Service responsable
Ressources financières
Date and Instance d'approbation:
23 août 2023
Vice-rectrice, Finance et Administration
1. OBJET
1.1. Le présent document établit les procédures ainsi que les lignes directrices régissant l’utilisation des cartes pour les petits achats de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de l’Université. Cette méthode doit être mise en application en conjonction avec le Règlement 36 – Approvisionnement et la Méthode 4-3 – Normes régissant l’approvisionnement.
2. DÉFINITION
2.1. La carte d’achat (PCard) est un moyen d’approvisionnement privilégié pour les achats de moins de 5 000 $ qui ne sont pas prévus par un contrat conclu à l’échelle de l’Université (y compris les ententes de fournisseur et les achats de catalogue).
3. ADMISSIBILITÉ
3.1. Généralement, les cartes d’achat sont réservées aux spécialistes des achats. Cependant, une ou un gestionnaire de budget peut demander des cartes d’achat pour des membres du personnel qui participent à des achats spéciaux dans leurs secteurs. Le Service des approvisionnements doit approuver ce genre de demande.
4. DEMANDE, ANNULATION, SUSPENSION ET MODIFICATION DE CARTE
4.1. Toute employée ou tout employé de l’Université peut faire une demande pour elle-même ou lui-même ou pour une autre employée ou un autre employé. Pour présenter une demande, il faut se connecter au portail libre-service TOPdesk.
a. Nouvelle carte d’achat : Demande de carte pour soi-même ou une autre personne.
b. Modification d’une carte d’achat : Cette demande permet d’apporter un changement permanent ou temporaire à une carte, qu’il s’agisse de la limite mensuelle ou de la limite par transaction. Elle doit être approuvée par la superviseure immédiate ou le superviseur immédiat de la ou du titulaire.
c. Annulation d’une carte d’achat : Cette demande sert à annuler une carte d’achat lorsqu’une ou un membre du personnel quitte son poste ou son emploi à l’Université d’Ottawa.
d. Suspension d’une carte d’achat : Cette demande sert à suspendre une carte d’achat lorsqu’une ou un membre du personnel prend un congé de maternité, de maladie, de ressourcement, etc.
5. APPROBATION DES DEMANDES DE CARTE
5.1. Une fois la demande soumise, en fonction du type de demande, le portail acheminera automatiquement les demandes d’approbation aux approbatrices et approbateurs. Les demandes sont approuvées par la superviseure immédiate ou le superviseur immédiat de la ou du titulaire de la carte, par la ou le gestionnaire de budget ainsi que par le Service des approvisionnements. Ce dernier se garde le droit de refuser toute demande, le cas échéant.
6. UTILISATION ET RESPONSABILITÉS
6.1. Les titulaires de carte doivent avoir signé la convention d’utilisation avant l’activation de leur carte.
6.2. La carte d’achat est délivrée au nom d’une seule et unique personne, et il est interdit de la prêter à qui que ce soit ou de partager le numéro. Seule cette personne est autorisée à utiliser la carte et est responsable de tous les achats effectués avec celle-ci. Il lui incombe de sécuriser la carte et toutes les informations connexes.
6.3. L’acquisition de biens et de services pour usage personnel est strictement interdite.
6.4. Les titulaires de carte doivent s’assurer que tout achat effectué avec celle-ci est légitime et conforme au règlement et procédure mentionnés à l’article 1.
6.5. Le budget doit être disponible avant que l’achat soit effectué.
6.6. Les achats suivants ne peuvent pas être effectués avec une carte d’achat :
• Les services pour lesquels l’Université doit produire des formulaires pour l’impôt, par exemple un T4A pour des honoraires professionnels;
• Les frais de voyage*, sauf les inscriptions à des conférences, les frais de transport, les réservations d’hébergement, et le paiement d’hébergement à partir de réservations effectuées sur les sites d’agences de voyages réputées.
• Si un achat est refusé, le contrôle sur la carte expliqué à l’article 12 pourrait être en cause.
* À noter que les frais de voyage sont soumis au Règlement 21 ainsi qu’aux méthodes connexes.
6.7. Le Service des approvisionnements a le pouvoir d’annuler ou de suspendre une carte d’achat sans préavis s’il a des raisons de croire qu’elle n’est pas utilisée en pleine conformité avec les règlements ou si son utilisation contrevient aux obligations de l’Université et de l’institution financière. De plus, des mesures disciplinaires pourront être appliquées. Les titulaires de carte sont entièrement responsables de tous les achats autorisés et de tous les autres frais associés à ces achats.
7. LIMITES
7.1. La carte d’achat comporte deux limites de base : la limite par achat ou transactionnelle et la limite mensuelle.
a. La limite transactionnelle de crédit d’une carte, déterminée selon les besoins de la faculté ou du service, est normalement fixée à 5 000 $.
b. La limite mensuelle de crédit d’une carte, également déterminée selon les besoins de la faculté et du service, est normalement fixée à 20 000 $. Il est possible de demander, au besoin, des limites inférieures ou supérieures au moment de présenter la demande de carte.
7.2. Toute demande d’augmentation temporaire ou permanente de l’une ou l’autre des limites doit être faite sur le portail libre-service TOPdesk, conformément à l’article 4.
8. TAXES
8.1. Les titulaires de carte ou les personnes qui soumettent les notes de frais doivent s’assurer que la taxe est bien codée selon le type d’achat pour assurer une bonne comptabilisation.
a. Pour les achats de biens, les taxes sont facturées selon l’adresse de livraison.
b. Pour les achats de services, les taxes sont facturées selon l’adresse de facturation.
8.2. Les achats effectués à l’extérieur du Canada doivent faire l’objet d’une autocotisation (selon le type de biens et de services). Il faut modifier le code de taxe pour l’autocotisation en fonction des règles de dédouanement. Pour toute question, les titulaires de carte peuvent joindre leur spécialiste des achats.
9. FRACTIONNEMENT DES ACHATS
9.1. Il est strictement interdit de fractionner les achats pour contourner les limites de la carte d’achat. L’achat complet doit apparaître en une seule transaction pour être conforme. Si le montant d’un achat dépasse les limites établies d’une carte d’achat, un bon de commande doit être produit; si le fournisseur n’accepte que la carte de crédit comme moyen d’approvisionnement, une demande d’augmentation temporaire des limites doit être acheminée en se connectant au portail libre-service TOPdesk.
10. CODES DE CATÉGORIE DE MARCHANDS (CCM)
10.1. Le Service des approvisionnements ajoute des contrôles de types de dépenses qui peuvent être payées avec la carte d’achat. Chaque carte d’achat est encodée en fonction des besoins en opérations du service ou de la faculté. Ainsi, si la carte d’achat est présentée à l’un des fournisseurs non permis, la transaction est refusée. Si les besoins opérationnels changent temporairement ou de façon permanente, il est possible de faire une demande de modification des codes de marchands auprès du Service des approvisionnements.
11. RAPPROCHEMENT
11.1. Le cycle de facturation s’étend du 27e jour du mois courant jusqu’au 26e jour du mois suivant. Le relevé de compte bancaire est disponible sur le site de la Banque Scotia dès la fin du cycle.
11.2. Les titulaires de carte ou les personnes déléguées doivent effectuer le rapprochement de la carte régulièrement et non attendre à la fin du mois, puisqu’une fois approuvées, les transactions sont visibles dans le budget réel, ce qui permet d’avoir des rapports financiers à jour. Elles ou ils joignent à leur note de frais, pour chacune des transactions, toute pièce justificative appropriée.
11.3. L’autorité financière qui approuve la note de frais dans le système financier doit s’assurer que les achats sont correctement documentés et conformes, et que les éléments de la demande d’approvisionnement sont exacts et complets (p. ex. FDM, catégorie de dépenses, fournisseur, taxes, devises, pièces jointes).
11.4. En aucun cas, les titulaires de carte ne peuvent approuver leur propre note de frais.
11.5. Si la ou le titulaire de la carte quitte son poste avant d’avoir réglé les transactions en cours sur sa carte, l’autorité financière ou une personne déléguée de la faculté ou du service est alors responsable d’effectuer le rapprochement de la carte en son absence.
12. TRANSACTIONS FRAUDULEUSES
12.1. Il est de la responsabilité des titulaires de carte de garder le contrôle de celle-ci et d’en assurer la sécurité. Toutes les précautions doivent être prises pour maintenir la confidentialité de toutes les informations relatives à la carte. Les titulaires de carte doivent vérifier quotidiennement que toutes les transactions figurant dans leur relevé de compte sont légitimes.
12.2. L’utilisation frauduleuse, la perte ou le vol d’une carte doivent être signalés immédiatement à la Banque Scotia au 1-800-813-6602 ainsi qu’au Service des approvisionnements.
12.3. Il est également possible, par mesure préventive, que la Banque Scotia bloque un achat qu’elle identifie comme étant possiblement frauduleux. Si une transaction est bloquée, mais qu’elle est légitime, la ou le titulaire de la carte n’a qu’à communiquer avec la Banque et à lui demander de retirer cette mesure de sécurité pour permettre l’achat.
13. CONTESTATION
13.1. Lorsqu’une transaction frauduleuse sur une carte d’achat est identifiée, le premier recours est de communiquer avec le fournisseur afin de corriger l’erreur. Si le fournisseur reconnaît qu’une erreur a été commise, il créditera le compte. Si le fournisseur n’est pas d’accord qu’une erreur a été commise, la ou le titulaire de la carte entame le processus de contestation en communiquant avec la Banque Scotia. Toute contestation doit être soumise dans les 60 jours suivant la date du relevé mensuel bancaire. La Banque ouvrira une enquête sur le litige pour la ou le titulaire de la carte et l’informera, ainsi que le fournisseur, de la décision finale. Le processus de contestation peut prendre jusqu’à un an pour aboutir à un règlement.
14. VÉRIFICATION
14.1. Le Service des approvisionnements peut procéder à tout moment à une vérification et à un contrôle pour s’assurer de la conformité au Règlement 36 et la présente méthode.
14.2. Les vérificatrices et vérificateurs internes et externes peuvent, au même titre, procéder à tout moment à une vérification.
15. QUESTIONS OU COMMENTAIRES
15.1. Toute question ou tout commentaire peuvent être acheminés par courriel au Service des approvisionnements.