Règlement 25

Responsabilités en matière d'assurance

Approuvé Comité exécutif du Bureau des gouverneurs 67.23

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE D'ASSURANCE

AVERTISSEMENT

1. Lors d'un incident entraînant des blessures corporelles au tiers et/ou des dommages matériels, un membre du personnel de l'Université n'est pas autorisé, soit verbalement soit par écrit, de discuter ou d'admettre toute responsabilité ou encore de laisser entendre que l'Université a été négligente et est responsable. Il ou elle peut cependant mentionner que l'incident sera signalé à nos assureurs pour étude.

RESPONSABILITÉ

2. La gestion des assurances de l'Université est assurée par le Service des approvisionnements en étroite collaboration avec le conseiller juridique de l'Université. La collaboration et la consultation du conseiller juridique sont nécessaires tant au niveau des règlements et procédures en matière d'assurances qu'au niveau de l'étude des besoins en assurances, que de la négociation des contrats d'assurances que dans la solution des sinistres.

Le Service des approvisionnements analyse les besoins en assurances, négocie et contracte les polices d'assurance nécessaires.

Le Service des approvisionnements veille à ce que les biens immobiliers, mobiliers et équipements déclarés de l'Université soient correctement assurés.

3. Il appartient aux doyens et doyennes, directeurs et directrices de s'assurer auprès du Service des approvisionnements que leurs biens soient suffisamment protégés. Par ailleurs, les directeurs et directrices des services nommés ci-dessous doivent s'assurer que l'Université est suffisamment protégée par les différents types d'assurance qui s'appliquent à leurs champs de responsabilité :

a) Service de l'informatique et des communications;
b) Service des immeubles;
c) Service des finances;
d) Service des ressources humaines;
e) Service des approvisionnements.

Il appartient aux directeurs et directrices en question de s'assurer que les prévisions budgétaires nécessaires soient faites au compte approprié pour le coût des primes que leur service doit assumer.

4. Les facultés, les écoles ou les services doivent prévoir à leur budget respectif le coût de toute assurance supplémentaire requise. Les services autofinancés doivent prévoir les sommes nécessaires pour certains coûts d'assurances de base qui leur sont refacturés de même que les coûts pour absorber les franchises applicables à leur unité.

5. Avant qu'elles soient approuvées, toutes polices d'assurance de l'Université d'Ottawa doivent être soumises, pour étude, au conseiller juridique de l'Université. Cette disposition s'applique aux nouvelles polices ainsi qu'aux éventuels amendements des polices actuelles.

SERVICE DES APPROVISIONNEMENTS

6. Le directeur du Service des approvisionnements est responsable de la protection d'assurances requises pour l'Université dans les secteurs suivants :

a) Assurance des biens incluant les protections particulières suivantes :
Collection de peintures

Livres rares

Objets d'arts en exposition

Effets professionnels des employés ou employées

Biens prêtés à des employés ou employées

Biens à l'extérieur du Canada
1. Assurance générale

b) Cautionnement de garantie;
c) Assurance marine;
d) Assurance-automobile;
e) Assurance-automobile non-propriétaire;
f) Assurance bouilloire et machinerie;
g) Assurance perte revenu et/ou dépenses supplémentaires;
h) Responsabilité civile globale;
i) Assurance de construction;
j) Assurance fidélité de vol d'argent;

à l'exception des cas où l'assurance devient la responsabilité du département ou du service en question.

7. Le directeur du Service des approvisionnements doit s'assurer que la protection appropriée est obtenue pour les contrats de service dont il est responsable, s'il y a lieu :

a) Cautionnements de garantie;
b) Certificats de l'entrepreneur pour l'assurance responsabilité civile nécessaire;
c) Assurance des biens;
d) Assurance-automobile.

SERVICE DES IMMEUBLES

8. Le directeur du Service des immeubles doit s'assurer que la protection appropriée est obtenue pour la construction et les travaux de rénovations, s'il y a lieu :

a) Cautionnements de garantie;
b) Certificats de l'entrepreneur pour l'assurance responsabilité civile nécessaire;
c) Assurance des biens;
d) Assurance-automobile.

Il doit également fournir annuellement les coûts des travaux de construction et de rénovation au Service des approvisionnements pour ajustement de la protection assurance de construction.

9. Dans les cas susmentionnés, le directeur du Service des immeubles doit voir à ce que les limites de protection soient suffisantes et que les polices et/ou cautionnements soient dûment endossés en faveur de l'Université.

SERVICE DE LA PROTECTION

10. Le Service de la protection doit faire parvenir au Service des approvisionnements et au bureau du conseiller juridique copie de tous les rapports d'accidents ou d'incidents impliquant des blessures corporelles ou des pertes ou dommages à des biens ainsi que les rapports sur les événements pouvant engager immédiatement ou dans le futur, la responsabilité de l'Université.

SERVICE DES FINANCES

11. Le directeur du Service des finances est responsable de la protection dans le secteur suivant :

Assurance fidélité et vol d'argent : Il fournit à cet égard au Service des approvisionnements les montants requis de protection, les périodes de protection supplémentaire et les endroits où s'appliquent cette protection supplémentaire.

Le directeur du Service des finances fournit au Service des approvisionnements des données quant aux protections suivantes : dépenses supplémentaires, perte de loyers, interruption des affaires et augmentation annuelle de la valeur des biens.

SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES

12. Le chef, Hygiène industrielle et environnementale du Service des ressources humaines évalue tout accident de travail et poursuit les enquêtes au besoin. Il fournit au Service des ressources humaines les données relatives à chaque accident.

13. Le directeur du Service des ressources humaines est responsable de la protection dans les secteurs suivants :

a) Régime d'assurance contre l'invalidité prolongée - voir le Règlement 9b;
b) Assurance-chômage - voir le Règlement 9a;
c) Régimes d'assurance-santé supplémentaire et d'assurance-hospitalisation;
d) Régime de prestations d'accidents du travail;
e) Régime d'assurance-groupe sur la vie (programmes obligatoire et facultatif);
f) Régime volontaire d'assurance accident.

EFFETS PERSONNELS PROFESSIONNELS

14. Les employés ou employées devraient protéger, par une police d'assurance personnelle, tous leurs effets se trouvant à l'intérieur des locaux de l'Université.

15. Lorsqu'une employée ou un employé de l'Université est obligé, dans l'exercice de ses fonctions, d'utiliser ses effets personnels (excepté sa voiture motorisée immatriculée), ses effets sont sous la protection des polices d'assurance détenues par l'Université d'Ottawa.

16. Les biens personnels servant à l'exécution du travail ou de la profession de l'employé ou l'employée, ou encore à des fins connexes dans n'importe quel des bâtiments occupés par l'Université d'Ottawa en Ontario et au Québec, sont assurés pour une valeur maximale de 10 000 $ par employé ou employée, chaque demande d'indemnité étant sujette à une franchise de 250 $. Pour chaque réclamation, le doyen ou la doyenne, le directeur ou la directrice doit confirmer par écrit que la propriété personnelle en question servait au travail de l'employé ou l'employée et présentait un avantage direct à l'Université. S'il est question de remplacement, l'indemnité s'appliquera à l'achat d'un modèle du même genre et de la même qualité. Si le matériel n'est pas remplacé ou est irremplaçable, l'indemnité sera fondée sur un barème de valeurs dépréciées ou sur la valeur marchande estimative, pourvu que l'employé ou l'employée ait fait évaluer l'article par un estimateur professionnel.

17. Il incombe à chaque employé ou employée de s'assurer que ses effets personnels soient portés comme tel à l'inventaire de son unité administrative conformément aux dispositions de la Méthode 4-4 - Approvisionnements et de voir à ce que cette liste soit tenue à jour.

18. Dans le cas de voitures privées, utilisées directement ou indirectement pour les affaires de l'Université, l'Université détient une assurance responsabilité pour ces voitures. Cette police d'assurance se limite cependant à la responsabilité civile et protège l'Université, non le propriétaire de la voiture ou les passagers.

EFFETS PERSONNELS NON PROFESSIONNELS

19. Les effets personnels des employés et employées de l'Université qui ne sont pas directement reliés à l'exercice de leurs fonctions ne sont pas couverts par les polices d'assurance de l'Université. Il appartient donc aux employés et employées de les assurer d'une manière privée.

COMPTES-RENDUS

20. Durant les heures de travail tout sinistre quelle que soit sa nature, doit être signalé sans retard au Service de la protection (poste 4-3333) pour que les mesures d'urgence soient prises et que le Service des approvisionnements soit avisé. Le doyen ou la doyenne, le directeur ou la directrice en cause doit s'assurer que les incidents soient rapportés immédiatement aux services concernés.

21. Après les heures normales de travail, en fin de semaine et pendant les jours fériés, le Service de la protection (poste 4-2442) doit être avisé de tout sinistre ainsi que de ses éventuelles conséquences concernant la communauté universitaire.

22. En de telles circonstances, le Service de la protection est tenu de prendre les mesures qui s'imposent, et selon l'étendue et la nature de l'événement de prévenir sans délai le doyen ou la doyenne, le directeur ou la directrice en cause, le directeur du Service des approvisionnements responsable de la protection d'assurance ainsi que tout autre département responsable d'exécuter les mesures d'urgence appropriées. Si cela est nécessaire, le Service des approvisionnements avisera également la ou les compagnie(s) d'assurances impliquée(s).

RÉCLAMATIONS

23. Le doyen ou la doyenne, le directeur ou la directrice dont l'inventaire a subi une perte, est responsable et doit voir à ce que la réclamation soit faite par l'entremise du directeur du Service des approvisionnements.

COORDINATION

24. Dans la mesure du possible, l'Université fait appel à un nombre restreint de compagnies ou courtiers pour tous ses besoins en matière d'assurances générales et particulières. Afin d'établir une certaine coordination, la correspondance et les transactions avec le courtier d'assurance de l'Université, relativement aux limites de protection, aux réclamations, aux comptes-rendus, etc. doivent se faire uniquement par l'intermédiaire du directeur du Service des approvisionnements.

25. Toutes les factures concernant le paiement de primes de toutes polices d'assurance doivent être approuvées par le directeur du Service des approvisionnements avant d'être transmises au Service des finances.

26. La facture concernant chaque police d'assurance spéciale doit être approuvée par le service concerné avant d'être transmise au Service des finances aux fins de règlement.

EXCEPTION

27. Aucune exception au présent règlement ne peut être faite sans l'approbation écrite du vice-recteur aux Ressources.

Révisé le 24 mars 1993

(Approvisionnements et services)