Adoption:
Date: 26 janvier 2023
Instance d'approbation: Vice-rectorat aux finances et à l'administration
Service responsable: Ressources humaines
1 OBJET
La présente méthode établit les modalités et les processus associés à la mise en œuvre du Règlement de l’Université 46a – Congés autofinancés ; elle vise à décrire les moyens par lesquels le Service des ressources humaines administre les congés autofinancés.
2 DÉFINITIONS
Les définitions du Règlement 46a s’appliquent aussi à la présente méthode.
3 PORTÉE ET APPLICATION
3.1 La présente méthode s’applique aux membres du personnel régulier qui, au moment de la demande de congé, travaillent activement à l’Université depuis au moins quatre années consécutives ou en tant que professeure ou professeur permanent.
3.2 La présente méthode doit être consultée et appliquée de pair avec le Règlement 46a.
4 RÈGLES DE L’AGENCE DU REVENU DU CANADA
4.1 L’application d’un salaire différé et d’un congé autofinancé doit respecter les règles et règlements de l’Agence du revenu du Canada en la matière.
4.2 L’Agence du revenu du Canada stipule que la période de congé autofinancé doit débuter au plus six ans après la date à laquelle la période d’échelonnement du salaire a commencé. L’Université recommande une période d’échelonnement du salaire de cinq ans pour tenir compte d’éventuels imprévus. Pour en savoir plus, consulter la page Ententes ou régimes prescrits d’échelonnement du traitement de l’Agence du revenu du Canada.
5 SALAIRE DIFFÉRÉ
5.1 Le salaire différé retenu pendant toute année de la période d’échelonnement du salaire peut représenter jusqu’à 33 ⅓ pour cent du salaire régulier de base de la ou du membre du personnel.
5.2 Le montant du salaire différé demeurera le même pendant toute la période d’échelonnement du salaire, à moins que la ou le membre du personnel soumette une demande écrite de modification du salaire différé au Secteur de la paye du Service des ressources humaines, qui lui fournira une version révisée de la feuille de calcul du congé autofinancé.
6 IMPÔT SUR LE REVENU ET AUTRES RETENUES
6.1 Durant la période d’échelonnement du salaire, toutes les retenues normales continueront d’être prélevées sur le salaire total, sauf les retenues d’impôt sur le revenu et celles qui se rapportent au régime de retraite. Consulter l’annexe A à la fin de la présente méthode.
6.2 Durant la période de congé autofinancé, des retenues d’impôt sur le revenu et d’autre nature seront prélevées sur le salaire différé. Consulter l’annexe A à la fin de la présente méthode.
7 DEVANCEMENT OU REPORT DE LA PÉRIODE DE CONGÉ
7.1 La ou le membre du personnel peut demander que le début de la période de congé autofinancé soit devancé ou reporté d’un maximum de six mois.
7.2 La ou le gestionnaire fera un effort raisonnable pour satisfaire à la demande de devancement ou de report du début de la période de congé autofinancé, en s’assurant que ce changement n’empêche pas l’unité de bien répondre aux besoins opérationnels. Si le changement entraîne une période d’échelonnement du salaire plus longue que le maximum de six ans prévu par la loi applicable, la demande doit être refusée.
7.3 Si des circonstances imprévues et justifiables surviennent et qu’il n’existe aucune autre solution applicable, la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost ou encore la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé peut décider de modifier la date de début de la période de congé autofinancé, sauf dans le cas où la période d’échelonnement du salaire dépasserait le maximum de six ans prévu par la loi applicable.
8 ANNULATION
8.1 La ou le membre du personnel peut demander l’annulation du congé autofinancé en raison de circonstances particulières (difficultés financières, motif médical, transfert dans un autre poste à l’Université où le congé autofinancé n’est pas approuvé, etc.).
8.2 La décision d’annuler le congé autofinancé pourrait avoir des répercussions considérables au chapitre de l’impôt sur le revenu. Il est recommandé de communiquer avec le Secteur de la paye avant de prendre cette décision, pour bien en comprendre les conséquences.
8.3 Le Service des ressources humaines ou la doyenne ou le doyen, la ou le vice-provost ou encore la vice-rectrice associée ou le vice-recteur associé compétent peut annuler le congé autofinancé en raison de circonstances particulières (licenciement, transfert dans un autre poste à l’Université où le congé autofinancé n’est pas approuvé, etc.).
9 PROCESSUS
9.1 Demande de congé autofinancé
9.1.1 Les membres du personnel admissibles doivent soumettre un formulaire de demande de congé autofinancé à l’approbation de leur doyenne ou doyen, de leur vice-provost, ou de leur vice-rectrice associée ou vice-recteur associé. La personne approbatrice examine ensuite la demande en s’assurant que le congé autofinancé n’empêchera pas l’unité de bien répondre aux besoins opérationnels.
9.1.2 La ou le membre du personnel doit transmettre la demande approuvée au Secteur de la paye du Service des ressources humaines.
9.1.3 Le Secteur de la paye du Service des ressources humaines calcule le salaire différé en se fondant sur ses suppositions relatives au salaire de la ou du membre du personnel en date du début de la période d’échelonnement du salaire, à la longueur de la période d’échelonnement du salaire et au congé autofinancé, et fournit à la ou au membre du personnel une feuille de calcul du congé autofinancé qui établit par écrit les options applicables au salaire différé. Il lui envoie aussi le formulaire de demande de congé autofinancé approuvé et une entente écrite décrivant les modalités de ce dernier, à signer et à retourner au Secteur de la paye.
9.2 Demande de modification
9.2.1 La ou le membre du personnel peut demander par écrit une modification du salaire différé, à condition que le Secteur de la paye du Service des ressources humaines reçoive cette demande au moins deux mois avant la date de prise d’effet du changement, et au plus tard six mois avant la date à laquelle la période de congé autofinancé commence. Le Secteur de la paye envoie ensuite une entente qui tient compte du changement à la ou au membre du personnel, qui doit la signer et la lui retourner.
9.3 Paiement au cours du congé autofinancé
9.3.1 Pendant la période de congé autofinancé, le salaire différé (avec les retenues applicables) est versé en fonction des périodes de paye normales et conformément à l’entente signée.
9.4 Processus d’annulation
9.4.1 La ou le membre du personnel qui souhaite annuler le congé autofinancé doit soumettre une demande écrite expliquant les raisons de l’annulation à la doyenne ou au doyen, à la ou au vice-provost ou encore à la vice-rectrice associée ou au vice-recteur associé compétent. Une fois la demande d’annulation approuvée, la ou le membre du personnel la transmet au Secteur de la paye du Service des ressources humaines. Ce dernier lui versera alors un paiement forfaitaire égal au montant différé avec les intérêts accumulés et les rajustements d’impôt applicables à la date de l’annulation.
9.4.2 Si la ou le membre du personnel décède pendant la période d’échelonnement du salaire ou la période de congé autofinancé, le salaire différé et les intérêts accumulés à la date du décès sont versés à sa succession.
Annexe A – Retenues
Retenues au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) et de l’assurance-emploi
Les cotisations au RPC sont calculées comme suit :
a) au cours de la période d’échelonnement du salaire, en fonction du salaire moins le salaire différé;
b) au cours de la période de congé autofinancé, en fonction du salaire différé.
Les cotisations à l’assurance-emploi pendant la période d’échelonnement du salaire sont prélevées et calculées en fonction du salaire avant le début de cette période. Aucune cotisation à l’assurance-emploi n’est prélevée sur le salaire différé versé à la ou au membre du personnel au cours de la période de congé autofinancé.
PAIEMENT DES INTÉRÊTS ACCUMULÉS
Aux dates suivantes, l’Université paye à la ou au membre du personnel les intérêts accumulés sur son salaire différé :
a) le 31 décembre de l’année civile pendant laquelle commence la période de congé autofinancé;
b) chaque 31 décembre pendant la période d’échelonnement du salaire;
c) la date de la paye suivant le dernier jour de la période de congé autofinancé, ou la date à laquelle l’Université verse un paiement en raison du report du congé, du retrait du régime, ou du décès de la ou du membre du personnel.
Les intérêts versés sont considérés comme un revenu d’emploi aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu et doivent être déclarés dans un feuillet T5.
PARTICIPATION AU RÉGIME D’AVANTAGES SOCIAUX
Au cours de la période d’échelonnement du salaire et les trois premiers mois de la période de congé autofinancé, la ou le membre du personnel continue de participer au régime d’avantages sociaux et de bénéficier de tous les avantages auxquels elle ou il est admissible et auxquels son poste lui donne normalement droit, selon le partage de coûts habituel.
La ou le membre du personnel peut continuer de participer au régime d’assurance collective de l’Université après le troisième mois de la période de congé autofinancé à condition d’en informer le Service des ressources humaines par écrit au moins 30 jours avant le début de cette période, et de payer la part de l’employeur en plus de ses propres cotisations.
Au cours de la période de congé autofinancé, la ou le membre du personnel peut continuer de cotiser au régime de retraite de l’Université d’Ottawa, à condition de payer la part de l’employeur (y compris la provision pour écarts défavorables) en plus de ses propres cotisations pendant toute la durée du congé.
Au cours de la période de congé autofinancé, la ou le membre du personnel n’a pas le droit d’accumuler des congés annuels, des années de service ou de l’ancienneté, ni de bénéficier de progrès dans le rang.