Entrée en vigueur : 2011-07-11
Autorisée par : Comité exécutif du Sénat
GESTION DES EFFECTIFS SCOLAIRES
Normes portant sur la numérisation de documents contenus dans le dossier scolaire et la destruction des documents papier numérisés
Entrée en vigueur: 19 septembre 2011
Autorisée par: registraire
OBJECTIF ET APPLICATION
1. Les normes énoncées dans ce document se rapportent aux dossiers scolaires et au Règlement 14 (a)
2. L’objectif est de documenter et standardiser les pratiques de numérisation des documents papier contenus dans les dossiers scolaires ainsi que d’établir un protocole permettant de détruire des documents en format papier qui ont été numérisés. Les documents suivants, entre autres, peuvent être numérisés:
a) Les documents constituant une demande d’admission, y compris les relevés de notes et les documents à l’appui;
b) Certains documents relatifs à des demandes de bourse et d’aide financière;
c) Formulaires d’inscription, demandes de décision différée et correspondance;
d) Certificats et autres documents médicaux.
3. Voici certains des services et facultés qui numérisent déjà des documents: a) Gestion des effectifs scolaires; b) Faculté des études supérieures et postdoctorales; c) Secrétariats scolaires des facultés, tant au premier cycle qu’aux études supérieures. ">Toutes les unités scolaires et administratives qui numérisent des documents contenus dans les dossiers scolaires doivent respecter cette procédure.
LOGICIELS AUTORISÉS
4. Tout logiciel servant à numériser des documents doit être autorisé par le Bureau du registraire et le Service de l’information et des communications qui évalueront les caractéristiques du logiciel en fonction des besoins et des ressources financières, et prendront en considération, en autres, les éléments suivants:
a) sa fiabilité technologique;
b) sa convivialité;
c) les possibilités de l’adapter à des besoins précis;
d) les formats offerts pour l’importation et l’exportation;
e) les fonctions de traitement par lots et de macros pour les opérations répétitives;
f) les options et la fiabilité du module de reconnaissance optique des caractères;
g) les fonctions intégrées de gestion d’images ou de métadonnées, l’indexation, la restriction d’accès aux utilisateurs;
h) l’enregistrement de l’espace de travail afin de reprendre un travail en cours;
i) le réglage de la luminosité, du contraste, des blancs, de l’échelle de gris et des couleurs.
PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA NUMÉRISATION
5. Un document numérisé dont l’intégrité est assurée possède une valeur juridique au même titre que le document papier. Il faut donc maintenir l’intégrité du document numérisé pendant tout son cycle de vie.
6.L’intégrité du document numérisé dépend de la condition physique des documents choisis pour numérisation, ainsi que l'utilité finale des images numériques. Dans chaque cas cependant, l'objectif est d'obtenir comme produit final une image de haute qualité qui est une reproduction exacte du document papier et de créer et sauvegarder une version dans laquelle toutes les informations du document papier sont lisibles. Pour assurer l’intégrité d’un document résultant d’un processus de numérisation, il faut respecter les principes suivants :
a) Préparation matérielle des documents: Avant toute chose, il faut préparer les dossiers et les documents à numériser pour réduire les risques de détérioration des documents et de la qualité de la numérisation. Par exemple, mettre les pages dans le bon ordre, déplier les documents, retirer les reliures, éliminer les doubles, retirer les agrafes, trombones et papillons adhésifs (Post-it), vérifier si le document contient un format irrégulier ou du surlignement, etc.
b) Quantité et qualité: Au cours des différentes étapes de la numérisation, et avant de détruire les documents papier, il est essentiel d’évaluer les résultats. Le contrôle comporte deux volets, le contrôle de la quantité et celui de la qualité:
ii) contrôle de la qualité:
Contenu du document: Il est essentiel de contrôler l’intégrité du contenu du document et de s’assurer que le texte est bien lisible, qu’aucune phrase ni aucun mot ne sont coupés, que la résolution est suffisante, etc. Il faut que la reproduction numérique soit fidèle au document papier et que sa résolution soit suffisante en fonction du type de document et de son usage. Reproduction: Il faut contrôler la qualité de la reproduction (par exemple: luminosité, contraste, couleurs) afin d’éviter la perte de détails dans les points d’ombres et l’obtention d’images floues, mal orientées ou mal découpées. La vérification visuelle de chacun des documents numérisés doit être effectuée pour documenter et assurer l’intégrité des reproductions.
c) Documentation du processus de numérisation: Il faut consigner la date de numérisation/indexation et conserver cette information durant tout le cycle de vie du document numérisé. Il faut aussi créer un lien entre le document numérisé et la date de numérisation/indexation (par exemple: inscrire les renseignements dans les propriétés du fichier numérique ou dans un autre fichier ou une fiche de métadonnées liée au document).
CONSERVATION ET ACCÈS AUX DOCUMENTS
7. Les documents numérisés doivent être conservés en respectant la politique de conservation et de destruction des documents de l’Université et la méthode 20-4.
8. Le Service de l’informatique et des communications est responsable de maintenir un processus de sauvegarde centralisé des documents numérisés.
9. Puisque l’accès aux documents numérisés est soumis aux dispositions du Règlement 14 (a), il faut s’assurer que les mécanismes de gestion et de contrôle d’accès aux fichiers et aux répertoires sont conformes au Règlement 14 (a); par exemple, toute personne qui ne possède pas les droits d’accès au document papier ne peut avoir accès à la version numérisée.
DESTRUCTION DES DOCUMENTS PAPIER
10. Normalement, un document numérisé est utilisé dans les 12 mois qui suivent sa numérisation/indexation; un document numérisé de mauvaise qualité qui n’aurait pas été détecté lors du processus de numérisation et de l’indexation serait détecté au cours de cette période.Les documents papier qui ont fait l’objet d’un processus de numérisation peuvent être détruits 12 mois après leur numérisation/indexation et lorsque les considérations suivantes sont respectées:
a) tout doute sur l’intégrité (qualité et quantité) de la numérisation remet en question la décision de détruire des documents papier; et
b) le processus de numérisation a été documenté et validé.
11. Seule la direction de l’unité (ou le gestionnaire le plus élevé en l’absence de directeur) peut autoriser la destruction des documents papier en fonction des principes établis dans cette méthode.
12. Il faut adopter des méthodes de destruction sécuritaire afin de protéger les renseignements personnels et confidentiels et de s’assurer qu’il est impossible, ou du moins extrêmement difficile, de reconstituer le document détruit (par exemple, le déchiquetage).
EXCEPTION
13. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l’approbation écrite du registraire.