Entrée en vigueur : 1981-05-01
Autorisée par : Vice-recteur aux ressources
RÉCLAMATIONS AUPRÈS DES ASSUREURS DE L'UNIVERSITÉ
RÉCLAMATIONS D'ASSURANCE
GÉNÉRALITÉS
1. La présente méthode doit être interprétée à la lumière des règlements 25, Responsabilités en matière d'assurance, et 41, Inventaire permanent du mobilier et de l'équipement de l'Université, ainsi que de la méthode 4-4, Inventaire permanent du mobilier et de l'équipement de l'Université.
2. Conformément au règlement 25, tout incendie, accident, vol, perte ou dommage matériel doit être signalé sans regard au Service de la protection pour que les mesures d'urgence soient prises et que le Service des approvisionnements soit avisé. Dans tous les cas où il y a dommage assuré, le Service des approvisionnements doit être immédiatement avisé afin que les recours soient engagés.
3. La présente méthode a pour objet
a) d'aider les doyens ou les doyennes, les directeurs ou les directrices à soumettre des réclamations à la suite de vols;
b) de fixer la marche à suivre pour tous les autres sinistres.
ASSURANCES CONTRE LE VOL ET AUTRES RISQUES
4. Le contenu des édifices de l'Université est assuré contre les pertes et les dommages, y compris le vol. Cette protection est soumise toutefois à une franchise de 50 000 $ par sinistre sauf pour les protections particulières suivantes, où les franchises varient :
Protections particulières :
- Objet d'art en exposition (Exposition extérieure sous la garde de l'Université) : genre tous risques, franchise de 250 $. L'assureur rembourse l'Université jusqu'à une limite de 2 000 $ par article; la limite totale étant de 19 500 $ par sinistre, à l'exception des articles fragiles, pour lesquels la limite par article demeure à 2 000 $, mais la limite totale par sinistre est de 8 000 $.
- Effets personnels professionnels des employés : franchise de 250$, limite de 10 000 $ par employé. Genre tous risques.
- Effets à l'extérieur du Canada : franchise de 250 $, limite de 10000 $ par sinistre. Genre tous risques.
RÉCLAMATIONS DÉCOULANT DE VOLS (CONTENU)
5. Le Comité d'administration a mis sur pied un programme pour couvrir les pertes dues aux vols de biens de l'Université, selon les modalités suivantes :
- a) Fonds d'auto-assurance contre les vols pour les unités financées par les budgets de l'Université
Ce premier fonds d'auto-assurance ne concerne que les facultés, instituts, écoles, départements et services financés par les fonds administrés par l'Université. Les services autofinancés sont exclus.
Le fonds permet de couvrir des pertes, pour chaque vol, entre 2000 $ et 50 000 $; les deux mille (2 000) premiers dollars devant être couverts par la faculté ou le service intéressé.
Pour le ou les vols survenus durant la même année civile, la franchise sera augmentée du montant versé par le fonds central. Ainsi, une perte par vol de 2 500 $ amènera la prise en charge par l'unité des premiers 2 000 $ et la participation du fonds central pour une valeur de 500 $. La franchise de l'unité passera de 2 000 $ à 2 500 $ pour le prochain vol à survenir pendant la même année civile.
L'augmentation maximum de la franchise de l'unité, pour une même année sera de 1 000 $ par sinistre (exemple: la valeur d'un sinistre est de 10 000 $; l'unité prend en charge les premiers 2 000 $ à 3000$ pour le prochain sinistre (vol) à survenir durant la même année.
- b) Participation du fonds d'auto-assurance pour les vols pour les services autofinancés
Les services autofinancés ne sont pas admissibles au remboursement de leurs sinistres par le fonds central.
Cependant, si des services autofinancés le désirent, le Service des approvisionnements peut faire une étude de faisabilité sur la possibilité qui serait offerte à ces unités de bénéficier des mêmes remboursements du fonds central dans les cas de vol que les autres unités, moyennant le paiement d'une prime.
- c) La perte nette pour la faculté ou le service peut cependant être moins de 2 000 $ dans les cas décrits plus haut sous le titre "protections particulières", car les franchises peuvent être inférieures à 2 000 $.
- d) Normes de sécurité
En ce qui concerne les vols d'équipements, nous vous recommandons de prendre contact avec le Service de la protection qui demeure à votre disposition en vue de déterminer, si tel était le cas, les mesures de sécurité nécessaires à prendre en considération.
Le Service de la protection se propose d'organiser, sur demande, des séances d'information et de formation sur les mesures de sécurité à prendre pour dissuader les vols.
En ce qui concerne les équipements et accessoires informatiques, le Service à la clientèle du Service de l'informatique et des communications est à votre entière disposition pour déterminer, recommander, fournir et installer les moyens de sécurité appropriés.
RÉCLAMATIONS POUR AUTRES SINISTRES (PROPRIÉTÉ)
6. Fonds d'auto-assurance pour les autres sinistres
- a) Pour tous les autres sinistres autre que le vol, la franchise à la charge de la faculté ou du service, sauf pour les polices particulières énumérées plus haut et les polices responsabilité, est de 5000$. Le fonds d'auto-assurance de l'Université prend ainsi à sa charge le montant entre le premier 5 000 $ jusqu'à la limite de 50 000 $ constituant la nouvelle franchise de la police générale couvrant les biens de l'Université.
Les services autofinancés ne sont pas admissibles au remboursement de leurs sinistres par le fonds central.
- b) Dommages aux immeubles et biens immobiliers
Dans les cas de dommages causés aux immeubles ou aux biens immobiliers, le Service des immeubles procédera aux travaux requis après évaluation des dommages par nos assureurs, sauf pour les travaux d'urgence. Il appartient au Service des approvisionnements de faire rapport à l'assureur et demander qu'un ajusteur soit nommé.
COMPTE-RENDU DES PERTES ET MARCHE À SUIVRE DANS LE CAS D'UNE RÉCLAMATION
7. En constatant la perte, la faculté ou le service doit en aviser immédiatement le Service de la protection afin que soit complété le rapport d'incident (voir le règlement 25). Un retard pourrait apporter de sérieux problèmes à négocier une entente de dédommagement.
Les sinistres pris en considération, aux fins d'assurances et de réclamations auprès du fonds central, sont ceux pour qui le Service de la protection aura établi un rapport sur les circonstances de ces sinistres.
Le Service des approvisionnements doit également être avisé afin que soient immédiatement entreprises les procédures d'avis aux assurances et/ou de préparation des réclamations. Il appartient au doyen, directeur ou agent d'administration de signaler les sinistres dans les 24 heures suivant la perte ou le premier jour ouvrable suivant celle-ci.
Le rapport d'incident du Service de la protection, et celui de la police, le cas échéant, doivent être envoyés au Service des approvisionnements.
L'unité ayant subi la perte doit en assurer le règlement en :
- a) fournissant au Service des approvisionnements tous les détails relatifs au sinistre et en
- b) lui remettant une estimation du coût pour réparer les biens, ou les remplacer par des produits semblables ou équivalents. Le fonds d'auto-assurance contribue au remboursement que dans la mesure où les biens sont effectivement remplacés ou réparés.
L'unité ayant subi la perte doit confirmer que les biens appartiennent à l'Université et figurent à l'inventaire.
RÈGLEMENT DES PERTES
8.
- a) Pour les pertes allant de 2000$ à 50 000 $, le Service des approvisionnements vérifie, ajuste et autorise un débit du fonds d'auto-assurance.
- b) Les demandes et les documents à l'appui rattachés à un retrait du fonds d'auto-assurance sont approuvés par le Service des approvisionnements et transmis au Service des finances aux fins de recouvrement.
- c) Les pertes de plus de 50 000 $ et les pertes couvertes par des protections particulières dont la franchise est différente de 50 000 $ font l'objet d'une réclamation auprès des assureurs de l'Université par l'entremise du Service des approvisionnements.
- d) Étude des dossiers et franchises
L'étude des dossiers des sinistres en vue de déterminer la part que l'unité réclamante devrait prendre en charge est assurée par le Service des approvisionnements qui a la responsabilité de la gestion des assurances de l'Université.
Quand il le jugera nécessaire, le directeur du Service des approvisionnements ou son délégué pourra instituer et superviser un comité d'évaluation ad hoc qui analyserait les sinistres relevant des polices d'assurance de l'Université.
- e) Révision des franchises
Dans certains cas, le Service des approvisionnements pourrait réviser le montant maximum de réévaluation de la franchise de l'unité en fonction des sinistres qu'elle a encourus.
Les franchises pourraient aussi, selon les cas, être révisées à la baisse.
- f) Négligence
Si un sinistre est la conséquence d'un manquement aux consignes et normes de sécurité, d'une négligence, l'Université pourrait prendre la décision de ne rembourser à l'unité réclamante au plus que 50 % des coûts de remplacement réclamés et approuvés.
- g) Participation du fonds d'auto-assurance
Le fonds d'auto-assurance ne s'applique qu'aux sinistres qui auraient été pris en considération par nos assureurs s'ils avaient à gérer nos assurances et ce, quel que soit le niveau des franchises.
- h) Effets prêtés à des employés
Les biens de l'Université que des employés ou employées empruntent et emportent à leur domicile sont sous la responsabilité de l'employé et celui-ci ou celle-ci doit voir à les intégrer à sa propre police d'assurance. L'unité qui a autorisé le prêt pourrait prendre à sa charge la franchise de l'assurance de l'employé ou l'employée selon la proportion en valeur que représentait le bien de l'Université par rapport au total de la perte; le montant ainsi pris en charge ne peut être supérieur à 500 $.
INFORMATION
9. Pour toute information supplémentaire, veuillez vous adresser au chef de la Division de la gestion (poste 4-8202) ou au directeur du Service des approvisionnements.
EXCEPTION
10. Aucune exception à la présente méthode ne peut être faite sans l'approbation écrite du directeur du Service des approvisionnements.
Révisée le 24 mars 1993
(Approvisionnements et services)