Approuvé Comité d'administration 1348.5
ENTRETIEN, REMISE À NEUF, MODIFICATIONS, RÉNOVATIONS, NOUVELLES CONSTRUCTIONS, LOCATION, ACHAT ET VENTE D'UN IMMEUBLE
OBJET
1. Le présent règlement définit la responsabilité du Service des immeubles et la portée des services offerts.
DÉFINITIONS
2. Entretien (paragraphe 11) : désigne la réparation, l'entretien et l'exploitation des installations, bâtiments, terrains et véhicules.
3. Remise à neuf (paragraphe 13) : désigne le remplacement des composantes des installations existantes selon les normes de l'Université.
4. Modification et rénovation (paragraphe 15) : comprend la conversion, l’aménagement ou le réaménagement d’espaces existants ou l'agrandissement des installations ou bâtiments.
5. Nouvelle construction(paragraphe 17) : désigne la construction d’un nouvel édifice.
6. Service postal (paragraphe 33) : unité dont les fonctions principales sont le traitement et l'acheminement efficaces du courrier.
7. Directeur : désigne le directeur du Service des immeubles.
8. Service : désigne le Service des immeubles.
9. Travaux de construction: Selon l’Accord sur le commerce intérieur, les travaux de construction désignent la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d’un bâtiment, d’une structure ou d’un autre ouvrage de génie civil ou d’architecture. Sont également visés par la présente définition la préparation du chantier, les travaux d’excavation et de forage, les études sismiques, la fourniture des produits et des matériaux, la fourniture du matériel et de la machinerie si ceux-ci sont inclus dans les travaux de construction et accessoires à ceux-ci, ainsi que l’installation et la réparation des accessoires fixes du bâtiment, de la structure ou de l’ouvrage de génie civil ou d’architecture. Ne sont toutefois pas visés par la présente définition les services professionnels d’experts-conseils se rapportant au marché de travaux de construction, sauf s’ils sont inclus dans le marché public.
RESPONSABILITÉ
10. L'entretien, la remise à neuf, les modifications, les rénovations, les nouvelles constructions, la location, l’achat et la vente d’un immeuble relèvent du Service, sauf dans les circonstances où le Service délègue une partie de son autorité. Le directeur doit assurer l'entretien et la remise à neuf des installations, bâtiments, terrains et véhicules de même que l'exécution des projets de modification, de rénovation et de construction conformément au Plan directeur. La mise en application du mandat du Service est conditionnée par l’application des lois municipales, provinciales, fédérales, des règlements et méthodes de l’Université d’Ottawa ainsi que des accords fédéraux, provinciaux et interprovinciaux.
ENTRETIEN
11. Description des fonctions principales du programme d'entretien :
a) Chauffage, ventilation et climatisation - Ceci comprend l'alimentation électrique, l’eau, l'approvisionnement en combustibles et matériaux, l'exploitation et la réparation mécanique des appareils de chauffage, de l'équipement fixe, du matériel de ventilation, climatisation et réfrigération, des génératrices de secours, du matériel d'éclairage, de la fondeuse à neige, des avertisseurs d'incendie, des systèmes de protection contre l'incendie (sauf les extincteurs portatifs), des ascenseurs ainsi que le remplacement des ampoules et tubes fluorescents.
b) Section des métiers - Cette unité fait les réparations générales, les réparations de toits, les retouches de peinture, la réparation des portes, de la quincaillerie et des fenêtres (pour la modification des serrures existantes, voir le Règlement no 35 - Contrôle des clés) et les réparations mineures aux meubles (fixes ou mobiles).
c) Entretien sanitaire - Le programme d'entretien sanitaire comprend l'approvisionnement en matériel, en équipement de nettoyage et en services de conciergerie, le nettoyage des rideaux, l'enlèvement des ordures, la gestion des déchets, l'extermination, le shampooing des meubles et des tapis, le lavage des vitres, la propreté du site, l'ouverture et le verrouillage des portes et l'entretien du centre sportif. Le programme régulier d’entretien sanitaire prévoit le nettoyage quotidien des lieux publics et aires communes ainsi que l’entretien mensuel des bureaux. Le secteur du recyclage, avec son plan d'objectifs quantitatifs, améliore sans cesse le recyclage du papier, du verre, etc. et encourage, par la sensibilisation, la réduction et la réutilisation.
d) Entretien des terrains - Ce secteur voit au déneigement, à l'entretien des terrains et jardins paysagers, au fonctionnement et à l'entretien du matériel.
e) Service de transport, entretien et location de véhicules - En principe et suivant son plan directeur, l'Université d'Ottawa ne possède qu'un nombre limité de véhicules pour subvenir aux besoins essentiels de transport. Avant d'acheter un véhicule, il faut une autorisation spéciale du Comité d'administration, même si le budget prévoit des fonds à cet effet. La location de véhicules, y compris la location d'autobus, relève des Approvisionnements et services. Les normes et méthodes applicables aux services énumérés plus haut figurent dans le Guide des services de transport (en cours de révision). Ce guide est régulièrement mis à jour et distribué aux usagers principaux; il est aussi disponible sur le site Internet du Service des immeubles.
f) Entretien des bâtiments temporaires - Cette fonction comprend l'étude et l'évaluation des possibilités d'entretien et des frais engagés durant la vie d'un immeuble temporaire lorsque celui-ci devient libre. (Voir le Règlement no 95 - Attribution et utilisation des locaux de l'Université).
g) Contrôle des clés - Se référer au Règlement no 35 - Contrôle de clés.
h) Environnement et conservation d'énergie - Dans cette fonction, le personnel du Service cherche constamment des moyens pour préserver et restaurer l'environnement en milieu urbain et pour assurer l'application rigoureuse des lois. La restauration et la préservation de l'environnement se fait par le maintien et l'amélioration des systèmes existants. Le Service assure en outre la gestion efficace et sécuritaire des émanations atmosphériques et de l'entreposage des produits nocifs.
i) Une gestion étroite chapeaute les différentes formes de conservation d'énergie et de ressources. Le Service poursuit ses recherches de nouvelles méthodes de conservation (se référer au Règlement no 72 - Protection environnementale et au Règlement no 91 - Gestion de l'environnement).
j) Achat et installation de tableaux d'affichage - Se référer au Règlement no 73 - Tableaux d'affichage.
k) Achat et installation d'écriteaux - Se référer au Règlement no 79 - Écriteaux.
12. Marche à suivre (demande de service d’entretien):
Afin de réduire le double emploi et les frais d'exploitation, les agents d’administration sont priés de coordonner les demandes des usagers de leur unité, et de soumettre leurs demandes électroniquement ou de communiquer avec les coordonnateurs du Centre d’appel au poste 2222. Toutefois, il n'est pas interdit aux usagers d'appeler directement le Centre d’appel. Les coordonnateurs du Centre d’appel reçoivent les demandes, en déterminent l’urgence, établissent une priorité raisonnable et acheminent les demandes aux secteurs responsables de l’exécution des travaux.
REMISE À NEUF
13. Description des fonctions du programme de remise à neuf:
a) Portée des travaux intérieurs
Les éléments (ou composantes) du programme de remise à neuf établis pour l'intérieur des bâtiments comprennent :
i) la quincaillerie, les portes et les fenêtres;
ii) les finis de planchers, de murs, de plafonds et les tentures;
iii) le mobilier intégré, comme le mobilier de laboratoire ou de classe;
iv) les tableaux d’affichage et indicateurs, les tableaux noirs (voir Règlement no 73 – Tableaux d’affichage);
v) la remise à neuf des systèmes électriques et mécaniques existants.
b) Portée des travaux extérieurs
Les éléments (ou composantes) du programme de remise à neuf établis pour l’enveloppe extérieure des bâtiments comprennent :
i) les aménagements paysagers et les mobiliers urbains;
ii) le calfeutrage des fenêtres et des portes;
iii) le nettoyage des murs et la réparation de la maçonnerie;
iii) les rues, les trottoirs, les systèmes d'égout et d'aqueduc, les terrasses, les escaliers et les rampes d'accès;
iv) les toitures et les ancrages.
14. Marche à suivre (demande de remise à neuf):
Le Service inspecte régulièrement les immeubles et établit ses priorités en fonction de ses interventions, des besoins et des fonds disponibles. Afin d’être considéré dans le processus d’évaluation, les facultés et services doivent soumettre par écrit leurs demandes au gestionnaire du portefeuille immobilier ou communiquer avec le Centre d’appel au poste 2222.
MODIFICATION ET RÉNOVATION
15. Description des fonctions du programme de modification et rénovation:
Comprend la conversion, l’aménagement ou le réaménagement d’espaces existants.
16. Marche à suivre (demandes de modification et de rénovation):
i) Les demandes doivent être acheminées, par écrit, à un planificateur des installations ou en communiquant avec le Centre d’appel au poste 2222.
ii) Le Service étudie la demande en étroite collaboration avec la faculté, l'école ou le service. Une estimation sommaire est d'abord fournie sans frais au demandeur. Si ce dernier poursuit le projet, une estimation détaillée (avec des programmes techniques fonctionnels, s'il y a lieu, des plans et devis préliminaires, au besoin, ainsi qu'un échéancier provisoire des travaux) lui est fournie. Les frais engagés pour cet exercice sont imputés au projet, même s'il n'est pas exécuté. Le Service attend l'approbation financière écrite du demandeur et l'accord de principe d’exécuter les travaux du vice-recteur aux ressources ou de son délégué avant de préparer les documents définitifs et procéder à un appel d'offres.
iii) Le Service voit à la préparation des dessins, aux devis descriptifs et estimatifs, aux appels d'offres. Une fois les dessins et devis approuvés par les demandeurs, le Service reçoit et évalue les soumissions et voit à l'adjudication du contrat. En consultation avec le demandeur, il incombe au Service de faire exécuter les travaux et de prendre toutes autres mesures nécessaires à la réalisation du projet.
NOUVELLE CONSTRUCTION
17. Les demandes de nouvelle construction proviennent de l'Administration centrale de l'Université et suivent les mêmes étapes que celles des rénovations.
LOCATION, ACHAT OU VENTE D’UN IMMEUBLE
18. Dans l’éventualité où la location, l’achat ou la vente d’un immeuble est requise, les procédures d’appels d’offres suivront les niveaux établis au paragraphe 22. La recommandation se fera par le vice-recteur aux ressources et l’approbation par le Comité d’administration pour les transactions inférieures à 500000$ et par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour les transactions supérieures à 500000$.
SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL ET PROTECTION DE L'ENVIRONNEMENT
19. Tous les projets de construction doivent être exécutés selon les normes établies au Règlement no 77 (Santé et sécurité au travail), au Règlement no 72 (Protection environnementale) et au Règlement no 91 (Gestion de l’environnement). Avant de commencer un projet de construction, il est important de compléter la liste de vérification disponible sur le site Internet du Bureau de la gestion du risque, de l’environnement et de la santé-sécurité au travail.
DATES LIMITES POUR LES DEMANDES DE PROJETS
20.Les facultés et services doivent soumettre au Service les demandes de projets à être réalisés durant le prochain exercice financier avant le 15 novembre de l’exercice en cours. Les projets à financement spécial (ex.: FCI) ne sont pas soumis à cet échéancier.
APPROBATION DES PROJETS D’IMMOBILISATIONS
21. La liste des projets est répartie en six catégories:
Optimisation de l’espace
Santé et sécurité
Accessibilité
Entretien différé / Vétusté
Développement durable
Autres (financement spécial, ex.: FCI)
Les projets d’optimisation de l’espace sont revus et analysés par l’équipe de planification selon les critères suivants:
Objectifs stratégiques de l’Université
Exigences techniques de réalisation
Financement disponible
Pour les autres types de projets, la priorité est établie par le Service en tenant compte des recommandations des comités (accessibilité et santé-sécurité) et du maintien du parc immobilier.
Le Service soumet ensuite la liste des projets au vice-recteur aux ressources pour finaliser le «budget d’immobilisations / Parc immobilier».
Une entente doit être signée par la faculté ou le service lorsque celle-ci ou celui-ci contribue financièrement au projet, conformément au Règlement sur le financement pour les projets de construction et de rénovations.
Le «budget d’immobilisations / parc immobilier» est ensuite soumis pour approbation au Comité d’administration et, par la suite, au Bureau des gouverneurs.
SÉLECTION DES EXPERTS-CONSEILS ET ENTREPRENEURS
22. Veuillez consulter la Méthode 19-2 du Service des immeubles pour obtenir tous les renseignements.
NOMBRE MINIMUM D’OFFRES REQUISES
23. De 1$ à 10000$ au moins une offre verbale
De 10001$ à 50000$au moins deux (2) offres verbales ou écrites
De 50001$ à 250000$ au moins trois (3) offres écrites
Plus de 250000$ appel d’offres formel affiché sur un système électronique d’appel d’offres
Toute demande d’approvisionnement en biens et services qui ne répond pas à la définition de «Travaux de construction» est assujettie au règlement 36 Approvisionnement et services.
EXCEPTIONS
a) On peut se soustraire à un appel d’offres formel dans les cas prévus à l'annexe A (Exceptions - Circonstances justifiant les exclusions), à la condition que ce ne soit pas dans le but d'éviter la concurrence entre fournisseurs ou d'exercer de la discrimination à l'endroit des fournisseurs de toute autre province.
b) Lorsqu'un seul fournisseur est en mesure de satisfaire aux exigences d’un appel d’offres formel, une entité peut soustraire à l'application de la présente annexe dans les cas prévus à l'annexe B (Exceptions - Circonstances justifiant la passation de marchés publics avec un seul fournisseur), à la condition que ce ne soit pas dans le but d'éviter la concurrence ou d'exercer de la discrimination à l'endroit des fournisseurs de toute autre province.
APPROBATION DES RÉSULTATS DES APPELS D'OFFRES
24. À la suite d’un appel d’offres, d’une demande d’offres ou d’une demande de propositions d’une valeur inférieure ou égale à 500000 $, une analyse des offres reçues est effectuée et une recommandation d’attribution du contrat est soumise au directeur du Service pour approbation. Ce dernier peut déléguer son autorité aux directeurs adjoints, aux superviseurs ou aux chefs de groupes.
Une fois approuvées par le directeur du Service, les recommandations d’attribution des contrats faisant suite à un appel d’offres, une demande d’offres ou de propositions dont la valeur dépasse 500000$ sont acheminées au vice-recteur aux ressources pour approbation. Toute recommandation pour l’attribution d’un contrat à une firme d’architectes pour un projet dont les honoraires dépassent 100000$ et d’entrepreneurs généraux de plus de 500000$ sera acheminée au vice-recteur aux ressources pour approbation. Ce dernier se chargera de soumettre ses recommandations au Comité d’administration ou au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs, s’il y a lieu.
Toute variation de prix de plus 20 pour 100 du montant original (ou un maximum de 100000$) pour une commande de travail ou un contrat déjà accordé devra faire l’objet d’une approbation selon le niveau hiérarchique approprié.
SIGNATURE DES CONTRATS
25. Une fois les approbations confirmées, il revient au directeur ou au délégué désigné d’approuver les contrats et/ou les commandes de travail.
OUVERTURE DES SOUMISSIONS
26. Les appels d’offres scellés sont adressés au Service et ouverts à l'heure et à la date limite de présentation des appels d’offres, et ce, en présence des représentants du Service et des usagers intéressés. Les soumissionnaires sont invités à assister à l'ouverture des appels d’offres.
27. Les propositions de prix ne sont pas nécessairement ouvertes publiquement. La confidentialité incombe au Service.
TRAVAUX SUPPLÉMENTAIRES MAJEURS
28. Les travaux supplémentaires majeurs qui s'imposent en raison de changements imprévus dans les besoins du demandeur sont déterminés conjointement par le Service et l'entrepreneur. Les dépenses supplémentaires majeures doivent être approuvées par le doyen ou le directeur en question avant le début des travaux.
FINANCEMENT
29. Le Service dresse un relevé annuel des travaux à exécuter, estime les coûts et s'assure que le financement est disponible avant de commencer les travaux.
Les frais d'entretien font partie du budget d'exploitation du Service. Par contre, les dépenses sont recouvrées si les travaux sont exécutés pour des services autofinancés (logement, complexe sportif, etc.)
Certains travaux d'entretien qui ne font pas partie de responsabilités du Service peuvent être exécutés moyennant l’approbation du demandeur quant au paiement des frais de main-d'oeuvre et de matériel. À cet égard, le demandeur a la possibilité d’obtenir au préalable une estimation du coût des travaux.
Le coût des travaux de transport est recouvré dans les cas suivants :
- déménagement d'un édifice à un autre ou à l'intérieur d'un même édifice, y compris le déplacement de mobilier à la suite d'une mutation de poste ou d'un changement technique;
- déplacement de mobilier ou d'équipement lors de rénovations (ex. peinture, changement de tapis);
- déplacement de matériel spécial (ex. incubateurs, ordinateurs), fragile, encombrant ou lourd, nécessitant l'aide d'une compagnie spécialisée.
Le coût des rénovations doit être financé par les facultés, écoles et services avant le début des travaux. Il arrive qu'il soit aussi financé conjointement avec l'administration centrale de l'Université ou avec d'autres sources.
FRAIS DE GESTION ET DE DESIGN
30. Des frais internes de gestion et de design sont imputés aux projets de construction et de rénovation selon la structure qui suit:
- des frais de base de 0,5 % pour la planification et l’administration générale du projet plus
- des frais de 3,5 % pour la gestion du projet;
- le coût des heures travaillées par le personnel à l’interne lorsque les travaux de design et de supervision sont exécutés par le Service.
HONORAIRES PROFESSIONNELS
31. Lorsque le Service juge qu’il est nécessaire de faire appel à des services professionnels ou à des technologues (à cause d'une charge de travail trop lourde ou pour obtenir une expertise différente de celle de ses employés), les frais de ces consultations sont imputés au projet. Le coût de ces services serait inclus dans l'estimation.
ENTREPOSAGE
32. Seuls les articles suivants sont entreposés en permanence: tables et chaises (examens, périodes d'inscription et salles de classe), porte-manteaux mobiles. On n'entrepose pas les articles que le Service des approvisionnements qualifie de désuets; il faut s’en départir immédiatement.
Lorsqu'on doit entreposer du matériel temporairement, il convient d'utiliser d'abord l'espace disponible sur le campus. Si l'espace est insuffisant, le Service doit trouver un entrepôt hors campus. Cependant, par souci d'économie, il convient de garder sur les lieux les meubles ou le matériel dont on se sert chaque jour, semaine ou mois plutôt que d'en effectuer le transfert répété entre les bureaux et un entrepôt. Vu les limites d'espace et le coût de l'entreposage, le Service des immeubles doit analyser deux fois par année avec l'usager l'utilité des articles en entrepôt. Les articles entreposés temporairement doivent être repris par l'usager dans un délai raisonnable, faute de quoi nous nous en départirons.
DEMANDE D’ENTREPOSAGE ET PRÊT DE MOBILIER
33. Il faut adresser les demandes d'entreposage et de prêt de mobilier au Centre d’appel, poste 2222.
SERVICE POSTAL
34. Le traitement du courrier sur le campus relève du secteur Poste, terrains et transport du Service. Cette responsabilité consiste essentiellement à traiter et à acheminer le courrier de façon rapide, économique et sûre. Les normes et méthodes applicables aux services énumérés ci-dessus, ainsi que la liste des organismes desservis par le Service spécial de messagerie figurent dans le Guide aux usagers des services postaux. Ce guide est mis à jour régulièrement et est distribué aux usagers principaux; il est aussi disponible sur le site Internet du Service des immeubles.
TRANSGRESSIONS
35. Le Service analysera à l’aide d’outils de monitoring les transactions effectuées et qui sont jugées comme non conformes aux politiques et règlements de l’Université. Le Service en informera les gestionnaires et les aidera à remédier à ce genre de pratique. Les transgressions d’une valeur inférieure à 10000$ seront évaluées et traitées par le directeur du Service.
Les transgressions d’une valeur supérieure à 10000$ et inférieure à 50000$ seront acheminées aux fins d’étude et d’approbation au Cabinet du vice-recteur aux ressources.
Une fois évaluées par le directeur du Service, les transgressions d’une valeur supérieure à 50000 $ et inférieure à 500000$ seront acheminées par le vice-recteur aux ressources au Comité d’administration.
Le Comité d’administration acheminera au Comité exécutif de Bureau des gouverneurs toutes les transgressions d’une valeur supérieure à 500000$.
EXCEPTION
36. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du Comité d’administration.
Révisé le 4 octobre 2006
(Service des immeubles)
ANNEXE A
EXCEPTIONS - CIRCONSTANCES JUSTIFIANT LES EXCLUSIONS
Aux fins du paragraphe EXCEPTION (a) les exceptions suivantes sont permises :
a. lorsqu'il existe une situation d'urgence imprévisible et que des produits, des services ou des travaux de construction ne peuvent être obtenus en temps utile par l'application de procédures ouvertes de passation d’appel d’offres;
b. lorsqu'il faut acheter des produits ou des services d'expert-conseil pour des questions de nature confidentielle ou protégée et qu'il est raisonnable de croire que leur divulgation, dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ouvert, pourrait compromettre le caractère confidentiel de renseignements gouvernementaux, entraîner une perturbation de l'économie ou nuire de quelque autre façon à l'intérêt public;
c. lorsqu'un marché doit être attribué en vertu d'un accord de coopération financé, en tout ou partie, par une organisation de coopération internationale, mais uniquement dans la mesure où cet accord entre l'entité et cette organisation prévoit des règles d'attribution des marchés qui diffèrent des obligations énoncées à la présente annexe;
d. lorsque des matériaux de construction doivent être achetés et qu'il est possible de démontrer que les frais de transport ou des considérations d'ordre technique ont pour effet de limiter, sur le plan géographique, les sources d'approvisionnement disponibles, particulièrement en ce qui a trait au sable, à la pierre, au gravier, aux bitumes, aux bétons composites et aux bétons prémélangés utilisés dans la construction des routes ou leur réparation;
e. lorsque le respect des dispositions de la présente politique qui concernent le caractère ouvert des appels d'offres réduirait la capacité d'une entité à maintenir la sécurité ou l'ordre public, ou encore à protéger la vie ou la santé des êtres humains, des animaux ou des plantes;
f. lorsque aucune soumission n'a été reçue en réponse à l'appel d'offres lancé conformément à la présente politique.
ANNEXE B
EXCEPTIONS - CIRCONSTANCES EN JUSTIFIANT LA PASSATION DE MARCHÉS PUBLICS AVEC UN SEUL FOURNISSEUR
Les exceptions suivantes sont visées par le paragraphe EXCEPTION (b):
a. pour assurer la compatibilité avec des produits existants, pour assurer le respect de droits exclusifs tels des droits d'auteur ou des droits fondés sur une licence ou un brevet, ou encore pour l'entretien de produits spécialisés, lorsque cet entretien doit être effectué par le fabricant ou son représentant;
b. lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement;
c. pour l'achat de produits ou services dont l'approvisionnement est contrôlé par un fournisseur qui détient un monopole d'origine législative;
d. pour l'achat de produits sur un marché des produits de base;
e. pour des travaux devant être exécutés sur un bâtiment loué, sur des parties de celui-ci ou encore à proximité de ce bâtiment, et qui ne peuvent être exécutés que par le locateur;
f. pour des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur, conformément aux dispositions d'une garantie visant le bien ou les travaux originaux;
g. pour un marché devant être attribué au gagnant d'un concours de design;
h. pour l'achat d'un prototype ou d'un produit ou service nouveau devant être mis au point dans le cadre d'un marché particulier en matière de recherche, d'essai, d'étude ou de conception originale, mais non pour quelque achat ultérieur;
i. pour l'achat de produits à des conditions exceptionnellement avantageuses, par exemple en cas de faillite ou de mise sous séquestre, mais non pour des achats courants;
j. pour les marchés publics portant sur des oeuvres d'art originales;
k. pour les marchés publics portant sur des abonnements à des journaux, magazines ou autres périodiques;
l. pour les marchés publics portant sur des biens immobiliers.