1. Pouvoir de nomination
Conformément à la Loi de l’Université d’Ottawa, le recteur et vice-chancelier (le « recteur » ou le « titulaire ») de l’Université est nommé par le Bureau des gouverneurs (le « Bureau »), sur recommandation du Comité exécutif.
2. Conditions de la nomination
Le recteur assume normalement ses fonctions pour un mandat initial qui ne peut excéder cinq ans et est admissible à la reconduction par le Bureau pour des mandats supplémentaires.
Les conditions d’emploi du recteur sont déterminées par le président du Bureau des gouverneurs, selon les modalités établies par le Comité de gouvernance et de nomination et conformément aux lois, aux politiques et aux règlements applicables.
3. Procédure de nomination normale
3.1 Comité de sélection
3.1.1 Création et rôle
Afin d’aider le Bureau des gouverneurs à nommer la personne répondant le mieux aux exigences du poste de recteur, un Comité de sélection (le « Comité ») est créé pour administrer et superviser le processus de recrutement, notamment pour sélectionner les candidats et mener des entrevues avec eux, ainsi que formuler une recommandation. La création du Comité doit normalement être amorcée par le Bureau au plus tard un an avant la fin du mandat du titulaire.
Le Comité est créé lorsque l’une des conditions suivantes est remplie, sauf si le Comité de gouvernance et de nomination l’exige exceptionnellement, comme il est indiqué à la section 4. Procédure de reconduction :
- a) un titulaire termine son deuxième mandat consécutif à titre de recteur;
- b) un titulaire a fait savoir qu’il ne souhaitait pas briguer un deuxième mandat; ou
- c) un titulaire qui termine un premier mandat a indiqué qu’il souhaitait solliciter un deuxième mandat, mais qu’il n’a pas été recommandé pour une reconduction.
Le Comité peut retenir les services de spécialistes externes pour aider ses membres dans la recherche et l’évaluation de candidatures potentielles.
Le secrétaire général doit veiller à ce que le Comité dispose de l’appui administratif dont il a besoin pour remplir son mandat et établira un budget pour le processus de sélection.
Le Comité est dissous à la nomination du recteur par le Bureau des gouverneurs.
3.1.2 Composition du Comité de sélection
Le Comité comprend au moins quatorze (14) membres, notamment :
- le président du Bureau des gouverneurs, qui agit à titre de président du Comité de sélection;
- le vice-président du Bureau des gouverneurs qui, en l’absence du président, préside les réunions du Comité;
- cinq membres, dont au moins un doyen, un professeur à temps plein et un étudiant, que le Sénat élit parmi ses propres membres;
- sept membres, dont un étudiant et un membre du personnel de soutien, que le Bureau des gouverneurs choisit parmi ses propres membres sur la recommandation du Comité exécutif. Si le Sénat élit un seul professeur à temps plein, le Bureau nomme un professeur à temps plein parmi ses propres membres.
Le secrétaire général ou son délégué exerce les fonctions de secrétaire du Comité.
Les membres du Comité siègent à titre individuel et non en tant que délégués de leur groupe d’appartenance. Chaque membre est tenu d’exercer son propre jugement dans l’intérêt de l’Université.
L’appartenance au Comité d’une personne nommée par le Bureau ou le Sénat ne prend pas fin uniquement en raison de l’expiration ultérieure du mandat de cette personne à titre de membre du Bureau ou du Sénat.
3.1.3 Retrait de membre(s) du Comité
Le Comité ne cesse pas ses activités en raison du retrait d’un ou de plusieurs de ses membres, sauf si le nombre de membres est de ce fait réduit à moins de la moitié de sa taille originale. Dans le cas du retrait d’un membre, le président du Bureau peut décider de le remplacer, en tenant compte du nombre de membres qui restent et de l’état d’avancement des travaux du Comité. Si le président décide de remplacer le membre qui s’est retiré, la nomination du membre remplaçant s’effectue de même manière que celle du membre qui s’est retiré.
3.1.4 Quorum
Le quorum est constitué par la majorité simple des membres, pourvu que le président du Bureau des gouverneurs soit présent ou, en son absence, que le vice-président soit présent.
3.1.5 Réunions
Le Comité se réunit sur convocation de son président. Le Comité tient ses réunions à huis clos et sous le sceau du secret. Les procès-verbaux sont strictement confidentiels et gardés sous scellé au Secrétariat de l’Université.
Le Comité se réunit aussi souvent que nécessaire, de sorte à veiller, dans la mesure du possible, à ce que la nomination du prochain recteur soit confirmée au moins six mois avant l’expiration du mandat du recteur actuel.
3.2 Profil de poste et critères de sélection
Le Comité doit préparer une liste de critères qui guideront la sélection du prochain recteur. Les membres de la communauté universitaire doivent être consultés au sujet des qualités, des attributs et de l’expérience requis pour le poste de recteur.
Le Comité doit soumettre la liste au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs pour examen. Le Comité exécutif modifie la liste, au besoin, et la soumet au Bureau des gouverneurs aux fins d’approbation. Une fois approuvé par le Bureau, le profil oriente les délibérations du Comité.
3.3 Suggestion de candidats potentiels
En fonction des critères de sélection approuvés, le Comité sollicite des candidatures par voie d’annonces internes et externes, d’appels de mise en candidature ou de demandes d’emploi, selon ce qu’il estime approprié.
Le Comité élabore une stratégie visant à attirer des candidats qui reflètent l’aspiration de l’Université d’Ottawa d’employer un personnel pleinement représentatif de la diversité de la population canadienne et fidèle à l’engagement de l’Université envers les principes de l’équité en emploi.
Le Comité s’assure de la disponibilité des candidats potentiels qui satisfont aux exigences du poste et recueille toute information jugée pertinente concernant les candidats et les personnes dont la candidature est proposée.
Le Comité peut, par les moyens qu’il juge appropriés, approcher des candidats et leur demander s’ils acceptent d’occuper le poste.
Les qualifications et l’expérience requises pour le poste affiché doivent être décrites de manière à favoriser la candidature d’un groupe divers de candidats qualifiés.
3.4 Courte liste et entrevues
Une fois la recherche de candidatures terminée, le Comité doit :
- analyser la liste des candidats qui répondent aux exigences du poste et, à partir de celle-ci, dresser une courte liste des candidats qui seront invités à une entrevue;
- mener des entrevues avec les candidats dont le nom figure sur la courte liste;
- déterminer si certains des candidats seront invités à une deuxième entrevue et, le cas échéant, tenir cette deuxième entrevue.
3.5 Consultation confidentielle sur la recommandation du comité
Une fois le processus de sélection terminé, le Comité formule une recommandation soit de nommer un candidat sélectionné, soit de ne nommer aucun candidat.
Si le Comité recommande un candidat, le président sollicite l’avis personnel et confidentiel des membres du Sénat et du Bureau des gouverneurs sur le candidat choisi. Le président peut aussi consulter, dans la plus stricte confidentialité, tout autre membre de la communauté universitaire s’il le juge approprié. Le président fait part des résultats de cette consultation au Comité, l’identité des personnes consultées demeurant confidentielle. Le président doit également s’assurer que des vérifications approfondies des références du candidat recommandé sont effectuées et doit en communiquer les résultats au Comité.
3.6 Recommandation au Bureau des gouverneurs
Le président du Bureau présente les résultats des consultations et de la vérification des références ainsi que la recommandation du Comité au Comité exécutif du Bureau.
Le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs formule une recommandation au Bureau des gouverneurs concernant l’approbation ou le refus de la nomination du candidat sélectionné au Bureau des gouverneurs.
Si le Bureau ne nomme pas un candidat recommandé par le Comité, ou si aucun candidat n’est recommandé pour une nomination, les procédures décrites aux présentes sont appliquées de nouveau.
Le Bureau des gouverneurs décide si le Comité doit être reconstitué.
3.7 Nomination
Le président du Bureau des gouverneurs prend les dispositions nécessaires pour informer la personne retenue, le Sénat et la communauté universitaire. Si aucun candidat n’est nommé, le président du Bureau des gouverneurs en avise le Sénat et la communauté universitaire.
Le Bureau élabore un plan de transition qui peut inclure l’aide du recteur sortant et met sur pied une équipe de transition qui travaillera avec le nouveau recteur afin de veiller à lui fournir le soutien nécessaire en vue de le préparer à assumer ses fonctions.
4. Procédure de reconduction
La procédure suivante doit être respectée lorsque le titulaire sollicite une première reconduction ou, exceptionnellement, lorsque le Comité de gouvernance et de nomination le demande, une deuxième reconduction de son mandat :
4.1 Consultation en prévision de la fin d’un mandat
Pas plus de deux ans ni moins d’un an avant la fin du mandat du recteur, le président du Bureau consulte le titulaire afin de déterminer s’il souhaite demander la reconduction de son mandat.
4.2 Reconduction pour un deuxième mandat
Si le titulaire désire solliciter la reconduction de son mandat, le Comité de gouvernance et de nomination réalise une évaluation complète du rendement global du recteur et de son leadership au cours de son mandat.
4.3 Évaluation complète
L’évaluation complète doit porter sur le leadership du recteur au sein de l’établissement, les résultats des évaluations annuelles de son rendement, le rendement de l’Université, ainsi que sur les observations écrites et les commentaires au sujet du rendement du recteur et de la reconduction potentielle de son mandat.
Le processus d’évaluation globale doit être élaboré de concert avec le recteur et doit inclure :
- l’auto-évaluation écrite du recteur et les évaluations annuelles antérieures;
- une liste des personnes et des groupes qui passeront des entrevues confidentielles, déterminée par le Comité de gouvernance et de nomination, et un processus pour ces entrevues;
- les commentaires des membres du Bureau et du Sénat.
4.4 Rapport du Comité de gouvernance et de nomination et recommandation au sujet de la potentielle reconduction
Le président du Comité de gouvernance et de nomination fait rapport des résultats de l’évaluation globale au Comité exécutif du Bureau de manière confidentielle.
4.5 Décision concernant la reconduction
Le Comité exécutif formule une recommandation au Bureau des gouverneurs au sujet de la reconduction.
Lorsque le Bureau aura rendu sa décision quant à la reconduction du mandat du recteur, le président du Bureau des gouverneurs prend les dispositions nécessaires pour en informer le recteur, le Sénat et la communauté universitaire. Si le Bureau refuse de reconduire le mandat du titulaire, la procédure de nomination normale est appliquée.
5. Procédure de nomination intérimaire
5.1 Pouvoir de nomination
En vertu de l’article 6.5.3 du Règlement administratif du Bureau no 1 (2019), le Bureau des gouverneurs décide de nommer ou non un recteur intérimaire.
6. Caractère confidentiel des dossiers
Tous les documents de quelque forme que ce soit produits, reçus ou utilisés aux fins des délibérations et consultations du Comité de sélection, des consultations du recteur auprès des membres du Sénat et du Bureau ou d’autres membres de la communauté universitaire, ou des rapports du recteur au Bureau, sont strictement confidentiels et conservés conformément au calendrier de conservation et aux règlements applicables de l’Université. Toute information non documentaire produite, reçue ou utilisée dans le cadre des délibérations et des consultations du Comité de sélection, ou des consultations du recteur auprès de membres de la communauté universitaire ou des rapports du recteur au Bureau doit aussi demeurer strictement confidentielle.
7. Exceptions et modifications
Les exceptions et les modifications apportées à la présente procédure doivent être approuvées par le Bureau des gouverneurs.
Adoptée par le Bureau des gouverneurs – 27 mai 2019