Politiques et règlements

Les coûts directs ne doivent pas être confondus avec les coûts indirects, qui sont des coûts que les établissements subissent, tels que les coûts administratifs centraux et départementaux, lesquels ne peuvent être attribués à des projets de recherche précis. Les coûts indirects des subventions des trois organismes sont partiellement financés par le Fonds d’appui à la recherche.

Comment les trois organismes définissent-ils le gain personnel?

Le concept de gain personnel fait référence à l’utilisation des fonds de la subvention pour servir les intérêts d’une personne ou pour obtenir un avantage et/ou un profit personnel plutôt que pour la recherche ou les activités financées par la subvention.

Voici des exemples de gain personnel et de conflits d’intérêts :

• Conclure des contrats de recherche avec des entreprises employant un membre du corps professoral ou un membre de sa famille immédiate.
• Orienter la recherche vers des développements susceptibles de bénéficier aux entreprises privées dans lesquelles le chercheur ou la chercheuse a un intérêt.
• Influencer l’achat d’équipement ou de matériel pour qu’il se fasse auprès d’une entreprise dans laquelle la personne a un intérêt personnel.
• Prolonger un voyage de recherche au-delà de ce qui est autorisé dans le règlement 21, procédure 16-11.

Si un chercheur ou une chercheuse semble tirer un avantage personnel d’une dépense, l’administrateur ou l’administratrice de la faculté a la responsabilité de lui demander des éclaircissements.

Règlements de l’Université d’Ottawa

• Règlement 47 – Conditions de travail des employés contractuels non syndiqués à court, à moyen et à long terme (recherche et opérations)
• Règlement 48 – Subventions et contrats administrés par l’Université
• Règlement 123 – Stagiaires postdoctoraux

Directives sur l’embauche et la rémunération

Les subventions versées par l’organisme ne doivent pas servir à rémunérer :

• les titulaires de subvention ni les individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
• les individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Sous réserve des restrictions susmentionnées :

• les individus employés et rémunérés par une autre organisation pour le temps consacré à la recherche ou aux activités financées ne peuvent être rémunérés à même les fonds de la subvention.
• Toutefois, ces fonds peuvent servir à rembourser à l’organisation les coûts engagés au titre de la rémunération de ses employés pour le temps consacré aux activités visées par la subvention.

Les chercheurs internationaux peuvent être rémunérés à la même subvention, pourvu que cela soit justifié par une lettre de l’employeur attestant que l’individu n’est pas rémunéré pour le temps passé à travailler dans le cadre de la recherche ou des activités financées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Règlement de l’Université d’Ottawa

• Règlement 36 – Approvisionnement

Directives sur les dépenses en biens et services

L’acquisition de biens et de services pour la recherche ou les activités financées doit se faire en conformité avec les politiques et les processus pertinents de l’établissement administrateur.

Les fonds des subventions versés par un organisme ne doivent pas servir à payer des honoraires d’experts-conseils :

• aux titulaires de subvention ou aux individus qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
• aux individus censés participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020.

Exceptions:

• Accès à Internet à domicile – jusqu’à un maximum de 25 $ par mois, ce qui représente 50 % du montant mensuel moyen dépensé par les familles canadiennes du quintile supérieur de revenue

Règlements de l’Université d’Ottawa

• Règlement 21 – Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université
  • Méthode 16-11 – Remboursement des frais de voyage
  • Méthode 16-12 – Remboursement des frais d’accueil
  • Méthode 16-13 – Remboursement d’autres dépenses professionnelles
  • Méthode 16-14 – Taux de remboursement approuvés
  • Méthode 16-15 – Responsables de l’approbation

Directives sur les frais de déplacement et de séjour

Le remboursement de tous les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) doit être demandé en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Le remboursement de ces dépenses, y compris les dépenses personnelles raisonnables, peut être demandé pour le titulaire de la subvention et tous les autres individus qui contribuent à la recherche ou aux activités financées. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire de la subvention, le lien avec la recherche ou les activités financées doit être précisé. 

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Exceptions

• Frais de déplacement entre l’établissement d’origine et le lieu du congé sabbatique limités à un aller-retour, sauf dans des circonstances inhabituelles : un aller-retour supplémentaire à des fins de recherche est permis
• Frais de transport du bénéficiaire vers l’établissement d’origine à des fins de supervision ou d’enseignement : un voyage de retour pour la supervision d’étudiants et d’étudiantes des cycles supérieurs est permis
• Frais liés aux études menant à un diplôme (p. ex., préparation de la thèse, droits de scolarité et cours) : aux fins de préparation et de défense de la thèse de l’étudiant ou de l’étudiante
• Frais de brevetage – consulter le Cabinet du vice-rectorat à la recherche et respecter le règlement 29 de l’Université
• Élaboration et soumission de la demande de subvention

Règlement de l’Université d’Ottawa

• Méthode 16-12 – Remboursement des frais d’accueil

Directives sur les dépenses d’accueil

Les activités d’accueil doivent se dérouler en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Les frais d’accueil (pour des boissons non alcoolisées ou des repas sans alcool) doivent être directement liés à la recherche financée et être engagés :

• à des fins de réseautage dans le cadre d’une courtoisie officielle ou de respect culturel (p. ex., une rencontre entre le titulaire de la subvention et des partenaires, des intervenants ou des chercheurs invités);
• pour des activités s’inscrivant dans le cadre d’assemblées ou de rassemblements qui facilitent la réalisation des objectifs de la recherche ou y contribuent (p. ex., un atelier ou une conférence) où au moins un des participants n’est pas membre de l’équipe de recherche et ne participe pas à la recherche ou aux activités quotidiennes financées.

Les fonds des subventions ne peuvent pas servir à rembourser les dépenses d’accueil engagées pour des interactions entre des individus participant à la recherche ou aux activités quotidiennes financées, comme les interactions courantes avec des collègues de l’établissement, des réunions du personnel et des activités de reconnaissance des employés.

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Exceptions

• Alcool : uniquement pour accueillir le comité de soutenance de thèse et conformément au règlement 21 de l’Université, méthode 16-12

Règlement de l’Université d’Ottawa

• Méthode 16-13 – Remboursement d’autres dépenses professionnelles

Directives sur les cadeaux, les honoraires et les incitatifs

Les cadeaux, les honoraires et les incitatifs doivent être offerts en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur.

Avant d’offrir des cadeaux ou des incitatifs aux participants, il faut obtenir l’approbation du comité d’éthique de la recherche de l’établissement administrateur. Les titulaires de subvention ont l’obligation morale de protéger les renseignements confidentiels des participants et de justifier les cadeaux et les incitatifs au moyen de documents. Pour en savoir plus, consultez le bulletin d’interprétation sur la vie privée et la confidentialité dans les Énoncés de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains - EPTC 2 (2018).

Ils peuvent être offerts à un individu ou à un groupe qui participe volontairement à la recherche ou aux activités financées par la subvention (c.-à-d. dont la participation ne relève ni d’une obligation contractuelle ni d’un service professionnel). En outre, le bénéficiaire ne doit pas être membre de l’équipe du titulaire de la subvention.

On entend par « honoraires » le versement ponctuel ou non régulier à un individu en remerciement d’un service qui n’est généralement pas rémunéré (p. ex., pour une allocution, une conférence ou un séminaire prononcé ou animé par un orateur ou un présentateur invité). Les titulaires d’une subvention ne peuvent pas recevoir d’honoraires d’une subvention des trois organismes.

On entend par « cadeau » tout ce qui peut être offert gratuitement, sous forme d’argent ou autre, en signe de gratitude, de respect ou de bonne volonté pour établir ou faciliter les relations avec des individus ou des groupes qui contribuent à la recherche ou aux activités financées à titre de participants, de partenaires de recherche ou de collaborateurs (p. ex., les chercheurs invités ou les intervenants communautaires) lorsque le cadeau :

• s’impose dans le contexte ou le patrimoine culturel ou les traditions établies l’exigent;
• s’inscrit dans un contexte de courtoisie officielle.

En reconnaissance des cultures et des traditions des Premières Nations, des Métis et des Inuits, on peut offrir des cadeaux à des aînés et à d’autres gardiens du savoir qui remplissent un rôle particulier (p. ex., un chercheur indépendant peut recevoir des cadeaux notamment dans le cadre d’une cérémonie).

Les incitatifs font expressément référence aux dons en argent ou en nature faits à des participants dans le but d’établir un bassin de participants éventuels ou en guise de remerciement pour la participation à la recherche ou à l’activité.

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

Dépenses admissibles

Règlement 85 explicite les conditions dans lesquelles des dépenses excédentaires pourraient être autorisées.

Dépenses non admissibles

Des standards en Santé et Sécurité imposés par l’Université existent afin des respecter le "Ontario Occupational Health and Safety Act" et ses règles.

La sécurité en environnement étant une partie importante de plusieurs projets de recherche, l’Université a établi une série de processus de suivi portant sur ses diverses facettes.

La communauté universitaire a toujours reconnu la nécessité de maintenir les standards les plus rigoureux dans la conduite de la recherche. La tendance croissante à attribuer aux universités la responsabilité de l'encadrement et de la conduite de leur corps professoral et de leur personnel a poussé l'Université d'Ottawa à établir des lignes directrices qui énoncent les principes généraux qui doivent orienter la conduite déontologique de la recherche. C'est une mesure préventive qui contribuera à assurer l'intégrité et l'excellence de la recherche.  Il est essentiel de répondre de manière efficace aux accusations d'inconduite en recherche, aussi rares soient-elles. Pour ce faire, il faut des procédures formelles pour déterminer la marche à suivre et pour protéger les droits des personnes, de l'Université et de tout organisme de financement externe.

L’Université d’Ottawa révise présentement ses politiques concernant les conflits d’intérêt (CI) et ses politiques de conflits d’engagements (CE).

Les objectifs de cette révision sont:

• Accroître la confiance du public dans la recherche et le processus de la recherche
• Fournir des directives pour gérer les conflits potentiels
• Protéger les institutions, les chercheurs et la recherche
• Définir les rôles

Le CRSNG, le CRSH et les IRSC en consultation avec des établissements chargés d'administrer les fonds provenant des organismes subventionnaires fédéraux, ont élaboré une Entente (PE) sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche. L'entente décrit les exigences de base auxquelles les établissements doivent satisfaire afin d'être admissibles à administrer des fonds des organismes subventionnaires et de maintenir cette admissibilité.

Les superviseurs et les chercheurs ayant la responsabilité d'un lieu de travail où d'autres employés doivent appliquer consciencieusement les mesures générales de santé et de sécurité. Ils doivent connaitre les règlements de santé et de sécurité applicables aux employés qu'ils dirigent ainsi que prendre et établir des mesures de prévention dans toutes les tâches et les activités qui comportent des risques d'accident ou d'incident ayant des conséquences sur la santé. Ils doivent également s'assurer que les employés sous leur direction appliquent, dans leur travail, les règles ainsi que les dispositifs, les mesures et les méthodes de protection qu'exige la Loi sur la santé et la sécurité au travail. Les employés sous leur direction doivent utiliser ou porter l'équipement, les dispositifs de protection et les vêtements exigés.

Pour obtenir davantage de renseignements, veuillez vous référer au Laboratory Procedures and Safety Manual des facultés de sciences, de génie et de médecine ainsi qu'au Règlement 77« Règlement de la santé et de la sécurité au travail » du Manuel des règlements et méthodes de l'Université d'Ottawa.

La propriété intellectuelle de l'Université est gouvernée par le Règlement 29 - "Brevets" et par l'article 35 de la convention collective entre l'Université et l'Association des professeurs de l'Université d'Ottawa. Le contenu est résumé ci-dessous :

Inventions

L'Université d'Ottawa détient des droits sur toutes les inventions, qu'elles soient protégées ou non par une demande de brevet ou par un brevet, réalisées par ses facultés, étudiants ou employés en faisant usage des installations de l'Université d'Ottawa ou des inventions financées par l'Université d'Ottawa ou par de tiers partis mais gérés par l'Université. L'Université n'a pas de droits sur les inventions qui ont été créées sans l'utilisation des installations universitaires, par le personnel de support ou services hors des heures régulières de travail.

Droits d'auteur

Des travaux effectués en fonction d'un emploi, aussi appelés "works for hire" appartiennent généralement à l'employeur. La règle générale à l'Université d'Ottawa est que l'Université possède tous les droits d'auteurs pour des travaux accomplis par des employés de l'Université d'Ottawa dans le cadre de leur emploi. Cependant, pour maintenir la tradition académique et pour respecter l'entente collective entre l'Université et l'Association des professeurs de l'Université d'Ottawa, l'institution accorde généralement la propriété des droits d'auteur des travaux originaux résultant des efforts des membres facultaires ou des membres du corps étudiant au(x) créateur(s).

Logiciels

Même si les logiciels sont habituellement couverts par les droits d'auteur et sont généralement traités comme appartenant à leurs auteurs, la nature de leur processus de développement fait surgir des questions complexes en matière de propriété. Il est souvent difficile d'attribuer les droits d'auteur pour la création de logiciel car un tel développement peut impliquer les contributions de plusieurs personnes ou groupes et parce que différents droits de propriété peuvent exister pour le produit final. Par exemple, le développement de l'algorithme sur lequel est basé un logiciel et l'écriture du code comme tel représentent des contributions valides face au produit final mais peuvent avoir été effectuées par différentes personnes.

Dans le cas où un logiciel n'appartient pas à l'Université, les auteurs et autres collaborateurs doivent déterminer les droits de propriété entre eux. Si un logiciel développé grâce à l'utilisation des ressources de l'Université est exploité sur le marché commercial, l'Université peut être attitrée à recevoir une portion des frais encourus dans le développement du logiciel. De telles questions sont négociées entre l'auteur (ou les auteurs) et le Service de subventions de recherche et déontologie.

Obligations de propriété intellectuelle envers les agences externes

La propriété intellectuelle développée par les membres facultaires, les étudiants et employés de l'Université d'Ottawa grâce à des subventions de recherche allouées par des agences subventionnaires externes, à des contrats avec des agences gouvernementales ou des organisations du secteur public sont particulièrement d'intérêt. La majorité de la recherche menée par l'Université est subventionnée par le biais de tels mécanismes. Dans certains cas il est exigé que les droits de propriété soient remis à l'agence ou confiés à l'Université d'Ottawa en accordant certaines licences à l'agence. Dans un tel cas, la propriété de tout travail produit par une faculté et par des étudiants (incluant les rapports de progrès, finaux ou techniques ainsi que les logiciels, etc.) sous des ententes avec des agences subventionnaires externes implique l'Université ou les commanditaires de recherche dans la mesure où les obligations de l'Université et du chercheur envers l'agence externe soient remplies. 

Espace de laboratoire et de bureau

Le doyen de chacune des facultés est responsable de l'espace de laboratoire et de bureau. Le chercheur doit s'assurer qu'il a accès aux installations nécessaires à la conduite du projet avant de soumettre sa demande. Le chercheur doit informer son doyen de tout autre besoin et obtenir la signature de celui-ci avant de demander de l'espace de laboratoire et/ou de bureau additionnel.

Propriété de l'équipement

À moins qu'il n'y ait des obligations contractuelles ou des règlements des agences subventionnaires faisant preuve du contraire, l'équipement (incluant les ordinateurs) acheté avec le fonds de recherche administré par l'Université d'Ottawa appartient à l'Université. L'utilisation d'un tel équipement est généralement sous la direction du chercheur. Il est important de noter que la majorité des contrats du gouvernement fédéral requièrent que tout équipement acheté sous un tel contrat appartienne au Gouvernement du Canada. Certains contrats avec la province de l'Ontario peuvent imposer un règlement similaire. Pour plus d'information, veuillez contacter le Service de soutien à l'innovation au 562-5842.

Frais généraux - Coûts indirects

Les frais généraux, ou coûts indirects, doivent être inclus dans le budget de tout contrat ou proposition de contrat. Certaines agences subventionnaires permettent une provision de frais généraux dans leurs subventions et les frais généraux devraient être inclus si la demande de subvention est admissible. Le taux des frais généraux de l'Université est basé sur les montants négociés entre l'Association des collèges et universités du Canada (ACUC) et le Département des approvisionnements et services (DAS).