Service responsable:
Ressources humaines
Date et instance d'approbation
20 juillet 2023
Vice-rectrice aux fnances et à l'administration
1. OBJET
a) La présente méthode établit les modalités et les processus associés à la mise en œuvre du Règlement de l’Université 63 – Congés de ressourcement (le « Règlement 63 »); elle vise à décrire les moyens par lesquels le Service des ressources humaines administre les congés de ressourcement.
2. DÉFINITIONS
a) Les définitions du Règlement 63 s’appliquent aussi à la présente méthode.
3. PORTÉE ET APPLICATION
a) La présente méthode concerne les membres du personnel régulier admissibles en vertu du Règlement 63.
b) La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 63.
4. DEMANDE DE CONGÉ DE RESSOURCEMENT
4.1 Les membres du personnel régulier admissibles qui souhaitent prendre un congé de ressourcement doivent soumettre une demande (voir l’Annexe A) à leur superviseure immédiate ou superviseur immédiat pour évaluation et recommandation au plus tard le 1er septembre de l’année universitaire précédant celle où aurait lieu le congé demandé. La demande de congé de ressourcement doit préciser :
a) le but du congé, en conformité avec le Règlement 63;
b) le moment et la durée proposée du congé;
c) les attentes salariales pour la période visée, et l’utilisation proposée de la totalité ou d’une partie des congés annuels accumulés, le cas échéant;
d) tous les revenus que le membre du personnel s'attend à recevoir (autres que son salaire de l'Université) et la source de ces revenus pendant son congé d'études ;
e) les activités que la ou le membre du personnel régulier compte entreprendre pendant le congé;
f) les ressources nécessaires pour atteindre le but du congé et réaliser les activités qui s’y rapportent;
g) l’intérêt que revêt le congé pour l’Université et la ou le membre du personnel régulier;
h) les résultats escomptés, les réalisations qui découleront du congé et les connaissances ou compétences que la ou le membre du personnel régulier s’attend à améliorer;
i) un compte rendu des résultats du congé de ressourcement précédent de la ou du membre du personnel régulier, le cas échéant;
j) tout autre élément exigé par la superviseure ou le superviseur, la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost, ou la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé ou son équivalent.
4.2 Après avoir évalué la demande de congé de ressourcement, la superviseure ou le superviseur doit l’envoyer à la doyenne ou au doyen, à la ou au vice-provost, ou à la vice-rectrice associée ou au vice-recteur associé pour évaluation et approbation finale, et fournir à cette personne :
a) une recommandation d’approbation ou de refus;
b) une description des répercussions du congé sur les activités de la faculté, du service ou de l’unité;
c) une description des aspects financiers du congé, y compris le calcul du salaire et des avantages sociaux payés par l’Université ainsi que de toute autre forme de rémunération ou d’aide financière que la ou le membre du personnel régulier recevra de l’Université ou d’une autre partie pendant le congé.
4.3 Dans son évaluation de la demande de congé de ressourcement, la superviseure ou le superviseur, la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost, ou la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé ou son équivalent doit prendre en compte :
a) le but du congé;
b) la manière dont le congé sert les intérêts de l’Université et contribue au cheminement professionnel prévu par la ou le membre du personnel régulier à l’Université;
c) les apports passés et potentiels de la ou du membre du personnel régulier à l’Université;
d) les répercussions de l’absence de la ou du membre du personnel régulier sur les activités de la faculté, du service ou de l’unité, notamment sur le plan financier;
e) les répercussions de tout autre facteur qui touche les intérêts de l’Université;
f) toute autre exigence établie dans la présente méthode ou dans toute autre méthode liée au Règlement 63.
4.4 Si la demande de congé de ressourcement est approuvée par la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost, ou la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé, toutes les dispositions, y compris les arrangements salariaux, ainsi que les modalités du congé doivent être énoncées dans une entente écrite signée par la ou le membre du personnel régulier, le Service des ressources humaines et la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost, ou la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé, avant le début du congé (voir l’Annexe B).
5. SALAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX PAYÉS PAR L’UNIVERSITÉ
5.1 Sous réserve de l’approbation de la doyenne ou du doyen, de la ou du vice-provost, ou de la vice-rectrice associée ou du vice-recteur associé, la ou le membre du personnel régulier peut recevoir :
a) la totalité ou une partie de son salaire normal pendant le congé de ressourcement;
b) de l’aide financière, de sources autres que l’Université, qui ne dépasse pas 100 % du salaire annuel payé par l’Université à la ou au membre du personnel régulier avant le congé de ressourcement.
5.2 Pendant le congé de ressourcement, tant l’Université que la ou Le membre du personnel régulier continuent de cotiser aux régimes de retraite et d’assurance collective du personnel, selon les modalités applicables. Les cotisations sont calculées en fonction du salaire annuel de base de la ou du membre du personnel régulier, qui continue d’accumuler des congés annuels tant et aussi longtemps que l’Université lui verse la totalité ou une partie de son salaire au cours du congé. Si l’Université ne verse aucun salaire pendant le congé de ressourcement, la participation aux régimes de retraite et d’avantages sociaux est assujettie aux procédures relatives aux congés sans solde, et la ou le membre du personnel régulier n’accumule pas de congés annuels.
5.3 Si la ou le membre du personnel régulier met volontairement fin à son emploi à l’Université pendant le congé de ressourcement, le salaire et les cotisations de l’employeur payés lors de ce congé devront être remboursés.
5.4 Si la ou le membre du personnel est malade durant le congé de ressourcement, l’absence sera gérée selon la Politique 9 sur les absences maladie.
Annexe A – Gabarit de demande de congé de ressourcement
Date
Nom de la superviseure ou du superviseur
Titre, département
Faculté/Service
Courriel
Objet : Demande de congé de ressourcement
Bonjour Nom de la superviseure ou du superviseur,
Je vous soumets par la présente une demande de congé de ressourcement conformément au Règlement 63 et à la Méthode (numéro) de l’Université. En voici les détails :
1. Le but du congé et sa conformité au Règlement 63 :
2. Le moment et la durée proposée du congé :
3. Mes attentes salariales pour la période visée, et l’utilisation proposée de la totalité ou d’une partie de mes congés annuels accumulés (le cas échéant) :
4. Les revenus que je m’attends à gagner (autre que le salaire versé par l’Université) pendant le congé de ressourcement et la source de ces revenus :
5. Les activités que je compte entreprendre pendant le congé de ressourcement :
6. Les ressources nécessaires pour atteindre le but du congé et réaliser les activités qui s’y rapportent :
7. L’intérêt que revêt le congé pour l’Université et pour moi :
8. Les résultats escomptés, les réalisations qui découleront du congé et les connaissances ou compétences que je m’attends à améliorer :
9. Le compte rendu des résultats de tout congé de ressourcement précédent, le cas échéant (voir le texte qui suit ou en pièce jointe) :
Merci de l’attention que vous porterez à ma demande. N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez besoin de plus amples renseignements.
(Nom de la ou du membre du personnel régulier)
Annexe B – Formulaire d’entente de congé de ressourcement
Entente de congé de ressourcement
Je soussigné·e, Nom et numéro de l’employée ou employé, conviens de ce qui suit :
1. L’Université d’Ottawa m’a accordé un congé de ressourcement qui commence le Date de début et se termine le Date de fin, conformément au Règlement 63 et à la Méthode 18-13. Le Règlement 63, la Méthode 18-13 et les autres règlements et méthodes de l’Université (avec leurs modifications successives) font partie de la présente entente. Les définitions du Règlement 63 et de la Méthode 18-13 s’appliquent aussi à la présente entente.
2. Pendant mon congé de ressourcement :
a) L’Université me paiera (la totalité ou une partie) de mon salaire, à hauteur de XXXXX $.
b) Je recevrai les avantages sociaux auxquels j’ai droit au début du congé (et auxquels je demeurerai admissible durant le congé). Je paierai les cotisations de l’employé·e, et l’Université paiera celles de l’employeur. J’ai eu l’occasion de communiquer avec les Ressources humaines ([email protected]) au sujet des avantages sociaux, et je comprends comment ces derniers s’appliqueront durant mon congé.
3. J’ai pris connaissance des conditions suivantes, qui accompagnent l’approbation de ma demande de congé de ressourcement ainsi que la présente entente, et j’accepte de les respecter pendant le congé :
a) Si je quitte mon poste ou l’Université avant la fin du congé de ressourcement, je devrai rembourser à l’Université l’équivalent du salaire reçu et les cotisations versées par l’Université à titre d’employeur au régime de retraite et à l’assurance collective pendant le congé.
b) À la fin du congé de ressourcement, je devrai :
i. reprendre le poste que j’occupais à l’Université au début du congé ou, si le poste n’existe plus, accepter un poste équivalent et disponible proposé par l’Université;
ii. travailler pour l’Université pendant au moins deux fois la durée du congé de ressourcement, à défaut de quoi je me verrai dans l’obligation de rembourser à l’Université l’équivalent du salaire reçu et des cotisations versées par l’Université à titre d’employeur au régime de retraite et à l’assurance collective pendant le congé;
iii. soumettre à ma superviseure ou mon superviseur, dans un délai d’un mois, un rapport écrit sur les activités et les réalisations accomplies pendant le congé de ressourcement.
4. Si, pour quelque raison que ce soit, je décide de quitter mon poste ou l’Université aux termes du paragraphe 3 a) de la présente entente, ou si je ne retourne pas au travail aux termes de l’alinéa 3 b) ii), le montant que je dois à l’Université, avec intérêts, devient immédiatement exigible sans que je reçoive d’autre avis.
5. Si je manque à mon obligation de rembourser le montant dû à l’Université, je donne par la présente à l’Université l’autorisation et la directive de prélever ce montant sur mon salaire ou sur tout autre paiement qu’elle me doit, et j’accepte de signer une confirmation à cet effet. Je comprends que, si je manque à mon obligation de rembourser le montant dû à l’Université ou si j’omets de signer le document donnant à l’Université l’autorisation et la directive de prélever ce montant sur mon salaire ou sur tout autre paiement qu’elle me doit, l’Université se réserve le droit de prendre toute autre mesure légale à sa disposition pour recouvrer ledit montant en vertu de la présente entente.
Nom de l’employée ou employé : _________
Signature de l’employée ou employé : ________
Date de signature : _______
Nom de la superviseure ou du superviseur : _______
Signature de la superviseure ou du superviseur : _______
Date de signature : ____________