Lundi 31 octobre 2022
16 h 00 – 19 h 00

Ordre du jour

SESSION OUVERTE

Approbation de l’ordre du jour

Bienvenue et remerciements

1. Déclaration de conflits d’intérêts

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2022

3. Questions découlant du procès-verbal

4. Caisse de Retraite : déclaration du seuil d’acceptation et énoncé des politiques de placement

5. Politique sur les dépenses de la caisse de retraite - Révision triennale

6. Portefeuille à long terme : énoncé de la politique et des objectifs de placement et, révision triennale de la Politique 56 : Placement

7. Entente d’affiliation entre la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et le Bureau de santé de l’est de l’Ontario

8. Entente d’affiliation entre la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et le Centre de détention d’Ottawa Carleton

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

9. Règlement sur le bilinguisme

10. Évaluation actuarielle

POUR INFORMATION

11. Rapport du recteur

12. Mise à jour sur le plan d’action autochtone

13. Présentation du programme UniForum

14. Rapport de comité
a) Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)

Procès-verbal

PROCÈS-VERBAL SESSION OUVERTE
de la septième réunion de l'année 2022 du
BUREAU DES GOUVERNEURS

La réunion a lieu le lundi 31 octobre 2022 à 16h00 en personne dans la salle 083 du Pavillon Tabaret et par vidéoconférence (Teams).

PRÉSENCES

O. Abouzaher, J. Adams, K. Barkat, A. Beraskow, P. Cyr, C. Dallaire, D. Desautels (gouverneur émérite),  J. Frémont, J. Geurts, S. Giguère, F. Guimont, J. Hendricks, P. Hindo, D. Hume, A. Juneau, S. Kiff, N.-C. Lazar, J. Lefebvre, H. Mohamud, D. Monaghan, D. Mujawamariya, P. Murphy, N. Odjick, F.-E. Racicot, M. Saikaley, H. Stern, J. Tchida, S. Tokmakjian (à partir de 17h)

PERSONNES EXCUSÉES

A. Keller, A. Steeves, L. Tedesco, G. Wilson

PERSONNES RESSOURCES

A. Bauer, A. Bergeron, S. Charbonneau, J. Doyle, S. Isaacs, J, Nyman, C. Schweizer, J. Scott, S. Yaya

Madame Jennifer Adams préside la réunion.

Elle rappelle les consignes nécessaires au bon déroulement de la réunion aux personnes qui participent à la rencontre sur Teams.

The Chair informed members that the open session of the meeting will be live streamed on YouTube and that the streaming will be stopped before the start of the in camera session.

Elle rappelle également que les membres ont reçu un message les invitant à poser leurs questions sur l’ordre du jour préalablement à la réunion.

Comments and questions should be asked in the chat as far as possible.

  1. Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé tel que présenté.

  1. Bienvenue et remerciements

Aucun point n’est soulevé.

  1. Déclaration de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est déclaré.

ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

  1. Procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2022

Document distribué préalablement à la réunion.

  1. Question découlant du procès-verbal

Aucune question n’est soulevée.

  1. Caisse de Retraite : déclaration du seuil d’acceptation et énoncé des politiques de placement

Document distribué préalablement à la réunion.

  1. Politique sur les dépenses de la caisse de retraite - Révision triennale

Document distribué préalablement à la réunion.

  1. Portefeuille à long terme : énoncé de la politique et des objectifs de placement et, révision triennale de la Politique 56 : Placement

Document distribué préalablement à la réunion.

  1.  Entente d’affiliation entre la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et le Bureau de santé de l’est de l’Ontario

Documents distribués préalablement à la réunion.

Un membre rappel qu’il a demandé que l’on vérifie pourquoi cette entente est conclue entre « Her Majesty The Queen In Right of Canada and University of Ottawa » alors que la seconde entente est conclue entre « His Majesty The King In Right of Ontario and University of Ottawa ».

Il est confirmé que sa demande a bien été reçue et qu’une réponse lui sera fournie dès que possible.

  1. Entente d’affiliation entre la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa et le Centre de détention d’Ottawa

Documents distribués préalablement à la réunion.

2022.24             Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver l’ordre du jour de consentement ainsi que toutes les motions qui y sont présentées à savoir :

Point 4

2022.24 a         Sur motion dûment proposée et appuyée il est résolu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 26 septembre 2022. (Unanimité)

Point 6

2022.24 b         On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Procedures and Risk Appetite Statement for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965). (Unanimous)

Point 7

2022.24 c         On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Pension Fund Expense Policy for the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965). (Unanimous)

Point 8

2022.24 d         On motion duly made and seconded, it is resolved to approve the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio as well as Policy 56. (Unanimous)

Point 9            

2022.24 e         On motion duly made and seconded it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Eastern Ontario Health Unit, beginning on August 25, 2022 and ending on August 24, 2027. (Unanimous)

Point 10          

2022.24 f          On motion duly made and seconded it is resolved to approve the affiliation agreement between the University of Ottawa's Faculty of Medicine and the Ottawa Carleton Detention Centre, beginning on September 12,2022 and ending on September 6, 2027. (Unanimous)

FIN DE L’ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT

POUR APPROBATION

  1. Règlement sur le bilinguisme

Yves Pelletier, vice-recteur associé, Francophonie, se joint à la réunion.

Le vice-recteur, International et Francophonie, présente les différentes étapes qui ont mené à la refonte du Règlement, adopté pour la première fois en 1974, afin de le rendre davantage conforme aux obligations de l’institution et aux attentes de la communauté. Il rappelle qu’une attention particulière a été portée au fait que l’exercice de modernisation du Règlement devait tenir compte des besoins et des enjeux relatifs aux deux communautés de langues officielles dans leur diversité. Ainsi, le nouveau texte pallie certaines carences, précise les rôles et responsabilités et propose un cadre d’imputabilité de façon à mettre en œuvre l’engagement de l’Université à réaliser l’égalité réelle de statut de ses deux langues officielles, tout en reconnaissant l’importance de la revitalisation et du renforcement des langues autochtones.

Le vice-recteur revient notamment sur les principales modifications, à savoir :

  • Définition plus claire de la vision du bilinguisme à l’Université d’Ottawa dans le préambule du Règlement.
  • Reconnaissance de l’importance de l’égalité réelle entre les deux langues officielles afin de répondre aux besoins particuliers des deux communautés linguistiques dans l’offre de programmes, de cours et de services avec la promotion d’une offre pro-active de services dans les deux langues officielles par l’administration centrale, les services administratifs et les unités académiques.
  • Exigence du bilinguisme actif comme condition préalable à la nomination de tous les membres de la haute gestion et de tous les superviseurs et, vérification que les prestataires extérieurs respectent les exigences de l’Université en matière de bilinguisme.
  • Bilinguisme des communications émanant de l’Université, avec préséance du français, et mise à disposition de services de traduction et de révision pour l’administration centrale, les services et les facultés lorsque cela est nécessaire.
  • Mise en place de mesures pour permettre aux étudiants qui le désirent d’acquérir ou de parfaire leurs compétences linguistiques dans la langue officielle qu’ils maîtrisent peu ou pas, et offre de cours pour permettre au personnel administratif et de soutien de maîtriser les langues officielles.
  • Précision des exigences quant à la prestation des programmes d’étude désignés en vertu de la Loi sur les services en français.
  • Reconnaissance de l’importance et de la valorisation des savoirs scientifiques en français notamment dans les processus d’embauche, de permanence et dans les demandes de subventions internes.
  • Incitation à prendre des mesures pour accroitre la production et la diffusion des savoirs en français dans l’intérêt du bilinguisme.

Le vice-recteur, International et Francophonie, est responsable de la mise en application et de l'interprétation du règlement, de même que de la gestion du mécanisme des plaintes. Toute modification au Règlement doit être approuvée par une majorité qualifiée, c’est-à-dire au moins deux tiers des membres du Sénat et du Bureau des gouverneurs et aucune exception au Règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur, International et Francophonie.

Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que l’un des buts des modifications au Règlement est de réaffirmer l’importance attachée à la Francophonie au sein de l’Université d’Ottawa.

Il est par ailleurs confirmé que plus de quatre cents personnes ont participé aux consultations qui ont entouré la refonte du Règlement et que de nombreux commentaires ont été reçus de la part de l'Association des enseignantes et des enseignants franco-ontariens (AEFO) et de l’Assemblée de la francophonie de l'Ontario (AFO).

Le recteur remercie les équipes et rappelle que le défi majeur est maintenant de mettre en œuvre le Règlement.

2022-25            Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu d’approuver les modifications proposées au Règlement sur le bilinguisme. (Unanimité)

Yves Pelletier quitte la réunion.

  1. Évaluation actuarielle

Members were reminded that on a yearly basis, in January, the University prepares an actuarial valuation update report to monitor the financial position of the Pension Plan. 

Quarterly and more frequent projections have been made during the past 18 months due to the material impact of the interest rate volatility on the actuarial valuation of the Pension Plan; interest rates have been very volatile, initially in response to the COVID pandemic situation and more recently by a reversal in monetary policy to fight inflationary pressures. 

The annual update as of 1 January 2022 was approved by the Board of Governors at the 22 June 2022 meeting and the next steps at that time included monitoring the situation in preparation for a filing of an actuarial valuation with the Financial Services Regulatory Authority (FSRA) as of a later date in 2022 if that proved to be more advantageous for the University.

The last report filed with the regulators was as of 15 May 2021 and the next required filing is as of 15 May 2024; however, the University can file an actuarial valuation report at any time between these dates if it is advantageous to do so.

While the actuarial valuation update as of 1 January 2022 confirmed that a filing as of that date was not advantageous as it would result in higher contribution levels for the University, the projections since that date indicate that a filing as of 1 July 2022 would be most optimal for the University because it would lower the contribution level for the University, resulting in a total savings of $16.9M over the next 3 years. It would also ensure predictability and stability of these lower contribution levels through July 2025, while allowing flexibility to file another valuation during this period if it turns out to be more beneficial at that time.

Une discussion s’engage durant laquelle il est indiqué que ce dépôt permettra une économie de 8.4 M$ par année calendaire tout en gardant de très bon ratio dans le fonds de pension.

La présidente rappelle que ces informations financières sont très importantes pour les gouverneurs.

2022-26             On motion duly made, seconded, and carried, it is resolved to approve the filing of the actuarial valuation of the University of Ottawa Retirement Pension Plan (1965) as of July 1, 2022. (Unanimous)

POUR INFORMATION

  1. Rapport du recteur

Le recteur revient sur les points suivants :

  • Match Panda : le match a eu lieu le 1er octobre sans incidents majeurs.

L’Université est par ailleurs toujours en contact avec la communauté et les forces de police pour que les manifestations entourant le match Panda se déroulent sans problème.

  • Nomination de Kevin Kee, doyen de la Faculté des arts, en qualité de Conseiller principal du recteur, stratégie numérique et innovation pédagogique, pour un mandat de 14 mois, du 5 octobre 2022 au 31 décembre 2023. Le mandat du doyen Kee est suspendu et une doyenne intérimaire, Kathryn Prince, a été nommée.

Le mandat du nouveau conseiller est de préparer l’université de demain, plus riche et plus innovante que l’université traditionnelle.

Le recteur passe la parole à la provost pour une mise à jour sur les classements :

  • Times Higher Education : l’Université passe de la 162ème à la 137ème place dans ce classement très important particulièrement dans le contexte international. L’Université a amélioré ses scores dans de nombreux domaines, notamment la satisfaction étudiante.

Il est à noter que 1799 établissements ont été classés en 2023 contre 1600 en 2022.

La provost remercie les équipes pour la qualité de leur travail.

She also gave an update on the status of foreign students.  Due to the delay in processing applications, 356 foreign students are still waiting for their visa. Measures such as reinstating some online courses have been put in place.  The University is also in contact with the Ministry.

Le recteur reprend la parole et informe les membres que les conventions collectives entre l’Université et deux unités de l’Association des professeurs à temps partiel (APTPUO), l’unité de l’ILOB et l’unité Toronto/Windsor, ont été approuvées par le Comité exécutif lors d’une réunion extraordinaire aujourd’hui. Les négociations se poursuivent pour l’Unité principale.

Une discussion s’engage durant laquelle il est mentionné qu’au total 150 000 étudiants, à l’échelle du Canada, sont en attente de visa et que le taux de refus pour certains pays d’Afrique francophone est relativement élevé.

Following a question on private equity/venture capital members were informed that the University do not invest in private equity or venture capital for both the pension fund and the uOttawa long term portfolios. This is a strategy by choice, primarily as we achieve sufficient diversification across these portfolios by investing in other asset classes.

  1. Mise à jour sur le plan d’action autochtone

Brenda Macdougall, déléguée universitaire à la participation autochtone et directrice de l’Institut de recherche et d’études autochtones, se joint à la réunion.

La provost présente les progrès réalisés pour la mise en œuvre du Plan d’action autochtone 2019-2024 basé sur quatre secteurs thématiques (cerceaux) :

  • Établissement : amélioration des politiques, des procédures, des services et de l’établissement.
  • Facultés, départements et programmes : développement des programmes d’études et de la recherche autochtone.
  • Espace physique : Apport esthétique, inclusion, amélioration.
  • Communauté autochtone : participation interne et externe.

A discussion followed during which it was confirmed that the University has a self-identification policy for students, for bursaries of dedicated seats for example, where they must go through a fairly robust process to confirm their status.

Brenda Macdougall quitte la réunion.

  1. Présentation du programme UniForum

The Vice-President, Finance and Administration explained  that the UniForum program is a benchmarking initiative designed specifically for reviewing university support services or functions such as finance, purchasing, human resources, communications, and information technology.

La vice-rectrice présente les avantages liés à la mise en place de cet outil d’analyse comparative qui permettra à l’Université d’améliorer ses performances en matière d’administration globale notamment en mesurant la performance administrative, en mettant en évidence ce qui est bien fait, en identifiant les opportunités d’amélioration et en obtenant une orientation claire pour faire de meilleurs choix stratégiques.

UniForum base la collection de données sur deux composantes qui permettent de vérifier l’efficacité des services, l’analyse comparative de données d’activités et le sondage de satisfaction.

L’utilisation du programme UniForum a pour but d’établir des cibles et stratégies claires basées sur des données crédibles et comparables à celles d’universités de même type qui permettront à terme une réduction des coûts, la mise en place de structures plus performantes et des services plus appropriés à la demande.

A discussion followed during which it was confirmed that the bilingual mandate of the University should always be factored in. 

It was also mentioned that the exercise should not be solely support staff focused and the response was that everything will be evaluated.

Les membres mentionnent qu’ils apprécient le travail effectué qui permettra à l’Université de mieux se positionner.

  1. Rapport de comité

a)  Comité des finances et de trésorerie (volet trésorerie)

The Chair presented a report of the Special meeting of the treasury component of the Finance and Treasury Committee held on 13 October 2022 during which members approved the Strategic Asset Allocation, the Statement of Investment Procedures and Guidelines for the Short Term Portfolio, the Responsible Investment Guidelines and the Statement of Investment Policies and Goals for the Long Term Portfolio. Members also reviewed revisions to Policy 56 and recommended its approval by the Board.

The Chair congratulated Tom Valks, Mercer, Jennifer Doyle and the Committee members for their work on behalf of the Committee.

He also thanked Hartley Stern, who is stepping down as observer on the committee, for his invaluable contributions.

La séance passe à huis clos (huis clos 1).

End of the live streaming.