| Adoption |
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Date : 1973-03-01 |
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| Service responsable : Cabinet de la secrétaire générale |
BUT
1. Le présent règlement a pour but de définir le rôle et les responsabilités de l’Université d’Ottawa en matière de prestation de services juridiques (au sens de l’article 3 du présent règlement).
PORTÉE
2. Les dispositions du présent règlement l’emportent sur toute disposition incompatible énoncée dans des attributions, un règlement, une méthode, un mandat ou un autre document en ce qui a trait au rôle et aux responsabilités d’un conseiller juridique ou du Bureau des affaires juridiques de l’Université d’Ottawa.
DÉFINITIONS
3. Aux fins du présent règlement, les mots et les expressions qui suivent se définissent comme suit :
- « document de procédure » s’entend de tout document dans lequel l’Université d’Ottawa (ou un membre du personnel agissant au nom de l’Université) figure comme partie à une action en justice intentée devant une cour de justice ou un tribunal administratif, à un processus d’arbitrage ou à toute autre procédure judiciaire à laquelle l’Université d’Ottawa (ou un membre du personnel agissant au nom de l’Université) est partie. Exemples de documents de procédure : une assignation, un mémoire, une demande introductive, une ordonnance.
- « conseiller juridique ou conseillère juridique » s’entend d’une avocate ou d’un avocat employé par l’Université et occupant le poste de conseiller juridique au Bureau des affaires juridiques de l’Université d’Ottawa. Pour faciliter la lecture, le genre masculin est utilisé sans discrimination dans la suite de ce document.
- « services juridiques » s’entend de la représentation de l’Université dans le cadre de procédures judiciaires auxquelles l’Université d’Ottawa prend part, la fourniture de conseils juridiques ou d’avis juridiques à l’Université concernant les affaires de l’Université.
ÉNONCÉ DE PRINCIPE
4. En vue d’appuyer ses activités et la poursuite de ses objectifs, l’Université cherche à gérer les risques d’ordre juridique en veillant à se doter de services juridiques efficaces, fiables et de qualité. Elle cherche à le faire en tenant compte du rapport coût-efficacité des services juridiques.
RESPONSABILITÉS
Secrétariat général de l’Université
5. À l’Université, la surveillance générale des questions juridiques incombe à la secrétaire générale de l’Université. Ces questions comprennent notamment la prestation de services juridiques par un conseiller juridique ou par des avocats externes (engagés avec l’approbation de la secrétaire générale de l’Université ou du conseiller juridique conformément au présent règlement), la gestion de ces services et leur budgétisation.
6. La secrétaire générale de l’Université est chargée d’examiner le présent règlement et de le mettre en application. Le présent règlement sera examiné au besoin ou au gré du Comité d’administration sur recommandation de la secrétaire générale de l’Université.
Bureau des affaires juridiques
7. Le Bureau des affaires juridiques relève de la secrétaire générale de l’Université. Il est chargé de fournir des services juridiques sur des questions d’importance juridique touchant l’Université à la demande du Bureau des gouverneurs, du Sénat, du Comité d’administration de l’Université ou de la haute direction, d’un doyen ou d’un chef de service ou d’unité.
8. Le conseiller juridique informe l’autorité responsable de l’Université des risques juridiques et des questions juridiques afin qu’elle prenne des décisions éclairées ou des mesures à l’égard d’une question relevant de l’Université. Par souci de clarté,
- a) le conseiller juridique représente l’établissement et ne fournit aucun service juridique dans le cadre d’une affaire privée d’une personne physique ou d’une affaire ne se rapportant pas à l’Université;
- b) le rôle du conseiller juridique est de conseiller, de représenter et d’aider les décideurs universitaires;
- c) si le conseiller juridique participe à un comité, à un groupe d’experts, à un conseil ou un autre groupe ou équipe de travail de l’Université ou assiste à l’une de leurs réunions, il le fera à titre de conseiller et son rôle sera de leur fournir des services juridiques.
9. Les services juridiques fournis par le Bureau des affaires juridiques couvrent une gamme de domaines (y compris ceux de l’emploi et des relations de travail, des affaires étudiantes, des droits de la personne, des contrats, de l’approvisionnement, de la construction, des opérations immobilières et des baux, de droit des sociétés, des opérations commerciales et de la propriété intellectuelle) et ils sont requis comme en décide la secrétaire générale de l’Université ou lorsque la question concerne un des éléments suivants :
- a) une instance judiciaire, ou menace d’introduire une instance judiciaire, contre l’Université devant un tribunal ou un tribunal administratif;
- b) une question juridique ayant une importance stratégique ou des conséquences pour l’ensemble de l’Université;
- c) une affaire ou une question juridique comportant un risque juridique ou financier majeur, ou un risque qui pourrait avoir une incidence défavorable pour l’Université;
- d) un contrat (quelle qu’en soit la nature ou la valeur) entre l’Université et un tiers qui engage une responsabilité juridique potentiellement importante ou incertaine pour l’Université.
L’étude des contrats
10. À moins que la secrétaire générale de l’Université n’en décide autrement ou à moins d’une disposition contraire dans les règlements de l’Université ou d’autres politiques ou méthodes de l’Université, tous les contrats exigeant la signature du recteur, du ou des vice-recteurs ou de la secrétaire générale doivent être remis au Bureau des affaires juridiques pour être examinés d’un point de vue juridique.
11. L’examen de contrats par le Bureau des services juridiques ne comprend pas d’évaluation de rentabilité ni des aspects scolaires ou opérationnels qui sous-tendent la finalité ou l’objet du contrat.
12. La direction de l’unité scolaire ou administrative qui souhaite faire signer un contrat est responsable de s’assurer que celui-ci correspond aux exigences scolaires, organisationnelles et opérationnelles de l’unité. Avant de faire examiner le contrat, la direction doit fournir au Bureau des affaires juridiques une déclaration écrite expliquant le contexte du contrat et un énoncé à l’appui de la signature du contrat pour en faciliter, d’abord, l’examen par le Bureau des affaires juridiques et, ensuite, la signature par le recteur, le ou les vice-recteurs ou la secrétaire générale.
Les services d’avocats externes
13. La secrétaire générale de l’Université et le conseiller juridique sont les seules autorités au sein de l’Université qui peuvent retenir les services juridiques d’un avocat externe pour l’Université, communiquer les instructions de l’Université et assurer la liaison avec l’avocat externe engagé par l’assureur de l’Université et agissant pour le compte de l’assureur.
14. La secrétaire générale de l’Université et le conseiller juridique sont habilités à déterminer les cas où les administrateurs de l’Université sont autorisés à communiquer directement avec des avocats externes au sujet d’une affaire juridique de l’Université. Les administrateurs doivent tenir la secrétaire générale de l’Université ou le conseiller juridique du Bureau des affaires juridiques de l’Université au fait des communications de cet ordre et de la prestation de services juridiques par l’avocat externe.
15. Pour déterminer s’il est justifié de retenir les services d’un avocat externe, la secrétaire générale de l’Université et le conseiller juridique sont chargés d’évaluer les besoins, d’examiner les circonstances particulières de l’affaire et de tenir compte de facteurs tels que :
- la capacité de l’effectif du Bureau des affaires juridiques
- les coûts
- les échéanciers qui s’imposent pour s’acquitter des services juridiques
- l’urgence
- l’évaluation des risques
- les connaissances et l’expertise requises
- les conflits d’intérêts
- la législation applicable
- les priorités compte tenu du temps et des efforts
- tout autre facteur que le conseiller juridique ou la secrétaire générale de l’Université jugent pertinent
16. Pour choisir l’avocat externe le mieux adapté pour fournir des services juridiques à l’Université, la secrétaire générale de l’Université et le conseiller juridique tiendront compte des intérêts du client interne de l’Université, du coût estimé, de l’expertise générale de l’avocat en la matière, de l’expérience de l’avocat relative à l’objet du litige et de tout conflit d’intérêts.
Les coûts des services juridiques
17. Le coût des services juridiques fournis par le Bureau des affaires juridiques est comptabilisé dans le budget de la secrétaire générale de l’Université.
18. Les frais des services juridiques fournis par un avocat externe engagé par la secrétaire générale de l’Université ou par le conseiller juridique sont imputés au budget de la secrétaire générale de l’Université.
19. Les frais des services juridiques fournis par un avocat externe peuvent être partagés également entre le budget de la secrétaire générale de l’Université et celui de la faculté (ou une autre unité scolaire), du service ou d’une autre unité administrative concernés dans les cas où, de l’avis de la secrétaire générale de l’Université, la question juridique en cause nécessite des investissements de temps et de ressources extraordinaires.
Dommages-intérêts ou autres conséquences pécuniaires
20. L’ensemble des dommages-intérêts, des frais, des pénalités ou des autres conséquences pécuniaires, y compris les intérêts ou les taxes applicables, résultant d’une procédure judiciaire mettant en cause l’Université sont imputés au budget de la faculté (ou de l’unité scolaire), du service ou de toute autre unité administrative responsable des questions en cause dans la procédure judiciaire.
Documents de procédure
21. Aucun membre du personnel de l’Université n’est autorisé à accepter de se voir signifier officiellement un document de procédure au nom de l’Université (ou au nom de toute autre partie constitutive de l’Université), sauf la secrétaire générale de l’Université, le conseiller juridique, l’assistant juridique du Bureau des affaires juridiques de l’Université ou un avocat externe engagé par l’Université en vertu du présent règlement et autorisé par la secrétaire générale de l’Université ou par le conseiller juridique à se voir signifier un document de procédure au nom de l’Université. L’expression « signification officielle » désigne le processus formel, ainsi que l’expédition d’un document de procédure et sa remise à l’Université.
22. Tout document de procédure envoyé à l’Université ou reçu par le personnel de l’Université doit être acheminé sans délai au Bureau des affaires juridiques de l’Université pour examen afin d’éviter toute atteinte au droit de réponse de l’Université. Si l’Université subit des conséquences pécuniaires qui découlent du retard dans l’envoi d’un document de procédure au Bureau des affaires juridiques, il se peut que la faculté, le service ou l’unité scolaire ou administrative responsable soit tenu d’assumer le coût de celles-ci.
EXCEPTIONS
23. Aucune exception ne sera faite au présent règlement sans l’approbation écrite du Comité d’administration sur recommandation de la secrétaire générale de l’Université.