Comité de pension

Rôle

Exception faite des pouvoirs de nommer des membres au Comité, de modifier le régime et de nommer les fiduciaires et les gestionnaires de placements de la caisse de retraite, lesquels appartiennent exclusivement au Bureau des gouverneurs, le Comité de pension détient par délégation les pouvoirs nécessaires pour ce qui concerne l’interprétation du régime et l’administration de la caisse de retraite.

Attributions

Règlement du Comité de pension

Ce règlement fait partie intégrante de la Structure de gouvernance du régime de pension et il a été approuvé sous l'autorité du Bureau des gouverneurs.

Article 1 - Introduction

1.01

Les présentes constituent le règlement du Comité de pension, mandataire de l'Université d'Ottawa pour ce qui concerne le régime de pension de l'Université d'Ottawa à compter du 1er janvier 2002.

1.02

Le Comité de pension a été créé par le Règlement no 4 de1969 du Bureau des gouverneurs de l'Université d'Ottawa.

1.03

Le règlement a pour objet principal d'établir les règles que doit suivre le Comité de pension dans l'exercice de ses fonctions.

1.04

Le règlement est réputé respecter les dispositions des textes de loi pertinents, s'il en est.

Article 2 - Interprétation et définitions

Interprétation

2.01

Pour les besoins du règlement, le masculin englobe le féminin, et le singulier comprend le pluriel, et vice versa, selon le contexte. Sauf indication contraire, tout renvoi à un article ou un paragraphe fait référence au présent règlement.

2.02

En cas d'incompatibilité entre le règlement et les dispositions du régime, ces dernières priment.

Définitions

Sauf indication contraire en contexte ou dans les définitions ci-après, les termes utilisés dans ce règlement ont le sens qui est défini dans le régime.

2.03

« textes de loi pertinents » La Loi sur les régimes de retraite (Ontario), la Loi de l'impôt sur le revenu (Canada) ainsi que leurs règlements d'application se rapportant aux régimes de pension agréés. (applicable legislation)

2.04

« vérificateur » ( Le comptable chargé de préparer les rapports financiers du régime, suivant le cas et les exigences des textes de loi pertinents. (Auditor)

2.05

« Bureau » Le Bureau des gouverneurs de l'Université d'Ottawa ou son mandataire. (Board)

2.06

« président » Le président du Comité de pension nommé en vertu du paragraphe 3.02. (Chair)

2.07

« membre du Comité » ou « membre » Tout membre du Comité de pension. (Committee member)

2.08

« Comité exécutif » Le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs. (Executive Committee)

2.09

« régime » Le régime de pension de l'Université d'Ottawa dont l'Université se porte garant. (Plan)

2.10

« Comité de pension » ou « Comité » Le comité auquel le Bureau des gouverneurs délègue certaines fonctions administratives et dont la composition figure à l'annexe A. (Pension Plan Committee)

2.11

« règlement » Le règlement du Comité de pension pris par le Comité de gouvernance, en tant que mandataire du Bureau, et énoncé dans les présentes, y compris les modifications qui y sont apportées de temps à autre. (Regulations)

2.12

« secrétaire » Le secrétaire du Comité de pension désigné conformément au paragraphe 3.03 et qui n'est pas membre du Comité de pension. (Secretary)

2.13

« vice-président » Le vice-président du Comité de pension, élu en vertu du paragraphe 3.02. (Vice-Chair)

Article 3 - Régie interne

3.01

Le quorum pour tenir une réunion du Comité de pension est la majorité des membres du Comité, y compris le président ou le vice-président. Le président examine comme il se doit les demandes visant la présence au Comité des non-membres sans droit de vote. Il va de sois que le dirigeant principal des placements, gestion de la caisse de retraite et des placements, et les directeurs du Service des finances et du Bureau de la vérification interne assistent régulièrement aux réunions à titre de non-membres, de même que la personne désignée par le personnel de soutient retraité.

3.02

Le Bureau nomme un de ses membres à la présidence du Comité pour un mandat d'une année renouvelable à la discrétion du Bureau. Les membres du Comité élisent le vice-président entre eux.

3.03

Le président ou, en son absence, le vice-président préside les réunions du Comité. Le secrétaire du Bureau désigne le secrétaire du Comité.

3.04

Les décisions du Comité se prennent à la majorité des voix des membres qui sont présents à la réunion. Chaque membre du Comité dispose d'une (1) voix. En cas d'égalité des voix, la décision du président l'emporte.

3.05

Le Comité doit tenir au moins deux (2) réunions par année civile. Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées par le président ou à la demande d'au moins trois (3) membres, à condition d'informer chaque membre du Comité de l'heure et du lieu de la réunion extraordinaire au moins cinq (5) jours ouvrables à l'avance. Cependant, le Comité peut, en tout temps, tenir une réunion extraordinaire avec un préavis plus court si les membres du Comité en décident ainsi par vote de la majorité.

3.06

Au lieu de se rencontrer en personne, le Comité peut tenir des réunions par téléconférence, à condition de respecter les préavis réglementaires.

3.07

Le secrétaire envoie un avis de convocation à chaque membre du Comité au moins cinq (5) jours ouvrables avant la tenue de toute réunion et y indique les points à l'ordre du jour.

3.08

Le secrétaire tient un registre des décisions du Comité ainsi qu'un registre des conflits d'intérêts potentiels, conformément aux textes de loi pertinents. Il s'assure aussi que tous les documents, rapports et échanges de correspondance reçus par le Comité sont dûment consignés et classés. Il fait le procès-verbal de chaque réunion à laquelle il assiste, et veille à ce que les membres du Comité le reçoivent dans le mois suivant chacune des réunions.

3.09

Les membres du Comité sont tenus, pendant et après leur mandat, de traiter avec la confidentialité voulue tout renseignement se rapportant à une personne, aux affaires du régime de pension ou de l'Université, dont ils ont connaissance dans l'exercice leurs fonctions au Comité. Chaque membre signe un engagement de respect de la confidentialité à cet égard. La documentation fournie à chaque membre pour les besoins d'une réunion est remise au secrétaire à la fin de la rencontre lorsque le président l'exige.

3.10

Le Comité s'acquitte de son mandat conformément au régime de pension et aux textes de loi pertinents. Cependant, si ces textes imposent une nouvelle obligation qui ne figure pas encore dans les dispositions du régime, mais qui se répercute sur les attributions du Comité, il faut tenir compte de cette obligation dans la gestion du régime.

3.11

Le Comité et chacun de ses membres s'acquittent de leurs fonctions et responsabilités avec honnêteté, en toute bonne foi et au mieux des intérêts des membres du régime, ainsi qu'avec tout le soin, la diligence et la compétence qu'une personne raisonnablement prudente exercerait si elle devait s'occuper des biens de quelqu'un d'autre, et cela, en faisant appel à toutes les connaissances et compétences pertinentes du Comité et de ses membres.

3.12

Les membres du Comité, leurs héritiers, exécuteurs, administrateurs, successeurs et mandataires, selon le cas, sont mis à couvert et exemptés de toute responsabilité personnelle à l'égard des dommages et des coûts attribuables à quelque erreur, omission, action fautive ou défaut d'agir dans l'exercice de leurs fonctions en vertu du présent règlement, sauf s'il s'agit d'un acte malhonnête, frauduleux, criminel ou malveillant. Les membres du Comité comptent parmi les « autres assurés » aux termes des dispositions de l'assurance contre les erreurs et les omissions fournie par la Canadian Universities Reciprocal Insurance Exchange (CURIE).

L'Université communique cette information par écrit à chaque membre du Comité au moment de son entrée en fonction et chaque fois qu'une modification est apportée à l'assurance-responsabilité.

3.13

Un membre du Comité peut démissionner à tout moment à condition d'en prévenir le président par écrit. Cet avis doit préciser la date de prise d'effet de sa démission. Le président informe les autres membres du Comité de la démission dès que possible après la réception de l'avis.

Un membre du Comité qui est frappé d'incapacité est entièrement libéré de ses fonctions et responsabilités dès qu'un avis écrit de cette incapacité est envoyé en son nom au président, lequel met alors les autres membres du Comité au courant de la situation. L'avis doit préciser la date de prise d'effet de l'incapacité à siéger.

En cas de décès d'un membre du Comité, le présent règlement n'impose aucune fonction, responsabilité ou obligation à ses héritiers, exécuteurs et administrateurs.

Si un ou plusieurs membres du Comité démissionnent, sont frappés d'incapacité, décèdent ou sont démis de leurs fonctions selon le paragraphe 3.13 ou 3.14, les autres membres du Comité, sous réserve des dispositions relatives au quorum énoncées au paragraphe 3.01 :

(1) prennent en charge conjointement les pouvoirs, droits, actifs et intérêts des membres sortants; et

(2) assument toutes les fonctions des membres sortants.

Des membres peuvent ensuite être désignés par l'Université ou élus, selon le cas, pour succéder aux membres sortants. Le remplacement d'un membre du Comité qui fait partie de l'Association des professeurs de l'Université d'Ottawa (APUO) se fait suivant le processus établi à cet égard dans la convention collective.

3.14

Le Comité de pension se réserve le droit de recommander à l'entité ayant le pouvoir de nomination et au Comité de gouvernance de démettre de ses fonctions en cours de mandat un membre du Comité qui a gravement manqué à ses obligations. Cette recommandation doit obtenir le vote unanime de tous les autres membres du Comité de pension.

3.15

Tous les dossiers, manuels et documents liés à l'administration du régime de pension et de toute caisse de retraite sont la propriété de l'Université. Le membre du Comité qui démissionne ou qui est démis de ses fonctions (ou le représentant d'un membre décédé ou frappé d'incapacité) doit les remettre dans les plus brefs délais au membre du Comité qui lui succède ou, si aucun successeur n'a été nommé ou élu, au président du Comité de pension.

3.16

Les membres ne sont pas rémunérés pour l'exercice de leurs fonctions au Comité. Cependant, l'Université ou la caisse de retraite leur remboursera s'il y a lieu les dépenses normales et raisonnables engagées directement ou accessoirement dans l'exercice de leurs fonctions au Comité.

Article 4 - Attributions

4.01

Exception faite des pouvoirs de nommer des membres au Comité, de modifier le régime et de nommer les fiduciaires et les gestionnaires de placements de la caisse de retraite, lesquels appartiennent exclusivement au Bureau des gouverneurs, le Comité de pension détient par délégation les pouvoirs nécessaires pour ce qui concerne l'interprétation du régime et l'administration de la caisse de retraite.

Conformément aux pouvoirs ci-dessus, mais sans s'y limiter, le Comité de pension a les attributions suivantes :

S'assurer que la caisse de retraite est administrée conformément aux règlements du régime, au règlement sur les dépenses imputables sur la caisse de retraite et à l'énoncé de politique de placement. Pour ce faire, il reçoit toute l'information pertinente, notamment un exemplaire des documents du régime, le rapport d'information annuel et l'énoncé de politique de placement applicable, les rapports du dirigeant principal des placements concernant les frais et les dépenses imputés sur la caisse, ainsi que les extraits pertinents des procès-verbaux des réunions du Comité de placement de la caisse de retraite.
Vérifier la conformité des modifications proposées aux prestations du régime et conseiller le Bureau ou les comités de ce dernier relativement à ces modifications ou à tout autre sujet sur lequel son avis est sollicité.
Veiller aux communications avec les membres du régime afin de les renseigner adéquatement sur les affaires du régime de pension, par l'entremise de la directrice du Service des ressources humaines, selon les besoins.
Contrôler la capitalisation du régime au moins une fois par année et formuler des commentaires s'il y a lieu. Pour ce faire, recevoir les états financiers vérifiés du régime et les rapports actuariels, ainsi que les rapports que le Comité de placement de la caisse de retraite soumet au Bureau des gouverneurs.
Veiller à la conformité avec les lois en prenant connaissance des rapports et déclarations réglementaires déposés et des rapports annuels de conformité produits par le dirigeant principal des placements et la directrice du Service des ressources humaines.
Interpréter, s'il y a lieu, toute question touchant les règlements du régime, le mode de calcul des prestations et le droit aux prestations.
Examiner l'évaluation actuarielle en temps voulu et faire des recommandations à son sujet.
Examiner les règlements touchant l'administration de la caisse de retraite, y compris le règlement sur les dépenses imputables sur la caisse de retraite, et faire des recommandations en cette matière.
Examiner les prévisions budgétaires annuelles préparées par le dirigeant principal des placements quant aux frais et dépenses à imputer sur la caisse de retraite, et faire une recommandation à ce propos. Le budget doit comporter une allocation pour l'appui externe nécessaire au Comité de pension dans l'exercice de son mandat.
Par l'entremise de son président, demander l'appui externe nécessaire au Comité dans l'exercice de son mandat, sous réserve du budget annuel approuvé et des dispositions du règlement sur les dépenses imputables sur la caisse de retraite relatives aux montants non budgetés.

Relativement à l'énoncé de politique de placement (EPP), le Comité de pension (CP) l'examine et formule ses commentaires avant que le Comité de placement de la caisse de retraite (CPCR) ne puisse déposer une recommandation au Bureau des gouverneurs. Si des divergences persistent entre le CP et le CPCR après que ce dernier ait réagi aux commentaires et recommandations du CP, une rencontre entre le CP et la présidence du CPCR a lieu sur demande. Si, après cette rencontre, on ne s'entend toujours pas sur certains points de l'énoncé, le CP soumet sa propre recommandation au Bureau des gouverneurs.

Le Comité de pension fait rapport au Bureau des gouverneurs au moins une fois par année, et sur demande, sur les questions de pension relevant de sa compétence.

(Extrait textuel de la Structure de gouvernance du régime de pension de l'Université d'Ottawa, novembre 2002, approuvée par le Bureau des gouverneurs de l'Université)

Article 5 - Délégation de pouvoirs

5.01

Les pouvoirs et attributions suivantes sont déléguées au Service des ressources humaines de l'Université ou à son mandataire :

i) Tenir, sur chaque cotisant et récipiendaire d'une prestation, des registres contenant les renseignements nécessaires à l'administration du régime, comme les gains du membre du régime, ses cotisations, son conjoint, son bénéficiaire et d'autres renseignements personnels.

ii) Remettre aux membres du régime, ou à toute autre personne concernée, les formulaires nécessaires à l'administration du régime, tels que les formulaires pour l'inscription au régime, la désignation des bénéficiaires, le choix des options et la renonciation du conjoint, et recevoir ces formulaires dûment remplis.

iii) Calculer les prestations.

iv) Préparer les états des prestations de cessation d'emploi, de retraite et de décès exigés par le régime.

v) Remettre aux employés admissibles au régime la description écrite des prestations et des restrictions du régime qui les concernent.

vi) Offrir à chaque membre actif du régime une explication de toute modification proposée au régime, selon les besoins.

vii) Préparer et remettre aux membres au régime un état des prestations, s'il y a lieu.

viii) Remettre aux membres du régime l'information obligatoire en vertu du régime.

ix) Répondre aux questions ou demandes de tout membre du régime et de tout récipiendaire d'une prestation du régime.

x) Remettre au dépositaire de la caisse de retraite les instructions relatives au versement des prestations payables en vertu du régime.

xi) Verser les prestations à une personne ou à un établissement conformément aux instructions écrites du récipiendaire des prestations.

xii) Dresser les rapports d'information annuels exigés par la Commission des services financiers de l'Ontario et par l'Agence du revenu du Canada, selon le cas.

xiii) Répondre à toute demande de consultation du texte du régime et de tout autre document s'y rapportant.

xiv) Obtenir l'avis du conseiller juridique de l'Université lorsqu'il y a litige quant à savoir si une personne est un conjoint, un bénéficiaire ou un ayant droit à des prestations en vertu du régime, ou si deux personnes ou plus font opposition aux prestations, ou si une personne présente une demande incompatible avec l'information fournie par le membre du régime.

5.02

Le Service des finances informe le Comité de pension de toute cotisation non versée dans les soixante (60) jours de la date d'échéance du paiement.

5.03

Le Service des finances prépare les états financiers du régime et traite avec les vérificateurs.

5.04

La personne ou l'unité qui exerce des pouvoirs délégués en vertu de cet article doit remettre au Comité de pension les rapports ou renseignements se rapportant aux fonctions déléguées dont celui-ci a besoin.

5.05

La personne ou l'unité qui exerce des pouvoirs par délégation assume les mêmes obligations et la même responsabilité que le Comité de pension ou un membre du Comité aurait eues s'il avait exercé ces pouvoirs.

5.06

Le Comité de pension autorise le Service des ressources humaines à lui remettre, au sujet d'un membre du régime, tout renseignement confidentiel nécessaire au calcul des prestations du régime.

Article 6 - Modification

6.01

Le Comité de pension peut recommander des changements au présent règlement.

Article 7 - Conflits d'intérêts

7.01

Aucun membre du Comité ne doit sciemment faire en sorte que sa participation, monétaire ou autre, directe ou indirecte, entrave le bon exercice de ses fonctions et responsabilités telles qu'elles sont décrites dans les présentes.

Chaque membre du Comité est tenu de divulguer par écrit la nature et les particularités :

i) de tout conflit d'intérêts réel, apparent ou possible dont il a ou est censé avoir connaissance relativement à son rôle au Comité de pension;

ii) de tout droit qu'il pourrait détenir ou invoquer contre le régime ou la caisse de retraite, et préciser le cas échéant la nature et la valeur de ces droits.

Cette information doit être divulguée au Comité de pension dans les plus brefs délais après la découverte du conflit d'intérêts par le membre du Comité. Cette divulgation doit également se faire à la première réunion du Comité de pension à laquelle la question faisant l'objet du conflit d'intérêts est abordée. Dès que le conflit d'intérêts est connu, le Comité doit décider de la marche à suivre pour le régler.

Le présent règlement reconnaît que la participation au régime, en soi, ne prive pas automatiquement un membre du Comité du droit de participer aux délibérations et aux décisions prises au sujet du régime.

Sauf autorisation contraire du président, tout membre du Comité doit s'abstenir de participer aux discussions et aux décisions sur les questions pour lesquelles il est en conflit d'intérêts. Si le conflit d'intérêts concerne le président, le vice-président se substitue au président lorsque le Comité de pension discute de questions liées à l'objet du conflit d'intérêts (y compris la façon de le régler) et il applique la procédure de résolution des conflits d'intérêts mentionnée précédemment.

Le fait qu'un membre du Comité ait omis de respecter cette procédure ne suffit pas en soi pour invalider une décision, un contrat ou une autre question touchant le placement des fonds.

Le paragraphe 3.14 s'applique aux cas où un membre du Comité omet de se conformer à la procédure décrite précédemment.

Fait le 26e jour d'octobre 2009

ANNEXE A - COMPOSITION DU COMITÉ DE PENSION

Le recteur siège d'office au Comité de pension. Le Comité compte quinze autres membres, répartis comme suit :

trois personnes nommées par le Bureau dont une assumera la présidence du Comité;
le vice-recteur associé aux ressources humaines;
quatre membres nommés par l'Association des professeurs de l'Université d'Ottawa;
un membre nommé par l'Association du personnel de soutien retraité de l'Université d'Ottawa;
trois membres nommés par la Fédération des enseignantes-enseignants des écoles secondaires de l'Ontario;
un membre nommé par l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada;
un membre nommé par l'Association des professeurs retraités de l'Université d'Ottawa.
un membre nommé par l'International Union of Operating Engineers.