L’Université d’Ottawa appuie sa communauté scientifique dans la recherche de financement.
Étapes clés du projet de recherche
Le Service de gestion de la recherche (SGR) a mis au point une feuille de route pour aider la communauté universitaire à s’y retrouver dans l’administration des fonds de recherche.
Les cinq étapes clés
Inscription au bulletin du SGR
Occasions de financement, nouveautés dans la base de données, actualité interne et plus encore (diffusion aux deux semaines).
Bureau de la recherche de votre faculté
Ressource pratique pour vous y retrouver dans l’administration des demandes de financement et des fonds de recherche. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la page d’accueil du bureau de la recherche de votre faculté.
Cette section présente les étapes clés et des informations pour aider les chercheurs à élaborer et à soumettre une proposition.
Les unités ci-dessous offrent des services qui vous aideront à préparer votre proposition.
Bureau de la recherche de votre faculté
Pour obtenir de l’aide, tournez-vous d’abord vers le personnel du bureau de la recherche de votre faculté. Vous trouverez ainsi des renseignements et des conseils sur les programmes de financement internes et externes, ainsi qu’une aide spécialisée pour la préparation de demandes de subventions et de bourses en tous genres. Pour plus d’information, consultez le site du bureau de la recherche de votre faculté ou trouvez votre conseillère ou conseiller à la recherche. Pour obtenir des conseils détaillés sur la préparation des propositions et comprendre les différences entre les subventions et les contrats de recherche, consultez la section Contrats et Ententes de Recherche.
Le Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation(CVRRI) : Il définit l'orientation stratégique et supervise l'administration de l'entreprise de recherche de l'Université d'Ottawa, y compris le financement, l'équipement et les installations, les collaborations internationales, les partenariats et le développement commercial. Les départements suivants font tous partie de l'administration centrale d'OVPRI. Pour un aperçu détaillé des bureaux d'OVPRI et de leurs rôles dans les accords et l'administration de la recherche, consultez le document Contrats et Ententes de Recherche.
- Service de gestion de la recherche (SGR)
Le SGR fournit une aide pour les subventions, les bourses et les ententes en lien avec les trois organismes subventionnaires, les gouvernements fédéral et provinciaux, les administrations municipales, les établissements d’enseignement au Canada, les fondations et les associations, et ce, à toutes les étapes du processus administratif. Il offre aussi une assistance pour accéder à de prestigieux programmes externes de chaires et de bourses de recherche.- Subventions
Le SGR répertorie les subventions externes évaluées par les pairs dans sa Base de données d’opportunités de financement et son bulletin (inscrivez-vous au bulletin du SGR). Il administre également les concoursde subventions internes, comme les programmes de financement de démarrage et de transition du SGR.
En outre, le Service offre des conseils pour intégrer des principes clés aux demandes de subventions, y compris pour la mobilisation des connaissances et l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI). D’autres services sont aussi disponibles pour les demandes de subventions majeures présentées par de multiples facultés.
Remarque : Le SGR attitre une agente ou un agent de subventions à chacune des facultés. Pour savoir à qui vous adresser, communiquez avec le SGR ou avec la conseillère ou le conseiller à la recherche de votre faculté. - Contrats de recherche
Le SGR fournit des conseils et de l’aide à la négociation de contrats et d’ententes de recherche avec les différents ordres de gouvernement, les universités, les associations et les fondations au Canada. Pour du soutien contractuel, veuillez consulter le processus de gestion des contrats (PDF, 154 Ko) et soumettre toute documentation (y compris le formulaire RE) à la boîte de réception des contrats de SGR. - Chaires et bourses de recherche
Le SGR voit au dossier des chaires de recherche du Canada, des chaires d’excellence en recherche du Canada, des chaires de recherche de l’Université et d’autres programmes prestigieux, comme les bourses postdoctorales Banting, les bourses des études supérieures du Canada Vanier et les bourses d’études supérieures du Canada au niveau doctoral des IRSC.
- Subventions
- Initiatives de développement stratégique (IDS)
L’équipe des IDS a pour principal mandat de coordonner et d’administrer les projets d’infrastructure de recherche d’envergure financés par des programmes gouvernementaux, tels que la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI) et le Fonds pour la recherche en Ontario (FRO). - Service de soutien à l’innovation (SSI)
Le SSI offre une assistance pour les subventions, les ententes et les contrats de recherche en lien avec l’innovation dans le secteur privé. Il voit aussi à tous les accords de transfert de matériel (ATM), les accords de partage de données (APD) et les accords de non-divulgation (AND). - Recherche internationale et apprentissage expérientiel (RIEX)
Ce bureau offre des services d’assistance pour les subventions, les partenariats, les ententes et les contrats de recherche à l’international. Il voit aux ententes avec les fondations, les associations, les universités et les gouvernements étrangers. - Prix et distinctions
Cette équipe du CVRRI est chargée du processus de nomination de nos chercheuses et chercheurs pour de prestigieuses distinctions à l’échelle provinciale, nationale et internationale. Elle travaille de pair avec les bureaux de la recherche dans les facultés pour tout ce qui a trait à ce type de prix.
La plupart des agences exigent que le candidat soit un résident canadien ou un résident permanent du Canada. Le candidat doit être titulaire d'un poste universitaire ou de recherche à temps plein ou à temps partiel dans une université canadienne ou un établissement affilié, ce qui peut inclure un poste permanent, un poste menant à la permanence ou un poste de professeur émérite à vie. Si le candidat a un poste universitaire à temps partiel ou un statut d'auxiliaire, l'admissibilité à la demande de financement peut être basée sur les clauses d'admissibilité spécifiques de la possibilité de financement, telles qu'elles se rapportent au contrat avec l'université ou l'institut affilié.
En tant que personnalité indépendante menant une demande de subvention, le chercheur ne doit pas être engagé dans des recherches sous la direction d'une autre personne (c'est-à-dire qu'il doit être autonome en ce qui concerne ses activités de recherche) et doit être autorisé à superviser ou à co-superviser des chercheuses et chercheurs en formation.
Ces critères d’admissibilité sont loin d’être exhaustifs. Pour plus de détails sur l'admissibilité à détenir des fonds de recherche à l'Université d'Ottawa, veuillez vous référer aux Contrats et Ententes de Recherche et consulter les lignes directrices de l'organisme choisi pour connaître les exigences exactes.
Chaque proposition doit être adaptée en fonction des exigences des bailleurs de fonds, du type de financement en question (subvention, contrat, nomination à un prix, etc.) et du public auquel elle s’adresse. L’acte de rédaction devient donc un art en soi. Il est essentiel non seulement de créer une proposition de recherche aux solides assises scientifiques, mais aussi d’en soigner la présentation. Voici quelques conseils pour vous guider dans ces démarches.
Avant de rédiger un projet de recherche pour obtenir du financement externe, les chercheurs principaux ou chercheuses principales doivent d’abord déterminer si leur demande concerne une subvention ou un contrat.
- Mettez-vous rapidement à l’ouvrage. Ne sous-estimez pas le temps et les efforts nécessaires pour rédiger une proposition de qualité.
- Tirez pleinement parti des services à votre disposition.
- Demandez l’aide de votre conseillère ou conseiller à la recherche. Bien au fait des rouages de la plupart des programmes de financement, ces spécialistes peuvent vous aider à soigner votre proposition.
- Les bailleurs de fonds et l’Université tiennent parfois des séances d’information et des tables rondes afin d’expliquer les possibilités de financement et offrir des conseils pour y accéder. Assurez-vous d’y participer. Vous pouvez aussi consulter le bulletin du SGR ou de votre faculté pour rester au fait de l’actualité et obtenir des renseignements utiles.
- Sollicitez les conseils spécialisés dont vous avez besoin (EDI, mobilisation des connaissances, gestion des données, commercialisation, etc.).
- Familiarisez-vous avec les exigences du programme et ses critères d’évaluation.
- Assurez-vous de lire attentivement les directives du programme, de bien les comprendre et de les suivre. Pour toute question, renseignez-vous auprès de la conseillère ou du conseiller à la recherche de votre faculté.
- Passez les critères d’évaluation en revue et assurez-vous de bien les comprendre.
- Lisez les résultats des évaluations préalablement publiés par les comités et les pairs (s’ils ont été rendus publics). Pour ce qui est des programmes des organismes subventionnaires, prenez le temps de déterminer à quel comité vous adresserez votre demande.
- Rédigez votre proposition.
- Faites parvenir des ébauches à votre conseillère ou conseiller à la recherche, en vous y prenant à l’avance.
- Dans la mesure du possible, participez à des programmes internes d’évaluation des demandes de subvention ou transmettez vos ébauches à vos collègues à l’avance pour les faire évaluer d’un point de vue scientifique.
- Adaptez votre style de rédaction au public cible. Qui siégera au comité d’évaluation? Des spécialistes de votre domaine ou un comité multidisciplinaire averti?
- Familiarisez-vous avec toutes les composantes de la demande (et non seulement avec l’aspect rédactionnel) et, au besoin, entreprenez rapidement les démarches nécessaires pour obtenir les curriculum vitae ou les lettres d’appui demandés.
- Évaluez soigneusement les coûts du projet, puis préparez un budget réaliste, accompagné de justifications claires, où vous tenez compte des coûts indirects et des salaires des assistanats de recherche (connexion requise), en plus de préciser comment vous prévoyez de gérer les imprévus.
- Suivez à la lettre les directives de l’organisme quant aux titres, à la dimension des pages, à la police, etc.
- Familiarisez-vous avec les méthodes et les exigences de l’Université pour l’envoi de la proposition ci-dessous sous "Envoi de la proposition".
Une fois votre proposition fin prête, suivez les étapes ci-dessous.
- Transmettez un exemplaire de la proposition intégrale et de la documentation à l’appui (budget compris) au bureau de la recherche de votre faculté.
- Remplissez un formulaire RE dans votre profil eAwards (portail de l’Université d’Ottawa pour la recherche de subventions et de prix). Téléchargez son résumé de deux pages, signez-le et acheminez-le au bureau de la recherche de votre faculté, qui recueillera les autres signatures de mise et transmettra le tout à l’équipe des contrats et des ententes de recherche pour validation et signature.
- Le service des contrats et des ententes de recherche signera la proposition au nom de l’Université (à l’encre, de façon numérique ou sous forme d’envoi électronique) en vue de la transmettre à l’organisme visé. Les trois organismes subventionnaires exigent généralement de recevoir les propositions électroniquement. Pour les demandes qui leur sont destinées, l’Université (le SGR) transmet donc la documentation intégrale à même le portail de l’organisme (RechercheNet, Convergence, etc.) en votre nom. Dans tous les autres cas, le CVRRI signe la proposition, qu’il vous incombe ensuite de transmettre à qui de droit avec l’aide du bureau de la recherche de votre faculté.
- SGR : Toute subvention financière, contrat et entente de recherche.
- IDS : Projets d’infrastructure de recherche d’envergure financés par des programmes gouvernementaux, tels que la Fondation canadienne pour l’innovation et le Fonds pour la recherche en Ontario.
Formulaires RE
Document interne incontournable pour les membres de la communauté de recherche de l’Université, le formulaire RE sert à aviser votre faculté et le CVRRI des impératifs de votre projet et de ses objectifs. Chaque demande de subvention et chaque contrat doit faire l’objet d’un nouveau formulaire à transmettre à l'équipe des contrats et ententes de recherche du SGR. La signature du vice-décanat à la recherche ou du décanat signifie que votre faculté approuve votre projet et l’appuie; elle signale également que celle-ci sera en mesure d’héberger vos activités scientifiques si elles venaient à être financées.
Dates importantes et processus
Concours réguliers des trois organismes fédéraux pour lesquels nous recevons un grand volume de demandes
Afin d’assurer une soumission efficace et conforme de votre demande de subvention aux trois conseils (IRSC, CRSNG et CRSH), lorsqu’il s’agit d’une compétition régulière qui attire un grand nombre de demandes, veuillez prendre note des trois étapes clés (facultaire, SGR et agence) du processus, chacune avec ses propres échéances et objectifs :
Date limite facultaire
Plusieurs jours ou semaines avant la date limite de l’organisme – le chercheur ou la chercheuse envoie ses documents au bureau de recherche de sa faculté
Consultez votre bureau de la recherche facultaire pour connaître la date précise.
Objectifs:
- Offrir un soutien dans l’élaboration de votre demande.
- Permettre une révision approfondie en amont, afin que vous disposiez du temps nécessaire pour intégrer les commentaires reçus.
Date limite institutionnelle du Service de gestion de la recherche (SGR)
3 jours ouvrables avant la date limite de l’organisme – le chercheur ou la chercheuse doit avoir soumis sa demande finale sur le portail de l’agence et avoir envoyé son formulaire RE signé au SGR.
Voir le tableau ci-dessous pour les dates précises.
Objectifs:
- Vérification finale de la complétude des dossiers et retour vers le chercheur ou la chercheuse pour confirmation.
- Vérification finale de l’admissibilité et du support des candidates et candidats avec les facultés (grâce au formulaire RE).
- Soumission institutionnelle des demandes complètes sur le portail de l’organisme, au nom de l’université.
Date limite de l’organisme
Date finale de soumission pour le Service de gestion de la recherche
Voir le tableau ci-dessous.
Objectifs:
- Dernière étape de soumission pour le SGR sur le portail de l’organisme.
Soumission institutionnelle finale de chaque demande au nom de l’établissement sur le portail de l’agence.
Organisme / Subvention Date limite d'inscription de l'agence Date limite interne pour indiquer votre avis d'intention Date limite interne institutionnelle poursoumettre votre candidature complètesur le portail de l'Agence Date limite de l'agence Point de contact au SGR pour la compétition IRSC – Subventions Projet Mercredi 12 août 2026 N/A Lundi 7 septembre 2026 à minuit Mercredi 9 septembre 2026 à 20h Jean-Marc Thibault CRSH – Subventions Savoir N/A Jeudi 3 septembre 2026 à 16h Mardi 29 septembre 2026 à 16h Jeudi 1 octobre 2026 à 20h Francine Payant NFRF Exploration Mardi 18 août 2026 N/A Jeudi 15 octobre 2026 à midi Mardi 20 octobre 2026 à 20h Manon Danneau CRSNG – Outils et instruments de recherche N/A N/A Mercredi 21 octobre 2026 à 16h Lundi 26 octobre 2026 à 20h Aida Stratas CRSNG – Subventions à la découverte Mardi 4 août 2026 N/A Mercredi 28 octobre 2026 à 16h lundi 2 novembre 2026 à 20h Aida Stratas
Toutes les demandes de subvention doivent être approuvées par le CVRRI (l'équipe des contrats et ententes de recherche du SGR). Vous devez lui transmettre la proposition et le formulaire RE (dûment signés par toutes les parties) au moins 48 heures avant la date limite fixée par le bailleur de fonds. À cette période s’ajoute tout autre délai exigé par votre bureau de la recherche pour effectuer une revue détaillée, , selon les programmes et les procédures facultaires en place. Pour plus d’information sur les échéances à respecter à l’interne, demeurez à l’affût des communications du SGR et consultez votre bureau de la recherche. Comprendre le processus de signature des subventions et des contrats de recherche.
C'est la responsabilité du chercheur de veiller à ce que la demande soit transmise à temps et de comprendre le processus de soumission de l'organisme de financement cible, ainsi que les exigences de l'institution.
Cette section présente la procédure à suivre pour accéder aux fonds accordés et débuter la recherche.
Réception du financement
Félicitations! Votre projet a été financé!
La plupart des subventions et des contrats consentis par des bailleurs de fonds externes sont administrés par le SGR. Lorsque vous recevez un avis de décision favorable, celui-ci doit être acheminé au SGR (si l’avis est plutôt adressé aux Ressources financières, elles en feront de même). S’il détient déjà toute la documentation nécessaire (dont le formulaire RE, la demande, le budget et les certifications), le Service créera le compte de recherche et traitera les fonds octroyés.
Les équipes concernées au sein de votre faculté, les Ressources financières et vous recevrez un avis de décision interne lorsque le compte aura été créé : on y fera état du numéro et des détails du compte où les fonds seront déposés, de la ventilation annuelle des sommes, ainsi que de toute certification exigible. Ce courriel signale par le fait même aux Ressources financières qu’elles doivent activer ce numéro de compte et déposer les fonds.
Certification
Projets de recherche avec des êtres humains, des animaux ou des matières biologiques dangereuses.
Selon la nature des activités proposées, vous pourriez avoir à obtenir une certification avant que les fonds ne vous soient octroyés. Les subventions et les contrats sont assujettis à différents contrôles de conformité. Avant d’entreprendre un projet de recherche, il vous incombe d’obtenir les documents nécessaires auprès de l’Université.
Pour plus d’information sur le processus de certification, les formulaires connexes et les systèmes à utiliser pour présenter votre demande, consultez la section « Éthique et intégrité » de la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).
Il est important de bien vous renseigner sur les délais d’évaluation et les dates limites définies par :
- le Comité de protection des animaux (pour la recherche portant sur des animaux);
- le Comité d’éthique de la recherche (pour la recherche avec des êtres humains);
- le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques (pour la recherche où sont utilisées des matières biologiques dangereuses ou des radiations).
Si votre projet est en attente d’autorisation auprès d’un comité d’éthique de la recherche (CÉR), vous pouvez demander à recevoir une partie des fonds pour financer vos activités qui n’impliquent pas des êtres humains, leurs données ou des matières biologiques humaines. Pour ce faire, vous devez remplir le
Cette section décrit la gestion financière d'un projet de recherche. Maintenant que toute la documentation requise est en place, les fonds peuvent être libérés et la recherche peut commencer!
Informations générales
En tant que membre de notre communauté de recherche, vous avez certaines responsabilités quant à la gestion des sommes qui vous sont octroyées. Par exemple, vous devez :
- voir à ce que la qualité de vos travaux réponde aux normes du bailleur de fonds;
- autoriser les dépenses associées au compte (aussi appelé FOAP);
- veiller à ce que les dépenses soient conformes aux directives du bailleur de fonds et qu’elles soient attribuées au bon compte ou centre de coûts.
Pour obtenir des renseignements sur la délégation du pouvoir de signature, consultez le site Recherche, fiducie et dotation des Ressources financières.
Pour plus d’information sur les processus au-delà de l’octroi du financement, les formulaires connexes, les systèmes utilisés pour administrer les fonds, l’achat de matériel et d’équipement et le recrutement de personnel, consultez la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).
Remarque : Pour toute question sur la gestion du projet de recherche, adressez-vous toujours en premier au bureau de la recherche de votre faculté.
Les différents types de comptes et de Worktags financiers pour la recherche
Il existe trois différents types de comptes de recherche à l’Université d’Ottawa :
- Les comptes externes, pour le financement issu des trois organismes subventionnaires, de contrats, de commanditaires, de dons et de toute autre partie externe.
- Les comptes internes, pour les fonds octroyés par l’Université d’Ottawa, ses facultés (y compris les fonds de démarrage) et les programmes de financement pour le développement de la recherche.
Les comptes généraux, où sont placés les fonds non dépensés des contrats de recherche, les honoraires en lien avec les contrats, les suppléments administratifs et les dons de moindre envergure.
Subvention GR00 Projet PJ00... Programme PG00... Dons GF00... Représente une subvention spécifique accordée pour financer exclusivement des activités de recherches décrites dans la proposition. Représente les projets restreints multisubventionnés, financés par plusieurs partenaires et destinés à des objectifs spécifiques (ex., FCI), des projets de fiducie, et des fonds de développement. Représente les fonds généraux de recherche (FGR), les remboursements de dépenses professionnelles (RDP), et les frais d’utilisation. Représente une contribution volontaire sans retour ou avantage escompté pour le donateur. Son utilisation doit respecter le cadrede référence du don. Chaque worktag est associé à un centre de coût et un fond.
Administration des finances du projet
Le modèle de données fondamentales (FDM) est la structure de données multidimensionnelle qui sert d’épine dorsale au traitement des transactions financières et à la création de rapports dans Workday. Le FDM permet d’associer des attributs communs, appelés « worktags », aux transactions et ceci permet de produire des rapports financiers rigoureux.
Dans le domaine de la recherche, différentes étiquettes de travail sont utilisées en fonction de l'origine des fonds déposés. Chaque projet de recherche se voit attribuer un numéro de compte unique (ou FDM). Les Ressources financières sont responsables d’activer le compte et d’y verser les fonds octroyés dans Workday.
Le numéro du compte se trouve dans l’avis de décision interne que vous a transmis le SGR.
Une fois le compte activé, vous aurez accès à vos données financières dans le portail Workday (vous devrez vous connecter au RPV et ouvrir une session dans le portail). Si vous avez besoin d’aide pour gérer le volet financier de votre subvention, vous pouvez aussi communiquer avec l’administration de votre faculté ou de votre département.
Mon tableau de bord finance : ce rapport fournit des aperçus consolidés en temps réel des différents budgets que vous gérez. Il a été spécialement conçu pour aider les chercheurs à visualiser leurs subventions, programmes, projets et fonds de dotation en un seul endroit.
Mon budget : Ce rapport fournit des informations détaillées en temps réel sur les différents budgets dont vous avez la responsabilité. Il a été créé pour aider les gestionnaires budgétaires à analyser et à gérer efficacement leurs budgets dans Workday.
Vous trouverez dans les lignes directrices de l’Université d’Ottawa sur la gestion des dépenses de recherche les impératifs de la gestion financière des projets subventionnés.
Les transferts entre établissements font référence aux fonds transmis entre les chercheuses et chercheurs qui travaillent dans deux universités distinctes. Ces transferts sont assujettis à des ententes annuelles renouvelables, qui servent à confirmer le bon déroulement du projet de recherche. Pour savoir comment procéder à ce type d’opération, communiquez avec l’agente ou agent de subventions du SGR affilié à votre faculté.
Réception d’un transfert
Pour recevoir des fonds d’une autre université pour votre projet de recherche, vous devrez fournir certains documents à l’agente ou agent de subventions du SGR :
- Un formulaire RE (connexion requise) dûment signé par le département et/ou la faculté
- Une copie de la demande de subvention effectuée par votre collègue de l’autre université (budget compris)
- Une copie de l’avis de décision de l’organisme subventionnaire
Une fois la documentation transmise, le SGR analysera les critères à respecter et mettra l’entente en place.
Envoi d’un transfert
Pour effectuer un transfert à des collègues d’autres établissements à partir de fonds administrés par l’Université d’Ottawa :
- Transmettez au SGR une demande de transfert de fonds par écrit.
- Le service communiquera avec l’autre établissement.
- Les deux universités signeront une entente de transfert.
- Le SGR demandera aux Ressources financières d’acheminer les fonds à l’université partenaire.
Transfert à l’interne (entre deux membres de la communauté de recherche de l’Université d’Ottawa)
Si vous devez verser des fonds à une ou un collègue d’un autre département ou d’une autre faculté, vous devez en aviser le SGR, qui demandera aux Ressources financières de transférer les fonds dans le compte spécifié.
Pour obtenir des renseignements sur les processus d’embauche, communiquez avec votre faculté. Vous trouverez aussi des formulaires, des systèmes et de l’information liés au recrutement pour les projets de recherche dans la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).
IMPORTANT : Avant de procéder à toute embauche, vous devez vous assurer d’avoir les fonds nécessaires pour couvrir le salaire et les avantages sociaux de votre future équipe. Pour orienter vos décisions, consultez les outils de ressources humaines sur VirtuO (connexion requise).
Le Service des approvisionnements voit à l’achat de tous les biens et services se chiffrant à plus de 5 000 $ CA par transaction (avant taxes). Sous cette limite, la transaction est plutôt administrée par la faculté ou le département, qui se charge aussi des opérations courantes, comme l’achat de matériel et de fournitures, le paiement des factures, la dotation et le traitement de la paie.
Vous trouverez des formulaires, des systèmes et de l’information liés à l’achat de matériel de recherche dans la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).
Une avance de fonds pourrait vous être consentie si vous démontrez que des dépenses additionnelles sont essentielles à la poursuite du projet.
Pour obtenir cette avance, vous devez solliciter l’approbation :
- De la direction de votre département
- Du décanat de votre faculté
- Du SGR (formulaire
Demande d’autorisation de prêt sur le prochain versement (PDF, 133 KB)
Votre demande doit être pleinement justifiée et accompagnée d’un plan pour effectuer le redressement le plus rapidement possible. En tant que récipiendaire du financement, vous êtes la seule personne autorisée à présenter une telle demande.
En règle générale, il n’est pas nécessaire de faire approuver à l’externe les fluctuations de l’ordre de 5 à 10 % dans un compte de frais rattaché au FOAP. Tout dépendant des exigences du bailleur de fonds, le SGR pourrait toutefois avoir à autoriser les changements de plus de 10 %. Le SGR, le SSI ou le RIEX sont tenus de négocier toute modification d’un contrat de recherche avec le bailleur des fonds.
Les activités de recherche sont assujetties à un certain nombre de politiques et règlements, où l’Université définit des principes directeurs et des lignes de conduite à appliquer dans différentes situations. Toute dérogation à leurs dispositions doit être autorisée au préalable (souvent, par le Comité d’administration).
Le projet est arrivé à son terme. Selon le type de financement reçu, qu'il s'agisse d'une subvention, d'un contrat à prix fixe, d'un contrat à frais remboursables ou d'un prix, différentes options et règles s'appliquent.
Principes généraux
Les principes suivants s'appliquent à la fin du projet pour tous les types de financement à prix fixe, qu'il s'agisse d’une subvention ou d’un contrat :
- Il est de la responsabilité du Chercheur Principal (CP) et de l'Administrateur de la Faculté de s'assurer que les vérifications/validations sont effectuées avant la date limite de la fermeture du compte. Cela comprend :
- Vérifier s'il reste un solde ou un déficit dans le compte.
- Vérifier l'admissibilité et l'exhaustivité de toutes les dépenses (documents de justification), ainsi que toute dépense admissible non réglée payée par la faculté au compte du projet.
- Le CP et l'administrateur de la faculté s'assurent également que toutes les conditions ont été respectées conformément au formulaire RE Live Data et aux exigences des organismes subventionnaires conformément à l'accord/au contrat (par exemple, les produits livrables, les rapports d'étape ou finaux).
- Environ un mois avant la date de la fin du projet, les Ressources Financières entreprendront :
- Une vérification de la réception de la totalité des revenus de la subvention ou du contrat,
- Une révision de toutes les dépenses attribuées au compte,
- Un examen des exigences en matière de rapports,
- Vérifier que toutes les conditions ont été respectées.
- Les Ressources Financières feront un suivi avec le CP et l'administrateur de la faculté si des modifications ou des ajustements doivent être apportés.
- Lorsque les Ressources Financières sont satisfaites que toutes les conditions ont été respectées, elles ferment le compte dans le système financier de l'entreprise. Cela garantira qu'aucune dépense ne pourra être débitée au compte et qu'aucun autre rapport financier mensuel ne pourra être généré pour ce compte.
- Les Services de gestion de la recherche (SGR) n'est généralement pas impliqué dans le processus de la fin des projets qui est géré entre la faculté et les Ressources Financières centrales.
Fermeture anticipée
Dans le cas d'une fermeture anticipée du projet, le CP informe l'administration de sa faculté et le responsable des subventions du SGR de la nécessité de fermer le projet plus tôt que la date de fermeture initiale, en incluant une justification. Le CP, l'administration de la faculté, le SGR et les Ressources Financières dirigent le processus de clôture anticipée pour s'assurer que toutes les exigences externes et internes (y compris les révisions et la résiliation des accords) sont respectées.
Fonds résiduels
À la fermeture d'un compte de recherche, s'il reste un solde, ces fonds résiduels sont gérés conformément aux directives du commanditaire :
- IRSC - Les fonds résiduels sont retournés à l'organisme.
- CRSNG et CRSH - Les fonds résiduels sont conservés par l'université pour financer des programmes internes. Exception : Le programme Nouvelles frontières de la recherche (CRSH) exige que les fonds résiduels soient retournés à l'organisme.
- Contrats - Selon l'entente
Si les conditions de la bourse ou du contrat permettent au CP de conserver les fonds résiduels, l'administrateur de la faculté doit demander aux Ressources Financières de transférer le solde sur le compte général du CP. Si le chercheur principal ne dispose pas d'un compte général de recherche, il peut en ouvrir un en envoyant une demande au responsable des subventions du SGR, accompagnée d'un formulaire RE signé.
Clôture des subventions et contrats à frais remboursables
Lorsque le projet est terminé, les Ressources Financières, en collaboration avec le CP et l'Administrateur de la Faculté, sont responsables de :
- Vérifier que les dépenses sont admissibles pour le projet.
- Fournir un rapport financier et/ou une facture.
- Une vérification de la réception de la totalité des revenus pour la subvention ou le contrat.
Communiquez avec nous
Service de gestion de la recherche
Pavillon Tabaret
Pièce 159
550, rue Cumberland
Ottawa, Ontario
Canada K1N 6N5
Tél. : 613-562-5841
Téléc. : 613-562-5338
Soutien général : [email protected]
Soutien aux contrats : [email protected]
Répertoire du SGR
Conseillères et Conseillers en Recherche dans vos Facultés
N'oubliez pas de contacter les conseillers en recherche de la faculté ! Ils sont une ressource précieuse et guideront les chercheurs dans le processus administratif d'obtention de fonds pour leur recherche. Consultez la page d'accueil de la faculté pour en savoir plus.