Entrée en vigueur : 1995-05-16
Autorisée par : Vice-recteur aux ressources
MÉTHODE DE SÉLECTION DES EXPERTS-CONSEILS ET DES ENTREPRENEURS
I INTRODUCTION
- i) La méthode de sélection des experts-conseils responsables est liée à la valeur estimative du projet de construction et à la catégorie de projet.
- ii) La méthode de sélection des entrepreneurs, d'invitation à soumissionner et d'attribution des contrats s'applique à tous les projets de construction, de rénovation et de remise à neuf.
- iii) L'autorisation des contrats se fait en conformité avec les pouvoirs d'autorisation des dépenses.
- iv) Le recteur peut, à l'occasion, modifier la méthode de sélection avant l'appel d'offres pour tenir compte des particularités d'un projet.
II SÉLECTION ET ROULEMENT DES EXPERTS-CONSEILS RESPONSABLES
L'Université a pour principe d'inviter les firmes d'experts-conseils (architectes, ingénieurs, etc.) à lui soumettre des offres de services professionnels. À cette fin, elle tient une liste d'experts-conseils préqualifiés.
1. Liste d'experts-conseils préqualifiés
i) Liste générale
- L'Université établit une liste d'experts-conseils possibles et, à cette fin, elle peut faire paraître dans les médias une demande de manifestation d'intérêt.
- Un comité d'évaluation, formé du directeur du Service des immeubles, du directeur adjoint, Planification et programmation et du directeur adjoint, Gestion de projets, examine les manifestations d'intérêt selon les critères de sélection définis à l'article 3 ci-dessous. Les firmes qui satisfont à ces critères sont inscrites sur une liste générale d'experts-conseils préqualifiés indiquant la nature et le montant maximal des projets qui peuvent leur être confiés.
- Une firme peut faire évaluer sa compétence par ce comité en tout temps; il lui suffit de soumettre par écrit une manifestation d'intérêt au directeur du Service des immeubles.
ii) Liste préliminaire pour projet de grande envergure
Dans le cas d'un projet particulier de grande envergure, l'Université peut faire paraître dans les médias une demande de manifestation d'intérêt en vue de dresser une liste préliminaire d'experts-conseils préqualifiés.
Un comité de sélection examine les manifestations d'intérêt selon les critères de sélection définis à l'article 3 ci-dessous. Les firmes qui satisfont à ces critères sont inscrites sur une liste préliminaire d'experts-conseils préqualifiés. Un certain nombre de firmes sont par la suite invitées à soumettre une offre de services détaillée.
2. Comité de sélection
La composition du comité de sélection varie selon la valeur du projet. Elle se présente comme suit :
i) Projets évalués à moins de 5,000,000 $:
- le directeur du Service des immeubles ou son mandataire
- le directeur adjoint, Planification et programmation
- le directeur adjoint, Gestion de projets
- une personne représentant le secteur intéressé.
ii) Projets évalués à plus de 5 000 000 $ :
- le vice-recteur aux ressources ou son mandataire
- le directeur du Service des immeubles
- le directeur adjoint, Planification et programmation
- une personne représentant le secteur intéressé.
3. Critères de sélection
Les critères considérés pour l'inscription sur une liste générale ou préliminaire d'experts-conseils préqualifiés comprennent :
- l'envergure de la firme
- l'ampleur des projets réalisés au cours des quatre dernières années
- La qualité du travail accompli
- les projets déjà réalisés pour l'Université
- la capacité à travailler dans la région de la capitale nationale
- le personnel d'exécution proposé
- la capacité d'utilisation des systèmes de dessin assisté par ordinateur (DAO).
4. Processus de sélection
i) Le nombre de firmes que le comité de sélection invite à soumissionner dépend de la valeur du projet :
- a) projet de moins de 300 000 $ : 1 firme
- b) projet de 300 000 $ à 1 500 000 $ : 3 firmes
- c) projet de 1 500 000 $ et plus : 3 à 5 firmes.
ii) Les firmes invitées à soumettre une offre de services détaillée reçoivent les renseignements suivants :
- l'ampleur du projet
- sa description
- le budget de construction
- le calendrier proposé
- l'information générale relative au site.
iii) L'offre de services détaillée d'une firme doit contenir les éléments suivants :
- un curriculum vitae à jour
- les noms des membres de l'équipe
- la structure des coûts des experts-conseils sous-traitants
- les honoraires proposés.
iv) Pour les projets dépassant 5 000 000 $, les firmes soumissionnaires peuvent être convoquées en entrevue, si on le juge nécessaire. Il peut aussi y avoir une visite de leurs bureaux et de projets qu'elles ont réalisés. Une seconde entrevue peut avoir lieu lorsque l'Université veut examiner certains points plus en détail.
v) L'évaluation des firmes se fait d'après une grille de pointage établie en fonction du projet en question.
vi) Le comité de sélection évalue les rapports de référence, les honoraires proposés, l'équipe, la qualité des travaux exécutés dans le passé, les résultats des entrevues le cas échéant, et tout autre facteur pertinent. Le choix final du comité fait l'objet d'une recommandation d'approbation aux signataires autorisés.
vii) La firme choisie est ensuite informée de la décision et les documents contractuels sont préparés et approuvés par les signataires autorisés de l'Université.
5. Roulement
Afin de favoriser un plus grand roulement des experts-conseils à l'Université, aucune firme ne peut obtenir plus de 200 000 $ d'honoraires par année. Ce montant s'applique uniquement à l'ensemble des projets de construction de 1,5 million de dollars ou moins. L'équipe d'experts-conseils responsable du Plan directeur est exemptée de ce plafond annuel, mais seulement pour les projets liés au Plan directeur.
6. Offre prolongée d'experts-conseils
Le Service se réserve le droit de combiner un ensemble de travaux effectués sur une période déterminée (maximum deux ans) et de lancer des offres prolongées pour accomplir ces travaux. La procédure suivra les niveaux déjà établis au paragraphe 22 du règlement 113, selon la valeur totale estimée pour cette période. Selon les besoins à sa discrétion, le Service se réserve le droit de négocier avec l'un ou l'autre des experts-conseils qualifiés. L'Université se réserve aussi le droit de mettre en compétition les experts-conseils qualifiés retenus.
III SÉLECTION ET ROULEMENT DES ENTREPRENEURS
L'Université tient une liste générale d'entrepreneurs préqualifiés et procède par invitation pour obtenir le nombre d'offres établi d'après la valeur du projet visé selon le règlement 113.
1. Liste d'entrepreneurs préqualifiés
i) L'Université tient une liste d'entrepreneurs préqualifiés dans les principales disciplines (électriciens, plombiers etc.) qu'elle peut inviter à soumissionner pour des projets. Cette liste est établie à partir de sources d'information diverses, dont :
- les profils et les manifestations d'intérêt que soumettent spontanément des entreprises spécialisées d'une diversité de domaines.
- l'invitation à soumettre qui est placée en permanence sur le site Web du Service.
ii) Le profil accepté est le document CCA no 11 accompagné d'une annexe précisant la valeur en dollars des projets que l'entreprise est disposée à exécuter.
2. Critères de sélection
Les critères considérés en vue de l'inscription sur la liste des entrepreneurs préqualifiés ou d'une invitation à soumissionner pour un projet particulier comprennent :
- a) la nature et l'ampleur des projets mentionnés par l'entrepreneur
- b) la capacité d'obtenir un cautionnement d'assurance pour les projets
- c) les recommandations des experts-conseils
- d) le type de projet à exécuter
- e) la performance dans les projets antérieurs.
3. Offre prolongée d'entrepreneurs
Le Service se réserve le droit de combiner un ensemble de travaux de remise à neuf, modification, rénovation et construction effectué sur une période déterminée (maximum deux ans) et de lancer des offres prolongées pour accomplir ces travaux. La procédure suivra les niveaux déjà établis au paragraphe 22 du règlement 113, selon la valeur totale estimée pour cette période. Selon les besoins et à sa discrétion, le Service se réserve le droit de négocier avec l’un ou l’autre des entrepreneurs qualifiés. L’Université se réserve aussi le droit de mettre en compétition les entrepreneurs qualifiés retenus.
4. Roulement des soumissionnaires invités
Comme le but des soumissions est d'obtenir le prix le plus bas pour les travaux à exécuter,la fréquence d'invitation des entrepreneurs à soumissionner est directement liée au dossier des offres antérieures de l'entrepreneur.
Le Service des immeubles assure un roulement des entrepreneurs pour :
- permettre aux entrepreneurs qui soumettent les meilleurs prix de se faire inviter plus fréquemment;
- donner aux autres entrepreneurs la chance de soumissionner à tour de rôle.
5. Méthode d'appel d'offres et d'attribution des contrats
La méthode d'appel d'offres et d'attribution des contrats s'applique aux nouvelles constructions, aux rénovations, aux ajouts et à tous les autres projets.
- i) Les dessins et les documents d'appel d'offres peuvent être obtenus en s'adressant à l'expert-conseil responsable ou au Service des immeubles, selon les directives fournies.
- ii) Toutes les soumissions doivent être remises au secrétariat du Service des immeubles dans des enveloppes scellées. La personne qui reçoit l'enveloppe y inscrit la date et l'heure de réception et y appose sa signature. Les soumissions en retard sont retournées aux soumissionnaires sans être ouvertes.
- iii) Les soumissions sont décachetées publiquement par deux personnes du Service des immeubles.
- iv ) Les noms de personnes qui assistent à l'ouverture des offres et les montants des soumissions des entrepreneurs sont consignés dans le procès-verbal de la séance d'ouverture. Les représentants de l'Université signent ce procès-verbal.
- v) Les représentants de l'Université et les experts-conseils analysent les soumissions.
- vi) Le soumissionnaire qui offre le meilleur prix pour des travaux conformes aux exigences établies fait l'objet d'une recommandation d'approbation aux signataires autorisés.
- vii) L'Université se réserve le droit de refuser la soumission la plus basse et même toutes les soumissions.
EXCEPTION
Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux ressources.
Révisée le 2 novembre 2005
(Service des immeubles)