Certaines situations imprévisibles peuvent faire l’objet de demandes d’exception qui justifient une dérogation aux règlements généraux des études supérieures. Demander l’abandon d’un cours APRÈS les dates limites prescrites à cause d’une situation exceptionnelle est un exemple de demande d’exception.
Situations de vie exceptionnelle
Les situations de vie exceptionnelles sont des problèmes sérieux qui vous empêchent de fonctionner normalement et de respecter les échéances en lien avec vos cours. Sans se limiter à ces circonstances, elles peuvent être le résultat d’une maladie physique ou mentale, ou du décès d’un membre de votre famille.
- Maladie physique ou mentale : Nous exigeons un certificat médical de votre professionnel de la santé. Ce document doit comprendre votre nom, la période d’absence et la date de retour aux études, la date de la consultation médicale et la signature du professionnel de la santé.
- Décès d’un membre de la famille : Nous exigeons un certificat de décès.
Les autres situations qui peuvent avoir une incidence sur votre présence à un cours doivent être portées à notre attention. Par exemple, si vous êtes victime de harcèlement ou que vous avez des préoccupations par rapport à la langue d’enseignement ou à la qualité de l’enseignement.
Si la situation s’y prête, nous pourrions exiger une lettre de votre professeur confirmant que vous n’avez pas assisté aux cours pendant la période où vous déclarez avoir été absent.
Quand présenter votre demande
Vous devez faire votre demande d’exception dès que vous prenez connaissance de la situation exceptionnelle en question.
Comment faire votre demande
Présentez votre demande par courriel à [email protected].
Assurez-vous qu’elle contient les éléments suivants, à défaut de quoi elle ne sera pas prise en considération :
- Une lettre expliquant :
- l’exception que vous demandez;
- les faits importants qui viennent donner du poids à votre demande (voir point 2);
- les raisons pour lesquelles la Faculté devrait accepter votre demande (ces raisons devraient être liées aux faits exposés).
- Des documents justificatifs venant appuyer votre demande d’exception, par exemple :
- des certificats médicaux, des documents d’hôpital, une déclaration d’un conseiller ou des documents judiciaires;
- un avis ou certificat de décès, si les circonstances sont reliées à un décès;
- tout document ou preuves à l’appui, si vous alléguez que les circonstances exceptionnelles sont le résultat d’au moins un des problèmes suivants : a) problème technique avec le système b) traitement pédagogique injuste c) information erronée donnée par le personnel administratif par rapport à un règlement, une politique ou une procédure d) erreur administrative.
Ne présentez pas votre demande ou vos documents directement au cabinet du doyen ou du vice-doyen. L’administratrice doit d’abord l’analyser et la préparer pour ensuite la présenter au comité interne.
Selon la nature de votre demande, le processus peut prendre de sept à dix jours ouvrables. La décision vous sera communiquée par courriel dès que possible.
Procédure de traitement des demandes d’exception
Un(e) étudiant(e) qui est en désaccord avec la décision d’une direction de programme peut faire appel de cette décision selon la procédure suivante :
- L’étudiant(e) doit soumettre par écrit une demande de révision au bureau du vice-doyen à la gouvernance et aux affaires étudiantes;
- Cette demande de révision doit être soumise dans les dix (10) jours suivant la réception de la décision de la direction de programme concernée;
- Après examen du dossier, le vice-doyen à la gouvernance et aux affaires étudiantes transmet un projet de décision qui doit être approuvé par le comité d’appel du décanat.
- Le vice-doyen à la gouvernance et aux affaires étudiantes informe les parties concernées de la décision du comité d’appel du décanat.
- Cette procédure d’appel ne s’applique pas aux cas de fraude scolaire qui sont régis par le Règlement I-14.