 

• toute autre méthode jugée pertinente par les AF. 

Les nominations sont approuvées par le ou la vice-doyen·ne, Affaires francophones ou la personne déléguée. 

Durée du mandat 

Le mandat est d’une durée de 4 ans. 

Il peut être renouvelé annuellement jusqu’à la fin du programme d’études, sous réserve : 

• de l’intérêt de l’étudiant·e ; 

• de sa participation active ; 

• des besoins des AF. 

Lorsqu’une longue absence survient en cours de mandat, les AF peuvent procéder à une nomination intérimaire ou à un nouvel appel de candidatures. 

Attentes de participation 

Les représentant·e·s étudiant·e·s s’engagent à : 

• participer activement aux rencontres du Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones ; 

• maintenir un lien régulier avec leur cohorte ; 

• répondre aux communications dans des délais raisonnables ; 

• contribuer à au moins trois initiatives ou activités des AF au cours de l’année académique ; 

• agir avec professionnalisme, respect et courtoisie ; 

• soutenir les objectifs et le mandat des AF. 

Les AF reconnaissent que les obligations académiques demeurent prioritaires et adaptent les attentes en conséquence. 

Confidentialité et professionnalisme 

Dans l’exercice de leur mandat, les représentant·e·s étudiant·e·s sont tenus : 

• de respecter la confidentialité des discussions et des documents auxquels ils ont accès ; 

• de distinguer les préoccupations collectives des situations individuelles ; 

• de traiter les enjeux de façon respectueuse et non nominative lorsque possible ; 

• d’agir de manière respectueuse, inclusive et professionnelle ; 

• de respecter les politiques et règlements applicables de l’Université d’Ottawa et de la Faculté de médecine. 

Les situations individuelles nécessitant un suivi particulier doivent être dirigées vers les mécanismes institutionnels appropriés. 

Fin de mandat 

Le mandat prend fin : 

• à l’échéance du mandat ; 

• à la demande de l’étudiant·e ; 

• lorsque l’étudiant·e n’est plus inscrit·e au programme ; 

• lorsqu’une participation insuffisante ou un manquement aux responsabilités du mandat est constaté. 

Toute décision mettant fin à un mandat relève du ou de la vice-doyen·ne, Affaires francophones ou de la personne déléguée. 

Reconnaissance de l’engagement 

Les Affaires francophones reconnaissent l’engagement des représentant·e·s étudiant·e·s par : 

• une lettre officielle de reconnaissance ; 

• la participation à des activités de développement du leadership, lorsque disponibles ; 

• toute autre forme de reconnaissance institutionnelle jugée appropriée. 

Les représentant·e·s qui effectuent leur mandat contribuent de façon significative au développement de la communauté étudiante francophone et au rayonnement de la Faculté de médecine. 

Compétences développées 

Dans le cadre de leur mandat, les représentant·e·s étudiant·e·s peuvent développer des compétences liées notamment : 

• au leadership ; 

• à la communication ; 

• à la représentation étudiante ; 

• à la collaboration et au travail d’équipe ; 

• à la résolution de problèmes ; 

• à l’organisation d’activités ; 

• à la gouvernance et à la participation aux instances consultatives ; 

• à la promotion de la francophonie en contexte universitaire et professionnel. 

Documents connexes 

Les représentant·e·s étudiant·e·s sont également assujettis : 

• aux Termes de référence du Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones ; 

• aux politiques et règlements applicables de l’Université d’Ottawa ; 

• aux directives émises par les Affaires francophones. 

Révision des termes de référence 

Les présents termes de référence sont révisés périodiquement par les Affaires francophones afin d’assurer leur pertinence, leur conformité aux besoins de la Faculté et leur arrimage avec les orientations stratégiques de l’Université d’Ottawa. 

Annexe A - Dispositions particulières applicables aux représentant·e·s du Consortium national de formation en santé (CNFS) 

La présente annexe précise les responsabilités additionnelles assumées par les représentant·e·s étudiant·e·s du CNFS en complément des responsabilités prévues dans les Termes de référence des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Responsabilités additionnelles 

En plus des responsabilités générales prévues aux présents termes de référence, les représentant·e·s du CNFS : 

• assurent la représentation des étudiantes et étudiants du CNFS auprès des Affaires francophones ;  

• contribuent à identifier les enjeux, besoins, défis et réussites propres à la cohorte CNFS ;  

• participent aux rencontres, consultations ou activités organisées spécifiquement dans le cadre du CNFS ;  

• agissent comme relais d’information entre la cohorte CNFS et les Affaires francophones ;  

• encouragent la participation des étudiantes et étudiants du CNFS aux activités de recrutement, de rayonnement et de promotion des professions de la santé en français ;  

• contribuent à faire connaître la mission et les objectifs du CNFS auprès de leurs pairs ;  

• participent, lorsque requis, aux activités de représentation ou aux projets spéciaux liés aux priorités du CNFS ;  

• contribuent à la collecte d’information nécessaire à la reddition de comptes ou à l’évaluation des activités du CNFS.  

Composition 

Deux représentant·e·s étudiant·e·s du CNFS siègent au Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Collaboration avec l’équipe CNFS 

Les représentant·e·s du CNFS travaillent en étroite collaboration avec : 

• la coordonnatrice du CNFS ;  

• toute autre personne désignée dans le cadre des activités du CNFS.  

Contribution au recrutement et au rayonnement 

Les représentant·e·s du CNFS sont encouragés à participer, selon leurs disponibilités académiques, à des activités visant : 

• le recrutement d’étudiantes et étudiants francophones ;  

• la promotion des études médicales de premier cycle en français sous l’égide du CNFS ;  

• le rayonnement du programme MD auprès des communautés francophones minoritaires. 

Annexe B - Dispositions particulières applicables aux représentant·e·s du programme Pharm.D. 

La présente annexe précise les responsabilités additionnelles assumées par les représentant·e·s étudiant·e·s du programme de doctorat de premier cycle en pharmacie (Pharm.D.) en complément des responsabilités prévues dans les Termes de référence des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Responsabilités additionnelles 

En plus des responsabilités générales prévues aux présents termes de référence, les représentant·e·s du programme Pharm.D. : 

• assurent la représentation des étudiantes et étudiants du programme Pharm.D. auprès des Affaires francophones ;  

• contribuent à identifier les enjeux, besoins, défis et réussites propres à leur programme ;  

• participent aux consultations et initiatives touchant la formation en pharmacie en français ;  

• agissent comme relais d’information entre leur cohorte et les Affaires francophones ;  

• favorisent la participation des étudiantes et étudiants du programme Pharm.D. aux activités organisées par les Affaires francophones ;  

• contribuent à promouvoir la visibilité de la formation en pharmacie en français auprès des futures étudiantes et futurs étudiants ;  

• soutiennent les initiatives visant à renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté francophone de la Faculté de médecine ;  

• participent, lorsque requis, à des projets ou activités liés aux priorités stratégiques des Affaires francophones.  

Composition 

Deux représentant·e·s étudiant·e·s du programme Pharm.D. siègent au Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Collaboration avec les Affaires francophones 

Les représentant·e·s du programme Pharm.D. travaillent en étroite collaboration avec : 

• les agentes et agents de liaison des Affaires francophones ;  

• les responsables du programme Pharm.D., lorsque pertinent ;  

• toute autre personne désignée dans le cadre des activités ou projets concernés. 

Contribution au recrutement et au rayonnement 

Les représentant·e·s du programme Pharm.D. sont encouragés à participer, selon leurs disponibilités académiques, à des activités visant : 

• le recrutement d’étudiantes et étudiants francophones ;  

• la promotion des études en pharmacie en français ;  

• le rayonnement du programme Pharm.D. auprès des communautés francophones ;  

• la valorisation des carrières en pharmacie et des professions de la santé offertes en français.  

Contribution à la vie étudiante 

Les représentant·e·s du programme Pharm.D. contribuent à favoriser un environnement inclusif, collaboratif et propice à l’épanouissement des étudiantes et étudiants francophones en pharmacie. Ils peuvent notamment participer à l’identification d’occasions de développement professionnel, de réseautage et d’engagement communautaire. 

Annexe C - Dispositions particulières applicables aux représentant·e·s des programmes d’études supérieures 

La présente annexe précise les responsabilités additionnelles assumées par les représentant·e·s étudiant·e·s des programmes d’études supérieures en complément des responsabilités prévues dans les Termes de référence des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Responsabilités additionnelles 

En plus des responsabilités générales prévues aux présents termes de référence, les représentant·e·s des études supérieures : 

• assurent la représentation des étudiantes et étudiants inscrits aux programmes d’études supérieures auprès des Affaires francophones ;  

• contribuent à identifier les enjeux, besoins, défis et réussites propres à la formation aux cycles supérieurs ;  

• favorisent la prise en compte des réalités particulières des étudiantes et étudiants en recherche, en formation clinique avancée ou dans les programmes professionnels de deuxième et troisième cycles ;  

• agissent comme relais d’information entre leur communauté étudiante et les Affaires francophones ;  

• participent aux consultations et initiatives touchant les études supérieures en français ;  

• contribuent à faire connaître les ressources, activités et possibilités offertes aux étudiantes et étudiants francophones des cycles supérieurs ;  

• participent, lorsque requis, à des projets ou activités liés aux priorités stratégiques des Affaires francophones.  

Composition 

Un·e représentant·e étudiant·e des programmes d’études supérieures siège au Comité des représentant·e·s étudiant·e·s des Affaires francophones. 

Les représentantes et représentants peuvent provenir de différents programmes d’études supérieures afin de refléter la diversité des parcours et des expériences étudiantes. 

Collaboration avec les Affaires francophones 

Les représentant·e·s des études supérieures travaillent en étroite collaboration avec : 

• les agentes et agents de liaison des Affaires francophones ;  

• les directions de programmes ou les responsables académiques concernés, lorsque pertinent ;  

• toute autre personne désignée dans le cadre d’activités ou de projets particuliers.  

Contribution au rayonnement et au recrutement 

Les représentant·e·s des études supérieures sont encouragés à participer, selon leurs disponibilités, à des activités visant : 

• la promotion des études supérieures en français ;  

• le recrutement d’étudiantes et étudiants francophones ;  

• le rayonnement de la recherche et de la formation avancée en français ;  

• la valorisation des carrières universitaires, scientifiques, cliniques et professionnelles auprès des communautés francophones.  

Développement professionnel et recherche 

Les représentant·e·s des études supérieures contribuent à l’identification d’occasions favorisant : 

• le développement des compétences professionnelles et de recherche ;  

• le réseautage entre étudiantes et étudiants francophones ;  

• la participation à des activités scientifiques et universitaires en français ;  

• le renforcement du sentiment d’appartenance à la communauté francophone des cycles supérieurs.  

Version datée du 10 juin 2026