Méthode 36-1

Plaintes de harcèlement ou de discrimination déposées par des membres de la population étudiante

Entrée en vigueur: 2017-01-18

Autorisée par Comité d’administration

PLAINTES DE HARCÈLEMENT ET/OU DE DISCRIMINATION DÉPOSÉES PAR DES MEMBRES DE LA POPULATION ÉTUDIANTE

OBJET

1. La présente procédure a pour objet d’établir les modalités de traitement de toutes les plaintes de harcèlement et/ou de discrimination déposées par des membres de la population étudiante. Elle est rédigée en conformité avec le Règlement 67a sur la prévention du harcèlement et/ou de la discrimination. La présente procédure n’empêche pas le dépôt d’une plainte auprès du Tribunal des droits de la personne de l’Ontario dans les délais prescrits par le Code des droits de la personne de l’Ontario, n’a pas été mise en place dans l’intention de dissuader une personne de le faire, et n’a pas pour effet de priver une personne de son droit d’exercer tout autre recours judiciaire dont elle peut se prévaloir.

CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLE

2. La présente procédure ne remplace ni n'abroge les modalités de traitement des plaintes ou les processus d'enquête prévus par les dispositions de conventions collectives applicables. Si une convention collective s'applique, la plainte est traitée conformément aux dispositions pertinentes de cette convention. Si aucune convention collective ne s’applique ou qu’aucune disposition pertinente n’y est prévue, la plainte est traitée selon la présente procédure.

SOUTIEN

Bureau des droits de la personne (« BDP »)

3. Si un membre de la population étudiante se considère victime de harcèlement et/ou de discrimination, il devrait s'adresser au BDP.. 4. L’étudiant sera avisé qu’il peut être secondé en tout temps par la personne de son choix tout au long des étapes, officielles ou non, décrites dans la présente procédure. La personne qui seconde peut être présente tout au long du traitement de la plainte. Toutefois, son rôle ne consiste pas à représenter la partie à la plainte ni à intervenir en son nom dans le cadre des échanges ou des rencontres. De plus, la personne qui aide doit respecter le caractère confidentiel des renseignements échangés.

CONFIDENTIALITÉ

5. a) Le caractère confidentiel des renseignements divulgués dans le contexte de la présente procédure, y compris lors des séances de médiation ou d'autres initiatives visant à régler le différend, doit, dans la mesure du possible, être respecté conformément à l'objectif de l’Université de réagir de manière appropriée, ce qui signifie que les renseignements relatifs à la plainte sont communiqués uniquement aux personnes qui doivent en prendre connaissance pour faire enquête ou régler la plainte. Si la situation le justifie, la personne concernée est consultée avant que les renseignements ne soient communiqués.

b) Toutes les personnes en cause sont tenues de respecter le caractère confidentiel des renseignements. Les manquements à cet égard risquent de compromettre le bon déroulement du traitement de la plainte décrit dans la présente procédure. Tout cas de non-respect du caractère confidentiel sera étudié et, selon les circonstances, la personne n’ayant pas respecté le caractère confidentiel pourrait être sanctionnée.

c) Les renseignements divulgués par une personne lors d’une séance de médiation ou de toute initiative visant à régler une plainte selon la présente procédure le sont sans préjudice pour la personne en question, et ils ne peuvent être utilisés aux étapes ultérieures, officielles ou non, du traitement de la plainte prévues par la présente procédure. Tout médiateur d’une plainte ne peut être contraint de témoigner, à l’occasion d'une procédure ultérieure, au sujet de renseignements divulgués pendant la médiation, sauf s’il est tenu de le faire sur l’ordre d'une cour, d’un tribunal ou d’un arbitre.

PROCÉDURE NON OFFICIELLE

Options de règlement

6. Une fois que le BDP a été avisé de l’objet de la plainte, un intervenant ou une intervenante en matière des droits de la personne (« l’intervenant ») discute avec l’étudiant des circonstances de la plainte et des attentes de ce dernier et met tout en œuvre pour l’aider. Ensemble, ils examinent diverses possibilités, par exemple :
a) Soumettre le cas aux ressources ou services compétents offerts par l’Université ou hors de l’établissement;
b) Fournir à l’étudiant ou à l’étudiante des renseignements sur la manière dont le BDP peut intervenir directement en son nom;
c) Communiquer avec la personne contre qui la plainte est portée pour l’informer des allégations de harcèlement et/ou de discrimination qui pèsent contre elle et lui rappeler qu'un tel comportement est importun et qu’il doit cesser;
d) Recourir à la médiation;
e) Déposer une plainte officielle.

Médiation

7. Selon la nature et les circonstances de la plainte, l’intervenant peut tenter d’amener les parties à régler la plainte de manière non officielle par voie de médiation. La médiation est volontaire. Les parties peuvent refuser la médiation; si au contraire elles acceptent d’y participer, elles y consentent par écrit, et l’une ou l’autre peut s’en désister à tout moment. Le fait pour une partie de refuser la médiation ou de s’en désister ne sera pas retenu contre elle.

PLAINTE OFFICIELLE

8. L’intervenant informera l’étudiant ou l’étudiante de la procédure à suivre pour le dépôt d’une plainte officielle.

Moment du dépôt et teneur de la plainte

9. La plainte officielle doit être déposée auprès de l’intervenant dans un délai de 12 mois suivant le dernier incident de harcèlement et/ou de discrimination. Le membre de la population étudiante qui se croit victime de harcèlement et/ou de discrimination (le« plaignant ») peut déposer auprès de l’intervenant une plainte écrite officielle dans laquelle il indique le nom de la personne contre qui la plainte est portée (le« défendeur »). La plainte doit faire état de la nature des actes harcelants et/ou discriminatoires allégués et de leur fréquence. Elle peut contenir, par exemple, une description circonstanciée des actes, les dates précises où ils ont été perpétrés et le nom des témoins potentiels.

10. L’intervenant accuse réception de la plainte, l’examine et demande, au besoin, des précisions au plaignant à propos des renseignements fournis dans sa plainte. L’intervenant transmet au défendeur une copie de la plainte officielle ainsi que les autres renseignements obtenus du plaignant. L’intervenant avise l’autorité compétente (voir le paragraphe 18) de la réception d’une plainte officielle.

Réponse

11. Le défendeur est prié de répondre à la plainte par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date à laquelle elle lui a été envoyée. Si le défendeur ne donne pas de réponse écrite, la plainte fera néanmoins l’objet d’une enquête.

Défendeur membre du personnel

12. Si le défendeur est un membre du personnel, l'intervenant l’informe de son droit de représentation syndicale ou, si ce dernier n'est pas syndiqué, de son droit d'être secondé à tout moment par la personne de son choix.

Évaluation par l’intervenant

13. Une fois que l’intervenant a reçu la plainte ainsi que la réponse, le cas échéant, il détermine laquelle des options suivantes s’applique.
a) Il n'y a pas lieu de donner suite à la plainte parce qu'elle :
i) Est retirée ou a été réglée;
ii) Échappe à la définition de harcèlement et/ou de discrimination.
b) Il serait plus judicieux de procéder au règlement de la plainte par voie de médiation entre le plaignant et le défendeur, s’ils optent pour cette solution.
c) La plainte doit faire l’objet d’une enquête.

14. Le plaignant et le défendeur sont informés par écrit des résultats de l’évaluation qui est faite de la plainte par l’intervenant, ainsi que de toute éventuelle révision prévue au paragraphe 16 de la présente procédure. S'il n’y a pas lieu de donner suite à la plainte, l’intervenant clôt le dossier.

Révision de l'évaluation de l’intervenant

15. On peut demander la révision de l’évaluation effectuée par l’intervenant uniquement si ce dernier a jugé que la plainte échappait à la définition de harcèlement et/ou de discrimination.

16. Si le plaignant est en désaccord avec la conclusion selon laquelle la plainte échappe à la définition de harcèlement et/ou de discrimination, il peut demander à la directrice du bureau des droits de la personne (« Directrice »_de réviser l’évaluation de l’intervenant. Le plaignant doit alors présenter sa demande de révision par écrit dans un délai de 30 jours suivant la date de l’évaluation. La décision rendue par la Directrice est sans appel, et elle est communiquée par écrit au plaignant et au défendeur.

Médiation

17. Même si l’intervenant juge que le plaignant et le défendeur auraient avantage à régler la plainte par voie de médiation, l’un ou l’autre peut refuser de le faire. Si les parties acceptent de recourir à la médiation, elles concluent une entente écrite dans laquelle sont énoncées les modalités de la médiation. Le plaignant ou le défendeur peut se désister de la médiation à tout moment. La décision de ne pas participer à la médiation ou de s’en désister ne sera pas retenue contre l'une ou l’autre des parties, et la plainte fera alors l’objet d'une enquête.

Enquête

18. Si la plainte doit faire l'objet d'une enquête, l’intervenant, avec l’aide du plaignant et du défendeur, établit la liste des témoins. L’intervenant communique avec chaque témoin pour obtenir une déclaration verbale ou écrite. Toute déclaration faite par écrit doit être signée par le témoin. L’intervenant soumet à l’examen de l'« autorité compétente »la plainte, la réponse (le cas échéant), les déclarations des témoins et tout autre document justificatif. Pour l'application de la présente procédure, l’autorité compétente est celle désignée dans la convention collective régissant le défendeur, si la plainte est portée contre lui en tant qu’employé syndiqué, ou celle indiquée dans le tableau suivant :

Défendeur	Autorité compétente
Étudiant de premier cycle ou étudiant spécial	Doyen de la faculté du défendeur
Étudiant des cycles supérieurs ou chercheur-boursier de niveau postdoctoral	Doyen de la faculté du défendeur
Professeur (temps plein ou temps partiel)	Doyen de la faculté du défendeur
Clinicien membre du corps enseignant	Doyen de la Faculté de médecine
Doyen, bibliothécaire en chef	Vice-recteur aux études
Bibliothécaire	Bibliothécaire en chef
Médecin résident	Doyen de la Faculté de médecine
Employé de soutien	Individu à qui le défendeur se rapporte directement (soit son directeur, vice-recteur associé, vice-provost ou vice-recteur)
Vice-recteur	Recteur
Recteur	Président du Bureau des gouverneurs
Entrepreneur, visiteur ou bénévole	Employé de l’Université qui supervise le défendeur

Enquête menée conformément à une convention collective

19. Si le défendeur est un employé syndiqué, l’enquête est menée conformément à la convention collective applicable. Si aucune procédure d’enquête n’est prévue par la convention collective ou si aucune convention collective ne s’applique, l’enquête est menée conformément à la présente procédure.

Enquête menée par un enquêteur externe ou par l’autorité compétente

20. L’autorité compétente détermine si elle réalisera elle-même l’enquête ou si la situation justifie qu'un enquêteur externe soit mandaté. Si l’enquête est menée par l’autorité compétente, cette dernière peut déléguer certaines tâches à une personne afin que l’enquête soit menée plus efficacement. L’autorité compétente rendra compte au plaignant et au défendeur de la progression du traitement de la plainte et de l’enquête.

CONCLUSIONS ET DÉCISION RENDUE SUR LA PLAINTE

Version préliminaire du rapport d’enquête

21. Une fois son enquête terminée, l’autorité compétente ou l’enquêteur externe envoie au plaignant et au défendeur une version préliminaire de son rapport d’enquête confidentiel. Il ou elle y fait part de ses constatations de fait, et se prononce sur le bien-fondé de la plainte ou s’abstient de le faire vu l’insuffisance de preuves recueillies dans le cadre de son enquête. Le plaignant et le défendeur peuvent transmettre à l’autorité compétente ou à l'enquêteur externe des commentaires par écrit dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date du rapport.

Version définitive du rapport d’enquête

22. Si la plainte n’a pas été réglée ou retirée et que le délai accordé au plaignant et au défendeur pour remettre leurs commentaires sur la version préliminaire du rapport est écoulé, le rapport confidentiel est bouclé et un exemplaire de la version définitive est envoyé au plaignant et au défendeur. Si l’enquête a été confiée à un enquêteur externe, ce dernier envoie également un exemplaire de la version définitive du rapport à l’autorité compétente.

Décision

23. Sur la foi des constatations et des conclusions formulées dans la version définitive du rapport, l’autorité compétente :
a) Décide des mesures à prendre, le cas échéant, compte tenu des circonstances, ou recommande leur imposition; puis
b) Procède à un suivi de l’affaire pour déterminer si les mesures imposées sont susceptibles d’empêcher la répétition du comportement harcelant et/ou discriminatoire.

24. Les mesures imposées pour faire cesser le harcèlement et/ou la discrimination dépendent des faits, de la gravité du comportement, de toute circonstance atténuante et des conventions collectives ou règlements de l’Université qui s’appliquent. Si la plainte est fondée, il faut faire en sorte que le harcèlement et/ou la discrimination ne se reproduise plus, que le tort causé au plaignant par le comportement soit réparé et que le défendeur soit sanctionné. La liste suivante fournit des exemples de sanctions ou de mesures de redressement; elle ne se veut pas exhaustive ni ne suggère de gradation des sanctions ou des mesures.
a) Une lettre d’excuses;
b) La participation à des séances d’information sur le harcèlement et/ou la discrimination;
c) La participation à des séances de perfectionnement des aptitudes à communiquer ou à résoudre des conflits;
d) L’interdiction ou la limitation de l’accès aux campus de l’Université;
e) Des mesures disciplinaires, comme la réprimande, la suspension, le congédiement ou l’expulsion.

25. Les sanctions et mesures imposées sont appliquées sur-le-champ, sauf si le rapport ou les sanctions doivent être approuvés ou entérinés par le Comité d'administration ou tout autre organe administratif de l’Université.

Communication des décisions et mesures

26. L’autorité compétente informera le plaignant et le défendeur par écrit des décisions et mesures prises par suite de la plainte. Certains renseignements relatifs aux sanctions ou à d’autres mesures pourraient être communiqués sous réserve des dispositions de la convention collective, d’autres règlements de l’Université et de la législation sur l’accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

DISCRIMINATION SYSTÉMATIQUE À L’ENDROIT DE MEMBRES DE LA POPULATION ÉTUDIANTE

27. Les procédures, officielles ou non, qui sont décrites dans la présente procédure s’appliquent, avec les modifications qui s’imposent, aux allégations de discrimination systémique. Le vice-recteur aux études fait office d’autorité compétente.

AUTRES RECOURS

28. Une fois la plainte entendue et tranchée conformément au Règlement 67a et à toutes les procédures pertinentes mises en place par l’Université, le plaignant ou le défendeur peut s’adresser à l’ombudsman de l’Université.

MESURES PROVISOIRES

29. Des mesures provisoires visant à stabiliser la situation peuvent être prises à tout moment pendant le traitement de la plainte jusqu’à son règlement et, si les circonstances le justifient, peuvent consister à séparer le plaignant et le défendeur ou à faire en sorte que les échanges entre les deux soient interrompus ou réduits au minimum.

ÉCHÉANCES ET DÉLAIS

30. Les délais stipulés dans la présente procédure pour le dépôt d’une réponse et l’envoi d’un rapport servent à s’assurer que la plainte est traitée en temps opportun. Les délais peuvent être prorogés pour des motifs exceptionnels, c’est-à-dire que la Directrice ou la personne qui agit en son nom peut les proroger si le retard est motivé et que la prorogation ne porte pas préjudice ou ne nuit pas aux parties à la plainte.

31. Il peut être impossible de fixer des échéances convenables pour le règlement de la plainte, l’enquête ou le prononcé de la décision finale. Par conséquent, si aucun délai n’est mentionné dans la présente procédure, l’objectif est d’agir dans des délais raisonnables et aussi rapidement que possible compte tenu de la nature et de la complexité des circonstances de la plainte, et compte tenu également d’autres circonstances qui sont susceptibles de se présenter durant le traitement de la plainte et qui échappent à la volonté des parties.

RÉVISION ET MISE EN APPLICATION

32. Le BDP est chargé de la révision et de la mise en application de la présente procédure.

MODIFICATION

33. Nulle modification ne peut être apportée à la présente procédure sans l’autorisation du Comité d’administration. Un exemplaire de la présente procédure en sa version modifiée et ratifiée sera affiché sur le site Web de l'Université et sera transmis à titre d'information à la Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa (FEUO), au Centre de recours étudiant de la FEUO, au Centre d’équité en matière des droits de la personne de la FEUO et à l’Association des étudiants diplômés.

Révisée le 18 janvier 2017

(Bureau des droits de la personne)