| Adoption |
| Date: 25 novembre 2025 Instance d'approbation: Comité d'administration |
| Service responsable: Cabinet de la secrétaire générale |
1. OBJET
1.1. Le présent règlement vise à établir les principes et règles de base pour prévenir et gérer les conflits d’intérêts (tels que définis ci-dessous) afin de protéger l’intégrité et les intérêts de l’Université d’Ottawa (l’« Université »).
1.2 Bien qu’il ne soit pas possible de couvrir ici toutes les situations possibles, le présent règlement fait office de point de référence pour une prise de décision honnête et éthique de la part de l’Université.
2. APPLICATION
2.1 Le présent règlement s’applique aux membres de l’Université (tels que définis au paragraphe 3.5) en l’absence de règlement administratif, de règlement, de méthode, de convention collective, d’entente ou de contrat de l’Université, ou bien d’instrument juridique ou de loi applicable visant la ou le membre de l’Université ou la situation à l’origine du conflit d’intérêts.
2.2 En plus du présent règlement, d’autres règlements administratifs, règlements et méthodes de l’Université peuvent s’appliquer. Si d’autres dispositions d’un règlement administratif, d’un règlement ou d’une méthode de l’Université traitent des conflits d’intérêts dans un domaine en particulier ou s’appliquent à un groupe précis, celles-ci ont préséance sur les dispositions générales du présent règlement. Voici quelques exemples de règlements administratifs, de règlements ou de méthodes de l’Université qui pourraient s’appliquer à une situation de conflit d’intérêts (dans leurs versions les plus récentes) :
a) Règlement administratif de l’Université d’Ottawa no 1 (2019) – Règlement d’organisation du Bureau des gouverneurs
b) Règlement administratif du Bureau no 3 (2020) – Délégation du pouvoir d’approbation et de signature de contrats.
c) Code d’éthique et de responsabilité des membres du Bureau des gouverneurs
d) Réglementation sur le Comité de placement de la caisse de retraite et le Comité de pension
e) Règlement 36 – Approvisionnement, Méthode 4-3 – Normes régissant l’approvisionnement et toute autre méthode liée à l’approvisionnement
f) Règlement 29 – Commercialisation de la propriété intellectuelle issue de la recherche, Méthode 29-1 – Invention et transfert de technologie
g) Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche et Méthode 29-2 – Traitement d’allégations de violations de la conduite responsable de la recherche
h) Règlement 10 – Collecte de fonds et acceptation des dons
i) Règlements académiques de l’Université (p. ex., le Règlement académique C-7 – Thèses)
j) Politiques ou règlements académiques propres à une faculté
k) Article 10 de la convention collective de l’APUO
2.3 Rien dans le présent règlement ne peut supplanter les dispositions sur les conflits d’intérêts : 1) d’une convention collective à laquelle l’Université est partie; 2) d’un contrat auquel l’Université est partie; 3) d’une loi applicable; 4) d’un code d’éthique d’une profession réglementée pertinent et applicable à la situation impliquant l’Université.
3. DÉFINITIONS
3.1 « conflit d’intérêts » s’entend de toute circonstance où les intérêts d’une ou un membre de l’Université interfèrent ou semblent interférer avec les intérêts de l’Université. On parle notamment de conflit d’intérêts dans les cas où :
a) des considérations ou engagements financiers, professionnels ou personnels compromettent le jugement d’une ou un membre de l’Université dans l’exercice objectif et efficace de ses responsabilités auprès de l’Université ou éclipsent ou affectent négativement la capacité de la ou du membre de l’Université de s’acquitter de ces responsabilités;
b) une ou un membre de l’Université est en position d’influencer les activités ou les décisions de l’Université de manière à promouvoir ses propres intérêts ou ceux d’une partie liée au détriment des intérêts ou de l’intégrité de l’Université;
c) une ou un membre de l’Université ou une partie liée possède des intérêts privés ou personnels dans une entente, une transaction ou un autre engagement dont l’Université est partie.
Un conflit d’intérêts peut être réel, potentiel ou apparent :
a) On parle de conflit d’intérêts réel dans le cas où une ou un membre de l’Université possède des intérêts personnels ou privés suffisamment liés à ses responsabilités auprès de l’Université pour que cela ait une influence sur l’exercice de ces responsabilités.
b) On parle de conflit d’intérêts apparent lorsqu’une personne raisonnablement informée pourrait avoir des motifs raisonnables de croire que la ou le membre de l’Université est réellement en conflit d’intérêts, même si ce n’est en fait pas le cas.
c) On parle de conflit d’intérêts potentiel lorsque la ou le membre de l’Université possède des intérêts personnels ou privés qui pourraient avoir une influence sur l’exercice de ses principales responsabilités auprès de l’Université, dans la mesure où cette personne ne s’en est pas encore acquittée.
3.2 « responsable d’unité » s’entend de l’employée ou employé de l’Université qui occupe le poste avec le plus haut niveau de pouvoir décisionnel en matière de gestion au sein d’une faculté, d’une école ou d’une unité scolaire, d’un service administratif ou d’un bureau opérationnel de l’Université.
3.3 « partie liée » s’entend :
a) d’une ou un proche (tel que défini ci-dessous) d’une ou un membre de l’Université;
b) de toute personne résidant sous le même toit que la ou le membre de l’Université;
c) de toute société, fiducie ou autre entité dans laquelle la ou le membre de l’Université ou une ou un de ses proches possède un titre de propriété ou des intérêts financiers, juridiques, bénéficiaires ou d’un autre type.
3.4 « proche » s’entend d’une personne liée à la ou au membre de l’Université d’une des façons suivantes :
a) mariage, union de fait, liens de sang, adoption (p. ex., épouse ou époux, conjointe ou conjoint de fait, enfant, parent, frère, sœur, petit-enfant, beau-père, belle-mère, tante, oncle, nièce ou neveu);
b) autre type de relation personnelle étroite centrale dans sa vie.
3.5 « membre de l’Université » s’entend de l’une ou l’autre des personnes suivantes :
a) membre du personnel à temps plein, à temps partiel ou temporaire de l’Université;
b) titulaire d’une nomination universitaire (p. ex., bénévole, titulaire d’une nomination professorale ou administrative, professeure ou professeur auxiliaire, invité ou émérite, ou bien boursière ou boursier);
c) personne engagée par l’Université pour lui fournir des services ou des biens (p. ex., expertise-conseil ou sous-traitance).
3.6 « responsabilités auprès de l’Université » s’entend des tâches, obligations et responsabilités de la ou du membre de l’Université relatives à son emploi, sa nomination, sa relation contractuelle ou tout autre engagement auprès de l’Université.
4. PRINCIPES GÉNÉRAUX
4.1 L’Université s’engage à maintenir la confiance du public à l’égard de ses activités.
4.2 Les membres de l’Université doivent agir avec honnêteté et adopter les normes éthiques les plus rigoureuses dans l’exercice de leurs responsabilités, organiser leurs intérêts privés de façon à éviter les conflits d’intérêts et signaler tout conflit d’intérêts qui se présente.
4.3 Les conflits d’intérêts doivent être évités, à moins d’être permis aux termes du présent règlement (ou de tout autre règlement administratif, règlement ou procédure de l’Université applicable) ou autorisés par la ou le responsable d’unité ayant autorité sur la ou le membre de l’Université et la situation à l’origine du conflit d’intérêts.
4.4 Les intérêts de l’Université doivent toujours prévaloir lorsqu’une ou un membre de l’Université se trouve dans une situation de conflit d’intérêts ou que les intérêts personnels d’une partie liée placent cette ou ce membre dans une telle situation.
5. SITUATIONS DE CONFLIT D’INTÉRÊTS
Les situations de conflit d’intérêts décrites dans cette section sont interdites.
5.1 Embauche d’une partie liée ou offre d’un traitement préférentiel à une partie liée
a) Les membres de l’Université doivent veiller à ne pas embaucher, nommer, engager, mandater, superviser, évaluer ou avoir autrement sous leur responsabilité administrative une partie liée, et à ne pas participer ou autrement autoriser ou influencer de telles activités.
b) Les membres de l’Université ne peuvent pas offrir de traitement préférentiel à une partie liée dans l’exercice de leurs responsabilités auprès de l’Université ni utiliser leur position pour aider une personne, une entité, une entreprise ou une association dans des négociations avec l’Université dans une situation où une personne raisonnablement bien informée et impartiale pourrait constater ou soupçonner un traitement préférentiel dans ces circonstances.
5.2 Rôles multiples et simultanés auprès de l’Université
Les membres de l’Université doivent consacrer, durant les heures normales de bureau, leur temps, leur attention et leurs compétences à leurs principales responsabilités auprès de l’Université. Les membres de l’Université ne peuvent pas offrir simultanément à l’Université leurs services-conseils ou autres services. Les membres de l’Université à temps plein ne peuvent pas occuper simultanément un autre poste à temps plein auprès de l’Université. Les membres de l’Université ne peuvent pas offrir à une ou un autre membre de l’Université, ou accepter d’une telle personne, un rôle, un emploi, une nomination, un engagement ou une occasion autre avec des responsabilités supplémentaires qui pourraient entraîner un conflit d’intérêts.
5.3 Activités externes
a) Les membres de l’Université ne peuvent être embauchés ou prendre part à des activités externes à leur emploi ou nomination auprès de l’Université si cela crée un conflit d’intérêts ou si des lieux, équipements, fournitures, renseignements ou autres propriétés ou actifs de l’Université sont utilisés pour ces activités.
b) Les membres de l’Université ne peuvent pas avoir d’intérêts personnels dans un contrat ou une proposition de contrat dont l’Université ou une entité liée à l’Université est ou serait partie, ni obtenir d’avantages personnels d’une décision prise par l’Université ou une entité liée à l’Université.
5.4 Rôle décisionnel auprès de l’Université entraînant un avantage personnel
a) Les membres de l’Université ne peuvent pas prendre part aux décisions de l’Université liées à des dossiers sous leur contrôle dans le cadre de leurs responsabilités auprès de l’Université si ces décisions sont susceptibles d’entraîner un conflit entre leurs intérêts et ceux de l’Université ou si ces personnes peuvent en tirer un gain personnel.
5.5 CADEAUX
a) Les membres de l’Université ne peuvent accepter de cadeaux (sauf ceux mentionnés à l’alinéa 5.5 b) des personnes ou entités suivantes, si une personne raisonnable peut conclure que ce geste est susceptible d’entraîner un conflit d’intérêts :
1) une personne, un groupe ou une entité qui fait affaire avec l’Université;
2) une personne, un groupe ou une entité qui reçoit les services de la ou du membre de l’Université dans le cadre de ses responsabilités auprès de l’Université;
3) une personne, un groupe ou une entité qui cherche à faire affaire avec l’Université ou à autrement s’engager auprès de l’Université.
b) Il est possible d’accepter de petits cadeaux d’usage, des gratuités ou des faveurs de valeur moindre ou symbolique seulement si cela :
1) ne crée pas d’obligation ou d’apparence d’obligation pour la ou le membre de l’Université qui reçoit le cadeau, la gratuité ou la faveur, ou tout autre membre de l’Université;
2) ne semble pas être une tentative pour influencer toute décision de l’Université;
3) ne crée d’aucune façon un conflit d’intérêts.
6. DÉCLARATION
6.1 Lorsqu’une ou un membre de l’Université est en conflit d’intérêts, elle ou il, ou toute autre personne ayant connaissance du conflit d’intérêts, doit en déclarer sans délai la nature et l’étendue à la ou au responsable d’unité dont fait partie la ou le membre de l’Université. Cette dernière ou ce dernier doit coopérer dans l’évaluation de la situation et dans la gestion ou la résolution du conflit.
6.2 Tant que le conflit d’intérêts n’est pas déclaré, évalué et géré conformément au présent règlement et à la satisfaction de la personne de qui relève la ou le membre de l’Université, cette dernière ou ce dernier doit continuer d’exercer ses principales responsabilités auprès de l’Université (à moins que cela ne crée un conflit d’intérêts) et doit éviter les activités, services ou situations à l’origine du conflit d’intérêts.
6.3 Lorsqu’un conflit d’intérêts est déclaré ou autrement divulgué, soit la ou le responsable d’unité dont fait partie la ou le membre de l’Université en conflit d’intérêts évalue la situation et prend des mesures d’atténuation appropriées pour gérer le conflit d’intérêts conformément au présent règlement, soit la ou le membre de l’Université concerné prend les mesures nécessaires pour résoudre le conflit ou s’en retirer. La ou le responsable d’unité concerné doit documenter les mesures ou mécanismes mis en place pour gérer ou résoudre le conflit d’intérêts. Avant de terminer l’évaluation de la situation ou de déterminer les mesures à prendre pour gérer ou résoudre le conflit d’intérêts, la ou le responsable d’unité doit consulter les Ressources humaines ou l’Approvisionnement, selon ce qu’exige la situation.
6.4 Un conflit d’intérêts peut être autorisé par la ou le responsable d’unité à laquelle appartient la ou le membre de l’Université s’il est déclaré conformément aux dispositions du présent règlement et s’il satisfait à toutes les exigences qui suivent :
a) Il ne viole pas de règlement administratif, de règlement ou de méthode de l’Université, ni d’instrument juridique ou de loi applicable.
b) Il ne porte pas atteinte à l’intégrité ni à la réputation de l’Université.
c) Il protège les intérêts de l’Université.
d) Il peut résister à l’examen du public.
Dès qu’une des exigences ci-dessus n’est plus satisfaite, le conflit d’intérêts n’est plus considéré comme étant adéquatement géré et devient donc interdit. La ou le responsable d’unité concernée doit alors en informer la ou le membre de l’Université sous sa gouverne et lui offrir la possibilité de résoudre le conflit d’intérêts.
6.5 Si la ou le responsable d’unité dont fait partie la ou le membre de l’Université a des motifs raisonnables de croire que la ou le membre a omis de déclarer un conflit d’intérêts ou de se conformer aux mesures visant à le gérer ou à le résoudre, celle-ci ou celui-ci doit en informer la ou le membre de l’Université et lui offrir la possibilité de s’expliquer.
7. CONTRÔLE D'APPLICATION
7.1 Les membres de l’Université qui camouflent ou omettent de manière injustifiée de signaler un conflit d’intérêts, ou bien qui violent autrement le présent règlement, peuvent faire face à des sanctions ou à des mesures correctives allant jusqu’au congédiement, à l’annulation de leur nomination, à la résiliation de leur contrat ou à la cessation de tout autre engagement auprès de l’Université.
8. APPROBATION ET MODIFICATIONS
8.1 Il incombe à la secrétaire générale ou au secrétaire général d’examiner périodiquement le présent règlement, de l’interpréter et de recommander au Comité d’administration des modifications à y apporter, au besoin.
8.2 Les modifications apportées au présent règlement doivent être approuvées par le Comité d’administration.
8.3 La secrétaire générale ou le secrétaire général peut établir, modifier ou abroger des méthodes aux fins de la mise en œuvre efficace du présent règlement, à condition que ces méthodes soient conformes aux dispositions du présent règlement.
8.4 Nonobstant le paragraphe 8.2, la secrétaire générale ou le secrétaire général peut apporter des modifications au présent règlement sans les faire approuver par le Comité d’administration lorsque ces modifications consistent, selon le cas :
a) à mettre à jour ou à corriger le nom ou le titre d’un poste, d’une unité, d’une loi, d’un règlement, d’une politique, d’une méthode ou d’une autorité;
b) à corriger la ponctuation, la grammaire, les erreurs typographiques, le format et d’autres éléments techniques, au besoin, si la correction ne change pas le sens d’une disposition, ou à apporter une autre correction, si la présence d’une erreur et la correction à apporter sont évidentes;
c) à apporter des corrections pour rendre la formulation française ou anglaise d’une disposition plus compatible avec celle de l’autre langue;
d) à reprendre les modifications apportées à d’autres règlements, résolutions, politiques ou méthodes de l’Université à des fins d’uniformité.